项目工程档案如何管理

1、项目工程档案如何管理 完善档案管理制度 随着时代的进步，建筑业也在蓬勃发展，过去的档案管理方案已经不能适应其发展变化的速度了，应该建立一整套的科学合理的档案管理体系，专门成立一个档案管理的领导小组，改善现有管理模式，进行分系统、分阶段、分类别的方法来管理档案，使其更加规范化。达到员工各司其职，制度完善合理，机构有效运作，监督作用强化。同时行政管理部门应该严格考核参建部门，绝不放过任何投机取巧的行为，项目法人切实起到监督的作用，使档案管理真正深入到工程建设中的每一个环节，促使工程质量的提升。档案中记录着工程建设的相关资料，在验收施工单位的归档文件时，要仔细检查档案的完整度及准确度。严格要求施工单

2、位档案的构建，仔细对档案资料进行验收。档案资料的验收是工程完工验收之前的一项重要内容，每一个工程完成之前都要检验它的档案资料是否完备，这也是检验工程质量的一个参照标准。 档案管理部门充分发挥自身职能 档案管理部门应该强化监督管理职能，不定期的进行突击检查，形成一个完善的检查体系，并制定相关的惩处制度，将每次检查的结果记录在案，这样有助于企业提升对档案管理的重视度，从而提升档案管理水平。构建专项的档案验收机构，严格检查档案资料是否真实、完整。档案行政管理部门明确合理的档案管理办法，其中要详尽的记载个部门的职能以及档案权益保护方案，有利于档案功能的充分发挥。 提升档案管理人员的业务素养 企业在挑选

3、档案管理人员时，要严把质量关，进行专业知识的考核，以免有人滥竽充数。同时上岗后也不要放松警惕，定期的进行考试，有助于员工更加尽职尽责。还要开展档案业务培训，进行档案业务知识教育，可以联合其他公司的档案管理人员进行工作经验交流，促进员工间工作质量以及效率的提升。可以以座谈的形式或者上门培训的方法，提升员工的业务水平。教授的内容可以是有关政策法规的，也可以是档案专业知识相关的，企业可以因材施教，视公司状况而定。使档案管理实现自动化、规范化、现代化、标准化，提升档案管理的工作效率。 2工程总承包项目档案管理使命分工 (1)业主方使命：业主作为投资方，在工程项目委托制定单位总承包之前，已经开展了前期准

4、备工作，如征地、立项、资金筹措等，前期工作形成的文件材料应该立卷归档。工程档案整理执行什么标准，业主有责任提出要求;工程监理单位由谁聘请，监理文件材料是直接由监理单位向业主移交，还是向总承包方移交都必须有明确界定。 (2)总承包方使命：总承包方负责工程总承包范围内的项目文件材料形成、积存、整理、归档和保管工作;指导和监督分包方项目文件材料归档，对分包方提交的项目档案资料进行汇总、整理;项目完工后向业主移交完整、系统的项目档案资料。 (3)分包方使命：分包方负责收集、整理分包范围内形成的项目文件材料，接受总承包方的检查指导，并对归档项目文件材料的完整性、准确性、系统性负责，工程结束后及时将工程档

5、案向总承包方移交。 项目开发单位作为工程总承包方，在目前现有的组织架构下，都要成立一个专门的部门来承当工程建设的管理工作，都必须要配备项目经理、专业工程师、工程秘书等工作人员。总承包内部各相关部门既要互相协作，又要各自明确自己的工作使命，分别做好自己范围内的档案整理工作。例如我院在辽宁营口综合管网和污水处理厂的项目管理中，每个项目有各自的项目经理和总工程师，还有负责不同专业的工程师、工程秘书、预算人员、材料计划员、档案人员等。分工明确、使命范围明确，是做好档案工作的基础。档案管理部门负责归档项目文件材料的接收、整理、编目、保管、提供利用;对工程总承包过程中项目文件材料的收集、整理、预立卷、归档

6、工作进行监督、指导。 3目前工程档案管理普遍存在的问题 (一)工程档案资料管理制度不健全, 使命没有落实到位。 目前，部分工程建设单位在档案管理体制上存在一定问题，没有设立工程档案管理组织，没有制订应有的档案管理规章制度，有些建设单位虽然制订，但也不健全。同时，没有采用积极有效的措施，把档案资料规范管理工作落到实处。日常工程建设管理中只注重抓工程施工建设，抓"形象工程'，只注意安全生产、工程质量，而忽视了属于内勤服务范畴的档案资料管理工作。 (二)管理经费投入不够, 保管条件较差。 建设单位中，只有少数单位有独立的档案资料室，但也存在装具不够状况，有的档案资料只能成捆堆放在地

7、上，档案"六防'措施上更是难以落实，不利于档案资料的安全保管。 (三)管理人员专业知识不强, 业务水平不高, 管理欠规范。 建设单位工程档案资料管理人员只有少数几个是专职人员，并经过档案部门的业务培训，而大部分档案资料管理人员是临时调抽，并身兼数职，有的由负责施工管理人员兼任，有的由单位办公室人员兼，既没参加过正规的档案业务知识培训，平常又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。往往出现工程档案资料的收集、整理与工程施工建设进度相脱节状况，档案整理归档处在相对滞后的状况上，造成工程资料不能有序规范管理，浮现零散状态，随着资料的堆积，整理归档势必跟不上去。 (四)工程档案没有被充分利用。 工程档案深层价值的挖掘，利用几乎很少单位能做到。很多档案中该体现的汇总、分析、统计的数据都没有实现。建设单位建设的各类似工程不能通过档案给其他待建工程提供参照，许多项目经历的事件仅存在于事件发生当时及事件当事人的头脑中，无法从事件中提炼经验和教训。如几个项目出现类似的工程变更，这说明