《自我计划管理》

1、 第三章 自我计划管理教学目的与要求： 通过自我计划管理的学习和训练，掌握制订计划与实现计划的基本知识和方法，提高自我计划管理能力。一、计划及其特性 艾维利给查理斯.舒瓦普的建议 很久以前,美国伯利恒钢铁公司总裁查理斯.舒瓦普增为如何执行计划而烦恼.于是他向效率专家艾维利请教问题:对于企业家而言,如何更好的执行计划? 艾维利声称他可以在十分钟内给舒瓦普一个好方法,这个方法可以将公司的业绩提高50%.他递给舒瓦普一张白纸,对他说道“请在这张纸上写下你明天要做的6件最重要的事情”。 艾维利给查理斯.舒瓦普的建议舒瓦普用了五分钟写完后，艾维利接着说：“现在请按照每件事情与你公司利润增长的重要程度进行

2、排序。” 舒瓦普又用了五分钟写完后，艾维利说：好了，请你收好纸条，明天早晨第一件事情是打开纸条看，做第一件最重要的事情，做好它，然后一件一件地做，直到六件事情全部完成。舒瓦普点了点头：“这个方法听起来很好，你收我多少钱？” 艾维利答道：“不急，你先回去试验一下，你如果发现它能够多大程度的提高生产效率，就按此给个价吧。” 一个月以后，艾维利收到舒瓦普寄来的一张2.5万元的支票还有一封信，信上说：“这是我一生中最有价值的一次课。” 5年后伯利恒钢铁公司成为了当时世界上最大的钢铁公司。 富兰克贝格有这样一段话对我们很是有意义： “令人惊讶的是，当我用足够的时间计划后，我可以完成很多事情，而同样令人惊

3、讶的是，如果不经过计划，我就只能完成一点点事情。我宁愿在一个星期里紧张的工作四天半而有进度，而不要一直做却没有进度”. 计划是为完成一定的目标而事前对措施和步骤进行的部署。 凡事预则立,不预则废。做任何的事情，在付诸行动之前都要有计划。我们是不是每天都很努力，也很辛苦，但总是没有什么收获。我们是不是每天都很勤奋、很忙碌，却总是没有效率。为什么？原因很简单：我们只是在动手做事情，而没有动脑去想，没有认真的做好计划。做事情的最后的结果是否达到预期的目标，计划起着至关重要的作用。我们只有做到事事有计划，时时有准备，才能取得预料之中的成功，避免出乎意料的失败。 计划具有下列特性： 计划的首要性：计划在

4、一切工作中处于首要的地位 计划的目的性：任何组织或个人制定计划都是为了有效地达到某种目标 计划的效率性：计划的任务，不仅保证目标的实现 ，而且要体现高效率 计划的创新性：计划总是针对可能出现的新问题和新变化、新机会而作出的，因而他是一个创造性的过程 一个计划包括我们将来行动的目标和方式。计划与未来有关，是面向未来的，而不是过去的总结，也不是现状的描述；计划与行动有关，是面向行动的，而不是空乏的议论。面向未来和面向行动是计划的两大显著特征。 阅读下面的案例进行课堂讨论 案例：小李坐公交车去办事 小李是某公司一名刚刚上班的新职员，这家公司在北三环路的西坝河地区。这天下班之前，部门主管交给他一项工作

5、任务，要他明天早上九点到公司销售部去取一份文件，然后在中午12点之前送到丰台造甲村的分公司去。 小李第二天上班后，和自己同班的同事交待好了有关的事项后，去销售部去取了文件就出发，此时时间是九点十分。出门后做什么公交车还没有想好，反正是西南方向，正好碰上302路到站，马上上去，不知怎么导车，换那一路车都不知道，问到的售票员刚好是个新近刚工作的也不是很清楚，有人告诉说,可以到中关村那一站换车，去丰台的车很多。下车后小李茫然不知所措，继续问路并且心中十分的着急。 阅读下面的案例进行课堂讨论此时的时间已经是十点多了，。在换了四次车以后在差十分钟十二点的时候到达了丰台造甲村的分公司，把文件交给相关的人员

6、，勉强完成了工作任务。 事后，小李前思后想，有很多的感慨。同时，小李通过查交通图与问同事们知道，实际上出公司门坐上967路到丰台下车导351路两站下车即可到达丰台造甲村的分公司。总共一小时多一点即可到达。 课堂讨论： 1.小李为什么差一点完不成任务？他的问题出在哪里？ 2.大的目标的完成需要计划，小的目标完成需要计划吗？ 3.“计划赶不上变化”是不要计划吗？谈谈你的看法。 二、计划管理 计划管理包括四方面的内容： 计划的制定；计划的实施；计划的检查；计划的处理与完善。 计划管理工作基本上是按照“PDCA工作循环”法来进行的。 “PDCA工作循环”法简介： “PDCA 工作循环”法是威廉.爱德华

