采购操作规程

1、采购流程：采购计划è采购订单è验收è入库è发票è付款 êé 采购合同预付流程：预付款è采购计划è采购订单è验收è入库è发票è核销预付款 éê 采购合同1 操作界面目前操作只用到主功能菜单中的【供应链】和【系统设置】两大块。打开序时簿时系统都会先弹出过滤窗口，可以按照个人习惯设置过滤条件，并保存为方案，方便以后使用。2 采购计划流程：生成采购计划è生成采购订单è生成或签订采购合同è采购入库è录入采购发票

2、32;采购付款2.1 采购计划生成流程：【引入】（采购员自己名下的品种）è【计算】è【提交】（è【更新】）è【审核】è【订单】【供应链】è【采购管理】è【采购计划】è【采购中心】1、【引入】：每次做计划都需要引入，采购员在此只能引入自己管理的品种，同一次计划内的商品只能引入一次。2、【计算】：系统会根据采购计划参数设置中设置好的参数自动生成计划数量，采购员可手工修改计划数量。3、【提交】：此笔计划添加到屏幕下半部窗口中，表示此笔计划完成。提交后如果需要修改，可以点击“修改”。4、【更新】：在弹出窗口中选择供应商、采

3、购员、部门、发票类型、供应商业务员等信息。供应商业务员处需要回车选择。带*号项为必填项。如果是预付的，需要挑上【需要预付款标志】。如果提交到下窗口的数据有供应商且不需要修改可不点更新。注：如果没做第三步更新步骤且信息不全，直接审核的话，系统会弹出如下提示：5、【审核】：计划制作完毕。【审核】是审核已经确认完成的计划，是计划完成的确认过程。6、【订单】：系统会根据刚刚制作的计划下推生成订单。u 【采购中心】界面上的【新增】：可以新增所有品种的计划，不限制是否是本采购员名下的品种。u “引入”：显示本操作员自己的品种+没有确定采购员的品种。u 【计算】，连锁总部计算不生成计划数量，默认为0。连锁总

4、部通过【生成】取得计划数量。2.2 采购计划高级审核条件：计划数量 + 当前库存 > 采购周期*日均销量，需要高级审核流程：【通过】è【审核】/【驳回】【供应链】è【采购管理】è【采购计划】è【采购计划高级审核】1、【通过】：选中要审核的计划，点击通过。2、【审核】：符合条件的点击【审核】，计划生成。【驳回】：不符合条件的点击【驳回】。3 生成采购订单流程：将采购中心生成过来的订单进行【审核】è【修改】（è【生成合同】）è【勾稽合同】è【审核】【供应链】è【采购管理】è【订单处理】

5、2;【采购订单-序时簿】在此看到上一步点击【订单】生成的订单。1、【审核】：选中一条订单点击【审核】，系统会出现如下图的错误：2、上图错误说明目前还没有可供订单勾稽的合同，此时需要选中此条订单，单击【查看】打开下图界面：3、【生成合同】：输入必填信息，点击【生成合同】。4、【钩稽合同】：生成合同后，在合同界面审核合同完毕，要回到此界面【钩稽合同】。5、【审核】，如出现【审核成功】的提示，表示此笔订单制作完毕。5、当订单执行了一部分，不再需要来货时，订单可以关闭，但是未审核的订单不能关闭。此时订单是可以删除的。注意：采购订单可以直接录入，特别是针对新品种的时候，可以直接录入采购订单，不需要先作计

6、划，不管什么样的订单，都是需要钩稽合同的。注意：如果供应商是“每批签订合同”，可以通过订单生成合同，系统自动钩稽生成的合同。生成的合同需要审核后，才能审核订单4 签订采购合同4.1 由订单生成采购合同【供应链】è【采购管理】è【合同协议】è【采购合同-序时簿】【审核】：查找过滤出已生成的合同，点击【审核】，完成。如需高级审核的，进入高级审核步骤。4.2 手工录入采购合同流程：【新增】è录入明细è【保存】è【审核】【供应链】è【采购管理】è【合同协议】è【采购合同-序时簿】1、【新增】：弹出下图，在供应商处

