第8章_会计软件的操作与使用

1、会计软件的基本操作流程、基础数据准备和系统初始化、日常账务处理、系统管理及维护、会计报表编制方法第八章 会计软件的操作与使用会计软件功能系统环境设置及账套参数设置、操作员及操作权限设置、初始业务处理、日常业务处理、期末处理、系统维护等功能模块组成。第一节 会计软件功能1系统运行环境及账套设置账套号、账套的名称、单位全称及简称、会计制度类型、行业类型、会计主管、会计期间范围、启用会计期间、编码设置。2操作员及操作权限设置软件的操作员或用户及其操作权限、会计电算化岗位或业务小组的设置3初始业务处理初始业务处理就是进行基础档案设置及初始数据录入4日常业务处理日常业务处理包括原始单据处理、汇总表查询打

2、印、账表查询打印5.期末处理期末处理一般由期末计算、期末自定义凭证生成、期末结账等功能组成。其中最主要的功能是期末结账。期末结账，一个会计期间只能进行一次。6.系统维护及管理系统管理有操作权限修改、操作日志、账套输出、账套引入、年度数据的输出、年度数据的引入等功能。一、会计软件基本功能账务处理子系统是财务软件的核心系统。账务处理系统既可以独立运行，也可以与其他系统集成应用。其主要功能包括：初始设置、凭证处理、辅助核算、账簿查询、期末处理等。二、账务处理和报表子系统基本功能1账务处理子系统设置会计科目、设置凭证类型、设置币种汇率、设置结算方式、设置辅助核算档案、输入期初数据(1)初始设置凭证的录

3、入、复核、记账、查询、打印及常用凭证定义。通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性，提供支票控制、外币折算误差控制等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。(2)凭证处理提供科目的辅助核算功能，主要包括部门核算、项目核算、外币核算、数量核算、银行账和日记账辅助核算等。(3)辅助核算提供分类账(总账、明细账、日记账)、科目余额表、科目汇总表、凭证汇总表及辅助账表的查询等(5)期末处理自定义转账、试算平衡、对账、结账(4)账簿查询功能包括：文件管理、格式设计、公式定义、数据处理、报表输出等功能。2会计报表子系统从功能上看，账务处理系统的主要任务就是“制单和记账”。只要能够完成凭证处理和记账功能的系统都

4、可以称为账务处理系统。账务处理系统除了具有凭证处理和记账外，还能完成银行对账、部门核算管理、项目核算管理和预算管理等辅助功能。账务处理系统中的“制单”是指会计凭证的输入、修改及复核“记账”是指将已复核的会计凭证登记明细账、日记账和总账等账簿。第二节 账务处理系统及处理流程一、账务处理系统概述系统初始化、凭证的处理、出纳管理、账簿的处理、期末结账等基本功能以及数量核算、外币核算、部门核算、项目管理、预算管理等辅助功能。系统初始化系统初始化通过系统初始化来完成用户自由定义科目代码长度、科目级次，增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目，定义凭证类型、常用摘要、常用凭证及定义会计期间等设置功能。典

5、型账务处理系统功能凭证处理凭证处理提供了填制各种凭证、凭证的复核及记账的功能，同时可以设置常用摘要、常用凭证等。出纳管理出纳管理为出纳人员提供一个完整的工作环境，它强化企业对货币资金的控制，可完成库存现金、银行日记账的查询和打印，支票登记簿管理，银行对账等功能。凭证处理/出纳管理账簿处理账簿处理提供了日记账、总账、余额表、明细账、多栏账、记账凭证、凭证汇总表、日报表等账簿的查询及打印等功能。期末结账期末结账自动完成月末分摊、计提、转账、并进行试算平衡、结账等操作。账簿处理/期末结账部门核算部门核算提供部门名称对照表的定义，进行部门收支分析，从而产生部门收入，费用明细账。项目管理项目管理该功能以

