以共享服务中心推动财务管理升级

1、以共享服务中心推动财务管理升级2006-5-15 10:59新理财·王明亮【大 中 小】【打印】【我要纠错】共享服务中心（Shared Services Center， SSC）近来成为组织设计、管理控制理论、实务探讨的热点，频繁出现于我们的视野中。它具体是指“将非核心业务集中到一个新的半自主业务单元，这个业务单元就像在外部市场竞争的企业一样提供计费服务，设有专门的管理机构，目的是提高效率、创造价值、节约成本以及提高对母公司内部客户服务的质量。”（Bryan Bergeron在共享服务精要（2003）一书中给出的定义） “共享”本身是信息技术的专业术语，但随着SSC的出现“共享服务”

2、变成了企业整合财务运作、再造管理流程的一种崭新的制度安排。本文通过海尔集团的案例说明SSC将是继外包（BPO）之后企业财务管理中又一种强化组织控制、降低成本、提高财务管理专业水准的创新模式。尽管SSC并不局限于企业财务领域的应用。一、从海尔案例看SSC雏形：管理业务的内部市场化整合海尔集团1998年之前的金字塔型事业部制曾为集团多元化战略立下汗马功劳。这种模式要求各生产事业部既负责核心的研发、生产，也要包揽相对非核心的财务、人力资源等全部流程。但随着组织规模的进一步扩大，总部遥控一大批各自为政的事业部变得越来越困难，许多独立各处的“小流程”粗放而臃肿，从材料采购到销售回款，总部很难及时掌握所需

3、财务信息。于是1999年海尔开始打破等级结构、将小流程整合为由市场链连接的大流程，对原有的组织结构进行优化，把原来分属于各个事业部的营销、采购、财务全部分离出来，整合成立了商流推进本部、海外推进本部、物流推进本部和资金流推进本部，实现海尔的统一营销、统一采购、统一资金结算与财务管理。例如整合成立的海尔资金流推进本部，将原来隶属于集团内部各单位的分散的财务人员、资金、财务信息平台等资源进行优化整合，由资金流推进本部统一管理，从源头上解决原来各财务部门之间相互割裂的问题，实现了现金流的一体化和财务资源的集成共享。同时还解决了原先各单位各自对银行、分供方和商场进行担保等问题。资金流推进本部成为海尔进

4、入国际化战略实施阶段的财务集成芯片。资金流推进本部按照会计委派制的思路将财务人员委派到集团内部各单位提供理财服务，并与被服务单位签订财务服务代理合同，形成内部市场链关系。海尔为其专门设计了类似市场价格机制的“索酬（S）、索赔（S）和跳闸（T）”规定。 财务人员为服务单位提供了增值的理财服务并取得了良好的市场效果时，才能索酬，否则，就要被索赔。财务人员的工作效果由被服务单位确认，由资金流推进本部统一考核，实现了财务既相对独立又和业务流程融为一体，将原来直线职能型的组织结构转变成平行的水平流程网络结构，优化了管理资源和市场资源的配置，实现了组织结构的扁平化、信息化和网络化，从结构层次上提高了职能管

5、理系统的效率和柔性。资金流推进本部发挥专业技术优势在各业务单元推行财务与业务信息全面集成共享，也因此得以将全面预算各项指标细化到每个部门、每天、每人、每个产品甚至型号，并引入国际标杆作为编制依据，保证各项预算目标的国际竞争力；对预算执行情况进行实时监控，将结果和国际先进水平比较，分析差异并向业务单元提供专业建议，使之可以及时地将有价值的信息转化为改进的决策和行动，进一步提升海尔在成本、费用等方面的国际优势。这种准“共享财务”运作，让财务管理直接体现出价值、有力地支持了海尔的国际化战略。按照海尔的最终构想，重组后各业务单元间是平行的市场服务关系，各个推进本部成熟后同样可以成为独立经营的法人，可以

