第二节 秘书日常工作之邮件收发

1、办公室日常事务办公室日常事务第二节第二节 邮件收发邮件收发办公室的邮件类型办公室的邮件类型 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人邮政邮件邮政邮件电子邮件电子邮件混合信函混合信函邮件的接收邮件的阅办邮件的分类邮件的拆封邮件的登记邮件的分送会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 邮件的收取邮件的收取 一、定时，专用包一、定时，专用包 二、核对清楚二、核对清楚 三、主动问询三、主动问询邮件分类的原则邮件分类的原则 私人邮件与公务邮件分开；私人邮件与公务邮件分开； 重要邮件和普通邮件分开；重要邮件和普通邮件分开； 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人相关链接相关链接 邮政业

2、务知识邮政业务知识 一、信函交寄的范围有哪些？一、信函交寄的范围有哪些？ 信函适用于交寄书面通信、各种公文、信函适用于交寄书面通信、各种公文、印有印有“内部内部”字样的书籍、报纸、期刊、字样的书籍、报纸、期刊、教材和各种资料；各种业务性书面材料，教材和各种资料；各种业务性书面材料，如稿件、提货单、请柬、征订单、协议、如稿件、提货单、请柬、征订单、协议、票据、入场券、邮票、照片、报表；各种票据、入场券、邮票、照片、报表；各种证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。证件，如户口迁移证、户口本、团员证等。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 二、如何交寄印刷品？二、如何交寄印刷品？ 印刷品交

3、寄时，内部不可夹带信函和现金印刷品交寄时，内部不可夹带信函和现金及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内及其他物品，邮寄时交邮局工作人员验视内件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信件后再进行封装、交寄，不要投入邮筒或信箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮箱，投入邮筒或信箱的按信函处理。挂号邮寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号寄时，除按重量交付邮费外，还要交付挂号费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。费，邮局收寄后出给收据，妥善保存备查。 三、什么是保价信函？三、什么是保价信函？ 保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价保价信函是用户邮寄较贵重的物品和有价证券时，可申报与内件价值一致的保价金额。

4、邮证券时，可申报与内件价值一致的保价金额。邮局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价局按特定手续进行收寄处理，并按规定收取保价费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁费，在运递过程中如因邮局责任发生丢失、损毁和短少时，邮局按其保价金额，予以赔偿。和短少时，邮局按其保价金额，予以赔偿。 保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为保价信函准寄各种有价证券和寄件人认为重要的文件，如储蓄单、存折、支票、贵重集邮重要的文件，如储蓄单、存折、支票、贵重集邮品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准品、国库券、提货单、证据等。保价印刷品的准寄范围与印刷品相同。国内保价信函的保价金额，寄范围与印刷品相同。国内保

5、价信函的保价金额，每件最高以人民币每件最高以人民币50，000元为限，国际保价函元为限，国际保价函件的保价金额最高不得超过人民币件的保价金额最高不得超过人民币10000元。元。 相关链接相关链接 四、什么是特快专递？四、什么是特快专递？ 特快专递是一项快速的邮件投递业务，特快专递是一项快速的邮件投递业务，它以高速度、高质量为用户传递国际、国它以高速度、高质量为用户传递国际、国内的紧急信函、文件资料、金融票据、商内的紧急信函、文件资料、金融票据、商品货样等各类文件资料和物品。按服务方品货样等各类文件资料和物品。按服务方式区分，可将特快专递分为式区分，可将特快专递分为定时服务和特定时服务和特需服务

6、需服务两种，按邮件内件性质可将特快专两种，按邮件内件性质可将特快专递区分为递区分为信函类、文件资料类和物品类信函类、文件资料类和物品类等等三种。三种。 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 五、如何封装包裹？五、如何封装包裹？ 用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻用户交寄包裹时，应按照所寄物品的性质、大小、轻重、寄递路程远近和运输情况，选用重、寄递路程远近和运输情况，选用 适当包装材料妥为适当包装材料妥为包装。包装。 脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出脆弱易碎物品，内件与箱板之间要留出2厘米的空厘米的空间，用柔软物料充分填塞。箱内物品不止一件时，还要分间，用柔软物料充分填塞

