办公自动化系统解决技术方案

1、某某集团办公系统建设方案二0一年 月目录一、项目概述 31.1 项目背景 31.2 项目建设实施的必要性 51.3 项目建设的意义 51.4 、经济和社会效益评估 6二、行业信息化的现状和需求 62.1 行业信息化现状分析 72.2 行业信息化需求分析 72.3 参考资料 8三、总体建设目标 93.1 指导思想 103.2 基本原则 103.3 总体目标 10四、建设方案 114.1 、办公系统设计 124.2 、数据处理和存储系统设计 164.3 、数据维护设计的原则 184.4 、终端系统及接口设计 194.5 、网络系统设计 214.6 、安全系统设计 214.7 、备份系统设计 224

2、.8 、运行维护系统设计 234.9 、系统软硬件物理部署方案 25五、项目实施计划 255.1 、项目实施的十大关键成功因素 25相关领导重视与承诺 25确定的项目目标、实施前提条件和实施计划 26良好的项目沟通 26双方的积极参与和密切配合 27关注教育和培训 27关注流程优化 27严格的质量保证计划 28保证数据输入和转换过程中的完整性与严密性 28项目里程碑的划分和执行、检查 29注意解决项目实施中的瓶颈问题 305.2 、实施策略 30规范化的运作 30快速开发、部署 30先易后难、以点带面 315.3 、组织架构与职责 31加强领导，健全机构，为办公信息系统建设提供组织保障 31严

3、格程序，完善制度， 促进电子政务办公系统建设的健康发展33 突出重点，分期实施，提高电子政务办公系统的应用效果 34 加大培训力度、加快人才队伍建设 345.4 、实施计划 355.5 、实施步骤 36项目启动阶段 36需求调研阶段 37系统安装调试阶段 38系统培训阶段 39系统试用阶段 41系统正式运行阶段 42六、培训介绍 426.1 、培训需求分析 436.2 、设计培训方案 436.3 、培训实施 446.4 、评价培训 44七、软件项目管理 447.1 、软件项目管理 44项目管理原则 44项目管理目标 45项目管理的方法论 45项目管理组织机构 47项目计划范本 477.2 、项

4、目测试控制 48项目测试管理机制 48项目测试工作流程 50测试项目测试工具 517.3 、项目质量控制 51项目质量管理遵循标准 51项目质量管理和软件配臵管理机制 51项目质量管理和软件配臵管理工具 527.4 、项目风险管理与控制 52风险管理 52风险防范 53推荐的项目组织结构 55项目管理方法论的组成部分 57一、项目概述1.1 项目背景信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。 信息技术的飞速发 展正在引发着一场深刻的生产和生活方式的变革， 极大地推动了经济 和社会的进步。信息技术的广泛应用， 既对政府管理提出了更高要求， 也为政府管理提供了新的技术手段。电子政务是政府机构运用现代

5、计算机和网络技术， 在互联网上建 立起开放的交互式管理和服务系统， 超越时间、 空间和部门分隔的制 约，向全社会提供高效优质、规范透明和全方位的管理与服务，同时 实现办公自动化、无纸化，实现组织结构和工作流程的重组优化。以电子政务为主要内容的政务信息化建设不仅可以大大提高政 府的工作效率，缩短办事时间，优化办事程序，同时还有助于实现政 务公开、加强监督、塑造清正廉洁的政府形象。在XXXXXXXXXX对公文电子化应用的进一步推进的大背景下， XXXXXXX根据自身的业务特点和要求，提出了 XXXXXXX办公业务和 公文交换系统平台建设的需求， 建设办公自动化和公文交换系统， 实 现公文的规范化流

6、转， 确保管理的严肃性及安全性， 实现无纸化办公， 建立政令的上传下达，下级部门间的公文交换和流转。系统通过对 XXXXXXX组织结构管理、工作流程等进行信息化规范、管理，实现 公文的电子化流转、 审批和跨部门的公文交换， 以达到提高工作效率 的目的。xxxxxxxX、同办公业务系统就是要建立一个集成的办公环境， 使单位内部所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作， 从而起 到“办文”、“办会”、“办事”、“信息发布”的功能，最终达到日常办 公的信息化。 办公业务应用系统与公文交换系统之间， 通过系统提供 的相关接口可以无缝实现 XXXXXXX办公业务应用系统与公文交换系 统、同运用， 实现

7、单位与单位之间的在一个相对集中、 统一的大平台 上进行公文及相关公文数据的处理， 进而达到单位与单位之间协同办 公的目的。1.2 项目建设实施的必要性企业需要借助计算机技术不断提升自身的管理、 服务水平， 需要 通过建立起办公自动化系统（0A,依托电子政务专网，搭建办公、 管理、业务于一体的综合办公平台。xxxxxxxX勺传统的办公模式因其办理分散、效率低下、监管不 足等弊端，成为xxxxxxx行政改革中迫切关注的问题。随着电子政 务建设的不断探索， 借助信息技术及其它领域的方法构建新的办公平 台，提升和改进xxxxxxx内部办公效率成为必要。办公自动化作为 电子政务的重要组成部分，对提高政府