7、.戴明上个世纪五十年代提出的,主要为解决问题及计划管理工作过程提供一个科学又简便易行的方法。 这个循环主要包括四个阶段： 计划 (Plan) 、实施（Do ）、 检查 （Check）、处理与完善（Action）。 “PDCA 循环”就是按照这样的顺序进行管理，并且反复循环不止下去的科学程序。PDCA循环工作步骤图A PC D8修正后提出新问题再执行7总结经验 1找 问题 2找 原因3找要因4制订计划6检查计划执行情况5按计划要求实施计划 PDCA之所以称之为“循环”，是因为这四个步骤是周而复始，向前滚进，不断完善的。PDCA循环不是在同一个水平上循环，而是每循环一次，解决一个问题，取得一个成果

8、，工作就前进一步，水平就上一个台阶。到了下一次循环，又有了新的目标和内容，取得新的成果。 不断的计划、执行、检查、修正，从一个循环进入下一个循环，循环往复，不断的实现自己的计划与目标，不断的总结经验与教训，不断的积累自己的成功与优势，不断的超越自我。 PDCA循环是爬楼梯上升式的循环，每转动一周，就解决一些问题，取得一些成果。原有水平新的水平PADCPACD (一)计划的制定 制定计划的目的是提高工作的效率，以最小的执行成本取得最优的执行效果，顺利地完成计划所要达到的目标。 计划不是写出来的，而是做出来的。计划的内容远比形式来的重要。我们拒绝华丽的词藻，欢迎实实在在的内容。 简单、清楚、可操作

9、是计划要达到的基本要求。 不管制定什么样的计划，计划之前要明确三个问题: 一是基于什么目标制定这个计划； 二是相对于这个目标个人自身的优势与劣势，环境、资源的优势与劣势。 三是相对于目标计划的执行时间。 计划的种类很多，对于个人来说不外乎下面几种。 从性质上说：有工作计划、学习计划等 从时间上说：有跨年度的多年计划、年计划、季计划、月计划、周计划、日计划等。 从时间长短分：长期计划、中期计划和短期计划。 制订计划大致的步骤如下： (1)确立目标； (2)探寻完成目标的各种途径； (3)选定最佳的完成方式； (4)将最佳途径转化成月/周/日的工作事项； (5)编排月/周/日的工作次序； 下面我们

10、举例说明计划的制定方法 案例 新产品推广计划 一个月内公司要致力于推出一项新产品，则市场销售部门的工作是集中精力宣传新产品，进行广告策划及新产品的市场包装，培训销售人员，因此，销售部经理一个月的工作重点就在于此，计划必须围绕这一个中心来展开。 第一周要进行两场资深专家会议研讨，找资料，召开销售会议等每项工作落实到具体人员，在周五下午三点之前完成，三点到六点检查本周工作完成的情况，查遗补漏。 第二周做新产品推广的一些基础工作，包括宣传人员的培训三次时间在周一、周二及周四的上午，产品的市场包装具体方案要做到细致周到，周四下午集体讨论后定稿等。 第三周是销售渠道和促销方式的具体工作开始，销售宣传人员

11、及促销人员进入实际工作中去。部门主管随时检查指导，纠正偏差. 第四周的工作主要是及时进行营销活动的控制与评估环节。周四之前总结此次新产品的推广工作的得与失。有必要的话，周日再做一次营销活动，以使此次新产品的推广工作收到很强的效果。 当然可能还有一些临时性的工作要做，上面的只是重点。 月计划：月计划是长期计划的一种，它比周计划更宏观，一般包括下一个月的重要事项. 在制定时一定要注意月计划一定要成为周计划、日计划的可行依据，彼此呼应，相互吻合。月计划由于时间相对较长，要有重点，应尽可能的量化。 周计划：一般情况下，周计划要遵从月计划。因为重要的事情不是一周所能完成的，是一个连续的过程。做周计划之前

12、，应对所有的工作做一次全盘性的检查，即你的目标，月计划，工作日志排定的活动，待办的事项等，然后决定这些事情的优先顺序，最后做出周计划。 周计划目标周计划内容完成情况评定星期一星期二星期三星期四星期五 周 工 作 计 划 表 制订周计划时要注意下面几个方面的问题： 我应该把精力集中在什么事情上？ 什么是本周最大且最花费时间的工作？ 那些工作本周应完成或开始进行？ 为了应付例行的事务，我应做些什么？ 那些未曾预见的事情可以事先进行安排？ 日计划应具有详细具体的特点 待办单就是每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出先后优先的次序，确定完成时间，以突出工作重点，避免遗忘未完事项的一份工作表单。 它的

13、内容包括：特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的工作。 它的内容不应包括:已经形成惯例的一些日常性事务工作、立即要做的事。 优先顺序 待办事项 完成人 完成的确定123456 待 办 单 年 月 日 （二）计划的实施、检查、处理与完善，再实施 阅读下面的故事进行课堂讨论 猕猴要去花果山: 孙悟空随唐僧西天取成佛经后，花果山就成了天下猴子朝圣的地方。但是由于路途遥远，交通不便，所以能顺利到达者寥寥无几。但是在西天边上的一个丛林里有一只坚毅的猕猴决定要到花果山去，它想：孙大圣都能从花果山一路远行到西天，我为什么就不能去呢？ 它找准方向，计划好行程，一步一步向花果山前进。猕猴路上采野菜、挖野果，尽

