无纸化之最佳管理实务提升沟通能力与运作效率课件

1、無紙化之最佳管理實務（提昇溝通能力與運作效率）喬篷科技股份有限公司首席顧問黃端祥2006/5/121Agendae化現象實際案例（人家怎麼做！？）效益分析How to do成功關鍵因素與風險電子表單實例展示Q&A2e化現象32005排名應用系統總計教育排名金融服務排名政府排名醫療排名製造排名零售批發排名1業務流程管理33%7%1641%131%238%136%237%22商業智慧/資料探勘28%17%722%529%323%545%141%13資料整合26%17%735%235%136%328%422%34CRM（客戶資源管理）20%10%1433%312%113%1719%64%75網路安全

2、19%41%123%419%533%49%1122%36網路服務17%20%615%929%38%129%1111%117知識管理15%12%1310%1019%1915%713%74%178ERP（企業資源規劃）14%22%21%102%713%936%222%39協同運作14%15%94%1715%1113%913%77%1510災難復原/營運永續12%15%1017%812%1523%54%1611%1211服務導向架構11%7%1622%58%93%176%150%2112自我服務技術11%22%29%1213%1410%114%1611%1213無線網路10%22%21%1910%1

3、138%14%1615%714內容管理/數位資產管理10%10%149%1212%173%170%204%1715企業效能管理10%0%2022%54%173%179%1115%716企業入口網站10%22%27%144%128%129%1111%1217VoIP（網路電話）10%15%107%1413%165%1611%1015%718儲存系統9%15%1010%1015%715%74%167%1519供應鏈管理7%0%200%212%145%1428%422%320行動需求6%2%195%168%145%1413%715%721數位辨識管理2%5%182%182%210%210%204%1

4、74知識企業將成為未來企業的主流，知識密集亦將取代勞力密集、資本密集成為企業的競爭優勢。知識企業與知識密集5成功進行流程再造的企業公司流程效益AMOCO資本配置降低33%的冗員British Nuclear Fuels燃料處理加倍燃料處理率Federal Mogul新產品發展降低循環時間Ford應付帳款降低75%的數量Xerox供應鏈降低30%的庫存Rank Xerox帳款將循環時間從112天降至3天增加每年現金流量五百億美元資料來源：Harvard Business School，Business Process Reengineering:Its Past, Present and Pos

5、sible，2003年6為何要導入Work Flow?（企業流程現況）訂單簽核流程5-16個章請購單驗收流程4-14個章收入立帳沖銷流程4- 9個章費用立帳沖銷流程6-14個章78馬上省掉三分之二的流程時間省掉更多的流程時間流程跑到哪裡！？一目了然！容易稽催9企業流程管理的價值（一）降低成本讓企業流程的執行在較少的人力資源介入的情況下，仍不阻礙服務品質。改善品質、降低錯誤依據即時與歷吃績效來產生報告，協助經理人降低每個流程步驟中的錯誤。應用系統間資料的自動轉換，也大幅降低資料輸入的錯誤機率。增加對企業的了解是決策者了解企業流程的窗口，讓他們能掌控每項活動的狀態，例如是否延遲、為何延遲、以及做了

6、什麼加以補救。10企業流程管理的價值（二）管理、衡量及改善流程更多管理、衡量及改善流程所需的工具，讓經理人在進行流程再造時，擁有足以支持決策的可量化資料。自動化流程中的每一步驟這是企業流程管理解決方案的基本價值功能之一。依據企業規則安排員工及系統的工作程序，企業流程管理降低了流程間文件往返及處理複雜交易的時間。平衡工作量自動化流程的另一相關利益是平衡工作量，並安排適當的員工來從事適當的工作11企業流程管理的價值（三）降低紙上作業這是企業流程自動化的主要利益之一。由於許多書面文件都透過電子化、網路化的環境來進行，企業可以大幅降低建立、儲存、管理及傳送書面文件的成本。改善滿意度在更少錯誤的情況下，

