文件和知识管理过程内部审核检查表（过程方法CCAPD）

1、 第 6 页 共 6 页SIPOC过程模型应用Process过程名称【用于过程监视和测量绩效的控制和检查点(Activities增值活动)】：文件和知识管理一、过程流程（一）、文件和记录管理1、文件编制及修订，审核2、文件批准3、文件编号4、文件发放5、文件回收6、文件销毁/作废7、文件归档8、文件更改申请9、文件更改审批10、更改单发放11、划改或换页12、外来文件管理13、按记录控制程序对记录进行作业和管理14、资料归档（二）、知识管理1、知识管理策划2、有关知识方面的信息收集3、知识识别/登记4、知识评审5、建立知识管理总清单6、知识管理清单下发7、建立部门知识管理汇总清单一览表8、知识

2、应用/更新9、记录归档二、过程主要风险1、各部门文件管理人员对文件的作用和功能认识不足。使用什么方式进行？(材料/设备/装置)1、E-MAIL、电话、传真、网络；2、办公设备；3、纸张/电子媒体等；4、计算机/电脑；5、内部网络；6、放置区域；7、资料柜；8、文件柜；9、文件受控印章等。由谁进行？(能力/技能/知识/培训)1、过程责任者：人事部/部门经理；2、过程协助者：总经理、分管副总经理、销售部、研发部、生产部、质保部、财务部、采购部、工程部、物流部、项目部等。如何做？(作业指导书/方法/程序/技术)1.文件控制程序；2.记录控制程序；3.知识管理程序；4.技术文件和资料管理办法；5.外来

3、文件管理办法；6.知识产权管理办法；7.知识管理操作办法；使用的关键准则是什么？(测量/评估)1.文件管理失误频次。Supplier供方(输入源)Inputs输入(要求是什么？)内部供方COP1产品和服务要求（销售部）与顾客签订的合同/订单/协议、相关法律法规对文件的要求和需求。SP1经营管理（财务部）公司短期/中长期经营计划（如：销售计划、新产品开发计划、RAMS/LCC&质量/安全目标、工作绩效/业绩、企业文化等）对文件管理的要求。COP5顾客服务（质保部）顾客反馈的信息（包括：顾客抱怨/投诉/退货/索赔；顾客满意度调查等）中对文件的要求和需求；COP2产品和过程设计和开发（研发部

4、）为满足公司和顾客要求，在产品设计和开发过程中对文件的要求和需求。COP3产品生产（生产部）为满足公司和顾客要求，在生产计划和生产管理过程中对文件的要求和需求。MP3内部审核管理（质保部）为实现内部审核管理过程及其产品满足公司和顾客要求对文件的要求和需求；MP4管理评审（质保部）为实现管理评审过程满足公司和质量管理体系要求对文件的要求和需求；Outputs输出(将要交付的是什么？)Customer顾客(输出接收方)1、经审核和批准的文件等级结构和分类；所有过程（所有部门）内部顾客2、经制定、评审/审查、批准且盖章受控的最新有效文件；3、所有文件的：编制、审核、批准权限，标识，有效版本，发行，回

5、收，使用，更改和现行修订状态，保存，维护和保护，销毁，处置和归档等均得到有效控制和管理。4、文件和知识管理过程中产生的不合格事项按纠正和预防措施控制程序进行改进和有效的的纠正和预防措施；MP5改进管理（各部门）5、与文件和知识管理有关的形成文件的信息。文件发放记录表；受控文件清单；文件领用审批表；文件销毁申请表；文件作废留存登记表；文件更改申请单；体系文件更改记录表；外来文件受控清单。SP4文件和知识管理（人事部）文件和知识管理过程绩效趋势分析结果。MP2监视、测量、分析和评价（人事部）IATF16949质量管理体系内部审核检查表审核日期：被审核过程名称SP4文件和知识管理过程拥有者崔金陵过程

6、责任部门质保部审核员陪同人员审核日期该过程与IATF 16949体系标准有关的条款/要求标准主要条款/要求：7.1.6/7.5/7.5.1/7.5.1.1/7.5.2/7.5.3/7.5.3.1/7.5.3.2/7.5.3.2.1/7.5.3.2.2/顾客特殊要求（CSR）。所涉及到的相关标准条款/要求：4.1/4.2/4.3/4.3.2/CSR/4.4.1/4.4.1a-b-c-d-e-f-g-h/4.4.1.1/4.4.1.2/4.4.2a-b/5.1.1.2/5.1.1.3/5.3/5.3.1/6.1/6.1.1/6.1.2/6.1.2.1/6.1.2.2/6.1.2.3/6.2/6.2

7、.1/6.2.2/6.2.2.1/6.3/7.1.1/7.1.2/7.1.3/7.1.3.1/7.1.4/7.1.4.1/7.1.5/7.1.5.1/7.1.5.1.1/7.1.5.2/7.1.5.2.1/7.1.5.3/7.1.5.3.1/7.1.5.3.2/7.2/7.2.1/7.2.2/7.4/8.1/8.1.1/8.5/8.5.1/9.1/9.1.1/9.1.3/9.1.3.1/9.3.2.1b-c/10.1/10.2/10.2.1/10.2.2/10.3/10.3.1。审核途径检查内容条款及确认审核状况说明(审核发现)评价结果不符合项编号C沟通（与过程责任人沟通）1、此过程的主要活动