6、项目为中心为使用者提供各项目的成本，费用，收入，往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告部门核算/项目管理手工账务核算形式，主要有记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账凭证核算形式，其中记账凭证核算形式是最基本的核算形式，科目汇总表核算形式是最常用的核算形式，它的特点是根据各种记账凭证定期(三、五、十天)编制科目汇总表(按科目分类发生额)，再根据科目汇总表登记总账。二、手工账务处理的流程1、设置账户2、整理原始凭证3、根据原始单据(凭证)编制原始凭证汇总表(科目汇总表核算形式)或根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证4、复核记账凭证或原始凭证汇总表5、根据收款、付款凭证登记现金、银行

7、存款日记账6、根据记账凭证和参考原始凭证(汇总表)登记各种明细账7、根据记账凭证逐笔登记总账8、会计期间期末，将现金、银行日记账与总账和明细账进行核对9、会计期间期末，根据总账编制会计报表手工账务处理处理流程会计电算化条件下，结合计算机的特点，以科目汇总表账务处理流程为主要核算形式，采用一种全新的核算处理流程。三、会计电算化条件下账务处理流程1数据处理的起点发生了变化2没有账账核对的必要3记账的含义不尽相同4账表的存在形式发生了变化5实现电算化后，大部分工作由计算机完成6资料的积累和查询更为方便四、账务的处理流程的特点账务处理系统在正式应用前，还需作一些准备工作，主要包括准备基础会计资料、准备

8、软件应用环境、进行电算化上岗培训等。五、账务处理系统应用前的准备工作(1)确定会计电算化岗位及其岗位的具体操作任务 (2)整理手工会计科目及科目性质 (3)整理建立账户所在会计月份的期初余额及累计发生额 (4)其它辅助会计资料其它辅助会计资料有应用单位的名称全称及简称、使用的会计制度类型、会计主管名称、会计期间范围、各种凭证单据类型、往来单位的清单、部门清单、人员清单、等辅助资料。1会计资料的准备(1)网络服务器及网络操作系统(2)服务器端(Server)网络数据库(3)工作站操作系统及客户端(Client)2.准备软件应用环境(1)鼠标器：单击、双击、拖动、指向(2)会计软件控件中光标移动键

9、 (上箭头) (下箭头) (左箭头) (右箭头) PageUp、PageDown、Home、End、Tab、Enter、Esc(3)常用命令按钮(4)文本输入框(5)列表框(6)下拉列表框(7)单选按钮(8)复选框六、会计软件的基本操作方法1基本操作方法第一种方法是用键盘输入功能上的快捷键，用Alt+。第二种方法是使用“Tab”键切换光标位置到选择的功能按钮上，然后按空格键或按回车键选择第三种方法，也是最好的办法是使用鼠标器左键单击功能按钮。2会计软件中功能命令按钮使用方法手工方式下，进行会计业务处理前，须对记账方法、凭证分类、记账程序、会计期间、记账汇率等进行确定，并设立各种账簿，会计电算化

10、后，将其称为“建账及系统设置”，或简称为“系统初始化”。初始建账及系统设置功能初始建账及系统设置功能账套设置、操作人员及权限设置、凭证类型设置、会计科目设置、往来单位(客户)设置、原币及汇率设置。职员设置、其它辅助核算设置等。第三节 建账及系统设置会计软件允许用一套软件同时为多个核算单位记账。由于一个核算单位可有一套独立的账簿体系，因此一个核算单位也称一个账套。设置账套也就是设置不同的独立核算单位的核算账套。建立账套时，根据提示，输入新增核算单位的账套号、名称、简称、会计制度、所属行业、科目代码长度、科目级次、启用日期、本位币、会计期间和所需要的其它信息。一、核算单位账套设置建立账套的会计软件

