行政部管理制度(共12页)

1、第二(d r)部分 行政事务管理制度一 总 则第一条 为进一步适应公司质量、环境体系双认证的实施，规范公司行政事务管理行为，理顺内部关系，提高办事效率，特制定本规定。本制度汇编了公司内部的行政事务类文件(wnjin)，以加强行政管理的有效性，并在公司内部形成办事有程序，工作有标准，事事有人管，人人有专责的工作局面。第二条 本制度所指行政(xngzhng)事物管理包括办公用品管理、档案管理、保密制度、安全保卫制度、卫生管理制度、会议管理制度、资产管理制度、考勤管理制度、外联工作守则、公司宣传工作规范、数据统计汇总报批制度等。 二 办公用品管理2.1 办公用品的采购2.1.1本公司购买办公用品，统

2、一归口人事行政部行政管理办公室办理，坚持厉行节约、精打细算的原则。2.1.2 办公用品由人事行政部行政管理办公室填制“办公用品、设备购买申报单”， 报副总经理审核，并呈总经理批准后统一购买。2.1.3 凡添置的办公设备，每年由各部门按需要提出和申请，经总经理同意后，由人事行政部行政管理办公室按招标程序采购，财务部进行监管。办公用品购置后，须持购货发票、清单，否则财务部不予报销。2.1.4办公用品费用一律凭手续完备的“办公用品购买签呈单”及其它相关手续办理。凡未归口人事行政部，又未报经总经理同意，擅自购买办公用品和业务书籍的，人事行政部一律不得签字，财务部门不得核审报销。2.2 办公用品的领用2

3、.2.1公司员工在录用后，需要办公文具的员工在工作的第一天由公司人事行政部行政管理办公室统一发放一套办公文具包含日记本，中性笔，使用完后需要上报行政部经理再次领取。办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。2.2.2 所有(suyu)员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用2.2.3公司员工要爱护(ih)和妥善保管(bogun)公司的财物。空调、复印机、计算机、打字机、传真机、电话机、饮水机、保险柜、办公桌椅等大宗物品设备，各办公室要确定专人管理，以免丢失和损坏，否则，视其情况，照价赔偿。工作人员调离本单位时，需先办理财产移交手续，再予办理调动手续。三 档案管理3.1公司的文书档案管理

4、工作由行政部负责，人事档案管理由人力部负责，财务档案管理由财务部负责，业务档案管理由业务部负责。3.2归档范围：公司营业执照、税务登记证等重要证照、印鉴，公司正式的收文，发文(包括附件)，公司的规划，年度计划，统计资料，财务审计，年度会计报表，劳动工资，经营情况，人事档案，会议记录，决议，决定，委任书，协议，合同，项目方案，通告，通知等具有归档价值的文件材料；3.3 档案管理指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全、完整。3.4 档案借阅与索取 3.4.1档案的借阅必须经公司办公室主任批准，并履行借阅手续后方可借阅，未经批准同意，不得借阅。3.4.2借阅档案必须爱护，保持整洁，严禁涂改，

5、并在规定的时间内及时归还。3.5 档案的销毁3.5.1未经批准同意，不得随意销毁公司档案材料。3.5.2若按规定需要销毁时，经领导批准后方可销毁。四 保密制度 4.1 保密范围和密级划分4.1.1 公司保密范围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成下列后果的各类事项，均属公司机密。（1）损害公司(n s)经济利益（2）损害(snhi)公司声誉（3）损害公司业务(yw)的开展（4）危害公司有关规定、制度、计划的实施（5）危害公司秘密业务的开展 4.1.2 密级划分：公司秘密文件的等级划分为绝密、机密、秘密三级。（1）绝密级：如被不应知悉者获知，给公司造成严重的经济损失或特别严重的不

6、良影响，如公司的长远规划、重大项目的决策、整体财务情况以及公司领导层的人事变动等。（2）机密级：如被不应知悉者获知，给公司造成严重的经济损失或特别严重的不良影响，如公司的年度规划，总体经营状况，机构调整和各部门的人事变动等。 （3）秘密级：如被不应知悉者获知，给公司造成严重的经济损失或特别严重的不良影响，指第1、第2项以外的公司内部规定、计划、经营、财务、人事等情况。4.1.3 公司的各类文件、秘密资料由由行政部起草，由公司领导确定，根据工作需要和情形变化，密级可以变更或解除。4.2 保密制度4.2.1 知晓范围：以上所规定内容除公司领导有权全部知晓外， 绝密级只限公司总经理指定的人员知晓，机

