试论信息化背景下文书档案管理完善

1、    试论信息化背景下文书档案管理完善    安娜摘要：为进一步提升文书档案管理成效，不断增强档案归集、调用与存储能力，满足文书档案材料的使用需求。文章立足于信息化，探讨信息化对于文书档案管理的重要作用，梳理文书档案管理创新举措，旨在打造快捷、高效的文书档案管理机制。关键词：信息化 ;文书档案 ;档案管理 ;管理举措文书档案的信息化是现阶段档案管理的主要趋势，依托各类技术手段，管理人员能够根据需求，快速提供档案信息，提升服务能力，同时规避文书档案毁损风险，增强档案管理的安全性。基于这种实际，有必要从文书档案管理的角度出发，以需求为导向，以技术为基础，积

2、极做好信息化背景下的文书档案管理创新工作，逐步推动文书档案管理的智能化、信息化。1.文书档案管理信息化的重要意义信息化对于文书档案管理有着极大的提升作用，转变了以往的文书档案使用方式，实现了文书档案管理效率、共享能力的稳步增强，全面发揮出文书档案管理的价值与作用。提升文书档案使用效率。信息技术在文书档案管理中的应用，加速了已有档案管理方式的转变。例如在传统的文书档案调取过程中，工作人员往往需要按照相关目录编号，进行档案存储位置的查询，查询周期相对较差，甚至出现文书档案查询错查或者漏查的情况，对于文书档案的使用造成了一定的妨碍1。信息技术的应用，使得文书档案形成了完善的电子目录，工作人员通过输入

3、相关关键词，可以在较短的时间内，查询文书档案编号、存储位置等相关信息，缩短了整个文书档案档案查询、调取的时间周期，无形之中，提升了文书档案的使用效率，降低了文书档案管理的时间成本。促进文书档案资源共享。从过往经验来看，文书档案的体量较大，需要根据工作实际，进行周期性的更新。文书档案管理的这种特点，无疑增加了工作人员的工作难度，导致文书档案管理差错率的增加，间接影响了后续文书档案的使用。信息技术尤其是云计算技术、电子信息录入技术、数据库技术在文书档案管理中的应用，在很大程度上解决了这一问题。工作人员根据档案更新的要求，进行电子档案的录入，保证文书档案的全面性，降低了文书档案日常管理的难度，同时逐

4、步形成了一种文书档案共享机制，避免了文书档案信息汇总不及时、不全面的问题，保证了文书档案管理的有效性。2.信息化背景下文书档案管理完善路径信息化背景下文书档案管理工作的创新，要求工作人员在科学性原则、实用性原则的框架下，采取系列举措，形成新的文书档案管理理念，积极推动文书档案管理的信息化水平，形成综合性、应用性文书档案管理模式。积极转变工作理念。文书档案作为过程资料，在人事管理、决策制定等方面发挥着关键性作用。近些年来，随着文书档案管理要求的日益严格、档案管理手段的多元化，使得工作人员在开展文书档案管理工作的过程中，需要积极调整思路，科学转变工作理念，充分认识到信息技术的应用，对于文书档案管理

5、产生的影响，理解文书档案管理信息化在档案管理、信息共享方面的价值，为文书档案共享平台、管理流程的再造提供方向性引导2。优化文书档案共享平台。信息化背景下，文书档案共享平台的构建，要求从硬件、软件等多个角度出发，有序做好管理体系的升级工作。在这思路下，应当做好相关方面的预算，有计划地的优化文书档案管理的相关硬件、软件设备，依托必要的技术升级，形成互联网+文书档案的全新工作模式，为文书档案的日常调取、应用提供了便利。例如做好数据库的建设工作，将数据库作为文书档案管理的重要平台，对文书档案的各类信息进行信息化处理与数字化存储3。同时为保证文书档案的共享能力，工作人员还应当建立起归档系统、审核系统，通

6、过归档系统，能够对一定时间内，产生的各类文书档案资料进行整理、收集以及归档，确保共享的时效性。借助审核系统，对文书档案的法律效率进行审核，审核通过后的文书档案才能够进入数据库进行存储，从而大大增强了文书档案数据的真实性与可靠性。调整文书档案管理流程。考虑到信息化背景下文书档案管理的工作场景发生了深刻变化，为确保文书档案管理工作的顺利进行，需要对工作流程作出梳理、优化以及调整，通过这种方式，确保文书档案管理的效果4。具体来看，工作人员需要结合实际，制定文书档案的管理流程，明确各个环节的管理标准与管理要求，确保各类信息技术能够有效服务于文书档案管理工作。考虑到文书档案管理的动态性，需要增加档案加工

7、环节，在信息技术的支持下，工作人员可以采取更为灵活的方式，通过文书档案输入、删除、修改以及打印等流程的再造，实现对文书档案的有效管理。通过文书档案管理流程的理顺，不仅可以提升文书档案日常管理的效率，还能够降低工作人员的工作量，实现对文书档案管理流程的整合。同时做好文书档案管理的规范化建设，避免出现信息丢失等情况的发生5。为加速文书档案管理的信息化进程，稳步提升文书档案的归集、分析与应用能力，需要对现有的管理体系作出调整、优化，实现信息技术在文书档案管理中的科学应用，对日常决策、管理等活动的开展提供了参考。参考文献1孟红.论信息化背景下文书档案管理工作的创新措施j环球市场，2018（17）：66-66.2居华峰.信息化背景下文书档案管理创新对策j办公室业务，2019（10）：97-98.3张鑫.信息化背景下文书档案管理工作创新实践j信息周刊，202