11、，一般都有一个默认的操作用户，如“系统主管”、“System”、“Admin”等，它使用户第一次进入账套可以正常地进入软件。二、操作员及权限设置为便于管理或登账，一般对记账凭证进行分类编制。如记账凭证类别，收款、付款、转账或现金、银行、转账类别，现收、现付、银收、银付、转账五种类别。三、设置凭证类型手工系统下，账簿有现金日记账、银行日记账、数量账、外币账、三栏账、总账等。会计软件中，开始正式使用账务处理系统前，则应需要事先通过“会计科目编辑”功能建立好本单位使用的科目，并明确其账簿格式。四、设置会计科目会计科目的编码、名称、助记码、辅助核算项、科目类别、科目性质、账页格式会计科目代码应与手工会

12、计科目一一对应，会计科目是分级的，分别对应相应的总账科目、明细账科目。科目代码的每一位可以是字母或数字。一级科目具有相同的位数(统一为四位)。每个一级科目下的各级级数和位数不同的软件要求不同，有的可以不同。同时应限定科目的最大级数和每级的最大位数。会计科目属性项目一般账务处理系统有两类分级方法。(1)分隔符动态编码法。会计科目中使用某分隔符表示级数，如使用“-”表示各级科目之间的分隔符。如下科目结构体系：1002银行存款总账科目100201人民币存款第一级明细账10020101中行朝阳分行第二级明细账(2)统一定义科目级别法。在设置核算单位时确定会计科目的级数和每级的长度。例如：会计科目共3级

13、，第1级4位，第二级2位，第三级2位，故科目代码“11110102”中第一级“1111”表示一级科目代码，第二级“01”表示二级科目代码，第三级“02”表示三级科目代码。1会计科目分级方法(1)科目编码科目编码必须唯一，科目编码必须按其级次的先后次序建立。科目编码可以用数字0-9或字符Az大小写字母表示。(2)科目名称科目名称即账户名称。输入时只需输入本级科目名称，而不需输入上级科目名称。科目名称可以是汉字或英文字母，科目名称的字符数量一般不超过30个字符，即15个汉字。(3)助记码助记码是为了方便记忆，对科目另外编制的代码。2科目定义的一些基本概念和要求 (1)科目编码(2)科目名称 (3)

14、助记码(4)科目类别科目类别应在“资产类”、“负债类”、“共同类”、“权益类”、“成本类”、“损益类”六类中选中一类。软件一般会根据科目代码的首位自动设定科目性质，即：“l”表示资产类、“2”负债类、“3”共同类、“4”权益类、“5”成本类、“6”损益类。科目类别与应用单位的行业性质和会计制度有关，应按2007年新会计制度科目类型设置。(4)科目类别(5)辅助核算辅助核算用于说明该科目是否有其它核算要求，账务处理除完成一般的总账、明细账核算外，还提供个人往来核算、单位往来核算、部门核算、项目核算等辅助核算功能供用户选用。辅助核算一般设在末级会计科目上，但为了查询或出账方便，也可以在末级科目和上

15、级科目设辅助核算。(5)辅助核算(6)外币核算外币核算用于设定该科目是否有外币核算，以及相应的外币名称。定义为外币核算属性的会计科目输入相应的外币名称，一个科目可以核算多种外币。(7)数量核算数量核算表示该科目是否进行数量辅助核算。定义为数量核算属性的会计科目必须输入相应的计量单位。(6)外币核算(7)数量核算设置好账务处理系统的会计科目后，就要将手工账搬到计算机方式下账务处理系统中来，首先要做的就是通过“科目期初”录入各会计科目的期初余额。“科目期初”功能用于输入所有明细科目的年初余额和启用会计期间月份前各月的发生额。输入期初余额完毕后，账务处理系统要对输入的借、贷方发生额、年初余额试算平衡

