公司通达OA办公自动化系统管理制度

1、房地产联合开发总公司 OA 办公自动化系统管理制度第一章 总 那么第一条 杭州市房地产联合开发总公司办公自动化系统以下简称 OA 系统 是以通达 OFFICE ANYWHERE 网络智能办公系统为管理平台，采用效劳器 /客户端 / 浏览器构造， 建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统， 实现网上办公和 信息资源共享。 OA 系统是联合房产公司信息化建立的重要组成局部，是提高公司办 公整体管理水平的重要手段。第二条 为了加强对公司 OA 系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约 本钱，加快办公自动化建立，保障文件和各种信息传递快捷通畅，根据?国家信息化领导小组关于我国电子政务建立指导

2、意见 ? 、 ?国家机关公文处理实施细那么 ? 、 ? 中华人民共和国保密工作规定 ? 、 ?计算机系统管理规定 ? 等有关规定，结合公司实 际，制定本方法。第二章 组织职责第三条 OA 系统的运行中，公司各单位各负其责，协同配合。职责如下： 一 公司综合办是办公自动化 OA 系统的归口管理部门。主要职责为：1、负责制定 OA 系统规章制度；2、负责 OA 系统核心工作流程设计、修改；3、负责 OA 系统各职能部室工作流程设计的审核；4、负责确定、监管 OA 系统核心工作流程参及人员的权限；5、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；6、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；7、负责组

3、织各公司人员操作培训；8、协助各部门搜集、整理优化系统的需求；9、负责 OA 系统内各大功能模块信息内容更新的监视。10、负责 OA 系统的数据备份；11、负责公司领导、 OA 管理员和相关人员的培训和技术指导工作；12、负责 OA 效劳器、操作系统和硬件的维护，确保效劳器平安运行；13、负责系统用户注册、注销等管理；14、负责文件柜功能模块各单位书写权限的设置。 二其他子公司主要职责为：1、负责制定本单位 OA 系统相应管理方法；2、负责指定部门分公司 OA 管理员，参及本单位工作流程的定制、文件夹 的建立以及本单位 OA 系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；3、部门 OA 管理员负

4、责本单位参及 OA 系统人员权限变更时，及时提供应公司 办公室申请调整；负责处理 OA 系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工 作；4、负责根据本单位工作需要，提出优化需求。第三章 文件管理第四条 公司各单位发出、报送的各类文件包括发通知、公告、报告、简报、 报表、新闻等原那么上统一采用公司办公自动化 OA 系统发送。本系统不启用电子 印鉴。第五条 OA 系统中的公文也称电子公文， 是通过公司统一配置的办公自动化系 统处理后形成的具有标准格式的公文的电子数据。 电子公文传输， 是指电子公文的生 成、发送和接收过程。第六条 公司办公室负责对电子公文传输工作进展指导和检查。各单位办公室 负责

5、本单位的电子公文传输工作。第七条 电子公文要素及纸质公文根本一致，包括公文版头、密级、发文字号、 签发人、公文标题、主送机关、正文、附件、成文日期、附注、主题词、抄送单位、 版记等。电子公文及纸质公文工作流程、行文关系、归档管理根本一样。第八条 电子公文及纸质公文具有同等效力，不加电子印鉴。如需要对外提供 纸质文件，各单位可向公司办公室申请正式文件。第九条 各类电子公文处理程序按照 ?公文处理暂行方法 ?的规定在公司办公自 动化 OA 系统中办理。在 OA 系统中，公司收文办理程序为公司办公室起发领导批阅流程，公司领导批阅后转公司分管领导阅批，再转承办单 位批办并择具体办理人办理。第十条 各单

6、位在 OA 系统中办理公司领导批阅的文件由单位主管征求批阅文 件的公司领导后归档。第十一条 在 OA 系统中， 公司发文办理程序为各单位拟稿人发起发文流程， 本单位领导审核， 如需要会签单位协助办理由拟稿单位主管领导协调会签， 会签后主 办单位交公司分管领导阅批， 分管领导确认后转公司办公室秘书科审阅公文， 由办公 室主任交公司领导签发。第十二条 公文签发后，由公司办公室编号、制作电子公文，使用 OA 系统文 件分发流程发至公司二级单位党政领导、 部门主要负责人和 OA 管理员各一份。并 根据实际需要打印纸质文件假设干份报出并归档。第十三条 办理工作业务使用本系统设定的工作流，根据文档管理一体

7、化的原 那么，做好电子文档的归档，并妥善保管归档记录，备查。直接发送电子邮件可用于 小范围内的信息沟通。第四章 系统模块第十四条 各单位按照系统功能模块的作用及相应管理程序发布相关信息。第十五条 本系统设定公告通知、信息发布专栏、 OA 相关通知、公司新闻、文 件柜等五大主要功能模块。公告通知模块：发布内容是经公司领导签发的公文、制度、通知，发布范围是OA 系统所有用户。发布的审批由公司办公室审核并负责发布；信息发布专栏模块：发布各单位相关信息到 OA 系统的所有用户。信息内容必 须经各单位主要负责人审核后，由各单位 OA 管理员负责发布；审批过程可使用工 作流程。OA 相关通知模块： 发布及

