word长文档编辑

1、第第4+5讲讲WORD 长文档编辑长文档编辑2022-6-23大学计算机二大学计算机二2主要内容：1、使用大纲视图组织文档2、使用主控文档3、使用交叉引用4、使用标记提取索引5、编制目录2022-6-23大学计算机二大学计算机二3一、使用大纲视图组织文档一、使用大纲视图组织文档1.1 在大纲视图下创建新文档在大纲视图下创建新文档步骤步骤1：新建一：新建一WORD文档文档切换到大纲视图切换到大纲视图依次输入第一个标题；依次输入第一个标题；（标题应独占一行）（标题应独占一行）步骤步骤2：用内建标题样式或大纲级别格式化文档：用内建标题样式或大纲级别格式化文档后，切换到后，切换到“页面页面”视图视图输

2、入文本、图片等。输入文本、图片等。 大纲工具栏大纲工具栏2022-6-23大学计算机二大学计算机二4一级二级2022-6-23大学计算机二大学计算机二51.2选中标题或段落选中标题或段落1、如果要选中一个标题以及该标题下的各级、如果要选中一个标题以及该标题下的各级子标题和正文，将鼠标指向标题左边的子标题和正文，将鼠标指向标题左边的 符符号，待鼠标变成号，待鼠标变成 形状时单击。形状时单击。2、将鼠标移到某个正文段落左边的、将鼠标移到某个正文段落左边的 小方块小方块符号上，单击则选中该段落。符号上，单击则选中该段落。2022-6-23大学计算机二大学计算机二6二、使用主控文档二、使用主控文档 使

3、用使用Word 的主控文档，是制作长文档最合适的主控文档，是制作长文档最合适的方法。主控文档包含几个独立的子文档，可以用的方法。主控文档包含几个独立的子文档，可以用主控文档控制整篇文章或整本书，而把书的各个章主控文档控制整篇文章或整本书，而把书的各个章节作为主控文档的子文档。这样，在主控文档中，节作为主控文档的子文档。这样，在主控文档中， 所有的子文档可以当作一个整体，对其进行查看、所有的子文档可以当作一个整体，对其进行查看、重新组织、设置重新组织、设置 格式、校对、打印和创建目录等操格式、校对、打印和创建目录等操作。对于每一个子文档，我们又可以对其进行独立作。对于每一个子文档，我们又可以对其

4、进行独立的操作。的操作。2022-6-23大学计算机二大学计算机二72.1 创建一个新的主控文档创建一个新的主控文档步骤步骤1：新建一：新建一WORD文档文档切换到大纲视图并显切换到大纲视图并显示大纲工具栏；示大纲工具栏；步骤步骤2：用适当的标题样式创建一个文档大纲（即：用适当的标题样式创建一个文档大纲（即标题）标题） 用内建标题样式或大纲级别对各级标题格用内建标题样式或大纲级别对各级标题格式化；式化；步骤步骤3：选择要设置为子文档的标题：选择要设置为子文档的标题“大纲大纲”工具工具栏上的栏上的 创建子文档按钮创建子文档按钮步骤步骤4:重复操作重复操作(3) “保存保存”钮（结果如下图）钮（结

5、果如下图）2022-6-23大学计算机二大学计算机二8标题样式成为子文档的起始标题样式用虚线框来标识子文档，以区别主文档中的内容与其他子文档2022-6-23大学计算机二大学计算机二92.2 将已有文档转换为主控文档将已有文档转换为主控文档 步骤步骤1：打开要转换为主控文档的已有文档：打开要转换为主控文档的已有文档切换切换到大纲视图并显示大纲工具栏；到大纲视图并显示大纲工具栏； ；步骤步骤2：通过使用内置标题样式或大纲级别建立主：通过使用内置标题样式或大纲级别建立主控文档的大纲控文档的大纲 选定要划分为子文档中的标题和文选定要划分为子文档中的标题和文本本 ；步骤步骤3：单击：单击“大纲大纲”工

6、具栏中的工具栏中的 创建子文档按创建子文档按钮，创建子文钮，创建子文 档。档。 步骤步骤4:重复操作重复操作(3) “保存保存”钮（结果如下图）钮（结果如下图）2022-6-23大学计算机二大学计算机二102.3 重命名子文档重命名子文档 在创建子文档时，在创建子文档时，Word 2000 会自动为子文档命会自动为子文档命名。此外当把已有的文档作为子文档插入到主控文档中名。此外当把已有的文档作为子文档插入到主控文档中时，该子文档用的名字就是文档原来的名字。时，该子文档用的名字就是文档原来的名字。步骤步骤1：打开主文档，并切换到大纲视图。：打开主文档，并切换到大纲视图。步骤步骤2：单击：单击 “