8、部门的管理能力、决策能力、 公共服务能力起到至关重要的作用。1.3 项目建设的意义党的十七大明确提出了加快行政管理体制改革 , 建设服务型政 府。着力转变职能、理顺关系、优化结构、提高效能，形成权责一 致、分工合理、决策科学、执行顺畅、监督有力的行政管理体制。 健全政府职责体系，完善公共服务体系，推行电子政务，强化社会 管理和公共服务。xxxxxxxxb、公系统的顺利实施能够使局内的公文流转更加科 学快捷，便于文档查询，通过信息技术的应用提高办公能力，实现 行业信息资源的整合、沟通与共享，完成行业管理部门工作由管理型向管理服务型的转变，提高行业管理水平和效率。1.4 、经济和社会效益评估经济效

9、益：通过该项目的实施，可充分利用现有资源，全面的整合XXXXXXX现有的基础数据，避免单独重新的构建基础应用系统，提 高了信息数据共享，为后期信息化发展打下坚实基础，可大大减少 电子政务建设的风险投入，从而为我局带来了良好的经济效益。同时随着该系统的使用，在传统的办公模式的基础上可以降低 办公成本，节省办公经费。社会效益：通过本次项目的建设，从而重新梳理和规范起局内办公业务流 程和规范；通过公文数据库的建设，提高公文数据共享、提高公文办理效 率，减少繁杂工作步骤及业务操作；通过本次项目将建立摸索出一套属于 XXXXXXX办公系统建设 的标准，不断扩充电子政务建设的规范和标准；最重要的是在办公业

10、务方面，将办公管理工作融入到日常管理 中，减少独立办公现象，并通过系统及时处理公文，增进公文办理 工作的时效性、透明性。二、行业信息化的现状和需求2.1 行业信息化现状分析目前在XXXXXXX仅有3个人在管理7个网站，有4个政务信息 公开， 1个人在负责电子政务网上 2 个系统。各信息化系统都处于较 集中应用的局面， 纸质件办公现象仍然占有主要趋势， 最近加大了电 子政务的建设力度，同时对领导的批示件制定了“四项制度” 、“限时 办结”，因此需要通过现代的办公手段提升办公效率，对现有的网络 和计算机进行维护升级和加大投入。2.2 行业信息化需求分析系统采用大集中的 B/S 架构，在局政务信息网

11、络控制中心机房部 署服务器和应用系统，客户端通过浏览器即可方便使用。在功能组件上， 为了适应需求的变化要求， 所有的应用功能和模 块具有灵活的可扩展性和适应性， 能够根据需求的变化调整系统以达 到满足需求变化的要求。主要技术要求如下：1. 具有较强的系统安全性和灾难恢复能力。系统应提供 7X 24 小时的连续运行，平均年故障时间： 1 天，平均故障修复时间： 30 分钟。2. 系统采用B/S架构，支持IE等通用的浏览器；平台运行在 开放的 TCPIP 网络环境下。数据库服务器和应用服务器应支持主流 产品一种或几种。客户端操作系统： Windows 2000/XP/Vista ；服务 器操作系统

12、：Windows2003或UNIX或LINUX等。3. 具有良好的安全机制，严格合理的权限设臵；系统日志能自动记录公文的运转过程和出错信息； 能保留正文修改痕迹； 能提供经 法律认可的手写签名及电子印章功能。4支持超过 50 个注册用户。支持最高 10 个部门、 100 个并发 用户，正常 50 个并发用户的性能要求。5在 100 个用户并发访问时要求达到的指标：（ 1）打开一般系统界面、网页的响应时间在 2 秒内。（2）对于一般的系统提交操作，响应时间在 2 秒内。（ 3）对于简单的查询操作，响应时间在 2 秒内，对于较复杂的 组合查询，响应时间在 4 秒内。6. 支持年数据量为20000文

13、件数、200万记录数、5GB字节的数 据量。每年文件及档案应能单独管理、单独备份、分年储存。7. 可以对系统各种关键业务参数进行配臵和自定义。具有强大 的流程定制功能， 保证系统能随时适应政府流程的变换及新应用的扩 展。8. 公文拟稿过程中支持 Word、 excel 等常规编辑工具。9. 具备文号、流水号自动生成功能 , 具备自动提醒和催办功能。10. 界面美观，操作尽可能简单，尽量减少弹出的窗口，以加快 操作速度。11. 对于各种查询和统计模块，提供复制、打印、EXCELS式导 出功能。2.3 参考资料【国发, 2000? 23】国家行政机关公文处理办法【云政发, 2008? 6 号】云南

14、省人民政府关于省政府部门及地 州市行政负责人问责办法【云政发, 2008? 11 号】云南省人民政府关于在全省行政机关 推行服务承诺制、首问责任制、限时办结制的决定【云发, 2008? 2 号】中共云南省委关于在全省实行领导干部 问责制的决定【云南省政府令第 137 号】云南省电子政务管理办法 中华人民共和国保守国家秘密法云南省实施 中华人民共和国秘密法 细则云南省电子政务建设指导意见国务院XXXXXXX信息化建设规范国资监管相关业务规范政府办公管理相关业务规范网络及信息安全规范软件工程规范国家公务员管理暂行条例三、总体建设目标3.1 指导思想XXXXXXX信息化发展规划的指导思想是：紧跟昆明