7、输入助记码或者代码选择供应商，输入【书面合同号】等信息，修改合同效期，如果是批次合同，需要挑上【批次合同标志】。2、【保存】后，点击【审核】，弹出审核成功提示。u 以下几种情况时，【审核】时会提出合同需要进入高级审核：1.首次签订合同、2.进价高于上次合同进价、3.底价高于上次合同底价、4.结算期低于上次合同结算期4.3 采购合同高级审核【供应链】è【采购管理】è【合同协议】è【采购合同高级审核】1、【通过】：选中要审核的合同，点击【通过】。2、【审核】，符合条件点击，点击【审核】系统弹出【审核成功】窗口。不符合条件的，点击【驳回】，在弹出的窗口中输入驳回原因，点

8、【是】，驳回完成。5 采购入库【供应链】è【采购管理】è【入库】è【采购入库-序时簿】1、【审核】：选中要入库的验收单，点击审核。2、【记账】：审核后记账，入库工作完成，库存增加，增加应收。6 采购发票流程：【新增】è【选择】è【保存】è【业务审核】è【审核】è【记账】【供应链】è【采购管理】è【采购发票】è【采购发票-序时簿】/【采购发票】1、【新增】：新增一笔发票录入。弹出如下窗口，选择供应商，填上发票号，选择单据属性，输入税率。2、【选择】：选择入库明细，确定。只能选择相同税率的

9、明细。修改时间段查找入库明细。 【自动】：也可以输入【价税合计】数，点击【自动】，让系统自动挑选明细。、【保存】、【业务审核】：表示业务人员录入发票工作完毕。、【审核】：财务审核发票。、【记账】：财务记账，生成发票帐。7 采购付款7.1 制作采购付款单流程：【新增】è【选择】è【计算】è【保存】è【业务审核】è【打印】è【审核】è【记账】【供应链】è【采购管理】è【结算】è【付款单-序时簿】/【付款单】1、【新增】：新增一笔付款。弹出如下窗口，选择供应商，选择支付方式。2、【选择】：选择入库明细

10、，确定。修改时间段查找入库明细。 【自动】：也可以输入【付款金额】，点击【自动】，让系统自动挑选明细。3、【保存】4、【业务审核】：表示业务人员录入发票工作完毕。审核不通过时，提示需要进行高级审核。5、【打印】：打印付款通知书6、【审核】：财务审核，审核后付款通知书不能再次打印。7、【记账】：财务审核，付款工作完毕。7.2 付款单高级审核【供应链】è【采购管理】è【结算】è【付款单高级审核】1、【通过】：选中品种，点击通过。2、【审核】：符合条件，同意通过的点【审核】；不符合条件，不同意通过的点【驳回】，填写驳回原因。8 采购退货8.1 采购退货申请流程：【引入】

11、è【修改】è【保存】è【审核】è【记账】采购退货必须先做采购退货申请【供应链】è【采购管理】è【入库】è【采购退货申请】1、【引入】：引入原入库单。可以按照供应商、商品、采购员进行检索。挑勾，确定。（如为不可售库存，点【不可售引入】，其他同【引入】）2、【修改】：在序时簿窗口中刷新出刚刚引入的申请明细。点击【修改】，修改退回原因及退回数量。2、【保存】è【审核】è【打印】。3、【记账】：点击记账相当于将此采购退货申请单完成关闭，不可反审不能修改。4、退回状态：是显示库房是否付货点单；点单数量：库房实付数量

12、9 采购预付发票9.1 录入预付发票流程：发票先到，或多到，就先做预付发票，【新增】手工录入发票明细è保存è审核è记账è核销入库【供应链】è【采购管理】è【采购发票】è【预付发票-序时簿】/【预付发票】1、【新增】：输入选择供应商，填写税率，选择品种。表头录入注意：税率录入后品种明细税率自动跟随不能修改2、【保存】è【审核】，业务人员预付发票录入完毕。3、【记账】，财务记账。9.2 核销预付发票【供应链】è【采购管理】è【采购发票】è【预付发票-序时簿】1、选中要核销的发票，点击【查看

13、】弹出如下窗口2、【核销入库】：点击核销入库，严格限制品种明细对应，对应上的品种，点击【核销】，未记账也可以核销入库。2、【反核销】：在预付发票序时薄查询要反核销的预付发票单据，点击核销入库，选择已核销明细，点击“反核销”即已完成反核销操作。10 采购预付款10.1 预付品种设置针对那些常规需要预付的品种，可以在此设置，新增输入供应商及明细后审核生效。“每次预付上限”，是该供应商每次做预付款不能超过此金额，为空不限制；“明细区的库存数量上限”，是该供应商该品种预付数量加上当库存数量不能超过此数量。10.2 新增预付单【供应链】è【结算】è【预付单-序时簿】/【预付单】1、【

