照片档案课件(终)

1、照片档案管理规范照片档案管理规范鞍山市档案局（馆）鞍山市档案局（馆） 机关档案管理处机关档案管理处顾阿芳顾阿芳照片档案的收集照片档案的整理照片档案目录的编制照片档案授课提纲照片档案授课提纲一、照片档案的收集一、照片档案的收集本地特色本地特色单位情况单位情况荣誉奖励荣誉奖励重要会议重要会议领导视察领导视察主要领导主要领导单位名称单位名称单位概貌单位概貌归档范围归档范围（一）归档范围（一）归档范围应以反映本单位应以反映本单位工作活动为主，并工作活动为主，并且应具有一定的参且应具有一定的参考利用价值。考利用价值。( (二二) )归档要求归档要求对属于归档范围的照片，应按照规定由照片的摄影者将照对属于

2、归档范围的照片，应按照规定由照片的摄影者将照片及照片说明整理完毕后及时向本单位档案机构或档案工作片及照片说明整理完毕后及时向本单位档案机构或档案工作人员移交、归档，要集中管理人员移交、归档，要集中管理，任何单位或个人不得据为己任何单位或个人不得据为己有。有。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。底片、照片、说明应齐全底片、照片、说明应齐全底片与照片影像应一致底片与照片影像应一致( (三三) )归档时间与移交归档时间与移交随时形成，随时归档，一般不应跨年度；对跨年度的工程随时形成，随时归档，一般不应跨年度；对跨年度的工程或项目的照片档

3、案待项目或工程结束后一并归档。或项目的照片档案待项目或工程结束后一并归档。对档案进馆单位，依照对档案进馆单位，依照中华人民共和国档案法实施办法中华人民共和国档案法实施办法的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向档的规定，照片档案随立档单位其他载体形态的档案一起向档案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可案馆移交。在特殊情况下，经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。以提前或延迟移交。二、照片档案的整理二、照片档案的整理（一）整理原则（一）整理原则（二）保管期限的划分（二）保管期限的划分（三）照片的整理（三）照片的整理(一)整理原则整理原则有利于保持照片档案的有机联系

4、有利于保持照片档案的有机联系;有利于保管有利于保管;有利于提供利用；有利于提供利用；照片档案的底片、照片应分开存放。照片档案的底片、照片应分开存放。(二二)保管期限的划分保管期限的划分 保管期限分为永久、长期、短期三种。保管期限分为永久、长期、短期三种。 照片档案的保管期限应与其所反映的其他门类档案的保管照片档案的保管期限应与其所反映的其他门类档案的保管期限一致。期限一致。 为方便照片档案的整理与利用，一般一组照片可根据其中为方便照片档案的整理与利用，一般一组照片可根据其中照片的最高的保管期限划定为一个保管期限。照片的最高的保管期限划定为一个保管期限。(三)照片的整理照片的整理在同一保管期限、

5、同一年度内，按事由发在同一保管期限、同一年度内，按事由发生的时间顺序进行排列。同一事由形成的生的时间顺序进行排列。同一事由形成的若干张照片应结合时间重要程度等进行排若干张照片应结合时间重要程度等进行排列。列。( (三三) )照片的整理照片的整理照片号照片号:是由全宗号、保管期限代码、张号组成。是由全宗号、保管期限代码、张号组成。格式为：全宗号格式为：全宗号保管期限代码保管期限代码张号张号例例 如如: 51Y1 ， 51Y2 ， 51Y3 全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用保管期限代码：分别用Y、C、D代表永久、长期、代表永久、长期、

6、短期。短期。张号：是指在某一全宗某一保管期限内照片从张号：是指在某一全宗某一保管期限内照片从“1”开始的顺序号。开始的顺序号。( (三三) )照片的整理照片的整理应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片应按照分类、排列顺序即照片号顺序将照片固定在芯页上，组成照片册固定在芯页上，组成照片册对幅面超过照片册芯页尺寸的大幅照片，可将其放对幅面超过照片册芯页尺寸的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，与标准尺寸的照片档案入专用的档案袋或档案盒中，与标准尺寸的照片档案一同编号，标注互见号并在册内目录及备考表内注明。一同编号，标注互见号并在册内目录及备考表内注明。（1 1）照片说明的格式）照片说明的格

7、式文字说明：文字说明：照片号照片号/底片号：底片号：题名：题名：参见号：参见号：时时 间：间： 照 片 位 置( (三三) )照片的整理照片的整理（2 2）照片说明的内容）照片说明的内容题名：应简明概括、准确反映照片题名：应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全。由等要素尽可能齐全。参见号：是指与本张照片有密切联参见号：是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。其格式如系的其他载体档案的档号。其格式如下：（相关档案种类）档号下：（相关档案种类）档号 例：文书档案（传统）：例：文书档案（传统）：5111851118照片号照片号