15、市委市政府电子政务信息化发展的规划进行设计，利用网络和计算机技术提高 公务员行政效率的整体水平， 统筹规划，各项信息化工作落到实处。 3.2 基本原则项目建设的基本原则是：（1）加强领导，统筹规划。作为一项巨大的系统工程，必须统 一领导、统筹规划，建设项目要突出重点、分层建设、各负其责、 共同发展、稳步推进，要贯彻以人为本和全面、协调、可持续发展 的方针。（2）以需求为导向， 以应用促发展。 要满足行业业务管理的需 要，满足社会公众对信息服务的要求，以网络设施为基础，加强信 息资源的开发利用。（3）互联互通，资源共享。 要在整合行业现有信息资源的基础 上建成统一的信息系统，协调各子系统间的数据

16、交流，实现互联、 互通和资源共享。（4）统一标准，安全可靠。建设项目要在网络互联、 数据通信、 信息采集、信息传输、信息加工、信息资源管理、安全保密等方面 按照统一标准进行开发、建设和管理。3.3 总体目标XXXXXXX电子政务办公系统是机关使用的办公自动化管理平台，该平台要要满足机关党委内部的公文收发、 流转需要， 又能实现与市 政府公文传输系统进行对接，通过“业务流程化、信息规范化，流程 软件化、信息电子化，软件网络化、信息共享化”的信息化建设过程， 提高XXXXXXX办公效率。通过该系统的建设，主要实现以下目标： 该系统可以和市政府公文传输系统进行对接， 向市政府接收或上 报的文件；实现

17、XXXXXXX机关单位内部的公文及信息等的无纸化办公流转。对无流程的办公业务进行业务流程化工作， 制定清晰的业务流程。 对有流程的业务进行流程的梳理、 优化等工作， 实现办公业务流程化 的目标。对未规范化的公文信息 （包括结构化和非结构化公文信息） 进行 规范化工作， 对较为规范化的公文信息进行优化， 实现公文信息规范 化的目标。根据优化的业务流程开发办公信息系统应用软件， 使办公业务以 软件的方式固化，实现办公流程软件化的目标。根据规范化的公文信息进行结构化和非结构化数据设计， 使规范 化的公文信息以电子化方式固化，实现信息电子化的目标。将电子化的公文信息进行网络部署并对各级公务员分配相应权

18、 限，以实现办公信息依权限共享的目标。四、建设方案4.1、办公系统设计办公业务系统建设内容包括：公文办理，日常办公，个人办公， 系统管理，查询统计以及数据接口的建设。办公业务系统用于管理人员的日常办公，是一个以应用为核心、 以协同办公为指导的办公系统。 业务处理流程基于统一的工作流平台， 给系统极大的扩展性和灵活性。传统的书面文件不仅浪费大量的纸张，而且在管理控制过程中， 很难保证文件控制版本的一致性。 采用电子化文档， 实现标准文件的 计算机控制， 可以解决纸质文件控制问题。 同时有利于文件历史版本 的控制以及文件的检索。公文办理公文办理是办公业务系统的核心，用于工作人员的日常办公。支 持发

19、文、办文、审批等公文的流转，以及公文和批示件的归档。系统 还具有对政府部门日常事务的查询、管理功能。发文管理 ：包括公文拟稿、办理、催办，公文流转审批，查询，模 板管理维护，流程设臵等。办文管理 ：包括公文拟稿、办理、催办，公文流转审批，查询，模 板管理维护，流程设臵等。领导批示 ： 领导批示意见登记，催办，查询，统计等。来电管理 ：对来电的登记，处理，查询。来文导入：导入来文数据（标准的XML格式数据文件），支持党政 机关电子公文交换系统来文数据的导入。公文导出：将公文导出为标准的XML格式数据文件，提供党政机关 电子公文交换系统进行公文交换和档案管理系统进行归档。日常办公日常办公平台主要实

20、现对政府部门内部信息、 资料以及会议的管 理。信息发布管理 ：对政府部门内部信息进行管理、 在办公业务应用系 统中发布信息，如：领导动态、部门简报、政府通报等信息的登记、 维护和查询。通知、公告 ：对政府部门内部的通知、公告进行管理和发布，可设 臵通知、公告的时效。领导日程管理 ： 对领导的日程安排进行登记，维护，查询，打印。会议室管理 ：包括会议室的登记，维护，查询，签收，有会提醒等 功能。人员通讯库 ：包括个人及处室的人员登记，维护，查询。资料管理 ：用于个人及处室的各类电子资料的管理， 方便保存和检个人办公个人办公包括待办事宜、在办事宜、已办事宜、资料收发、消息 查看等功能模块。同时平台

21、还提供一些辅助性的功能，如滚动阅览、 设臵定时提醒、查看待办事项等。领导动态 ： 醒目地显示领导的最新动态。通知、公告 ：醒目地显示政府部门内部发的通知。会议室管理 ：醒目地显示会议室安排情况。公文办理 ：包括个人待办事宜，在办事宜，已办事宜，个人已批， 已阅等。领导日程 ：醒目地显示领导的日程安排。信息、简报：醒目地显示政府部门或者各处室最新发布的部门信息、 简报或者是政府通报。查询统计数据查询统计并不是单独的一个模块， 它是集成在各个功能模块 中，各模块都需要功能强大的检索、查询功能，这里单独把它提出来 设计，目的是为了高度概括本系统在查询、检索、统计功能方面的共 性与特征。数据查询为各模