7、密级只限负责该项工作的主管人员知晓，秘密级只限相关人员知晓。4.2.2 备份：绝密级资料原则上不能摘抄或复印，确需摘抄或复印者须经公司总经理批准，机密级资料需经公司分管领导批准，秘密级资料须经所属部分或公司的负责人批准，交由办公室复印并登记，复印者应详细填写清单，并注明复印件份数及去向用途，原则上年终应交回办公室销毁。4.2.3 保密工作的基本要求：（1）不该(b i)说的话不说；（2）不该(b i)问的事不问；（3）不该(b i)看的文件不看；（4）不该记录的秘密不记；（5）不携带保密资料外出；（6）不随便谈论保密事项；（7）不在不利于保密的地方存放需保密的文件、笔记本。4.2.4 如发生或

8、发行泄密情况，应立即报告办公室和所在单位负责人， 以便及时采取补救措施。五 安全保卫制度5.1 进入办公室的外来人员一律在前台做登记；5.2 所有来访者，一律不准携带易燃、易爆和有毒物品，如发现问题应及时向有关领导报告，并与有关单位联系，妥善处理；5.3 要大力宣传“三防”知识，注意防火、防盗、防爆。5.4本公司职工要自觉遵守安全保卫制度，支持和协助做好安全保卫工作。5.5 各办公室下班后要关好门窗，防止丢失财物。同时做到人走灯灭，关好有关电器，节约用电。 六 卫生管理规定6.1 公司全体员工要树立生态环境保护意识，自觉维护办公室公共卫生。6.2 不准在办公桌子上涂写、刻画。6.3 爱护公共卫

9、生，不准随地吐痰、倾倒剩饭剩菜，不乱扔果皮、纸屑、烟头等废弃物。6.4 不得在办公室内大声喧哗、吵闹。 6.5 各办公室要按规定的地点(ddin)、方式倾倒垃圾，做到垃圾入斗、废纸入篓，并实行垃圾袋装化管理。6.6 公司(n s)职员要经常对办公楼公共场所(n n chn su)和卫生间进行打扫，每天要对总经理、副总经理办公室打扫一次，各单位办公室由本室人员自行打扫。七 会议管理制度 7.1 公司全体会议，经总经理批准后，由总经理办公室负责组织召开，并做好会议纪要；7.2各专业会议，由分管副总经理批准后，各相关部门负责组织召开；7.3各部门会议，由各部门负责人组织召开，并根据情况请分管领导参加

10、；7.4为避免会议过多或重复，公司和各部门的正常性会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容组织召开。并作如下说明：7.4.1工作周例会：每周检查、总结上周公司各部门的工作情况，安排公司各部门下周工作任务；7.4.2总经理办公会：每月召开研究、部署公司经营管理工作，讨论决定公司经营管理工作中的问题，安排布置下月工作任务；7.4.3业务开展分析会：汇报、分析公司计划执行情况和业务成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，指出失误，提出改进措施，不断提高公司的经济效益。7.5 凡涉及多部门负责人参加的会议，由总经理办公室负责提前通知，统一安排；7.6 总经理办公室每周五上午将公司的例会和

11、各种临时会议，统一平衡后编制会议计划，并于当天下午以书面的形式通知到参会人员和有关服务人员，按规定提前发出会议通知，如有会议材料者发放会议材料，此外，总经理办公室根据会议通知，主动安排好会议室、落实会场、备好茶水等；7.7 凡应到会人员必须按时到会，到会后统一签到，因特殊(tsh)情况不能到会者须向会议(huy)召集人请假，与会者进入会场(huchng)时关闭通讯设备，积极配合完成会议的各项议程,发言踊跃,精练、高效，不可交头接耳,影响与会者发言。7.8 所有会议必须做好会议记录。八 资产管理制度8.1 凡有固定资产的购置、保管、报废、盘点等手续，悉依本制度处理。8.1.1 所称固定资产包括办

