人才流动趋势下人事档案的管理困境与应对措施

1、人才流动趋势下人事档案的管理困境与应对措施摘要：在市场经济条件下，“理性人”“自由族” “跳槽族等加持 下的人才流动，使传统人事档案管理制度和管理体制遇到了一定的危 机。具体来说，人才流动给人事档案管理带来了挑战。一是国家人事 档案管理秩序被打破；二是人事档案管理主体产生“多龙闹海”局面; 三是人事档案内容、材料等失范问题突出。人才流动趋势下人事档案 的管理必须遵循整体性治理原则、社会化管理原则、法治化原则。人 事档案的应对措施可以采取加强流动人才人事档案管理的立法、严格 落实流动人才人事档案管理财政资金投入、实施人事档案管理标准化 体系策略、建设全国统一标准的流动人才档案管理信息系统等策略。

2、关键词：人才流动；人事档案；管理困境;应对措施;档案管理创新 据国家统计局统计，截至到2022年年底我国整体城镇化水平已经超 过60%,并将在“十四五”末期达到65. 5%,这标志着我国人口流动、人才流动实现了从乡村到城镇的历史性跨越。从人口经济学角度来看, 在全球一体化、经济全球化时代，“人力资源”是唯一一个受到严格 政策约束和制度管制，从而不能实现自由流动的经济要素。即便是在 我国，不同地区、不同产业、不同行业、不同性质单位之间人才流动 也受制于诸多政策限制。但是，改革开放40多年以来，我国人口流 动发生的一个基本事实就是人才大量从乡村聚焦到城市（城镇），人 才流动的频率和频次明显提升（尤

3、其是90后群体）。在市场经济条件 下，“理性人”“自由族” “跳槽族”等加持下的人才流动，使传统 的人事档案管理制度和管理体制遇到了一定危机，“弃档现象成为 一个不得不重视的课题。一、人才流动给人事档案管理带来的管理困境我国现行的人事档案管理体系源于20世纪中期的计划经济体制，是 新中国成立后根据我国计划经济、干部人事管理等国情所建立的一套 管理体系。1978年我国实施改革开放政策以来，在市场经济驱动下， 我国城乡二元化经济体制逐步被打破，同时随着教育、市场、参军、 城镇化等因素叠加，人才的流动使众多人员从“单位人变成了 “社 会人“市场人”“自由人”，人事档案对这些高流动人员、自由从 业人员

4、的现实价值降低了。国家人事档案管理秩序被打破从档案法角度来说，“人事档案属于国家档案的一部分，在法律意义上具有强制性、权威性、客观性与主观评价性相结合等特点, 实际上指的是在特定的组织人事管理环境中形成、经组织审查认可的 个人身份、学习、工作、德才表现等方面的履历资料。根据历史延续, 我国人事档案目前主流的管理流程仍然是传统的“老十类” “档随 人走” “非法定事由和法定人员不得随意调取、查阅个人人事档案” 等管理模式。近些年来，在我国特殊的人才资源流动背景下，因为招 商引资政策吸引、市场机遇获取、社会关系吸引等原因导致的人才主 动或被动流动比较频繁，产生了不少“弃档”“原单位扣留档 案” “

5、档案造假”等各类不良问题，严重扰乱和冲击了国家档案管理 秩序。人事档案管理主体产生“多龙闹海”局面从人才用工形式来看，行政编、事业编、合同聘任制、劳务派遣制、 项目任期制、自由从业等形式是目前人才流动中几种主要的类型，正 是这些多元的用工形式导致了目前我国人事档案管理主体的“多龙 闹海格局。在现实中，不同人才在流动中其人事档案管理涉及的主 体可能包括国家（政府）、用人单位、人才服务中心等，缺乏一个整 体有效、集中统筹的档案管理格局。2022年，我国档案局等五部委 联合印发的关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知 明确提出拥有管理人事档案权限的主体只能是“党委组织部 门” “政府人事部