14、管饥寒交迫，但仍然坚持不懈。一天它来到一座青山间，碰到了一群金丝猴。这群猴子的猴王问：“你要到那里去？”，猕猴回答到：“我要去花果山朝圣去”。金丝猴们不由得哈哈大笑起来。猴王说：“就凭你也想到花果山？我们想到花果山的想法已经计划了很久了，但还一直没有准备充分。向你这样孤孤单单的，还没有到花果山，不是累死就是饿死了。猕猴不为所动，坚定地说：“我每天不懈努力，迟早有一天会赶到花果山的。” 几年以后，当猕猴从花果山回来又经过这座青山，碰上这群金丝猴的时候，猴王和它的子民们还在准备它们的花果山之行。 银行存款有5万 日本麦当劳的开拓者藤田田1965年毕业于日本的早稻田大学经济系，毕业以后随即在一家电器

15、公司打工，1971年，他准备开创自己的事业，经营麦当劳业务。但是藤田田仅有5万美元，根本不能取得麦当劳的特许经营资格。于是，他在一天的早上西装革履满怀信心地跨进了住友银行总裁的办公室的大门。藤田田一极其诚恳的态度向对方表明了自己的创业计划与心愿。银行总裁耐心听完他的表述之后，说;“你先回去吧，让我考虑一下。”藤田田听后，心里感觉一丝的失望，但是，他马上镇定下来，恳切地对总裁说“总裁先生，可否让我告诉您我那5万美元存款的来历呢？”对方回答：“可以。” “那是我6年来按月存款的收获。” 藤田田说：“6年里，我坚持每月存下三分之一的工资，雷打不动，从未间断。6年里，不管自己怎样的资金紧张，我都咬紧牙

16、关，克制欲望，就这样，我坚持到今天。我必须这样做，因为在我跨出大学校大门那一天就立下志愿，要一10年为限，存够10万美元，然后自创事业，干出一番名堂来，我一定要提早创业”第二天，银行总裁确认了藤田田讲述的真实性后，让秘书打电话给藤田田，告诉他住友银行可以毫无条件地支持他创建自己的事业。 课堂讨论: 1.两个故事对你的有益启示是什么？ 2.请你谈谈“目标、计划、计划的执行”对做事情能否成功的作用。 拿破仑曾经说：“想得好聪明，计划的好更聪明，做得好是最聪明的又最好。” 计划制定出来后，计划制定者就要管理计划，促使计划的实施。 计划好了，就应马上行动，没有行动的计划是不会有结果的，拖延的后果是任何

17、事情也做不成。 大臣巧妙修宫殿 宋朝时，有一次皇宫发生了火灾，一夜之间，大片的宫殿、楼台变成了废墟。皇帝把修缮的工作交给了一位大臣负责。当时，要完成这样重大的修缮工程，面临着三个大问题：第一，需要把大量的废墟垃圾清理掉；第二，要运来大批的木材与石料；第三，要运来大量的新土。不论是运来新土和建筑材料还是运走垃圾，都涉及大量的运输问题。如果安排不当，计划不周，施工现场一定会杂乱无章，正常的交通与生活秩序都要受到严重的影响。 大臣巧妙修宫殿 这位大臣详细地调查了解了情况，分析了客观现实，从人力物力以及当时的具体情况出发，制定了下面的施工方案：首先，从施工现场向外挖若干条大的深沟，把挖出的土做为工程用

18、土以备用，然后，从城外将汴水引入所挖的大沟中来，这样可以利用木排及船只运送石料与木材，最后将沟中的水排掉，将废墟垃圾与建筑垃圾填入沟中，使沟重新变为平地。按照这样的施工方案，整个修缮工程即节约了很多的时间有节约了经费，而且工地井然有序，城内的交通与生活秩序基本没有受到影响。 课堂讨论 请你谈谈：修缮工程顺利完成的重要原因是什么？此故事给你的有益启示是什么？ 我们在制定计划时虽然对未来进行了必要的预测，但变化是客观的，是不以人的意志为转移的。事实上计划是一种持续性的活动，是一项不断修订完善的工作。计划是由人来管理的，而不是管住人。 在实施计划的过程中，我们要具有灵活性。要使计划本身具有适应性。 在实施计划的过程中，要寻找发现阻碍计划实施的重要因素，设法解决处理好是非常重要的。 在实施计划的过程中，一定要综合考虑现有的资源特点与相互关系，以实现资源间的相互配合、相互支持。 在实施计划的过程中，要随时的做自检工作是非常重要的一个问题。是否发生了偏差，如果发生了偏差，要及时的纠正偏差。 归纳小结： 1.计划的重要性. 2.计划的制订方法.注意计划的基本要求. 3.计划的管理: “PDCA工作循环法”. 4.请记住下面的话: 计划好,立马去做,不要为拖延找接口. 拖延会消灭人的创造力. 拖