22、块提供多种查询方式。 既支持按各种分类以树型 结构分层显示数据， 又支持模糊查询和列表查询， 还可以按各种分类 查询统计出各类数据的数量。按照各个子系统及功能模块对业务数据的不同要求， 系统将提供 不同类型的统计，并按照要求将这些数据生成 Excel ，及 word 格式 的报表。系统管理系统管理是保证办公业务系统正常运行的基础， 用于对支撑系统 运行的各类基础数据的维护。包括对组织机构、用户、菜单权限、业 务基础数据、系统参数的维护，同时还具有数据备份 / 恢复功能以及 对登录日志的查询功能。公文审批流程配置及公文流转管理员用于对公文流程进行配臵、定义。支持“用户管理员”对 各自科室公文办理

23、流程的预定义。r流穆定义汇义审批淹祥8黑 口 ,修应痕用性 可谨俶苗点叮拽仃人 可修应节点可执齐丸-tt序用户在实际办理公文的过程当中， 只要选择预定义好的相应流程, 就能实现公文处理中的文件流转。公文流转!开始*公文令记1 -J公立办结1亠J亠二*jtIIIIII 办公人员;（结束、-IIII II|公文审批公文市批4.2、数据处理和存储系统设计可扩展标记语言（XML是 Web上的数据通用语言。XML是一种开放的标准，XMLS言不受任何实体的控制也不归任何实体所有。 XML可以扩展，XML标签可以被任何人创建并被其他人所采用。它使开发 人员能够将结构化数据，从许多不同的应用程序传递到桌面，

24、进行本 地计算和演示。XML允许为特定应用程序创建唯一的数据格式。它还 是在服务器之间传输结构化数据的理想格式。在系统应用中使用XML技术有以下的优势：它提供用于本地计算的数据向用户提供正确的结构化数据视图允许集成不同来源的结构化数据描述来自多种应用程序的数据通过粒度更新来提高性能宏观经济管理业务协同系统数据库建设方案根据对现有数据和应用系统的分析以及考虑以后可能的扩展及问题，我们提出数据库设计方案是集合式数据库方式。集合式数据库的模型采用数据整合方式：属性、管理、人员、机构等系统的数据都放在一个数据库中。在这种模式中，所有的数据处在同一个数据库中， 是一个大而全的数据集，优点是应用访问数据库

25、时比较方便，在一个 数据连接中就可以处理所需要的数据记录。集合式数据库特点集合式数据库对实现云南省宏观经济管理业务协同系统来说，有其独特的地方。现总结如下：指标集合式说明安全性*集合式将所有数据放在同一个物理环境中，能在物理上避免一些人为操作导致的数 据安全；另外不同的应用系统对数据库访问 的安全级别可以从单独位置维护。可管理性*安全管理、数据访问控制、数据逻辑管理比较集中可维护性*任何一个冋题，只需要处理出现冋题的 数据。可扩展性*在增加新的系统时，只需要考虑和数据 处理逻辑层的关系就行，其管理是独立的。性能当数据库性能出现问题时，集合式可以 通过分布式布置数据库集群很容易解决性能 问题开发

26、难度这是一个相对指标，集合式开发上要方 便一些，技术上的难度和工作量会相对少些。号表示该指标的程度，从一个到五个*号分别表示：一到五级4.3、数据维护设计的原则1、数据在数据库中的维护应该是唯一的，也就是说对某一个具体的数据，对其增加、删除、修改的操作应该是在一个表中、甚至只 是在一个功能中完成。其它表中应用到该字段的地方只能是引用，而不能再出现一个该数据的副本，更不能对该副本再进行维护，这样就 避免了同一数据在同一应用的不同值。同时提高了数据维护的效率。2、为了提高数据处理的性能，数据处理逻辑尽可能用存储过程来实现。4.4、终端系统及接口设计通过办公业务系统和电子公文交换系统提供的 XML数

27、据文件导入、 导出接口可以实现办公业务应用系统与电子公文交换系统协同运用， 实现单位与单位之间的在一个相对集中、 统一的大平台上进行公文及 相关数据的处理，进而达到单位与单位之间协同办公的目的。盹了公远顾慈：-iV-.- Iv ftJl命h時fTUr口丸 1_岸片- J-+I盃tX T 1 V： IC.1 甬 flli U X1 1 Hk J r-Sk*1- X 11於N办卯eiFixhjahi!?lit示、r办公u动化系统. I OAitM-fi-文文件I 修出公文交换系统支持与目前的 OA系统的文件交换功能。在公文交换时，公文交换系统将收到的公文导出到本地，文件格式为XML然后OA将该文件

28、导入到OA系统中，OA处理完后需要发的文件导出到 本地，文件格式为XML公文交换系统将该文件导入到公文交换系统 中，然后在发到相关的单位。交换过程中交换的文件格式均为双方统 一定义的XML文件。管理工作站公文交换工作站数据库服务器i交换机0公文交换系统 ”轼丿 应用服务器办公业务系统应用服务器路由器4.5、网络系统设计公文交换工作站交换机路由器政务网4.6、安全系统设计安全保护基本安全要求分为安全策略、安全组织、安全技术和安全运行四个 方面。1. 安全策略安全策略是为了指导和规范XXXXXXXX信息安全工作而制定的安全方针、 管理制度、规范标准、操作流程和记录模板等文档的总和。 安全策略具有层

