高校档案管理信息化初探

1、 高校档案管理信息化初探摘要：随着计算机技术和网络技术在档案管理中的 应用日趋广泛，高校档案工作面临前所未有的挑战和发展 机遇。高校档案信息化是高校档案管理的必然趋势。当前 高校档案管理信息化建设中仍存在诸如基础设施配备不到 位、档案信息化专业人才严重缺乏等问题，需要采取相应的 对策. 关键词：高校档案；信息化；问题；对策 高校档案管理信息化是高校信息资源现代化的基础和 重要组成部分。随着计算机和信息技术的发展和广泛应用， 高校档案管理信息化的时机也日趋成熟。但是，当前高校档 案管理信息化建设过程中仍存在诸多问题，需要及早采取 相应对策加以解决. 1高校档案信息化是高校档案管理的必然趋势 1）

2、档案信息数字化、网络化是时代发展的要求。实践表 明，数字化档案信息能够让任何一位档案使用者不受时间、 空间的限制，在任何地点、时间只需有一台联网的电脑，就 可以进入档案管理系统查阅所需要的档案信息。高校档案 信息数字化、网络化不仅是提高档案利用率非常有效的手 段，而且还能提高档案的管理效率. 2）高校档案信息化是高校管理现代化的必然要求。高 校档案部门为了提高工作效率，节省人力物力，普遍使用计 算机管理档案,这样就形成了大量的数字化档案信息。计算 机管理档案可使传统的以纸质为载体形式的档案信息对象 转为机读档案，并通过光盘、磁盘存储，不再是纸质载体储 存，这样一个高校档案馆几十年、甚至上百年的

3、全部馆藏信 息，通过数字化的手段,存储在电脑里，任何个人和机构都能 很方便地进行查阅。高校档案信息化、网络化管理是高校档 案工作发展的必由之路，是高校管理现代化的必然要求. 2当前高校档案管理信息化建设中存在的主要问题 1）基础设施配备不到位。LOcaLhosT信息化建设所需的硬件设备 和专业软件是档案管理信息化建设的前提与基础。不具备 应有的条件，只能是纸上谈兵。高校档案机构没有生产和接 受电子文件的工具和网络，也就根本无法实现档案管理的 信息化。硬件设备主要是计算机、扫描仪交换机、网路设备， 软件方面主要包括档案信息处理系统、档案信息数据库以 及相关软件和程序等。笔者调查发现，我国多数高校

4、档案馆 不仅缺乏档案管理信息化的必要硬件设备，而且也缺乏相 应的配套的软件。很多高校档案管理人员对档案信息化存 在误区，认为仅仅是摆设几台电脑就算是具备了基本条件，认为这样就可以算是信息化了. 2）馆藏档案信息数字化步伐进展缓慢。把馆藏的纸质 档案变为数字化的档案是当前所有高校档案信息化建设的 一项基础工作。大家知道，对日常教学、科研和行政管理工 作中直接生成的电子文件全文数据库的接收和管理比较容 易，但是如果把高校几十年形成的全部的纸质档案进行数 字化，使其成为光盘、磁盘存储的信息，建立起一套档案全 文数据库，就是一件非常困难的事情了，需要大量的人力物 力。目前，各个高校在这方面工作进展缓慢

5、，投入不够. 3）档案管理信息化系统没有统一的标准。要实现高校 档案信息资源的共享，必须制定档案管理信息化的标准，这 个标准不是单一某个方面的，而是一个标准体系，既要有高 校档案管理网站信息系统设计和管理软件的应用标准，也 要有纸质档案的数字化标准，还要有电子文件的接收、管理 标准，此外，高校档案数据库与地方档案馆数据资源库互联 的工作标准等也需要统一。目前，国家至今没有统一的发展 规划和标准，各高校档案馆各自为政，档案管理信息化发展 存在着很大盲目性。这种状况如果长期持续下去，势必给档 案网络化建设和资源共享造成隐患，严重阻碍档案管理信 息化的进程. 4）严重缺乏档案信息化专业人才。当前，各

6、高校档案管 理人员中普遍缺乏档案专业和信息技术专业的人才。就目 前各个高校档案人员的实际情况来看，真正的全日制专科 或本科学校档案专业和信息技术专业毕业的人很少，既熟 悉档案业务，又精通现代信息技术的人员更是凤毛麟角。现 在的档案管理人员要么是转行做档案管理工作，要么是兼 职做档案管理工作，导致高校档案人员普遍缺乏非常系统 的档案和信息技术专业理论知识和基本技能。档案管理人 员队伍中专业人才不足，是制约档案管理信息化的主要因 素之一. 3高校档案管理信息化的对策 当前加快高校档案信息化建设，应主要做好以下几个 方面的工作： 1）强化对高校档案管理信息化重要性的认识。领导要 带头学习有关档案管理

7、的法律法规，学习上级档案管理部 门对档案管理信息化的文件要求，组织全体档案管理人员 开展档案管理信息化大讨论，结合工作实际，进行专题研 究，理清发展思路，不断提高档案管理人员对档案管理信息 化工作重要性的认识.2）加强硬件和数据库建设。档案信息化首先要从相关硬件和数据库建设做起。物质条件是高校档案信息化的基 础和前提。高校档案馆为了早日实现管理信息化，首先要加 强相关硬件建设，从实际出发，在充分利用现有设备的基础 上，适当购置适合的先进设备。购置时要充分发挥专家的作 用，听取专家的意见。既保证设备的先进性，又避免不必要 的浪费. 3）充分利用网络技术，建立档案管理信息化运行机制. 毋庸置疑，档

8、案的真正价值在于利用，档案信息化管理的实 现将为档案信息的充分利用提供条件。我们要努力实现档 案资料以及档案信息收集整理、查询和检索自动化。当今世 界是知识爆炸的时代，网路技术发展很快，档案管理工作应 充分利用现在已经成熟的网络技术，不断提高档案管理信 息化水平，使高校的档案更好地服务于教学、科研和各项管 理工作。档案管理人员在日常工作中应注意加强与各单位 的协调，经常到有关单位和部门宣传档案信息化的知识，鼓 励各单位以电子文件的形式按规定格式、程序和要求上报 有关档案资料，以加强电子档案的管理和建设。高校档案馆 的工作不是独立的，档案信息化的实现依赖于方方面面的 配合，教学、科研、行政管理、

9、组织、宣传等各项工作形成的 资料，要及时以数字化的手段收集、加工、整理、传送和接收 以及储存。这些工作的顺利开展，需要建立一个有效的档案 管理信息化运行机制。主要领导牵头，相关部门紧密配合， 才能把这项工作做好. 4）加快档案管理信息化专业人才的引进、培养，加强在 职档案管理人员的业务培训。人是第一生产力，是实现档案 管理信息化的决定性因素。高校档案管理人员的知识水平、 业务能力和政治素质决定着档案管理信息化的水平。高校 档案管理信息化建设需要一批事业心强、具备相关知识、精 通业务的复合型人才。解决人才奇缺的途径主要有两个：一 是通过人事部门从外部引进；二是通过在职学习、脱产培训 和外出进修等各种方式由高校自己培养。各高校可结合自 己的实际情况，制定相应的政策，通过多种手段，发挥经济 杠杆的作用，充分调动档案管理人员的工作和学习的积极 性、主动性，使他们的知识结构及业务能力尽快适应高校档