7、。箱内物品不止一件时，还要分别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流别用瓦楞纸、海绵等物包扎，防止运输途中碰撞损坏。流质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内，质及易溶物品，要先装入完全密封的容器内，再装入箱内，按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易受潮的物品及按上述方法填充箱内。对油腻、腥味、容易受潮的物品及有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运有色的干粉末，应使用不透油的包皮套封后再装入箱内运递。递。 对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用对柔软、干燥、耐压、不怕碰撞的物品，可以用布、箱包装。布、箱包装。 贵重物品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝贵重物

8、品，例如，手表、相机、金银物品、珠宝等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空等要装入坚固耐压的纸质或金属箱匣或者木箱内，箱内空隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包隙的地方用柔软物料妥为填塞，箱外再用坚韧的纸或布包装。装。 用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄用户交寄包裹时，邮局工作人员要验视内件，请交寄前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。前准备好包装材料，待工作人员验视后再行包装。邮件的接收会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人邮件拆封邮件拆封拆封的步骤是：拆封的步骤是：（1）仔细开拆）仔细开拆（2）误拆信件后）误拆信件后 （3）核对日期和附件

9、）核对日期和附件 （4）开拆后装订）开拆后装订（5）信封不可丢弃）信封不可丢弃 （6）填写邮件登记单）填写邮件登记单邮件的接收邮件登记表邮件登记表 年月日年月日会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人序号收件时间邮件名称发件人及单位名称邮件种类或主题收件人办理期限备注会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人邮件分送邮件分送1、上司亲收件、上司亲收件2、归部门办理的文件信函、归部门办理的文件信函3、传阅或分送复印件。、传阅或分送复印件。4、私人信件可放入指定信袋或顺便送、私人信件可放入指定信袋或顺便送交交5、报刊杂志则分别上夹或上架。、报刊杂志则分别上夹或上架。6、平整装订以便办毕保

10、管备查。、平整装订以便办毕保管备查。 邮件的接收顺序传阅人签名简单意见日期会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 传阅顺序单传阅顺序单 邮件转送单邮件转送单日期： 年 月 日 时 分致：发自： 供您参阅： 供您参阅： 阅后 阅后 阅后 阅后意见：备注： 可用不同颜色的文件夹放置不同处理要可用不同颜色的文件夹放置不同处理要求的邮件，如：用求的邮件，如：用红色文件红色文件夹放置优先考虑夹放置优先考虑的信函，用的信函，用黄色文件夹黄色文件夹放置例行性备忘录，放置例行性备忘录，用用蓝色文件夹蓝色文件夹放置特殊信函，用放置特殊信函，用绿色文件绿色文件夹夹放置私人事务信函。放置私人事务信函。呈送前

11、可以使用带颜色的笔在信件上标呈送前可以使用带颜色的笔在信件上标出重要的词句，但出重要的词句，但最好使用最好使用黄色黄色的笔的笔。 会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人邮件的接收邮件的阅办邮件的阅办向领导呈交邮件时应注意：向领导呈交邮件时应注意： 1、主上次下、主上次下 2、辅助阅信、辅助阅信 （1）辅助）辅助“阅阅” （2）辅助）辅助“办办” 领导外出时邮件的处理办法领导外出时邮件的处理办法 1、主动请示、主动请示 2、收好邮件，去电告知、收好邮件，去电告知 3、转寄邮件复印件、转寄邮件复印件 （保密、私人邮（保密、私人邮件除外）件除外） 4、授权邮件的处理、授权邮件的处理 5、邮件

12、积压要分类、邮件积压要分类 邮件摘要表邮件摘要表序号收发时间邮件类别来件人及单位邮件内容办理结果办理时间分类 如果某封邮件是以不同于普通邮件的方法邮如果某封邮件是以不同于普通邮件的方法邮寄的，应该在这封邮件的信封上予以注明，寄的，应该在这封邮件的信封上予以注明，有两种类型：有两种类型：一是邮件性质标记：如一是邮件性质标记：如“私人私人(PERSONAL)”、“保密保密(CONFIDENTIAL)”，全用大写字母构成，全用大写字母构成的特别邮件号。的特别邮件号。二是邮寄方式标记：如二是邮寄方式标记：如“特快专递特快专递(SPECIAL DELIVERY)”、“挂号信挂号信”等。等。会说会说 会写