7、折叠子文档折叠子文档”按钮折叠子文档。按钮折叠子文档。步骤步骤3：Ctrl+单击要重新命名的子文档的超级链接，打单击要重新命名的子文档的超级链接，打开子文档。开子文档。步骤步骤4：单击：单击“文件文件”菜单中的菜单中的“另存为另存为” 命令命令选择选择保存的目录，输入子文档的新文件名保存的目录，输入子文档的新文件名 “保存保存” 钮。钮。2022-6-23大学计算机二大学计算机二112.4 在主控文档中添加子文档在主控文档中添加子文档 在主控文档中，可以插入一个已有文档作为主在主控文档中，可以插入一个已有文档作为主控文档的子文档。控文档的子文档。步骤步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图：打开

8、主控文档，并切换到大纲视图 “大纲大纲”工具栏上的工具栏上的 “展展 开子文档开子文档”钮，以激活钮，以激活 “插插入子文档入子文档”钮。钮。步骤步骤2： 将光标定位在添加已有文档的地方将光标定位在添加已有文档的地方 单击单击“大纲大纲”工具栏中的工具栏中的 “插入子文档插入子文档”钮钮“插入插入子文档子文档”对话框。对话框。步骤步骤3：“查找范围查找范围”框的文件列表中框的文件列表中 找到所要添找到所要添加的文件加的文件“打开打开”钮。钮。2022-6-23大学计算机二大学计算机二122.5 编辑单个子文档编辑单个子文档 步骤步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图：打开主控文档，并切换到大纲

9、视图单击单击 “大纲大纲”工具栏上的工具栏上的 “主控文档视图主控文档视图”钮；钮；步骤步骤2： 将光标定位到要进行编辑的子文档将光标定位到要进行编辑的子文档前面的前面的 按钮上按钮上双击双击打开这个子文档。打开这个子文档。步骤步骤3：编辑完毕：编辑完毕“文件文件”菜单菜单 “关闭关闭”命令。命令。2022-6-23大学计算机二大学计算机二132.6 拆分子文档拆分子文档 将子文档拆分为两个子文档，子文档的文件名将子文档拆分为两个子文档，子文档的文件名由由Word 自动生成。用户如果没有为拆分的子文档自动生成。用户如果没有为拆分的子文档设置标题，可以在拆分后再设定新标题。设置标题，可以在拆分后

10、再设定新标题。步骤步骤1：在主控文档中展开子文档；：在主控文档中展开子文档；步骤步骤2：在要拆分的子文档中选定要拆分出去的文：在要拆分的子文档中选定要拆分出去的文档，也可以为其创建一个标题后再选定；档，也可以为其创建一个标题后再选定；步骤步骤3：单击：单击“大纲大纲”工具栏中的工具栏中的 “拆分子文档拆分子文档”按钮。按钮。2022-6-23大学计算机二大学计算机二142.7 合并子文档合并子文档 合并子文档是将几个子文档合并为一个子文档。合并子文档是将几个子文档合并为一个子文档。步骤步骤1：在主控文档中，移动子文档将要合并的子文：在主控文档中，移动子文档将要合并的子文档两两相邻；档两两相邻；

11、步骤步骤2：选定第一个要合并的子文档。：选定第一个要合并的子文档。步骤步骤3：按住：按住Shift 键不放，单击下一个子文档图标，键不放，单击下一个子文档图标，选定所有要合并的子文档。选定所有要合并的子文档。步骤步骤4：单击：单击“大纲大纲”工具栏中的工具栏中的 “合并子文档合并子文档”按钮。按钮。（在保存主文档时，合并后的子文档将以第（在保存主文档时，合并后的子文档将以第一个子文档的文件名保存。）一个子文档的文件名保存。） 2022-6-23大学计算机二大学计算机二152.8 删除一个子文档删除一个子文档 步骤步骤1：打开主控文档，并切换到大纲视图：打开主控文档，并切换到大纲视图单击单击 “

12、大纲大纲”工具栏上的工具栏上的 “主控文档视图主控文档视图”钮；钮； 步骤步骤2：展开所有的子文档：展开所有的子文档 单击要删除的子文档单击要删除的子文档按钮；按钮；步骤步骤3：单击：单击“大纲大纲”工具栏中的工具栏中的 “删除子文档删除子文档”按钮。按钮。（文档内容被复制到主控该当中，如果想彻（文档内容被复制到主控该当中，如果想彻底删掉，应该选中后按底删掉，应该选中后按Delete钮）钮） 2022-6-23大学计算机二大学计算机二16三、使用交叉引用三、使用交叉引用 建立交叉引用实际上是在要插入引用内建立交叉引用实际上是在要插入引用内容的地方建立一个域，由于可以在多个不同的容的地方建立一个

13、域，由于可以在多个不同的位置使用同一个引用源的内容，所以称为交叉位置使用同一个引用源的内容，所以称为交叉引用，当引用源发生变化时，交叉引用的域将引用，当引用源发生变化时，交叉引用的域将自动更新。自动更新。 交叉引用只能在同一个文档内或同一个交叉引用只能在同一个文档内或同一个主控的子文档之间使用，并且只能引用还有编主控的子文档之间使用，并且只能引用还有编号的项。号的项。2022-6-23大学计算机二大学计算机二17建立交叉操作步骤建立交叉操作步骤步骤步骤1：光标定位于目标点：光标定位于目标点“插入插入”菜单菜单 “引用引用”命令命令“交叉引用交叉引用”命令命令打开打开“交叉引用交叉引用”对话框；

