报销流程及发票开具申请培训

安徽惠洲地下灾害研究设计院费用报销及发票开具管理制度 财务管理中心2014年4月 前言 在日常工作中 部分员工对公司财务报销流程及报销规定不太了解 出现报销单据不规范 报销内容不明确等情况 给公司财务部及相关部门工作带来不必要困扰 目录 4 先审批后支出原则 谁批准谁负原则 手续完整原则 即时清结原则 M1 M2 M4 M3 费用报销四大原则 5 让我们来看看这几个原则分别是什么意思 凡支出项目均需事先申请经批准后才可支出 没有申请或未经批准的费用不得支出 审核人 批准人要对由本人审核 批准支付的费用支出负责任 凡借用公款者 前帐不清 后款不借 报销必须有经办人 规定各级审核人及审批人的亲笔签名 财务不得受理手续不全的报销单据 先审批后支出原则 谁审批谁负责原则 即时清结原则 手续完整原则 6 目录 7 借款流程 8 审批流程主要是这样的 根据职责 权限和相应程序对支付申请进行审批 审核各项手续是否齐全 报销标准是否合规 金额计算是否有误 报销单据是否合法 有效 是否有预算 审核真实性 合理性审核是否符合合同或协议资金该不该支付用什么方式支付等 正确填写 并自我检查是否符合合同或协议 公司制度要求 9 目录 10 因公出差的员工必须事先填写 出差申请单 注明出差随同人员 时间 地点 事由 天数 所需资金 经部门负责人 公司负责人审批签字 出差人员借款需持批准后的 出差申请单 填写 借款申请单 由部门负责人批准 公司负责人审批 财务负责人核准后方可借款 原则上前次出差没有报销 本次出差不予借款 凡与原 出差申请单 规定的地点 天数 人数 交通工具不符的差旅费不予报销 因特殊原因或情况变化需改变路线 增加天数 人数 改乘交通工具需经部门负责人 公司负责人签署意见后方可报销 出差期间发生的共同费用报销 报销单需有同行人员签名确认 出差人员应在回公司后五个工作日内办理报销事宜 根据差旅费标准填写 费用报销单 后附 出差申请单 执行费用报销流程 差旅费报销流程 11 住宿费报销时必须提供住宿发票 实际发生额未达到住宿标准金额 差额不予补偿 超出住宿标准部分由出差人自行承担 报销天数按照交通工具出发时间到返回时间计算 12点之前出发及12点之后返回按一天计算 反之则按半天计算 伙食和交通补助依据实际出差天数凭相应发票结算 原则上采用额度内实报实销形式 特殊情况需要上报公司负责人审批 出差期间招待客户需要事先经公司负责人同意后方可报销招待费 回来后补办招待申请程序 出差期间因公招待客人 其招待费已报销的 应扣除招待当天对应的伙食补贴 不得因私事或借故延长出差时间 否则不予报销差旅费外并依情节按照公司 惩罚制度 论处 差旅费报销流程 续 12 办公费报销流程 人事行政部负责办公用品统一采购 填写购买办公用品借款单 后附 办公用品请购申请单 执行公司借款流程 人事行政部采购专员在借款之后3个工作日内 必须采购完成并办理报销事宜 执行公司费用报销流程 办公用品根据公司定额按季采购 13 业务招待费报销流程 公司级招待费用原则上由人事行政部统一安排 统一结算 部门因公需招待时 应事先申请 经公司负责人批准后方可招待 进行招待申请时应填写 业务招待申请单 应详细注明招待时间 地点 对方人员 己方陪同人员等信息 其它非公招待客人一律由个人承担 14 目录 15 发票相关法规及制度宣讲 1 中华人民共和国发票管理办法 第二十二条及实施细则规定 不符合规定的发票 指开具或取得的发票应经而未经税务机关监制 伪造 或填写项目不齐全 内容不真实 字迹不清楚 没有加盖发票专用章 作废以及其他不符合税务机关规定的发票 不得作为财务报销凭证 任何单位和个人有权拒收 2 员工应履行的责任为 财务事项发生后按 票据管理规定 索取真实 合法 有效的票据 3 报销人对报销的费用及支付的款项真实性 合法合规性 合理性 准确性负责 4 公司全体员工应取得真实 合法的票据 16 销售货物发票分类 税控发票 非税控发票 增值税专用发票 