14、新增】：输入选择供应商等带*的必填项，输入品种，价格，数量信息。2、【保存】è【审核】è【记账】，预收款录入完毕。10.3 核销预付单流程：选中已有预付单è【查看】è【核销入库】è【查看生成预付单】【供应链】è【结算】è【预付单-序时簿】/【预付单】1、【查看】2、【核销入库】：预付单核销入库【票据】：查看客户付款票据是否可以转对。【订单】：选择了订单号可以看到订单明细。【合同】：选择了合同号可以看到合同明细。【计算】：计算预付明细商品的相关参考数据，如：本年付款、应收余额、不合格额等10.4 入库进价调整流程：【新增】&#

15、232;【引入】è【保存】è【核销合同】è【审核】è【记账】【供应链】è【采购管理】è【结算】è【入库进价价调整】1、【新增】：弹出窗口后，用供应商编码或助记码选择供应商，选择采购员、部门2、【引入】：挑勾后，点确定。默认引入的调整数量是当前库存数量，引入后调整数量可修改。3、【保存】è【核销合同】è【审核】è【记账】注意：可通过入库进价调整修改入库单税率。10.5 供应商调账流程：【新增】è【引入】è【保存】è【审核】è【记账】【供应链】è【采

16、购管理】è【结算】è【供应商调账序时簿】1、【新增】：弹出窗口后，用供应商编码或助记码选择原供应商，选择原采购员、原部门，新的同前。此功能可调户、调业务员。2、【引入】：“选择”挑勾后，输入待调账款日期范围，点查询。在出现数量区，单击鼠标左键拖动鼠标选择数据，点确定。引入后，调账数量、金额可修改。3、【保存】è【审核】è【记账】注意：1. 不能调账条件：调进价的原入库和负数，调账的原入库和负数，退货的，已做发票付款的 2. 供应商调账时系统自动生成正负发票及付款通知，需审核。 入库：按原供应、原业务员生成负数入库明细，按新供应商、新业务员生成正数入库明细

17、 发票：按原入库明细和新生成的负数入库明细生成一笔合计是0的发票，未审核状态 付款：同发票10.6 批次库存管理锁库流程：【锁库引入】è【修改】è【保存】è【审核】è【记账】【供应链】è【仓存管理】è【库存调整】è【批次库存管理锁库序时簿】1、【锁库引入】：按助记码或货号等条件查询批次库存，点查询。在方框内挑勾，点确定。引入后，调账数量、金额可修改2、【修改】：点修改后，填写锁库数量。3、【保存】è【审核】è【记账】批次库存管理解库，不可售批次库存锁库，不可售批次库存解库操作同批次库存管理锁库操作。10.

18、7 系统内结算底价设置流程：【新增】è【保存】è【审核】【供应链】è【采购管理】è【初始业务】è【系统内结算底价设置】1、【新增】：输入供应商，商品，结算底价2、【保存】è【审核】10.8 库存采购员调整流程：【查询】è【调整采购员】【供应链】è【采购管理】è【采购其他】è【库存采购员调整序时簿】1、【查询】：按品名助记等条件查询待调库存数据。2、【调整采购员】：选择待调数据，点调整采购员，弹出窗口后选择调后采购员。10.9 验收待查采购反馈处理流程：【保存】è【调采购员】【供应链】è【采购管理】è【来货通知】è【验收待查采购反馈处理】1、【保存】：选择采购员反馈意见后点保存，验收即可入库2、【调采购员】：选择待调数据，点调整采购员。10.10 查询1、库存查询：万能报表库存管理库存查询批次库存查询（品种库存查询、批次库存查询（采购员）、品种库存查询（采购员）、零售库存商品查询）2、到货通知：万能报表库存管理库存查询到货信息查询3、购进记录查询：万能报表采购管理采购入库入库单明细表4、应付账款查询：万能报表采购管理应付账款供应商往来明细账10.11 实用说明一、业务程序1. 订单是否已传物流，订单物流是否执行主表到货状态，明细有一笔到货显示已