12、公桌椅、电脑、电话、打印机、饮水机等设备机器其使用年限在一年以上。8.1.2 固定资产的申购由申购部门填写申购单，经批准后予以实施购买。购买账单一式三联送交财务部，财务部将该项固定资产编号后，第一联行政部经理存，第二联同发票及申购批准文件由财务部编制汇票付款或转账，第三联交由总经理办公室存档。8.1.3 非经总经理批准，固定资产不得外借。8.1.4 本公司的电话,是为方便与外界沟通、开展业务所用,不提倡员工在公司内打私人电话，员工打电话,用语应尽量简洁,明确,以减少通话时间，如因工作需要打长途电话时,需向部门主管领导请示,经批准后方可进行。8.2 凡涉及流动资产的使用悉依本制度处理，各部门资金

13、预算计划经公司批准后，原则上不再变更增加，特殊原因需变更增加的需经总经理批准。8.2.1公司统一设立账户，任何部门不得另立账户，所有资金往来（收入、支出）均由公司统一管理。8.2.2财务部门应掌握公司资金运行情况定期书面向公司董事会报告资金状况。8.2.3公司借款和审批。凡是公司内部借款，由借款人填写“借据单”，报经公司总经理审批。公司外部借款原则上不予借支，特殊情况必须报请总经理批准同意。8.2.4 公司(n s)库存现金一般不得高于 50000 元, 公司(n s)对外结算，原则上采用银行汇款方式。特殊情况需用现金结算的，报请总经理批准。九 考勤(koqn)管理制度9.1员工应遵守本公司一

14、切规章制度迟到、早退员工均须按时上、下班，工作时间开始后10分钟至20分钟内到班者迟到。工作时间终了前15分钟内下班为早退。（3）迟到、早退每次扣 10 元，用于年终奖励先进。旷工未经请假或假满未经续假而擅自不到岗位或擅离职守者以旷工论。（2）员工旷工，按薪资平均每日多少扣发，无故连续矿工三日或全月累计无故旷工六日或一年旷工达十二日者，予以开除。9.3 请假9.3.1员工请假，应于一日前填写请假条，照下列规定办妥后方得离开，否则以旷工论；但因突发事件或急病不及先行请假者应电话报告并补办请假手续，否则视同旷工。请假批准后，请假单一律报送办公室保存。9.3.2员工每周有两天公休假，公休假期间不扣基

15、本工资，但休假日提成相应扣减；超过两天假期，超期天数工资、提成则一并扣减。十 公司车辆管理规定 10.1司机管理制度：10.1.1 司机应遵守岗位责任制，服从用车人的指挥，如要离开现场，须经用车人同意。10.1.2 爱护车辆及车内设备、工具等，因司机过失损坏零件、工具等应照价赔偿。10.1.3 司机(sj)应遵守(znshu)交通规则(guz)，确保行车安全。不准私自出车，不准私下借车给别人或让别人驾车，如因此造成事故损失，责任全部由司机承担。因违反交通规则，罚款由司机全部负责，造成交通事故的，属主要责任（超过51%以上责任者）司机应负责损失金额的10%。10.1.4 司机应自觉遵守有关规定，

16、公司的小车原则上不得用于婚丧嫁娶、旅游、钓鱼等活动，特殊情况由分管副总经理或总经理批准，如擅自出车，一经查处，所有责任由司机承担。10.1.5 司机需要因私用车必须经人事行政部批准同意，油料耗费等自己负责。10.1.6 司机每次出车回来后必须将车辆停在车库内或本单位门口，特殊情况需停放外单位，需征得人事行政部同意。未出车时，必须将车辆停放在车库内，除分管领导同意，不得随意开出，否则，按私自出车处罚。10.1.7 汽车需要更换配件、修理和保养，司机必须向人事行政部报告，由行政部上报总经理，经核实后，才可到指定的修理单位更换和修理。其修理费经人事行政部审核后才可向财务部报销，司机未经人事行政部批准