14、对话框；步骤步骤2：引用类型：引用类型 引用内容引用内容步骤步骤3：“插入插入”钮钮“关闭关闭”钮钮 注意：选中全文，然后按注意：选中全文，然后按F9，就可更新全文的交叉引用域。，就可更新全文的交叉引用域。单击某个交叉引用时，直接跳转到文档的引用项位置2022-6-23大学计算机二大学计算机二18四、标记和提取索引四、标记和提取索引 建立索引，实际上就是根据某种需要，建立索引，实际上就是根据某种需要，将文档中的一些单词、词组或短语单独列出将文档中的一些单词、词组或短语单独列出来，并表明它们的页码，有助于方便、快捷来，并表明它们的页码，有助于方便、快捷查阅相关内容。查阅相关内容。 索引项包含各章

15、的主题、文档中的标题索引项包含各章的主题、文档中的标题或子标题、专用术语、缩写和简称、同义词或子标题、专用术语、缩写和简称、同义词等。等。2022-6-23大学计算机二大学计算机二194.1 标记和编辑索引项标记和编辑索引项1、标记索引项、标记索引项 选中要标记的文本选中要标记的文本 “插入插入”菜单菜单 “引用引用”命令命令“索引和目录索引和目录”命令命令打开打开“索引和目录索引和目录”对对话框话框 “索引索引”选项卡选项卡 “标记索引项标记索引项”钮；钮；该索引与另一索引项有关，在文本框中输入提示文字和交叉引用对象与该索引项有关的内容不存在于该索引所在页，而是跨越若干页。索引项文本多次出现

16、，全部设为标记，按此钮2022-6-23大学计算机二大学计算机二204.1 标记和编辑索引项标记和编辑索引项2、自动标记索引项、自动标记索引项步骤步骤1：新建一个：新建一个WORD文档文档在文档中新建一在文档中新建一个二列的表格；个二列的表格；步骤步骤2：在表格第一列输入索引项文字（必须与文：在表格第一列输入索引项文字（必须与文档中的内容完成一样）档中的内容完成一样） 在表格第二列输入索引项在表格第二列输入索引项保存文件（保存文件（.DOC ） ；步骤步骤3：要加入索引项的文本中：要加入索引项的文本中 “插入插入”菜单菜单 “引用引用”命令命令“索引和目录索引和目录”命令命令打开打开“索引和索

17、引和目录目录”对话框对话框 “索引索引”选项卡选项卡“自动标记自动标记”钮钮 ；步骤步骤4：选择并打开：选择并打开“索引自动标记文件索引自动标记文件”列表框。列表框。2022-6-23大学计算机二大学计算机二214.1 标记和编辑索引项标记和编辑索引项3、删除与修改索引项、删除与修改索引项删除：选中整个删除：选中整个XE（索引域）（索引域） Delete；修改：更改修改：更改XE（索引域索引域）域的文字即可。）域的文字即可。索引自动标记文件列表索引自动标记文件列表插入插入“自动标记索引项自动标记索引项”结果结果2022-6-23大学计算机二大学计算机二224.2 编制索引目录编制索引目录1、编

18、制索引项、编制索引项 光标置于目标位置（通常文档末尾）光标置于目标位置（通常文档末尾） “插插入入”菜单菜单 “引用引用”命令命令“索引和目录索引和目录”命令命令 “索引索引”选项卡选项卡指定索引格式2022-6-23大学计算机二大学计算机二23编制索引项结果如图：编制索引项结果如图：2022-6-23大学计算机二大学计算机二244.2 编制索引目录编制索引目录2、更新索引、更新索引 光标置于索引的任意位置光标置于索引的任意位置右击右击 “更新域更新域”命令（或直接按命令（或直接按F9）2022-6-23大学计算机二大学计算机二25五、编制目录五、编制目录 目录的作用是列出文档中各级标题以及目录的作用是列出文档中各级标题以及每个标题所在的页码。每个标题所在的页码。 一般情况下，所有正式的印刷出版物的一般情况下，所有正式的印刷出版物的书刊都有一个目录，目录中包含书刊的章、书刊都有一个目录，目录中包含书刊的章、节名及各章节的页码位置等信息。节名及各章节的页码位置等信息。 当在文档中插入了图片、公式等项目后，当在文档中插入了图片、公式等项目后，同样可以为这些项目编制图表目录，以利于同样可以为这些项目编制图表目录，以利于迅速方便地查找到某个图或公式所在的位置。迅速方便地查找到某个图或公式所在的位置。2022-6-23大学计算机二大学计算机二265.