泛议“函”的使用与写作写作指导

1、第 PAGE7 页 共 NUMPAGES7 页泛议“函”的使用与写作 - 写作指导 - “函”，作为党政机关、群团组织、企事业单位普遍使用的一个重要的公文文种，在实际使用中，却出现了一些不应出现的问题。诸如，对函的法定效力认识不足；对函的使用范围把握不准；在具体写作上，随意性很大，不够规范，等等。笔者想就行政公文“函”的使用与写作方面的问题，谈谈自己的看法。一、关于“函”的效力函，从广义上讲，就是信件。它是人们传递和交流信息的一种常用的书面形式。但是，作为公文法定文种的函，就已经远远地超出了一般书信的范畴，不仅用途更为广泛，最重要的是赋予了其法定效力。XX年国务院发布的国家行政机关公文处理办法

2、(以下简称办法)规定，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。这说明，除有直属上下级之间隶属关系外的一切不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，甚至请求批准和答复审批事项，一律用“函”。国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题的处理意见在阐述“函的效力”时强调指出：“函作为主要文种之一，与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法定效力。”在这里，笔者想举一个例子来说明这个问题。国务院办公厅就宁波海关的行政级别问题答复浙江省人民政府和海关总署时，用的就是函的形式：国务院办公厅关于同意宁波海关升格为正厅(局)级直属海关问题的复函国办函XX31号浙江省人民政

3、府、海关总署：浙江省人民政府关于宁波海关升格为正厅级直属海关的请示(浙政XX27号)收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：同意宁波海关升格为正厅(局)级机构，隶属于海关总署，不增加人员编制。其他有关事宜，请你们与有关方面协商办理。国务院办公厅xxx二年四月十八日(引自中华人民共和国国务院公报，XX年第16号)这份重要的文件，虽然以“函”的形式出现，但实质上具有法定效力，浙江省人民政府、海关总署均应按此执行。所以，那些把“函”只作为一般书信对待的做法，认为“函”不如其他公文文种有权威的想法，都应该得到纠正。二、关于“函”的使用范围根据新办法的规定，“函”的用途相当广泛，与原办法比，明显扩大了许

4、多。其一，从“函”的适用范围来看。新办法指出，“函，适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。与原办法比，多了一个“答复审批事项”。这一规定，使过去非隶属关系的机关之间答复审批事项也用“批复”的做法得到纠正，应当说，“答复审批事项”的“函”量是相当大的。其二，从对“函”使用的特殊要求来看。新办法第十五条规定，政府各部门“除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。”但原办法第十三条中却规定，政府各部门“可以根据本级政府授权和职权规定，向下一级政府行文”。新办法中的“不得”和原办法中的“可以”，虽一词之差，其内容则完全相反。原办

5、法的规定，是政府各部门在“根据本级政府授权和职权规定”的前提下，与下一级政府之间视为隶属关系，可以直接行文。所用文种当然不只局限于“函”了。新办法则是把本级政府各部门与下级政府之间视为不相隶属关系，行文只能用“函”。这一规定，又大大扩展了函的使用范围。三、关于与“函”易混文种的辨析公文写作，文种正确选择和使用十分重要。与函最易混淆的文种主要有：请示、通知、批复、意见等。请看以下几份公文的标题：1._乡人民政府给县财政局的关于解决修路所需经费的请示；2._县电业局给县直各单位的关于近期停电的通知；3._市教育局给县政府关于调整县职业教育结构的批复；4.关于对修改意见的函。例1、例2和例3属文种错

6、用。这三份文件标题的文种都应该用“函”，不应该用请示、通知和批复。因为例1中乡一级政府和上一级财政局，例2中县电业局和县直各单位，例3中市教育局和县政府，均属于不相隶属的关系，因此这些相关单位之间行文，只能用函。例4有些特殊，在新办法中增加了一个“意见”文种。“意见”可以上行、下行，也可以平行。“意见”作为平行文，一般是在答复不相隶属机关询问和征求意见时使用。比如起草规范性公文时，往往需要有关部门对草拟的公文提出意见，有关部门在提意见时，过去用“函”回复，新办法发布后，就多用“意见”了。所以此例不宜用“函”，应该用“意见”。四、关于“函”的写法据笔者接触到的一些函件，特别是市县各部门和县乡一级

7、政府的文件，对函的写作随意性相当大，其表现：一是不拟标题，直接出现主送单位。二是主送单位模糊不清，过于笼统。三是有的正文用语较随便，缺乏应有的礼貌，甚至出现一些以势压人或强人所难的语言。四是文尾不规范，缺项问题突出。这些问题，直接影响了公文的质量，甚至贻误工作。下面具体谈谈函写作的一些特殊的东西。1.标题。函，按其功能划分，可分为商洽函、询问函、告知函、请批函、复函五种。其中前四种为去函，后一种为回函。去函的标题有两种形式，一种是发文机关名称、事由和文种构成，即所谓完全标题，如国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函；另一种是事由和文种构成。回函的标题也有两种形式，一种是四项式，即在完全标题的

8、事由后写明来函机关的名称，如国务院办公厅关于县以上地方各级人民政府悬挂国徽和挂机关名称牌子问题给湖北省人民政府办公厅的复函；另一种是三项式，即省略四项式中的复函机关的名称。2.主送单位。即受文单位，就函来说，一般是一个主送单位的情况较多，要求写明受文单位的全称或规范简称。但有时也出现多个主送单位的情况，这就要求一定要写得明确、具体，切忌使用不明确的概括性语言。如国家环保总局关于开展中东部地区生态功能区划的函，主送单位包括19个省、自治区、直辖市政府办公厅，需要一一点明，不可遗漏。如果用笼统的概括性语言，比如写成“中东部各省市区人民政府办公厅”，则会使一些相近的省市提出疑问。所以“函”的主送单位

9、如果交代不清楚，让人把握不准，就会给工作带来不便，甚至造成严重后果。3.正文。函的正文长短不等，长的可达几千字，短的可能只有几行字，但不分长短，函的正文都要包含缘由、事项和结尾三项内容，缺一不可。缘由，交代发函的根由、背景、事项，写明具体内容；结尾，用惯用结语，一般不离开“函”字，如去函的结语为“特此函商”，“特此函告”，“请即复函”等；回函的结语为“特此函复”，等等。4.文尾。除了与其他公文一样要有成文时间，加盖公章以外，如果是“请求批准”的函，应该在主题词之上、落款年月日之下加上“附注”，标注联系人姓名和电话。因为“请求批准”，函的内容与请示相同。根据办法的要求，“请示应当在附注处注明联系人和电话”，以便在上级机关工作人员遇到问题时方便联系。“请求批准”函加上