6、到外部市场为海尔赚钱。由此分析看来，虽然海尔没将推进本部冠以SSC之名，但已然顺应现实需要具备了共享服务的本质（资料来源：苏慧文海尔管理革命：市场链与业务流程再造，载南开管理评论2001年第1期和王曙光、王艳从海尔SBU看企业内部市场化及考核激励安排，载财会通讯2004年第10期）。其实SSC诞生至今已经近30年了，福特公司是公认的第一家建立SSC的企业上世纪80年代初它在欧洲成立了提供财务服务的共享中心。时至今日，美国财富500强中86%的企业、欧洲半数以上的跨国公司都已经或正在建立SSC；在亚洲，其概念虽然引入较晚，但很多大企业的组织流程改进实质上已自觉采用了它的思路，足见其魅力之大。从S

7、SC的定义和实际操作分析，它的基本特征包括如下方面：1.存在于内部，主要为企业内部业务单元提供跨组织、跨地区的专业支持服务；2.依据市场机制独立运营、服务收费，业务成熟后可与外部供应商竞争来让内部顾客选择；3.内部业务单元不再分别设立后台支持机构，它们统一“共享”SSC的服务。需要强调的是，SSC相对独立而且可以与外部服务商竞争，尽管也有合理的利润追求，但是从集团角度看，SSC的首要目的还是服务整体、提升企业经营效率，而非着重自我赢利，这与建立一般的子公司或利润中心有所区别。根据运行的现实，可分辨出SSC的不同模式。例如：依据服务对象划分为只对集团内部客户服务的内向型SSC 和同时面向内外市场

8、的外向型SSC；依据服务内容可分为提供日常操作的基础职能型（如财务账款处理、集中结算服务等）SSC和提供高层次财务管理服务的战略支持型（如报表分析、理财规划等）SSC；依据组织形式可分为实体型SSC（有形地存在于企业中且SSC的所有机构集中办公）、虚拟型SSC（运行全面电子化、网络化，机构分设在不同地点，网上进行工作沟通）和混合型SSC（主要机构集中，其余机构分散、用网络与主体相连）；依据发展成熟度可分为简单集中的初级型SSC、客户导向的市场型SSC和追求利润的独立型SSC等等。二、SSC与外包的比较优势：保持控制、业务衔接、“节流”不忘“开源”在国外，把财务处理交给外部供应商的管理外包与内部

9、自建SSC几乎同时成为流行的选择，二者也的确有很多共通之处：都要在内部先集中财务，都模糊了组织边界，都强调“服务共享”为顾客分担非核心业务而国内，似乎BPO先一步火起来，这固然是因为其具有广泛适用性，但不可否认，BPO短期迅速降低成本的特点在一定程度上迎合了一些企业“回避问题”“急功近利”的思维。不过近来发现，越来越多的成熟或是新兴企业开始将SSC作为运营模式的新探索（如中英人寿保险等）。公司的组织运行包括很多后台支持业务，财务管理历来归为此类。这类业务的模式演进大致如图1的过程。图1   非核心业务模式的演进过程图1中几种模式产生动因不同、组织架构互异导致了各自相对的优劣

10、，适用于企业发展的不同阶段，也可能并存、分别针对不同业务（见表1）。而我国企业尤其是大型企业集团现在较普遍的问题是：随着规模扩大、业务类型和管理层级增加，采用传统的分散或简单集中所引起的资源浪费、组织惰性等“大企业病”也被逐渐放大，严重毁损着企业的核心价值，所以人们更多地将目光转向更高效的BPO、SSC.相对来说，SSC的选择具有特殊意义：首先，这是适应财务管理向专业化、决策支持功能转型的需要。通常企业财务作为后台职能，希望对其通过整合可以达到最少人力、物力的投入带来最高回报，以目前趋势来说就是希望财务部门的工作不仅仅是低附加值的记账核算，更重要的是转到更高价值的决策支持上来；而且现在我国大中

11、型企业普遍面临“大企业病”也要求可以有一个财务集权控制而又不损失效率的模式。所以仅简单合并重复性的日常工作是不够的，只有建立起具有竞争力的业务流程，更为专业、高效、透明地提供服务才能满足战略、组织的需要。例如海尔案例中，资金流推进本部对集团国际化战略的支持以及前文对SSC的特点、比较优势的分析，可以证明SSC更能胜任促进转型这一任务。其次，样本示范标志着“共享服务”时代的到来。国际上相关研究表明，采用SSC模式的平均投资回报率和人员精简率均可达到25%.众多跨国公司已从自建SSC中获利丰厚，典型的如GE前印度共享服务中心（现在的GECIS）在为集团服务的过程中逐渐成熟，集团将其60%的股份对外