16、。五、录入科目期初余额设置部门主要是指定义核算部门的编码及名称。设置部门初始余额必须在输入科目的年初余额和启用月份前各月的发生额之后，才能将各部门的年初余额和启用月份前各月的发生额装入。六、设置部门编码及期初余额账务处理系统中的个人往来指的是应用单位的内部人员，如果需有个人往来核算，首先就应使用“职员”功能进行职员的初始化工作。七、设置个人往来编码及其期初余额账务处理系统中的往来单位是指的是账务核算中的外部往来单位，在具有往来核算性质及往来类会计科目中使用。八、设置往来单位编码及其期初余额 “原币及汇率设置”是专为外币核算服务的，该功能用于对本账套所使用的外币进行定义。定义时需要输入所有使用外

17、币的代码、名称及记账汇率(1外币折合多少人民币)。九、外币及汇率设置日常凭证处理主要是围绕凭证进行的账务处理工作。它是账务处理系统中使用最频繁的功能模块，它主要包括凭证的录入、修改、打印、查询、复核、记账及汇总等功能。第四节 日常凭证处理正常的日常凭证制作过程是将每个月会计期间的凭证输入到账务处理系统中，通过复核签章记账后，在经过月末结账后，进入下一个会计期间，然后重复进行相同的处理过程。凭证录入后，可以马上进行复核签章记账，也可以在以后进行复核签章记账。一、凭证处理工作流程凭证是指各种用于登记明细账、日记账等账簿的各种记账凭证。在输人凭证前，应将有关会计科目及相应的初始余额已通过“会计科目”

18、和“科目期初”功能存人账务处理系统的数据库中，同时凭证类型应通过“凭证类型”功能已经定义好。二、凭证输入及修改凭证字号是凭证的唯一标识。凭证字号一般由凭证类型和凭证序号两部分组成，同一类型凭证按会计期间从l开始连续编号，不允许重号，亦不允许漏号。(1)凭证字号账务处理系统具有设置凭证“制单序时”功能，可以设置凭证的顺序为凭证号来解决日期问题。(2)凭证日期(3)附件张数指当前输入凭证所附原始凭证张数。(4)摘要账务处理系统中凭证的摘要与手工凭证中的摘要有所差异，它要求每行均有一个摘要，不能省略，不同行摘要可以不相同。(5)会计科目代码凭证输入时，会计科目可以通过输入科目代码或科目助记码表示。(

19、3)附件张数/(4)摘要/(5)会计科目代码(6)借方金额、贷方金额借方金额、贷方金额指借贷方人民币金额。借方金额和贷方金额不能同时有数额，必须有一个为0。当输入的金额为负数时，账务处理系统用红字(红颜色)表示，实际记账时将用负数记入。(7)红字冲销已记账的凭证如果已记账凭证发生错误，需先编一张红字凭证冲销错误凭证，再编一张正确的凭证。(6)借方金额、贷方金额(7)红字冲销已记账的凭证(8)删除凭证只要是未记账的凭证均能删除，已记账凭证是不能删除的。(9)常用凭证设置常用凭证时要求录入凭证中的“摘要”、“科目名称”、“借方金额”、“贷方金额”等信息，这些信息(数据)在常用凭证中可任意设定并在调

20、用后可以修改补充。(8)删除凭证 (9)常用凭证(10)常用摘要常用摘要可以在输入摘要时直接输摘要代码或调出参照输入。(11)打印凭证打印凭证记账凭证功能用于打印满足条件的记账凭证(10)常用摘要 (11)打印凭证凭证查询功能可以以时间、凭证号范围等多种方式查询出任何满足条件的凭证。打印功能的作用是用详细格式或标准格式打印当前凭证或全部凭证凭证汇总之前应先选择汇总条件，账务处理系统会自动将满足条件的凭证以凭证汇总表的格式显示出来。三、凭证查询、打印及汇总制单人与审核人不能为同一人，所以，如果当前操作员为该凭证的制单人时，应先更换操作员，再进行审核记账工作。可以对当前显示的凭证或本次所选的所有凭