6、门及其所属的人才服务中心等机构。但是在实践 中，受档案体制改革滞后、执法检查不足等因素制约，我国人事档案 管理上存在的“多龙闹海”格局没有根本好转。人事档案内容、材料等失范问题突出人才的跨地区流动、跨行业流动、跨职业属性流动给“人事档案内容 管理带来了失范问题。例如，一个人才有可能先后在民营企业、国 有企业、事业单位、行政机关等单位工作过，但是其人事档案的内容、 资料等必然会存在格式不统一、资料内容不全、重要档案信息丢失等 突出问题。更有甚者，因为人事档案保管存在一定漏洞，有些档案会 存在信息造假、材料错装、资料漏装、档案受潮受热变质等问题。二、人才流动趋势下人事档案的管理原则根据智联招聘等人

7、才中介咨询服务机构的统计数据，我国现阶段70 后、80后、90后人才就业后第一份工作的离职时间分别是4年、3 年半、19个月，而95后仅仅7个月甚至更早就选择换工作了。作为 这种人才流动的产物，人事档案管理事实上存在着不少“人档分 离，“弃档，“死档”等问题，有些人事档案保管机构的“弃档率” 甚至达到了 30%。在这种人才高流动趋势下，人事档案的管理需要把 握好以下原则：整体性治理原则高流动背景下人才人事档案的现有管理体制呈现出碎片化、分散化、 “多龙闹海”的特点，对此我们必须坚持“整体性治理（Ho 1 isticGovernance）原则，即倡导用基于现有人事档案管理体制 的“以协同为特征的

8、组织形态、以结果为导向的组织目标和以整合为 核心的运作机制”去解决人事档案管理体制分散的问题。通过这种整 合、协调、控制，实现对人事档案“收集与整理工作“保管工 作” “利用与服务工作” “移交工作”的集中有效、归口管理。当然, 整体性治理也倡导引入互联网、数字化、信息化等技术，通过这些信 息共享机制的建设，实现有效的人事档案统筹管理。社会化管理原则人事档案的社会化管理指的是基于对人之所以为“社会人” “市场 人”“自由人” “流动的人的假设，为了提高人事档案管理水平, 有效避免人事档案管理中存在的不规范、不标准、不及畤、不到位等 突出问题，依托部分社会化机构，如企业、人事档案代理单位等进行

9、管理。实际上，近些年来我国不少单位已经开始利用社会化原则对人 事档案中的部分业务（如专审）开展管理创新。例如，一些公立医院 人事档案管理开始和当地人才市场档案服务部门、高校档案教学及科 研院所、政府档案业务管理部门甚至是智联招聘等专业机构开展特定（非涉密）人事档案的专审合作。正如表2所指出的，在市场经济条件下，人事档案中部分内容可以适 当通过契约合作、第三方外包、产学研协同等方式引入专业的服务力 量改善自身在人事档案管理、人事档案专审方面存在的短板，实现一 种“非核心主业的减负。法治化原则在我国学科设置架构中，“档案管理专业属于公共管理领域，带有 一定的公共产品和公共服务管理性质，因此包括人事

10、档案管理在内的 进展必须置于“依法行政的框架中。整体来讲，当我们探讨人员流 动背景中人事档案的管理创新，本质上就是在探讨“如何依法加强人 事档案管理从而更好地适应经济社会高质量发展，只有借助于法治 力量才能从根本上解决“政出多门“责任意识淡薄等问题。三、人才流动趋势下人事档案的应对措施在人才流动趋势下人事档案管理的优化本质上是以政府为核心的公 共治理主体，通过整合公共资源、多元治理主体向流动人才提供高质 量“人事档案管理公共服务的过程。基于当前我国档案管理领域最 主要的矛盾，以下几点亟待突破。加强流动人才人事档案管理的立法基于档案法关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的 通知（2022）