7、讓企業能更快速地處理每筆交易，以滿足包括顧客、員工、合作夥伴等，希望達到幾乎即時處理其訂單或問題的期望。資料來源：HandySoft Corp，Business Process Management and Value to the Enterprise，2003年12知識就是力量有句話說13力量知識？知識如何變成力量14力量知識靠管理產生管理的價值15如何靠管理產生力量16Assets LifecycleEnterpriseAssetsValue$FixedAssetsManagedDocumentUnstructuredDocument增值的知識資產17逾時通知處理通知結案通知以電子表單及

8、流程串連各應用系統訊息傳遞應付帳款請款單採購價格異動表Invoice需求單業務報價單應付帳款應收帳款訂購單需求申請單月報週報季報年度計劃統計圖表請假系統整合加班作業出差申請教育訓練系統工程文件管理設計文件管理文件公告調閱權限管理會議室申請派車申請會客洽公費用申請單出差計劃報告Query SummeryERP系統績效管理HR系統ISO文管系統行政作業通知使用者處理工作流程18192021實際案例22EAI ServerDatabaseSQL ServerSharePoint 2003B2BiBiztalkCMSInternetWebFlow / EDMEIP(KM,EIS,KPI)Web Con

9、tentManagementRights Management ServiceWeb APServer GroupRMS / IRMIIS(ASP)IIS(ASP.NET)EnterpriseProject ManagementProject Server南亞科WebFlow系統整合架構圖23南亞電: 整合 B2B 供應鍊24INTEL授信檢查產銷排製, 投料成品繳庫交運25南亞電:整合B2B供應鍊目的 接單無紙化內部接單簽核流程外部RosettaNet整合 (3B2, 3A*)26安泰人壽李科主管 以往人工要花2個月完成的程序，現在只需510天即可完成美商ING安泰人壽27土地銀行 28效益

10、分析29導入後效益分析 (I)有形效應：電子化效益輔導前輔導後 效 益一、提昇效率1.庶務性方面紙本人工處理 電子線上簽核預計縮短三分之二以上時間2.技術資料查詢無資料可供查詢線上即時查詢可縮短資料蒐集時間約三分之一3.研發方面無歷史資料可參考線上即時查詢可縮短研發時間約四分之一4.文件分發控管人工控管分發/作廢線上即時自動分發及作廢可縮短分發/回收時間約二分之一二、降低成本1.庶務性方面紙本人工處理電子線上簽核節省人力及紙張約 100萬元/年2.技術資料查詢無資料可供查詢線上即時查詢節省人力60萬元/年3.研發方面 無歷史資料可參考線上即時查詢節省人力60萬元/年4.文件分發控管人工控管分發

11、/作廢線上即時自動分發及作廢節省人力及紙張約 50萬元/年30導入後效益分析 (II)無形效應：流程管制可依條件設定簽核權限，解決人為判斷，而疏忽的簽核流程及管制行為。追蹤管理可於線上即時查詢案件簽核狀態，追蹤稽催簽核人員。文件版本控制可自動控制文件版本，有效管理變更狀態，以達資料之一致性，避免錯誤。文件權限管理可依權責設定使用權限，有效管理文件之安全性，杜絕機密文件外流，影響公司營運。資料共享庶務性簽核資料可與第二階段之ERP系統整合，節省人力及減少錯誤。而文件資料分類彙整，可累積成知識庫，供其他研發人員在利用，達到個人經驗及知識的傳承之目的。決策參考可利用統計資料，提供管理決策作為營運改善之參考，以提昇競爭力。31什麼樣的企業需要導入1.人數組織較多的企業2.地點分佈越廣、分點越多、距離越遠的企業3.人員移動性越高、主管出差越頻繁4.對資訊累積對IT依賴性越高企業5.對時效及作業標準化要求越高企業6.對於執行力要求越嚴格企業What Company?32How to do?33How to do組成e化委員會審核流程流程修訂最佳化流程制定流程試行電子化流程管理系統流程檢討、監控34電子表單分析部門表單名稱平均月使用量重要性權重備註人事請假單214 428消假單3 6加