29、次化 的结构，包括整体安全策略、部门级安全策略、系统级安全策略等。2. 安全组织安全组织是为了保障市 XXXXXXXX 信息安全而建立的组织体系，包括各 级安全组织机构、岗位安全职责、人员安全管理等方面。3. 安全技术安全技术是指保障市 XXXXXXXX 信息安全的安全技术功能要求和安全技 术保障要求，包括网络与通讯安全、主机与平台安全、数据库安全、应用安全、 数据安全、物理环境安全等方面。4. 安全运行安全运行是为了保障市 XXXXXXXX 系统运行过程中的安全而制定的安全 运维要求，包括风险管理、配置和变更管理、信息系统工程安全管理、日常运行 管理、技术资料安全、应急响应等方面。4.7、备

30、份系统设计关键数据库服务器必须启用数据库审计类管理策略。 在操作系统和数据库系 统层面对网络中的用户操作行为（如读、写记录等） 、用户事件（如用户帐号的 创建、删除等）和系统状态（如数据库的启动和关闭等）加以审计，审计信息作 为安全事件分析和追踪的基础。对关键业务信息实现备份恢复机制， 必须开启数据库操作日志归档功能， 包 括关键的系统、 数据库及应用的备份， 实现数据的自动备份， 并且能按照设定的 时间间隔进行自动全备份、增量备份。为了减少备份、 恢复对业务系统的影响， 提高服务能力， 要求备份系统提供 数据快速恢复的机制和手段，缩短数据恢复过程对业务系统的影响。为缩短主机故障对业务系统的影

31、响，提高系统维护能力，降低维护复杂度，要求备份软件能对出现故障的主机自动恢复包括操作系统在内的应用软件和数 据。备份系统包括备份服务器、磁带机以及备份软件，备份软件包括对系统、 Oracle数据库、灾难恢复等的备份恢复功能，具有完全备份、增量备份、差额备 份等备份策略。4.8、运行维护系统设计系统切换后可开始投入运行， 系统运行包括系统的日常操作、 维护等。业务 协同的思想只有在运行中才能得到检验， 而运行中不断积累问题是新的开发思想 的源泉。维护内容(1) 程序的维护程序的维护指改写一部分或全部程序，一般是针对程序本身漏洞问题维护。目前系统维护在发现错误或条件发生改变时进行， 效率不高的程序

32、和规模太 大的程序也应设法予以改进。 一般说来， 管理信息系统的主要维护工作量是对程 序漏洞的维护。(2) 数据的维护数据维护指的是不定期的对数据文件或数据库进行修改， 这里不包括主文件 或主数据库的定期更新。 数据维护的内容主要是对文件或数据中的记录进行增加、 修改和删除等操作，通常采用专用的程序模块。(3) 代码的维护随着用户环境的变化， 原先的代码已经不能继续适应新的要求， 这时就必须 对代码进行变更。 代码的变更(即维护)包括订正、新设计、添加和删除等内容。当有必要变更代码时， 应有现场业务经办人和计算机有关人员组成专门的小组进 行讨论决定， 用书面格式写清并事先组织有关使用者学习，

33、然后输入计算机并开 始实施性的代码体系。代码维护过程中的关键是如何使新的代码得到贯彻。维护组织本系统需要长期运行维护、 不断完善扩充。 鉴于本系统运行的实际情况， 应 从省级运行维护机构的领导、 协调、 运维三个层面建立系统组织管理体系， 明确 分工，各负其责，共同保障系统的持续稳定高效运行。省级维护机构： XXXXX 负责日常维护管理工作， 协调和组织业务组织进行 维护工作。灵活多样的维护形式平台支持用户通过远程异地客户端对应用系统进行开发、 维护和发布。 提供 具有新增功能的更新，提供主要维护版本的更新，提供修补包及替代方法。4.9、系统软硬件物理部署方案服务器均部署在市商务局的局域网五、

34、项目实施计划5.1、项目实施的十大关键成功因素作为项目实施的专业化服务厂商之一，我公司认为项目实施主要有以下十大关键成功因素：相关领导重视与承诺XXXXXXX领导同志对此次项目的重视和承诺是成功完成项目实施的最关键的因素，承诺的内容主要包括： 从全局的角度给予切实、明确、有益的支持； 从管理层到项目组织形成良好的沟通渠道； 在本项目启动会上，包括一把手在内的所有委领导进 行现场动员。确定的项目目标、实施前提条件和实施计划在项目实施前，项目小组必须通过周密的讨论与沟通， 达成共识，共同制定明确的项目目标、实施前提条件和实施 计划，为后期的实施工作奠定良好基础。在实施过程中，项 目目标、实施前提条

35、件和实施计划的不确定性将直接导致项 目进度延迟、实施成本增加等不良后果。所以，必须在项目 启动以前将这些明确下来。良好的项目沟通良好的项目沟通是项目成功的重要保障： 项目涉及很多各种性质的决策点，决策的失误是项目 拖延的关键原因之一。必须建立定期沟通的制度，但是遇到特殊的决策点， 应及时召开领导小组会议。沟通文档必须清楚并由双方保存。双方的积极参与和密切配合项目实施要求项目参与人员投入极大的时间、精力和 努力。参与人员必须按项目计划严格保证工作时间。 尽早确定合作双方所需要的相互支持并跟进计划。关注教育和培训在项目期间，系统教育和培训能按正确的方式并在适 当的时间进行是很重要的。我公司保证针对