8、步骤是什么？4.4.1b2、此过程目的是什么？4.4.13、此过程的预期输出是什么？并作为哪些过程的输入？4.4.1a4、此过程的输入是什么？来自哪些过程的输出？4.1/4.2/4.3/4.4.1a5、有哪些文件（程序）支持此过程的有效运行与控制？4.4.1.c/4.4.2a&b6、此过程有哪些主要人员来实施？4.4.1e/5.1.1.3/7.1.27、其工作的职责与权限，能力标准是否被定义？5.3/5.3.18、如何确定人员所需的能力，包括哪些方面？7.2/7.2.1/7.2.29、为确保此过程有效运行需要哪些资源（包括硬件与软件，安全）？4.4.1d/7.1.1/7.1.310、顾

9、客有无特殊要求/法律法规的要求？如有，则如何把适用的要求展开到此过程中以实施和控制？4.3.2/4.4.1.1/4.4.1.2/8.2.2.1/8.4.2.2/8.6.5/CSR11、此过程有哪些关键绩效指标？4.4.1c12、如何识别和确定这些关键绩效指标？ 6.2/6.2.1/6.2.2/6.2.2.1/9.1.113、其中有哪些关键绩效指标影响到顾客（外部顾客）？5.1.1.2/9.3.2.1b14、哪些关键绩效指标影响到公司的经营计划的实现（内部顾客）？5.1.1.2/9.3.2.1c15、是否按照6.1的要求对该过程进行了风险和机遇分析，并对分析出的主要风险采取了相应的措施及对机遇进

10、行了评价？4.4.1f/6.1/6.1.1/6.1.2/6.1.2.1/6.1.2.2/6.1.2.316、是否对该过程的运行情况进行了评价，该过程是否有进行了相应的变更，以确保实现这些过程的预期结果？4.4.1g/6.3/8.5.6/8.5.6.1/8.5.6.1.1C检查（该过程的关键绩效指标完成情况）1、有无建立相关的关键绩效指标监控机制？6.2/6.2.1/6.2.2/9.1/9.1.12、哪些是过程运行的有效性指标？哪些是过程运行的效率指标？如何在内部沟通与明确？5.1.1.2/9.3.2.1b&c/7.43、本年度对这些确定的过程关键绩效指标的目标是什么？及如何确定目标？9

11、.1/9.1.1/9.1.34、有无与目标值相比，并做趋势分析？9.1.3/9.1.3.15、有哪几个月的绩效没有达成目标？绩效趋势的变化如何？趋势上显示哪些不稳定？哪些显示稳定？9.1.3/9.1.3.1A措施（对于没有达成目标或不稳定的绩效指标采取了何种纠正预防措施和持续改进？）1、没有达到目标的，采取了哪些纠正/纠正措施？10/10.1/10.2/10.2.1/10.2.22、对于不稳定的趋势，如何让它变成稳定而采取了哪些改进措施（预防措施）？6.1/6.1.1/6.1.2/6.1.2.1/6.1.2.23、趋势稳定后，如何考虑做持续改进？10.1/10.34、目前有无持续改进的项目及进

12、展如何？10.3.15、有无对顾客有重大影响的事件？有无再发生？8.2.1/10.2.3/10.2.4/10.2.5/10.2.6P策划（为该过程重新策划或修改了哪些过程中的活动？及相关的程序文件/指导文件？）1、对于上述已识别出没有达成目标的区域，如何识别其发生的根本原因分析？10.2/10.2.1/10.2.22、有无针对根本原因是否采取了系统性的纠正措施？10.2.33、这些纠正措施是否新建、修改/更新或补充了哪些过程的程序文件/指导文件？7.5.24、同时修改了哪些相关的技术文件（如控制计划，FMEA）？7.5.3.2.25、修改的文件目前的版本与实施日期？7.5.3/7.5.3.1/

13、7.5.3.2/7.5.3.2.1D实施（审核现场的抽样，按乌龟图中的内容，及相关的程序文件，来验证是否符合策划的要求与标准要求？）用什么？7谁做？6活动步骤 1输入3输出 2怎么做？5绩效测量？4一、文件和知识管理过程1、文件编制及修订，审核2、文件批准3、文件编号4、文件发放5、文件回收6、文件销毁/作废7、文件归档8、文件更改申请9、文件更改审批10、更改单发放11、划改或换页12、外来文件管理13、资料归档二、记录管理活动1、确定记录范围7.5.3.2.12、记录样式的编制、审批、发放、更改，批准3、记录填写4、记录的收集、归档5、记录的查阅6、记录的标识、贮存、保护7、记录的保存期8、记录的销毁/处理三、知识管理活动1、知识管理策划7.1.62、有关知识方面的信息收集3、知识识别4、知识登记5、知