11、等顶层设计，各省市应当结合自主立法权，尽快出台 本地区关于流动人员人事档案管理服务的实施细则或执行细则，严格 按照“集中统一、归口管理原则，重点落实“人社部门是主责部 门“人事档案归档范围“对流动人员档案无条件接收和传递 等内容，建立以政府及其附属部门（附属机构）为主体的流动人才人 事档案管理、监督制度体系。严格落实流动人才人事档案管理财政资金投入长期以来，政府财政资金投入不足是造成流动人才人事档案管理滞后的重要经济因素。尽管2022年人社部等五部委在印发的关于进一 步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知中提到，“各地要将 相关经费纳入同级财政预算，可参考保管的流动人员人事档案数量等 因素确

12、定经费数额。2022年国务院在人力资源市场暂行条例 也对流动人才人事档案管理经费进行了规定，但是均缺乏相关的执行 细则。我们建议应在这些顶层制度设计基础上，进一步细化流动人员 人事档案基本公共服务经费保障制度，具体的思路有两个：其一是“自下而上，即由地方政府先行先试，结合本地财政情况、流动人 才分布情况、档案管理中心人员支撑情况等，量化细化相关的经费支 出标准；其二是“自上而下，即可以由人社部、全国人才流动中心 等牵头，组织专项的研究课题，对流动人才人事档案管理配套的公共 财政投入标准进行研究攻关。实施人事档案管理标准化体系策略广义上的流动人才人事档案管理服务标准化体系是一个包括了标准 颁发、

13、标准宣贯、标准学习及培训、标准检查、标准监督等环节的动 态行为体系。截至目前，尽管我国人社部于2022年颁发了流动人 员人事档案管理服务规范(GB/T32623-2022)，但是我们看到在国家 层面、地方层面尚缺乏关于这一标准规范的大规模应用。针对这种情 况，应当通过落实责任、加强执法、动态督办、持续优化的思路将这 一标准化体系进行推广。建设全国统一标准的流动人才档案管理信息系统整体性治理理论认为，在一个数字化、智能化时代，以政府为核心的 多元治理主体达成有效集体行动的管理技术手段在于“在线治理。在市场机制执法会涉及经营者的各种信息，没有信息的共享机制，执 法者将会因为信息不全面从而在执法过程

14、中遇到困难或者使违法经 营者逃脱法律制裁。在此，我们建议在国家层面可以利用区块链等技 术，建设全国统一、集成高效的“流动人才档案管理信息系统”，其 本质上是“运用加密的链式区块结构来验证与存储数据、利用分布式 节点共识算法来生成和更新数据”，从而打破条块分割、治理主体多 元的人事档案管理体制，从技术手段上实现全国范围内各档案成员单 位之间的互相开放、联网、共享，真正实现人事档案的物联网化、互 联网化、区块链化。四、结论在人事档案管理领域，“流动人口 “流动人才的人事档案管理呈 现出“服务化”“智能化”数字化”“协同化”等趋势。本文基于 一定的文献研究和规范性分析，针对人才高频率流动中呈现出的特

15、点， 有针对性地提出了 “加强流动人才人事档案管理的立法” “严格落 实流动人才人事档案管理财政资金投入”“实施人事档案管理标准 化体系策略”“建设全国统一标准的流动人才档案管理信息系统” 等管理对策，希望可以为新常态下我国人事档案管理服务体制改革提 供一定的知识借鉴。当然，在市场经济中会存在一定的“自由从业者 对自身人事档案并不热衷参与维护，但是在服务型政府建设过程中， 通过实施区块链、智能化建设，“弃档现象”将逐步成为历史。参考文献：张红博.从流动人员的“弃档”现象看我国人事档案管理改革D. 苏州大学硕士学位论文，2022中组部、人社部、国家发改委、财政部、国家档案局关于进一步 加强流动人员人事档案管理服务工作的通知，2022翁士洪.整体性治理模式的组织创新J.山东行政学院山东省经 济管理干部学院学报J, 2022美达霖.格里姆塞、莫文.K刘易斯.公私合作伙伴关系基础设施 供给和项目融资的全球革命M.北京中国人民大学出版社，2022杨青.我国市场规制体系的构建与完善探究D.山东大学硕士学 位论文，2022高春晖.人事档案管理网络信息化建设研究J.兰台内外，2022宋雪梅.医院人事档案