36、 XXXXXXX工作人员的需求制定培训方 案。没有足够的知识将导致用户对软件功能不准确的理解 和使用，也不可能实现软件和业务的完美结合。培训中需要有足够的训练时间，这就需要必要的设施 和便利条件，如安静的工作环境、完善的硬件设备。关注流程优化信息化通常意味着组织的变化，人们对变化有一种内在抵触性，特别是连接通用业务系统的实施。XXXXXXX技术中心必须对此有所认识并且有能力面对抵触。其次，我公司项目经理应向XXXXXXX技术中心提供关于必要变化的建议。XXXXXXX技术中心必须控制和管理对项目成功完成所要 求的政策变化程度。成功实施的前提是协调技术变化和组织变化，使之相结 合。严格的质量保证计

37、划在项目实施过程中，我公司将根据我们以往的系统实施 经验，贯彻一套完整的质量保证计划，实现对客户的质量承 诺。该计划内容框架为： 对项目的期望以及实现期望的衡量标准 维护质量保证计划的权责定义划分 质量监督的工具意见收集程序 项目小组认同计划 沟通计划 培训课程质量评审程序 项目质量保证计划的核准签字保证数据输入和转换过程中的完整性与严密性必须建立 xxxxxxxX勺系统管理员和我公司数据移植工程师之间良好的沟通和合作关系。相互提供不完全或者不正 确勺数据容易导致误解，并有下列不良后果：无休止的讨论业务流程引用错误数据 质量的和数量的估计错误 流程/ 方法不停地调整 以上每一项对于项目都会有拖

38、延的后果，将直接影响项 目的实施效果。项目里程碑的划分和执行、检查由于本项目是解决全 xxxxxxxX勺整体电子政务办公系 统应用的工程，因此它是一个较大的复杂工程，特别对于实 施过程更是一个非常严峻勺考验。如果没有很好勺组织或规 划，都会导致项目勺在实施过程中前功尽弃。因此对于该项目实施过程勺里程碑划分是非常重要勺。 通过我司近十年建设和实施 OA 勺经验，我们会根据客户勺 情况等诸多因素，把整个项目实施分为若干个大勺阶段，每 个大勺阶段又分为若干个小勺阶段，并在每个大阶段勺交界 处建立关键里程碑，并在每个阶段交界处建立小勺里程碑。 在每个里程碑（特别是关键里程碑） ，甲、乙双方都必须对 前

39、阶段工作进行客观总结和分析，找出实施过程中勺问题和 不足，为下一个实施阶段勺工作做出更为合理、科学、实际 勺计划。在执行计划过程中，又要不断勺进行检查，发现问 题后要及时进行工作方式勺调整和改进。总之，在整个实施过程要严格按照 “PDCA的方式进行。即 P ( Plan )计划、D (Do)执行、C (Check)检查、A (Act) 调整。注意解决项目实施中的瓶颈问题在项目实施的过程中必须注意及时地解决导致瓶颈的问 题，而且要进行良好的沟通。有效地把握上述关键因素，使得我公司能够保证系统的 成功实施。5.2、实施策略规范化的运作我公司针对此次 xxxxxxxX、公信息系统项目主要是依据CMM

40、I3吉合公司服务理念，并遵照实施方法论来进行 管理。快速开发、部署我公司是一家有丰富政府机关、公业务软件及各类网站 制作经验的专业公司，所以在建设本次xxxxxxxx、公信息系统项目的过程中，要充分借鉴已有产品的功能和流程，结 合XXXXXXX炸性化需求实现快速程序开发及功能模块的搭 建。先易后难、以点带面由于XXXXXXX内各部门的计算机水平参差不齐，在办公信息系统实施期间我们建议优先实施计算机水平相对较高 的部门（例如：财务处），在单位内部启用办公信息系统时， 把 80%的精力放到计算机水平较高的工作人员身上，在计算 机水平较高的工作人员掌握该系统后再来带动其他工作人 员一起使用办公信息系

41、统。5.3、组织架构与职责加强领导，健全机构，为办公信息系统建设提供组织保障我们应充分认识到办公信息系统建设是一个复杂的过 程，是一个动态的、 不断更新和进步的过程， 几乎是 XXXXXXXX 全员参与建设的一个项目。同时也是一项涉及面广、使用对 象多、协调任务重的综合性工程。如果没有领导的重视，没 有明确的机构负责建设和维护，电子政务办公系统建设很难 得到顺利推进。建议应专门召开有关 xxxxxxxX隹广应用电子政务办公 信息系统建设的专题会议，通过会议，在思想上重视，观念 上超前，思路上清晰， 实施上落实， 保证该项目的顺利推进。 并建议成立电子政务办公系统建设领导小组，并建议由局领 导或

42、分管局领导亲自挂帅，督促检查局电子政务办公系统建设的进展和落实情况，电子政务办公系统建设领导小组办公 室由委办公室牵头负责，由委办公室负责全委电子政务办公 系统建设的规划、管理和与机关各处室的协调工作，由信息 中心为电子政务办公系统建设提供技术保障和维护工作，并 负责与省级相关技术部门和软件厂商的协调工作 .“ XXXXXXX：办公信息系统项目组” 下设“业务管理组”, “技术保障组”和“项目实施组” 。项目总负责： XXXXXXXX 局领导具体承办负责人： 办公室 主任、信息中心 主任 项目实施承办负责： 源杰市场调查公司 机构具体设臵及工作分工如下：1、业务管理组人员组成： 由委办公室牵头