12、售出使之步入社会化经营，收回投资的同时得到了极高的溢价收入；现在该中心已对外提供服务而成功转型为全球知名的BPO提供商，为GE继续创造高额回报。此外，落户中国的拜耳共享服务事业部、惠普在大连建成的SSC，以及国内本土企业中像海尔一样的先行者也不在少数，它们在尝试中总结了一些SSC中国化的经验，享受到初步的成果，进一步激起共享服务理论探讨与实际运用的热潮。财务外包是彻底的市场模式，企业把业务连同相关资产、人员转移给外部服务供应商，由外部供应商在规定时间内按协议提供标准化服务。其对企业最大的诱惑就是它可以使企业部分固定成本变为可变成本（管理费用），降低经营风险、迅速减少支出：比如不必雇佣全职员工、

13、不必提供固定办公场所、利用外包商技术减少继续投资等；另外引入外部市场力量也防止了服务供应方因垄断而产生的组织惰性。所以很多笃信“不应保留低附加值业务”的企业认为这是一劳永逸的选择。的确，对于那些战略地位不高、又有一定技术含量的业务，BPO很有吸引力。但是财务管理毕竟掌控着关乎企业命脉的资金流，从财务计划、定价策略到信用关系、预算考核，无一不触及企业战略、商业机密，简单地通过外包委托外人存在潜在风险。以下风险将限制财务部门的外包：1.运行中企业内外信息偏差、管理理念冲突带来额外的交易费用使外包成本出现较大波动，不具备持续节约的潜力因此削弱了BPO最明显的成本优势。2.外包业务与组织的核心业务协调

14、困难财务必须渗透到核心业务流程才可能保证反映的信息真实和有价值。外包商往往因身份尴尬无法介入内部流程。3.极易失去对外包业务的控制权这是BPO最为人诟病的地方。外包商毕竟完全处于集团外部，甚至可能是其他利益组织的成员，虽然通过事前选择、明确签订合同可以一定程度上避免这一问题，但完全契约是不存在的，根本上还是得依靠外包方的职业道德和内部防范制度；当然也可以双方建立利益协同关系，可这种关联越紧密，对外包方也就越可能产生依赖性。4.商业机密外泄即使是被认为相对安全的应收、应付账款处理也会涉及客户信息、供应商关系等企业重要的无形资源，一旦外泄，后果严重。这些风险最终可能导致BPO成为一种权宜之计只适应

15、某些业务、某段时间而非长期战略。对比来看SSC，它是将财务职能在内部进行市场化整合，一方面吸收了其他几种模式的长处，如分散式的个性化服务，简单集中的规模效益，统一流程，BPO的聚焦核心业务、服务专业化。另一方面也创造出独有的价值，尤其是部分弥补了BPO的不足：1.SSC带来的成本节约、效率提高具有可持续性通过将财务职能在SSC中提升为核心经营、为原来的成本中心设计利益机制并逐步使之扩大为专业化的事业部，与效率最高的外包商展开竞争，可以提高财务人员的积极性，刺激财务部门不断创新、主动采用最佳财务处理规范、挖掘新的成本控制点和更有效的管理工具这才是持续降低成本、提高管理水准的根本驱动。2.衔接核心

16、业务，促进财务管理与业务运行集成。SSC比外包商拥有身份优势：作为内部价值链上的伙伴，它与业务单元可以明确责任、风险共担；并且可以接近企业战略、业务计划、行动目标和几乎所有内部信息，利于将财务流程和业务流程相得益彰，如海尔案例中资金流推进本部进行的全面预算细化。3.保持对共享业务的基本控制，并通过合理平台架构加速企业标准化进程本质上SSC仍是企业的利润中心，隶属于集团整体战略规划之中，母公司可以及时了解情况，通过对其的业绩激励来把握方向、减少波动，所以业务控制风险低于BPO；而且通过SSC建立起标准化的服务平台，统一规范不同业务单元所采用的流程，可以减少标准执行偏差及各业务单元可能的暗箱操作。