8、/ /底片号：底片号： 例如：例如：51Y151Y1时间：用时间：用8 8位阿拉伯数字表示，位阿拉伯数字表示，1-41-4位表示年，位表示年，5-65-6位表示月，位表示月，7-87-8位表示位表示日。日。 例如：例如：20042004年年3 3月月2 2日写作日写作2004030220040302文字说明：应综合运用事由、时间文字说明：应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项也可在此栏表述其他需要说明的事

9、项也可在此栏表述。（1）单张照片的说明单张照片的说明:单张照片的说明，可根据照片固定的位置，在照片的正下方书写。（2）大幅照片的说明大幅照片的说明:大副照片的说明可另纸书写，与照片一同保存，一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址 ( (三三) )照片的整理照片的整理（3）组合照片说明的填写）组合照片说明的填写1）一组（若干张）联系紧密）一组（若干张）联系紧密的照片按顺序排列后，可拟写的照片按顺序排列后，可拟写组合照片说明。采用组合照片组合照片说明。采用组合照片说明的照片，其单张照片说明说明的照片，其单张照片说明可以从简。可以从简。2）组合

10、照片说明可在本组第）组合照片说明可在本组第一张照片的文字说明中标出。一张照片的文字说明中标出。3）组合照片说明应概括揭示）组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项。容及其他需要说明的事项。4）应在组合照片说明中指出）应在组合照片说明中指出所含照片的起止张号和数量。所含照片的起止张号和数量。5）同组中的每一张照片均应）同组中的每一张照片均应在照片说明的左上角标出组联在照片说明的左上角标出组联符号。组联符号按组依次采用符号。组联符号按组依次采用“”“”“”“”“”同组同组中的照片其组联符号相同。如中的照片其组联符号相同。如册内只有一组照片和其

11、他散片册内只有一组照片和其他散片时，组联符号采用。组联符时，组联符号采用。组联符号不宜越册。号不宜越册。 8.8.照片装册要求照片装册要求 同一保管期限、同一年度形同一保管期限、同一年度形成的照片档案要装入一册或成的照片档案要装入一册或几册；几册； 每年形成照片档案数量较少每年形成照片档案数量较少的单位，可将几年形成的照的单位，可将几年形成的照片档案装入一册。片档案装入一册。 ( (三三) )照片的整理照片的整理 9.9.册内备考表册内备考表（1 1）册内备考表项目包）册内备考表项目包括：册内情况说明、立册括：册内情况说明、立册人、检查人、立册时间。人、检查人、立册时间。（2 2）册内情况说明

12、：填）册内情况说明：填写册内照片缺损、补充、写册内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。移出、销毁等情况。( (三三) )照片的整理照片的整理1010、照片册的册脊、照片册的册脊册脊项目包括：全宗号、保管期限、起止张号、册号册脊项目包括：全宗号、保管期限、起止张号、册号全宗号全宗号保管期限保管期限起止张号起止张号 册号册号 56 永久 91180 2( (三三) )照片的整理照片的整理1111、照片册的排列、照片册的排列照片册按照全宗号、保管期限、册照片册按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列。号的顺序排列。( (三三) )照片的整理照片的整理三、照片档案目录的编制三、照片档案目录的编制（一）目录的

13、著录（一）目录的著录（二）目录的种类（二）目录的种类(一)目录的著目录的著录录1.1.著录项目：著录项目： 照片档案目录的著录项目包括：照片号（底片号）、照片档案目录的著录项目包括：照片号（底片号）、题名、时间、册号、页号、保管期限、参见号、备注题名、时间、册号、页号、保管期限、参见号、备注2.2.目录的著录单位：以照片的自然张为单位著录成为照片档案目录目录的著录单位：以照片的自然张为单位著录成为照片档案目录的条目。的条目。 3.3.大幅照片的标注：对于大副照片、底片，著录时应在备注栏内注大幅照片的标注：对于大副照片、底片，著录时应在备注栏内注明明“大幅大幅”和存放地址和存放地址(二)目录种类目录种类1册内目录册内目录的项目包括：照片号册内目录的项目包括：照片号（底片号）、题名、时间、页（底片号）、题名、时间、页号、备注。册内目录的条目应号、备注。册内目录的条目应按照照片号排序。册内目录位按照照片号排序。册内目录位于