21、证进行审核、取消审核操作，或对当前已审核凭证或本次所选范围内的所有已经审核凭证进行记账等操作。凭证记账是指把已审核后的凭证记账，在审核完一张凭证后，你可以马上记账，也可以不记账，以后再记账。凭证一旦记账后不能进行凭证修改四、凭证审核及记账凭证制作时出现错误是不可避免的，凭证处理的错误一般有两种情况。1记账前发现错误如果在凭证记账前发现该凭证有错误，可以在“凭证输入及修改”功能中修改或删除该错误凭证。如果它是一张已经通过了审核的凭证，那么必须先取消审核签章才能进行修改。要注意的是，只能是该凭证的原制单人才能修改自己输入的凭证。2记账后发现凭证有误凭证被记账后，若发现错误，一般是生成“红字”凭证冲

22、销后再重新输入正确的凭证进行调整。五、错误凭证的处理只有在会计科目设置时设为银行账的科目才能使用支票登记簿。六、支票登记簿一、账务处理系统账簿的分类一般账务处理中的账簿种类与手工账簿类似，主要有总分类账、明细账及日记账三类账簿。另外，账务处理系统还有一些辅助账。第五节账簿查询及输出一、账务处理系统账簿的分类 (1)科目条件 (2)会计期间及日期范围条件 (3)是否包含未记账凭证 (4)余额范围条件二、账簿查询及输出的基本流程1确定查询条件2选择账簿格式账簿格式有是否需要金额线、零值是否显示、金额是否用“逗号”分隔符、负数是否用红字方式显示、账簿显示的字体、边框样式等内容。3选择账簿类型由于账簿

23、有总分类账、明细账及日记账三种类型，在查询时可以任意选择。2选择账簿格式 3选择账簿类型4选择币种及数量单价币种及数量单价选择是指账簿中显示什么币种和是否显示数量及单价项目。5查询及关键字过滤查询的主要方法是通过鼠标点击账簿中的滚动条移动数据内容进行查看。如果满足查询条件的账簿数据太多，还可以输入一些关键字数据来过滤账簿数据，以便查询到需要的账簿数据。4选择币种及数量单价 5查询及关键字过滤账簿的输出方式有屏幕显示、打印输出、文件转出等。最常见的方式是屏幕显示方式。在一个会计期间或多个会计期间结束后，为了形成可以保存的纸张形式的会计档案，可以进行打印输出。三、账簿的输出每月工作结束后，月末都要

24、进行结账。结账前最好进行数据备份。结账后，当月不能再填制凭证，并终止各账户的记账工作。系统自动计算当月各账户发生额合计及余额，并将其转到下月月初。本月结账时系统会进行下列检查工作：检查本月是否全部记账，有末记账凭证不能结账上月是否结账。上月未结账，本月不能记账对科目余额试算平衡，不平衡不能结账核对总账与明细账、总账与辅助账，不符不能结检查损益类账户是否结转至本年利润各系统集成应用时，总账系统要最后结账第六节 期末结账一、期末结账综述1使用凭证审核记账功能对本月剩余的凭证进行审核和记账2编制结账转账凭证3结账转账凭证产生和记账4进行数据备份5进入期末结账功能，确认结账的会计期间6本月凭证、余额表

25、及账簿检查7确认结账8确认结账完毕二、期末结账的操作流程年末结账除了结转年末余额到下年初外，还同时将在初始设置中设置的账套数据(如操作员、凭证类型、会计科目等)一同结转到下年。以便在下年初可以在上年的余额数据基础上进行一些科目编码、辅助核算编码等的调整工作。三、年末结账银行对账功能主要用于将银行对账单和由账务系统生成的银行日记账进行相互核对，产生银行存款余额调节表，银行对账单需要根据开户行送来的对账单录入或导入。凡是在设置会计科目中设定为“银行类”账户类别的科目都可以使用银行对账功能。第七节 银行对账为了保证银行对账的正确性，在使用银行对账系统对账之前，必须先将日记账、银行对账单未达项录入系统