17、私自在外赊购零配件及修理，一律不予报销，由司机负责。10.1.8 司机违反岗位职责和违反上述条款，人事行政部有权对司机进行批评教育和作停车处理。10.2 用车制度：10.2.1 用车单位（人）需向人事行政部申请用车单，登记地点及时间，再根据轻重、缓急、距离远近作统一安排。10.2.2 公司职工因私事用车，需经分管副总经理批准，由人事行政部安排派车，并按实际情况收取油料费，外单位用车需经分管副总经理批准，并报人事行政部备案。10.2.3 车辆(chling)油料(yu lio)费管理(gunl)。每台车使用固定加油卡和行车公里数相结合的管理办法。司机每次出车前后要在出车单上记录里程表数、目的地，

18、行车距离等数据。并且在完成任务后将出车单上交人事行政部作考核依据。10.2.4 公司的公用车辆由人事行政部统一管理。车辆调度必须坚持原则，按规章办事，不徇私情，奖罚分明。10.2.5 各车公里数、油料消耗，每季度公布开支情况，以提高车辆管理的透明度。10.2.6 每位司机可向财务部借取1000元备用金，根据实际发生票据进行核销。十一 外联工作守则11.1 外联即对外联系，是我公司与各界沟通联系，链接各个部门之间的桥梁，外联代表着公司的形象座位外连人员应该运用新方式，开拓新思路，展现公司的拼搏向上，勇于创新的风采。11.2对内工作 11.2.1 加强与公司领导和其它部门的联系与交流，从而在工作上

19、更好地配合，为公司效益服务，培养团队精神和责任意识，完成各部门的磨合。 11.2.2 按时按量的完成公司安排的任务，对公司的各项活动积极主动的予以配合。 11.2.3 配合各部门， 帮忙做好项目开展前期筹备工作，在项目从开始到运营的各个方面积极协调各个部门， 做好联络工作，展现我公司风采，树立良好的形象。11.3 对外工作 11.31 外联的工作需要走在公司其它部门之前，需要各个部门的积极(jj)配合，所以与公司各个部门搞好关系很重要。 11.3.2 外联人员必须与客户处好关系，建立并熟悉客户资料档案，制作联系单，积极保持与各个客户的长久联系，打开视野，了解社会，为各部门开展(kizhn)活动

20、创造有利条件。 11.3.3 外联的工作要求员工必须具备较强的综合素质，因此(ync)行政部应定期给外联人员培训，例如对活动策划书、计划书、合同三大应用文的一些写作技巧以及在各种商业活动中的沟通技巧。十二 公司宣传工作规范12.1 为进一步做好公司的对外宣传工作，加强公司宣传资料的管理，特制定此宣传工作规范本规范涉及公司的对外宣传及宣传资料管理两部分内容。12.2 对外宣传管理12.2.1 公司对外宣传是展示公司形象，扩大公司影响，提高公司知名度的必要措施，目的在于为公司创造良好的社会氛围，架设公司与社会相互沟通的桥梁，是社会了解公司，认同公司的契机。12.2.2 公司对外宣传工作由企宣人员负

21、责统一策划并实施管理。12.2.3 凡公司组织的重大活动、召开的重要会议、做出的重大决定和举措，或涉及全公司的宣传报道，统一由企宣人员进行整体策划。12.3 对外宣传审批程序12.3.1 公司内部部门、项目和个人(grn)采写制作的反映公司有关内容的消息、通讯、图片、影像等，投稿前必须报经企划部负责进行安排。12.4 对外宣传(xunchun)纪律12.4.1 对外宣传要坚持以事实为依据，以积极信息为主导的方针，紧紧围绕公司的中心工作，。凡属于能够起到宣传公司、推介公司的工作内容、重大事件及各类活动、有关会议(huy)等应及时宣传报道。12.4.2对外宣传要严格遵守宣传工作的纪律和要求，既要保证宣传报道的真实性，又要注意相关信息的保密性。12.4.3所有对外文字宣传，包括公司与各媒体的联系，公司职员对外部刊物的投稿的审核，未经企划部同意，任何单位、个人不得以公司名义对外投稿。十三 数据统计汇总报批制度13.1 借款及报销审批程序13.1.1 出差人员借款，必须先到财务部领取“借款凭证”，写明出差时间、地点，借款金额原则按“往返车费+（住宿费+生活补助）*预计出差天数