采购管理作业指导书

1、1、目的：为了规范采购管理的管理流程。2、范围：本流程适应于供应商（含委外供应商）管理、采购管理。3、职责：各部门负责提交物料请购单，采购课负责编制采购订单、到货报检。4、定义：无5、控制程序5.1 请购单处理5.1.1 请购单主要用于各部门请购低耗品、辅料、设备备件等物资。请购单由各部门自行编制，操作路径为：供应链è采购管理è请购è请购单。如图一。图一祥细操作方法:打开供应链.点击采购管理.进入请购.双击请购单.点击增加.则界面会生成一张新的采购请购单.按表头选项分别填写:请购部门.请购人员.双击则自动带出.请购单的必填项:存货编码双击可到存货档案选取.也可手工

2、输入.数量及需求日期则用手工输入.输入完整后存档审核后生成采购请购单.5.1.3请购单编制完之后，由部门领导进行审核，再传递给采购部执行。请购单的修改处理. 操作路径为：供应链è采购管理è请购è请购单è请购单列表è选出要修改的请购单. è弃审后才可进行修改.è修改后存档.审核后生效.5.2采购订单处理采购员负责编制采购订单，操作路径为：供应链è采购管理è采购订货è采购订单。5.2.2生产性物料的采购订单由采购员参照MPS/MRP结果进行编制。如图二。图二祥细操作说明:供应链-采购管理-采购订货-

3、采购订单.点增加后点击生单.即弹出(MPS/MRP计划.采购订单.销售订单.请购单.ROP计划)五个选项.采购部一般选择MRP或请购单生成采购订单(如图二)选择按MRP计划生成采购订单.即可拷贝MRP计划选择要订购的项目.如图三 图三选择后生成采购订单.如图四.审核后即可打印交采购经理签名后传供应商确认.图四非生产性物料的采购订单由采购员参照“请购单”进行编制。不允许超请购单需求下达采购操作路径为：供应链è采购管理è采购订货è采购订单。(进入采购订单界面后按增加.然后生单.按请购单生成采购订单如图五) 审核后即可打印交采购经理签名后传供应商确认图五采购订单生成：通

4、过上面二个步骤(请购单和MRP/MPS)分别生成采购订单时，必须注意一点：同一张请购单或者同一张MPS/MRP订单上的物料并不是在同一个供应商采购，因此，在生成时一定要注意不同的供应商应该生成不同的采购订单，而且供应商名称必须选择正确。采购订单编制完成之后，由采购经理进行审核生效。生效的采购订单由采购员打印后发给供应商，采购订单需供应商确认盖章回传.部分零星采购物资的采购供应商经常变化、属于临时购买，而且无需开票等处理，在系统中设置一个“零星采购”（编码为5XXXX）。图六 采购订单修改处理.当采购订单因需要进行修改时.可按以下步骤修改:供应链è采购管理è采购订单列表

5、32;选出要修改的采购订单.如图7图7已审核的采购订单修改时要先弃审才可修改.修改后再报采购经理审核后生效.见图8图85.3采购到货报检处理采购员负责编制采购到货单，采购到货单参照采购订单自动生成，系统参数设置为：普通采购必有订单。操作路径为：供应链è采购管理è采购到货è到货单。点击增加后生单.按采购订单生成到货单见图9图9点击按采购订单生成到货单后即弹出以下界面.图10图10选择采购订单后生成到货单图11.若需检验才能入库的则存档后需报检.图11系统设置为“不允许超订单到货”，若采购到货超出采购订单，则先按采购订单订货数量办理采购到货报检处理。多出的部分提交书面

6、报告，报公司领导审批，同意之后再进行变更采购订单，完成采购到货报检处理,若退回供应商.原则上原材料、KD片件、KD标件等生产所需物资需要经过质量检验。采购在编制好采购到货单后，即需要及时报检，并通知检验员对该报检物资进行检验判定。系统中设置“报检单自动审核”。其他非生产性物资的采购不需要报检处理。5.4采购入库处理流程采购入库由库房操作，需要在系统中检验的生产性物资，参照检验单生成采购入库单；不需要在系统中检验的非生产性物资，直接参照采购到货单生成采购入库单。生单操作如图六。图12采购入库单号由系统自动编写，入库日期为系统登陆日期，其他供货单位、业务类型、采购类型等信息由系统从到货单（或检验单

