视频会议系统管理办法

1、湄潭县县乡视频会议系统管理暂行办法笫一条为规范湄潭县视频会议系统管理，确保视频会议系统安全、可靠运行, 特制定本办法。本办法适用于视频会议系统的管理、使用和维护。第二条 第三条 湄潭县人民政府办公室为视频会议系统主管部门，负责视频会议系统的 管理和使用，湄潭县人民政府信息中心负责视频会议系统技术保障和运行维护。 各乡镇人民政府为本节点视频会议系统主管部门，负责本节点视频会议系统的管 理和使用，且安排专人负责本节点视频会议系统的管理和使用。系统使用规程 第四条 视频会议系统主要供县级单位和部门召开会议时应用。各单位和部门使 用视频会议系统，以降低行政成本、提高工作效率。下列活动鼓励使用视频会 议

2、系统：第五条（一）召开会议；（二）开展培训；（三）洽谈工作；（四） 应急指挥；（五）其他可用音视频通信的业务。使用视频会议系统应事前提 出申请： 第六条 天提出申请；3 （-）召开视频会议一般应提前（二）应急 指挥等特殊情况在说明原因后可紧急申请使用。.笫七条 视频会议申请山会议主办单位或部门（以下简称主办单位）向县人民政 府办公室提出，内容应包括会议名称、会议起止时间、主要议题、参会单位.联 系人及 联系方式等（申请表见附表一）。第八条 县人民政府办公室负责视频 会议申请审核，安排视频会议系统使用，并 及时通知主办单位。第九条 主办 单位应在申请审核通过后，拟定会议通知，说明召开视频会议注意

3、事项及 调试 时间，并及时通知各会议接入单位。主办单位负责召开视频会议所需资料的搜 集和分发。 第十条主办单位应将会议通知、会议议程、需演示的电子文档等资 料提前两个工作日提 交县人民政府信息中心。第十一条 县人民政府信息中心 根据会议安排和会议资料做好会议准备，检测相关设 备。第十二条 各乡镇收 到会议通知后，应提前布置好会场，配合做好系统调试工作，确保网络连接和 设备工作正常。第十三条会议过程中，除需要发言的单位外各分会场节点的麦 克风应保持关闭 状态。第十四条 凡参会人员必须保持会场秩序，遵守会场纪 律，不随意走动，不大声喧哗，禁止使用手机、吸烟等影响音频和视频效果的 行为。系统保障运维

4、规程第十五条 县人民政府信息中心、各乡镇人民政府有 关人员组成视频会议保障小 组，并将小组成员名单和联系方式报县人民政府办 公室（登记表见附表二）。各乡镇人民政府办公室安排1至2名对网络和计算机 较熟悉的人员负责视频会议系统的使用和日常维护，县人民政府办公室安排一名 领导负责视频会议的协调和保障丄作，县人民政府信息中心负责视频会议系统 的总体管理和使用一第十六条 县人民政府信息中心负责对各分支节点进行监督、检查和技术指导, 组织对视频会议系统的定期全面检测和不定期抽检丄作，组织视频会议系统操作 培训。第十七条 县人民政府信息中心和各接入乡镇应做好视频会议系统设备的 日常管理维护工作，视频会议系

5、统的会前调试以及会议过程中的技术保障工作, 并做好系统使用和 维护日志。第十八条 各乡镇视频会议系统出现故障时，应 立即组织修复，并将情况及时报 告县人民政府办公室，县人民政府信息中心为 其提供技术支持。第十九条各乡镇应按照县人民政府统一要求进行设备配置、 参数设置和会场布 置。需要调整设备配置、变更系统参数或更换会场的乡镇, 应提前报告县人民政府办 公室，经同意后方可调整、变更和更换。第二十条 各乡镇视频会议室环境布置整洁大方，设备摆放正确美观，照明适度，摄像头安 放合理，音响设备运行良好。第二十条各乡镇应按照统一的技术规范和要求操 作视频设备、使用会议室灯光 和背景、放置本单位名称标识、设置参会人员席 卡。表一：湄潭县视频会议系统使用申请表日月申请（主办）单位（签章）年.会议名称分时日月至分时日月年会议时间会议内容参会部（人员分会场地仅主会场发 自山式交会议形安排分会场发言（请注明）有（请注明） 演示文其它说县人民政府公室审核意联系电联系电子邮注：本表需提交县人民政府办公室审核。.表二：湄潭县视频会议系统保障小组成员登记表系统主管部门 县人民政 府办公室系统电话职务负责人电子邮传真会议箱职务电话传真电子邮 联系人 箱 技术负责部门一一县人民政府信息中心电话职务