17、4.“节流”不忘“开源”当SSC逐步成熟面向外部客户时，相当于为企业培养了新的利润增长点，额外的投资回报甚至可以用来投入核心业务，直接提升企业价值。如此对比看来，建立SSC是一种长远战略考虑，比BPO更具有生命力。在中国企业集团财务管理组织中建立SSC是必要的，同时也是可行的。原因如下：1.信息技术的支持。我国企业已经开始信息化建设，众多大中型企业的 ERP系统已有初步运行经验，并且在这些方面的投入能保持一定的连贯性。这为SSC的创建提供了技术保证。2.企业规模、资源投入。尽管SSC对企业规模有底限要求，多应用于如GE、美国运通、海尔之类的大公司，但这并不意味着中小公司就不能从中获益。“只要一

18、个公司拥有多重业务，且每个业务单元都需要建立各自的财务体系，那它就可以尝试推行共享服务系统。当你只需要拥有一个的时候，你为什么要重复建设呢？”（GE亚太全球业务服务总经理吉利安语）所以只要变通出适合自己的类型，SSC或者说SSC所体现的服务共享精神就有广泛推行的可能。企业集团导入SSC的关键成功因素国外调查表明，多数组织实施SSC的过程都花费了1到2年的时间，全球最大的企业管理软件供应商德国SAP建立亚太区SSC竟用了6年。实施中主要面临的风险包括：最初的自我评估、共享业务的选择；高额的初始投资，较长的盈亏平衡期；制定新规则（保证企业内部实体间的市场交易公平、透明）；冲击原有体制、企业文化（由

19、行政等级变为交易伙伴对这种转变一开始的抵制会降低效率）；SSC成熟后的控制等等。针对这些风险，不同企业有不同的应对方法。那些成功建立SSC的企业选择的路径也不全相同，所以在这里只提出几个共性的关键因素。（一） SSC适应何种企业、何种业务SSC其实是很灵活的框架，诞生之初只适合业务多元、实力雄厚而又组织臃肿需要“瘦身”的大型企业，共享的也基本上只是如记账、应付工资等非核心、大批量的操作业务。但是发展到现在，很多中型企业通过将SSC变型最终也找到适合自己的模型，可共享的业务也扩展到资金管理、财务分析、改进建议等战略支持领域。所以有关财务型SSC的适应性，只有一个大概原则，凡具备以下条件

20、均可考虑建立：集团内部共性财务机构重复建设且运行成本与效率失衡，母公司拥有“统一安排”的控制权，有实力支持到盈亏平衡，集团内部有一定信息化基础。至于可拿出来共享的财务业务，一般是先划出宽泛的潜力共享范围，再结合战略、业务单元实际分阶段选择。现在主要的模型都将财务清晰定位为企业价值创造与保护，财务工作需要满足：为股东创造价值、为决策者管理者提供多方位支持（包括战略方法、业务执行、监督）、进行有效控制和风险管理、为供应商及客户等价值链各方提供高效服务。所以与上述相关的财务服务，只要具备标准化、大批量或专业要求高的特点都可以划入“财务共享潜力区域”。图2展示了截止2005年欧洲SSC的业务范围及影响

21、力预测，也许可以给我们一些启示。图2   财务型SSC的扩展范围和影响力（引自Andrew Kris & Martin Fahy服务共享（2005）P202-图10.2，有改动不过，选择财权共享的范围涉及到集团内部敏感的利益划分，为减轻试行的内部阻力，减少运作风险，起步阶段应先选择某些日常操作业务（如编制账目），确保SSC全力以赴塑造形象。这样既有利于培养信心、教育内部客户，又循序渐进、提高了成功率。而共享范围的界定可以不断修正，时机成熟再加入更高层次的服务（咨询、决策支持类）。（二）用渐进、管理层承诺、沟通应对组织变革引起的抵制共享服务将内部关系市场化，由此带来一系列转变：由“经营上级”到“经营客户”，由“完成任务”到“追求效率”，由“铁饭碗”变成与第三方竞争不可避免地可能会导致裁员、分权、改变业绩考评方式等等，各种显性、隐性的抵制都带来巨大阻力、降低效率。这种风险不太可能完全避免，但通过以下几个关键控制可以有效降低。第一，控制速度、逐渐渗透。几乎所有成功运行SSC的企业都是如此。这里的速度有两层含义，一是指范围扩展。从某一地区、某个领域试起，试点成熟后再推广；这样一方面积累经验，另外也有示范作用（海尔是先选择空调事业部试点）。二是指模式发