7、）自动带出来。但一定要注意仓库和入库类别一定要选择正确，具体要求是：物料类型参照单据入库仓库入库类别备注原材料检验单原材料库采购入库含委外加工返料及辅料设备备件采购到货单（蓝字）精工仓库采购入库含设备维修备件代管原材料采购到货单（蓝字）代管库采购入库含辅料、低值易耗品采购到货单确定之后，打印作为库房收到采购物资的凭证，单据一式四份，一份交库房保管，一份交财务保管，一份交供应商，一份交采购员存留。5.5采购开票处理每月底在采购挂帐之前，由采购员从系统中调出“采购结算余额表”，操作路径为：采购管理è报表è采购帐簿è采购结算余额表。如图13图13制作采购挂帐明细时，以供

8、应商为单位分别编制，并发给供应商核对。核对清楚的采购结算余额表之后，通知供应商开具相应的发票。采购员接到发票后，在系统中编制采购发票，操作路径为：采购管理è采购发票。采购发票根据实际发票的性质编制不同的采购发票，主要分专用发票和普通发票。国外采购编制普通采购发票，编制专用发票前必须维护好供应商的税号、开户银行、银行帐号等基本信息。参照采购入库单生成采购发票如图14作采购发票如图15图14图15采购发票号设置为全手工编制，号码与实际发票保持一致。编制好采购发票之后，确定数量及金额无误，点击“保存”，并点击“结算”按钮。5.6采购付款处理采购员根据实际情况，编制付款申请单，操作路径：财务

9、会计è应付款管理è付款单据处理è付款单据录入。编制相应的付款单据，款项类型选择“应付单”图16编制付款单时，需要填写清楚供应商名称、结算方式（一般为银行存款）、金额等。国外采购中有预付款，则款项类型选择“预付款”。如图17图16图17编制好付款单之后，打印付款单清单，然后报公司领导审批，报批清单如图18图18采购员将已经审核的付款清单，采购入库等相关资料一并提交给财务部，财务部出纳根据审核后的付款单进行付款。5.7采购退货处理采购物资在到货报检时需要退回，则直接参照到货单办理“到货拒收单”退回，办理到货拒收单之前必须有检验员编制的“不良品处理单”，否则将无法操作。

10、参照不良品处理单数据如图19拒收单如图20图19图20采购物资在生产过程中发现质量问题需要退回的时候，由采购员编制采购退货单，需要选择清楚供应商名称、退货物料、数量等。如图21图21库房参照退货单编制红字采购入库单，将库房的退货数量冲减，参照时选择“采购到货单（红字）”。操作如图22图226、基础设置6.1 基础档案的维护 供应商档案的维护 在启用系统前.已经维护好供应商档案.如果有新增的供应商档案.操作如下: 基础设置è基础档案è客商资料è供应商档案.点击增加如图23图23对话框中的蓝色字体为必写项.填完后存档即可.要作修改时.也可双击供应商作修改.7.应商管理

11、7.1商供货信息 供应商存货对照表. 维护此表的目的是为了方便制作采购订单时能自动带入存货信息.在系统启用前.已维护好.若要增加时.操作如下:业务工作è采购管理è供应商管理è供应商存货对照表.按增加即弹出图24界面.按要求填写.先填写存货编码.再点击价格.作价格维护后得出图25界面.存档后则可.图24图25 供应商存货价格表设置.此表其实在维护供应商存货价格表时已维护了单价.其操作如下: 业务工作è采购管理è供应商管理è供应商存货价格表.点击按增加进入图26界面.图26存档即可.若作修改也可以双击修改.8.代管业务8.1代管业务中的采

12、购订单制作代管业务同样也在采购管理这一模块.但制作采购订单时稍有不同.制作采购订单时.业务类型必须选择为代管采购.操作界面如下:采购订单生单与普通采购生单一样.操作界面如下:8.2代管业务中采购到货单的制作.采购订单制作完后跟踪物料到货.到货单生单前必须先选择业务类型为代管业务.到货单生单时按采购订单.操作界面如下:选择代管采购以后.按采购订单生单得如下界面.到货单生成时.必须留意选择以下几点:仓库名称必须设为代管库.有批次管理的必须录入批次号.是否检验也要注明清楚.以便存档后可以报检.生成报检单.8.3代管业务中采购入库单制作.到货单生成及报检后.合格货物需制作采购入库单.必须留意.货物必须入代管库.操作界面如下:按采购到货单(蓝字)生成采购入库单按采购到货单(蓝字)生成采购入库单.操作界面如下:采购入库单