26、中。一、银行对账单输入在首次使用银行对账时，应将手工银行存款调节表上的日记账未达账项在此初始输入到计算机中。编辑调整日记账就是用于输入、修改建账时的银行未达账(银行存款日记账)的期初数据。二、编辑调整日记账银行对账把对账单上的记录和通过“记账”产生的日记账记录相互核对勾销。银行对账分为自动对账和手工对账两种相结合的方式进行。三、银行对账设置用户密码、数据备份、数据恢复、查看日志、删除硬盘上的往年历史数据第八节 系统维护如果由于某种原因，事后发现本月记账有错误，就可以利用“恢复记账前状态”功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭证供用户修改，然后再记账。使用时，只能根据需要选择是恢复到最近

27、一次记账前状态还是恢复到本月月初状态。一、恢复记账前状态会计电算化后档案也包括存储在计算机硬盘、优盘上的各种数据。数据备份就是产生会计档案的一个主要方法。数据备份主要用于将硬盘上的上的财务数据备份到优盘或复制到硬盘的其他目录保存。二、数据备份数据恢复用于将备份软盘上或其他路径下的账务数据，恢复到当前财务软件中。数据恢复后，财务软件的数据就完全与数据备份时的一致。三、数据恢复删除时，需要输入想删除数据的年份，一般不要删除上年度和本年度的会计数据。删除前一定要做一次数据备份。四、删除往年数据五、修改口令修改口令可以修改自己的口令(密码)，以防泄密，应定期使用。六、改变操作人员财务软件提供“系统登录

28、”功能就是为了不用退出系统即可改变操作人员，便于那些小型的单位使用。改变操作人员的过程与系统注册时基本相同，只是不选择账套而已。七、改变账套改变账套是在不退出财务软件系统的情况下改变到其它账套操作，方法类似系统登录。五、修改口令/六、改变操作人员/七、改变账套八、查询日志为保证系统的安全运行，账务处理系统随时对每个操作员的上下机时间，操作的具体功能等情况进行了登记，以便使所有的操作都有所记录，会计主管可随时在此查询打印系统所记载的上机记录。九、账套参数调整可以调整的账套参数：制单序时、科目级长没有设满6级15位时，可以增加科目级次和编码长度、核算单位名称及会计主管名称等等八、查询日志/九、账套

29、参数调整会计报表按其使用对象分为对内会计报表和对外会计报表两大类。我国的企事业单位对外提供的会计报表主要包括：资产负债表、利润表、现金流量表。第九节 会计报表处理系统一、会计报表处理系统概述定义报表编制和审核报表汇总报表输出1会计报表处理系统的主要功能(1)报表处理的手工流程手工会计工作中，会计报表的数据完全靠手工书写，一般要经过三个环节，第一步是从日常核算数据中或其它会计报表中提取有关数据，第二步是对数据进行必要的加工，比如加、减、乘、除等，第三步是将数据填写在指定位置。(2)会计报表处理的电算化流程报表是由操作员一次性定义，按期自动生成的，数据采集工作是一个完全自动化的过程。2报表软件处理

30、流程与手工对比一般地，按照报表各部分内容的不同，可分为四部分：标题表头表体表尾3报表结构分析工作表中横向和纵向直线交叉，形成网格线。网格线将整个工作表分成行和列的交叉单元格，一个单元格称为一个表元。4报表处理系统的基本概念(1)工作表当前表元与表元指示框对于当前操作的工作表元，用一个黑色粗框表示，叫表元指示框，该表元叫当前表元。行标、列标与全选按钮工作表最左边包含行号的灰色方块叫行标；工作表最上边包含列号的灰色方块叫列标。工作表左上角的灰色方块叫全选按钮，对整个工作表操作时，将用到全选按钮。行分界线与列分界线行标的下边界线叫该行的行分界线；列标的下边界线叫该列的列分界线。表元块与当前块工作表中的矩形区域叫表元块，选取的表元块叫当