13、会写 会做事会做事 会做人会做人邮件的寄发邮件的签发邮件的查核邮件的封装、登记选择寄发方式会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人邮件签发邮件签发查核邮件查核邮件会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人邮件的封装和登记邮件的封装和登记 1、折叠信纸、折叠信纸2、放好附件、放好附件3、胶水、胶水 4、登记重要邮件、登记重要邮件会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 选择寄发方式选择寄发方式 平信：平信： 明信片：明信片： 印刷品：印刷品： 挂号信：挂号信： 包裹：包裹： 特快专递：定时服务，特需服务特快专递：定时服务，特需服务 电子邮件、传真、电传、电报：电子邮件、传真、电传

14、、电报：注意：注意：根据信件内容的重要性及时效性选根据信件内容的重要性及时效性选择妥当的传递方式。择妥当的传递方式。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 1、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收、要熟悉本公司报刊、邮件、函电收发制度；发制度；2、要了解各种邮政业务、要了解各种邮政业务3、领导外出不在公司、领导外出不在公司会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人实践训练（一）课堂讨论（一）课堂讨论1、除了邮件封皮上注明的、除了邮件封皮上注明的“机要机要”、“急件急件”外，外，还可以根据什么标记判断所收进的邮件是重要或还可以根据什么标记判断所收进的邮件是重要或紧急的？紧急的？2、拆封邮件

15、要注意什么？、拆封邮件要注意什么？3、向领导呈送邮件时要注意什么？、向领导呈送邮件时要注意什么？4、邮件的寄发方式有哪些？、邮件的寄发方式有哪些？5、领导不在公司，秘书如何处理邮件？、领导不在公司，秘书如何处理邮件？会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 情景案例 宏利公司秘书贾珊的邮件收发处理工作很多：宏利公司秘书贾珊的邮件收发处理工作很多：1、处理发给总经理的函件，封面上有、处理发给总经理的函件，封面上有“急件急件”字样；字样；2、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方；给对方；3、处理寄给人事部刘部长的包裹；、处理寄给人事部刘

16、部长的包裹；4、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总、处理市商业局发来的一份政策性文件，上面有总经理的批办意见：经理的批办意见：“交各部门负责人传阅交各部门负责人传阅”；5、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要、正在外地参加某商品交易会的副总打来电话，要求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去；求贾珊立即寄送本公司的一个商品的样本过去；6、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报、处理一批收到的商业信函、若干封私人信件和报刊、小册子等印刷材料；刊、小册子等印刷材料；7、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公、三个客户的邮件需要在四小时内回复，江苏分公司催要广告宣传单等文字材料

17、。司催要广告宣传单等文字材料。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人项目任务项目任务如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如如果你是宏利公司的秘书贾珊，你将如何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮何按照正常的程序和规范的要求处理今天邮件的收发工作而不致于影响其他工作？件的收发工作而不致于影响其他工作？会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人任务分析 首先首先，要区别收发件的轻重缓急。，要区别收发件的轻重缓急。应应该要重点处理有时间要求的函件，该要重点处理有时间要求的函件，如寄给总经理的急件、公司副总催如寄给总经理的急件、公司副总催要的商品样本、客户需要及时回复要的商品样本、客户需要及时

18、回复的电子邮件以及江苏分公司催要的的电子邮件以及江苏分公司催要的材料。在这些收发件中又要根据函材料。在这些收发件中又要根据函件的重要程度作出优先与否的不同件的重要程度作出优先与否的不同处理。处理。会说会说 会写会写 会做事会做事 会做人会做人 其次其次，要注意公私函件的不同处理。，要注意公私函件的不同处理。收收到的到的公函公函，如果没有时间上的要求，可，如果没有时间上的要求，可按正常的程序和规范来处理，该登记的按正常的程序和规范来处理，该登记的要登记，送达的部门和人员要确定，如要登记，送达的部门和人员要确定，如有传阅要求，按传阅的程序来办，寄发有传阅要求，按传阅的程序来办，寄发的公函，一定要选择合适的寄发方式；的公函，一定要选择合适的寄发方式；对于对于私人函件私人函件，最好在公司的合适位置，最好在公