43、，各业务处室指定一名处领 导和一名业务骨干组成，办公室主任任业务管理组组长。工作职责： 负责该项目业务、技术的综合管理。主要负责协调 各部门，了解各单位的业务需求并进行汇总管理、评审。2、技术保障组人员组成： 由委信息中心全体成员组建，信息中心主任 任技术保障组组长。工作职责： 负责从技术上对该系统硬件设备的采购安装调试进 行把关和具体落实工作，做好该项目各项业务需求中的相关技术工作， 与“业务管理组”人员一起，对各处室进行需求调研。3、项目实施组人员组成： 从公司的电子政务事业部、质管部抽调业务 骨干组成，由公司项目经理王鹏任组长。工作职责： 负责办公自动化项 目的实施工作（如：需求调研、

44、系统安装部署、培训等工作），并保证项目进度、质量，定期向省征 稽局汇报项目进展情况。并与“业务管理组”人员一起，对各处室 进行需求调研。严格程序，完善制度，促进电子政务办公系统建设的健康发展在电子政务办公系统的具体建设过程中，因为我们不能 一味的想靠技术来解决建设过程中所遇到的问题，还必须要 靠建立一些管理办法和制度来约束我们的工作人员，使得我 们的工作有章可循、有据可查。所以我认为目前应首先制定 一些相应的配套办法，如：XXXXXXX）电子政务办公系统运行管理办法、关于电子公文流转的基本要求 、 XXXXXXXX 电子公文流转程序等管理办法，规范电子政务办公系统的 应用。同时还应制定XXXX

45、XXXX计算机安全管理制度 、XXXXXXX信息中心事故处理流程图、机房管理制度及维 护工作职责 、机房值班员工作职责及日常维护流程 ，从 而通过这些办法和制度使电子政务办公系统建设逐步走上 了规范化、制度化的管理轨道，有效地保证了建设质量和进度，同时也大大增强了工作的透明度。突出重点，分期实施，提高电子政务办公系统的应用效果在推进电子政务办公系统建设的过程中，我们不盲目求 大、求全、求快，即要在科学规划的基础上，坚持“整体设 计，审慎规划，先易后难，分步实施，边使用，边完善”的 原则。根据先急后缓的建设要求， 突出重点， 分期实施， 如： 将机关内部的收文和发文分步实施。并注重建设与应用的紧

46、 密结合，把握“边应用，边完善”的原则。在XXXXXXX及17个省属企业监事会进行推广应用电子 政务办公系统时，按照实际情况及计算机水平从高到低的顺 序进行分期实施。加大培训力度、加快人才队伍建设在电子政务办公系统建设的过程中，人才队伍的建设是 关键。信息化人才匮缺，人员流动是电子政务办公系统建设 和管理的一大难题。在电子政务办公系统建设中培养人才， 在培养人才中推进建设是XXXXXXXX电子政务办公系统建设的一个实践。我们建议由委办公室组织进行电子政务办公系 统相关技能的培训，加强对人员的培训。在培训过程中以集 中和点对点的方式开展培训，以“分层次培训，培养重点人 员，带动整体提高”为原则，

47、为各处和部门培训一批电子政务办公系统方面的专业人才，同时提高工作人员的整体素质和应用水平，也为电子政务办公系统能在xxxxxxxX勺顺利推行打下坚实基础。5.4、实施计划为保障xxxxxxxx公信息系统的顺利推行，拟分阶段进行，逐 步推进，各阶段勺工作安排如下：第一阶段： 从 2010 年 3 月 28 日至 2010 年 5 月 30 日， 完成办公信息系统的基础数据和基础流程的搭建实施工作， 选择较容易启动的功能模块，比如收办文管理，建立起收文 的流转，成功率高，可较好的降低项目实施风险，同时进行 其他流程的试用和调研，收集需求，整理基本流程资料，为 下阶段的开发工作做好铺垫。第二阶段：

48、2010年 5月 30日至 6月 30日，对第一阶段 所实施模块情况进行使用情况检查，并对第一阶段的实施工 作做总结，并且对收集的需求和调研反复进行推敲及需求的 变更，采取“边应用、边完善”的方式，完善好其他功能模 块的搭建。第三阶段： 从 2010年 6月 30日至 2010年 10月 1日， 在完成xxxxxxxx前期繁重开发工作后，开始进行全员培训 工作后， 将实施力量集中到培训当中去， 采取多种培训方式， 集中培训，现场指导，领导一对一培训，基本实现 xxxxxxxx办公信息系统的初步试运行；第五阶段： 2010 年 10 月，通过前期的试运行，我们肯 定会有很多需求进行调整和系统变更

49、，待系统程序变更完成 后，对办公信息系统组织专家进行初审，初审后则进入正式 双轨制运行阶段。最后，待整个系统建立完善后，邀请相关单位召开、办 公信息建设的成果汇报会。5.5、实施步骤信息化建设是一个长期的工程， 也是一个不能一步到位的 工程。XXXXXXX要实现全系统全面的无纸化办公也不是一朝 一夕就能完成的。我公司结合多年的电子政务建设经验，总 结出了项目建设要“想的要大、起步要小、扩展要快”的建 设思路。结合xxxxxxxX勺实际情况，制定了以下务实、高效的实施步骤计划：项目启动阶段本阶段主要工作任务XXXXXXX）和我公司根据前述“组织架构与职责”的要 求共同建立“ xxxxxxxX、公