8、 OA 系统有关的信息到所有用户。 信息内容经各单位 主要负责人审核后， 由各单位 OA 管理员负责发布； 审批过程可使用工作流程。新闻模块：发布公司新闻到所有用户，信息内容由宣传部负责审核并发布。文件柜模块：此模块的权限由企划部信息中心自上而下设置，各单位 OA 管理 员负责本单位信息共享设置， OA 系统用户按查阅权限查阅。第十六条 各单位在 OA 系统中向本单位发布的信息，交本单位领导审核。 各单位领导对本单位在 OA 系统中对内、对外发布信息的可靠性和严肃性负责。第五章 用户权限第十七条系统用户如不能正常办公，可设置工作委托，委托他人办理。第十八条 用户主要权限如下：一普通员工 在系统

9、中根据各级领导批示，及时办理业务回复自己的直接领导；可以使用点 对点流程向直接领导汇报、请示工作；具有拟稿的权限；能够监控、查询自己参及公 文的办理情况； 负责电子公文的校对； 接收需要本人待阅的文件， 查询自己已阅公文 的情况；对自己所需的公文申请借阅。二科级员工 在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文、本部门发文中接收下属员工 拟稿的公文审核，审核完毕返拟稿人或者送部门领导审核、审批。收文处理过程中， 接收部门领导批示的公文， 自己办理或批示给下属员工办理。 综合科长 分厂办公室 主任具有查询通过部门收发文管理员办理后的收发文所有信息的权限。三部门分厂领导 在系统中具有普通员工的所有权

10、限；在公司发文中，接收下属员工拟稿的公文 审核，审核完毕后，返拟稿人或者送相关部门会签需要 ，会签后送公司分管领 导审核、审批。部门发文中，对部门发文予以签发。收文处理过程中，接收公司领导 批示需本部门办理的公文，批示给下属员工办理四公司办公室秘书 在系统中具有普通员工的所有权限，并负责呈送公司领导签批文件的督办。接 收发给本公司的公文， 拟办后传送给办公室领导。 根据公司领导批示传送相关部门或 人员办理；负责将办毕公文即时归档。能够查询、监控公司收文的办理情况；负责公 司收文的跟踪管理工作； 在公司发文中， 接收公司领导签发的文件， 根据领导审批结 果编号送文印室制作或退相关部门或人员； 能

11、够查询、 统计、监控公司发文的办理情 况。五公司分管领导 在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，接收分管部门拟稿的公文 审核，审核完毕后，返拟稿单位或者送公司办公室审阅。收文处理过程中，接收公司 领导批示需主管部门办理的公文，批示给下属部门办理。六公司领导 在系统中具有普通员工的所有权限；公司发文中，负责对公司发文的审批签发； 收文处理过程中，对公司收文予以批示，批示给下属办理。七OA管理员1、部门含分厂 OA 管理在系统中具有普通员工的所有权限；部门分厂发文、工作请示报告中，接 收需报部门领导审批或部门领导已审批的公文； 按照 ?公司公文管理方法 ?规定，负责 分发、归档部门分厂电子

12、公文的整套文件包括报批文件和正式文件制成纸质 文件；收文处理过程中， 负责将外来纸质文件通过扫描设备转换成符合规定格式的电 子公文；接收发给本部门分厂的公文，传送给办公室分厂办领导审批，根据 领导批示传送相关科室或人员办理；负责将办毕的公文及时归档；能够查询、统计、 监控本部门分厂所有公文的办理情况。负责部门分厂收文的催办工作。2、公司 OA 管理员 负责流程的定制及维护工作。系统投入运行后，涉及修改流程及内容，必须经 过公司办公室确认方可实施。严禁擅自更改删除，防止电子数据的无法保真或丧失。八公司办公室文印员 在系统中具有普通员工的所有权限；在公司发文中，负责将公司领导审批签发 已经产生编号

13、的电子公文按照 ?公司公文管理方法 ?的要求以标准化制作， 经拟稿人校 对无误后，进展排版，发送至公司各单位； 负责将已分发的公司发文制作成纸质文件， 以备归档及外派。第六章 登陆标准第十九条 系统正式运行后，系统所有用户必须在每个工作日上午、中午的上 班后一个小时内， 中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次， 以保证公文 系统的正常流转和信息的及时传送。第二十条 系统用户必须建立个人密钥，填写个人信息公司二级单位班子人 员必须填写手机号码，可设成不对外公开 ，保护好个人登陆密码、电子签名密钥， 并定期更换。多人共用一台计算机，如暂停 OA 办公需及时注销或退出 OA 系统，以 免他人

14、介入工作环境。第二十一条 登陆 OA 系统用户口令应经常更改并保守秘密，以防他人有意或 无意翻开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。第七章 平安保密第二十二条 所有用户应认真贯彻执行 ?中华人民共和国计算机信息系统平安 保护条例 ?和公安部 ?计算机信息网络国际联网平安保护管理方法 ? ，严格遵守公司 ? 计算机信息系统管理手册 ?和公司 ?关于加强公司计算机管理的通知 ?的有关规定。第二十三条 按照公司 ?计算机信息系统管理手册 ?和公司?关于加强公司计算机 管理的通知？的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、 pplive 等占用网络带宽的软件，严禁在线观看及工作无关的网络视频；严禁对网络软 件和硬件进展非法操作。 系统用户必须安装企划部信息中心指定的杀毒软件， 拒装者 取消其上网资格包括个人笔记本电脑 。第二十四条 OA 系统的所有用户， 不得利用 OA 系统从事危害国家、 集体和他 人利益的活动， 不得在系统上制作、 传播有碍社会治安和不安康的信息， 不得制造和 输入计算机病毒以及其他危害系统平安的数据。第二十五条 OA 系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信 息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和