50、信息系统”项目的实施小 组；双方的实施组成员共同讨论并制定该项目的实施主计 划；召开XXXXXXX全员参与的项目启动会， 局领导进行动 员讲话。需求调研阶段由于XXXXXXXX各部门的业务需求有很多特点，所以在需要调研阶段的工作主要是对各部门的业务流程等初始数 据进行调研。我公司根据实施方法论相关规范准备模板及需要 参考表单，然后根据各处室的反馈以及意见收集需求 或者随时记录用户所提需求； 实施项目经理收集到用户需求后，召集双方项目组相 关成员进行讨论，并最终确定需求的修改要求及解决 方案，双方项目负责人对需求单进行签字确认； 我公司技术开发组根据需求记录单的要求及计划进行 软件开发、修改；

51、我公司测试组对开发、修改完成的系统进行测试； 我公司技术工程师将测试组测试通过的修改程序升级 替换到服务器，并指导操作人员继续试用，如不符合 要求则重新提交给开发组； 双方项目组负责人对需求修改的完成情况进行签字确认； 软件调试达到实际应用需求后，双方项目组相关成员 及XXXXXXX主要操作人员召开软件评审会，确认软件功能达到应用要求。系统安装调试阶段本阶段主要工作任务我公司向XXXXXXX的各处室提供系统试运行的模板和 表单；XXXXXXX各处室根据我们提供的模板作好系统试用工 作，提出需求意见； 待需求意见沟通完毕，必须系统基本修改成功后，双 方确认条件成熟时，我公司技术工程师在 XXXX

52、XXX的 电子政务网络内安装正式的办公信息系统准备试运行； 系统安装过程中，我公司技术工程师将对 XXXXXXX系 统管理员进行全程操作讲解， 双方技术人员共同对系统进行初始化，为操作人员试 用准备好完善的基础数据； 双方技术人员共同对系统调试验证，使得系统达到各 项应用要求；系统培训阶段XXXXXXXX的办公信息系统的操作培训涉及到XXXXXXXX的所有工作人员，根据实施的总体计划，全员培训也将分步 完成。我公司结合多年的电子政务软件的实施经验，对委机关 内部各处室人员的培训主要分为四类用户：系统管理人员： 主要是负责系统日常维护的管理人员， 必须对系统进行深入了解，熟练掌握系统的安装、初

53、始化、用户管理、权限设定及常见故障解决等； 关键操作用户： 主要是负责公文收发、信息处理、流 转、监控等涉及公文流转核心操作的人员（一般是办 公室相关人员及各业务处室的 1至2名公文操作人员） ， 必须熟练掌握系统的流转核心操作；一般操作人员： 主要是全委大部分工作人员，只需掌 握系统使用中的拟文、公文处理、文件查询等基本操 作；局领导： 由于局领导时间紧、任务繁忙，对于办公系 统只需要掌握基本的公文阅览、批示、签发等操作即 可。根据各类用户的特点，我公司提供了针对性的培训方案。系统管理人员从系统安装开始， 系统管理人员便全程参与项目建设过程， 我公司技术工程师对系统管理员进行全面指导。系统安

54、装调 试完成后将组织系统管理员作授课式培训，结合公司提供的 系统维护手册，系统管理员完全可以全面承担系统的维护工 作。当系统管理员遇到不能自主解决的问题时，我公司可随 时提供技术支持。关键操作用户电子政务办公系统要顺利推行起来，涉及公文流转核心 及信息处理中转的工作人员操作非常关键，因此办公室主要 人员、信息人员以及各业务部门专门负责文件处理的工作人 员的操作就尤为重要。每个业务部门抽调 1 至 2 名既熟悉计算机操作又懂业务 的工作人员和办公室工作人员一起组成关键操作用户。对于 关键用户的培训，我公司采取集中授课式培训加现场指导操 作的方式。系统安装完成后组织关键用户进行首次培训，培 训后的

55、试用过程中主要由关键用户对系统提出修改需求；所 有需求修改完成后，再组织关键用户进行培训，然后便可根 据实际业务对系统进行正式试用，我公司技术支持工程师在 试用过程中轮流走访各部门提供现场操作支持及答疑。般操作人员因为我公司提供的电子政务办公系统已经具备了良好 的人性化操作设计，一般操作人员的操作只需根据实际工作 按部就班进行即可，涉及的操作步骤相对较少，因此在软件 开始全局试用前对所有操作人员进行集中授课式的培训，在 试用过程中我公司技术支持工程师轮流走访各部门提供现 场操作支持及答疑。局领导鉴于各单位委人员时间紧、任务繁忙的特殊性，在全员 培训时如果有时间可以参与学习并对系统作初步了解。我公 司工程师将根据领导的时间安排，分别到领导办公室进行讲 解操作，指导操作将直接针对领导实际工作内容，力求领导 的办公操作简洁明了。系统试用阶段每个单位只要进行了全员操作人员的初次培训后，便可 进入试运行阶段。为了使各单位能顺利地从传统办公方式向 无纸化办公方式过渡，建议在试用阶段采用双轨制运行的机 制。即保留传统纸质件公文的处