增值税普通发票 普通发票 销售货物发票分类 17 增值税纳税人分类及税率 增值税一般纳税人 税率 17 特点 销货 对外开具增值税专用发票 普通发票购货 取得的增值税专用发票进项可以抵减销项 增值税小规模纳税人 税率 3 特点 销货 只能对外开具普通发票 增值税专用发票需向税务局申请代开购货 取得的增值税专用发票进项不可以抵减销项 计入购货成本 18 为什么要取得增值税专用发票 销售额计算公式 销售额 价税合计 1 17 销售额 价税合计 1 3 税额计算公式如下 税额 价税合计 销售额不含税单价计算公式如下 不含税单价 销售额 数量 一般纳税人 小规模纳税人 因普通发票不能用于抵扣 因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票 19 为什么要取得增值税专用发票 因普通发票不能用于抵扣 因此采购应当要求供应商开具增值税专用发票 举例 假设管理部购买一台打印机 税率为17 如果开增值税专用发票 含税金额为1170元 如果开普通发票 含税金额为1100元 那么 在这种情况下 提供哪种发票对我公司有利呢 解答 如果提供专用发票 最后公司承担的费用是 1170 1 17 1000 如果提供普通发票 最后公司还是需要承担1100元 则提供增值税专用发票比提供普通发票可减少100元 20 内容真实 填写完整 数字明晰 盖章清楚 数量 单价的乘积要和金额相符金额的大小写须一致 单位名称必须是 安徽惠洲地下灾害研究设计院 不要简化成 惠洲院 或其他名称 取得发票注意事项 21 虚假或无效发票的识别方法 虚假发票以定额发票 手写发票居多 贸易公司 茶叶店提供虚假发票的情况较多 以下是一些识别虚假或无效发票的方法 相关人员在取得发票时就需要辨别发票的真伪及有效性 避免事后查出是假票再进行更换 造成相关成本的增加 22 发票要素不全 错误或涂改的发票无效 发票要素包括 开票单位发票专用章 抬头 开票日期 商品名称 数量 单价 金额 规格 型号 大小写 是否一致 开票人 税务监制章等 自带复写发票 定额及机打发票除外 如为剪贴式发票 注意剪贴金额是否正确 且必须保留所在位数字样 如 发票为万元版 所报金额为4000元 则发票剪切后应为万 肆仟 佰 拾 而不是只有肆仟字样 否则发票无效 虚假或无效发票的识别方法 23 开票单位盖章必须为发票专用章 加盖的发票专用章不得压到税务监制章 如两章有重合不予报销 发票上的收款单位或收款人名称必须与发票上的发票专用章相符 若为地税代开发票必须加盖税务局章 对于经营范围与报销内容可能不相符的发票需附开具单位营业执照复印件 如 XX贸易公司 开具广告费用发票 则其营业执照经营范围中要有该项内容 发票内容不能太笼统 如食品 办公用品 劳保用品等 附有盖有发票专用章的销售货物或提供应税劳务清单的除外 虚假或无效发票的识别方法 24 白条 存根联 发货联 记帐联不能作报销单据 公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销 办公用品 日用品 装修材料等须附清单 清单上盖章必须与发票上一致 票据注意事项 25 1 关于增值税发票的取得 公司自用的办公用品 礼品 汽油票等 不要求必须取得增值税发票 2 关于发票抬头 凡提交财务的报销单据必须由对方单位一次性开具 改填 补填的发票一律不予报销 3 关于发票丢失 请所有员工妥善保存取得的原始单据 发生发票丢失的 无论任何人签字 财务一律不予报销 4 关于发票替代 不允许任何形式的以办公用品 出租车票 油票或其他任何发票替代劳务费 员工补助等行为 发票管理 26 借支单的填写 20121215 市场部 杨艳 深圳比亚迪出差 3 000 00 壹仟贰佰元整 经理 杨艳 27 差旅费报销单的填写 杨艳 与客户谈业务 1211 武昌 深圳 火车 300 14 50 200 1212 1213 深圳 1214 武昌 火车 300 补助 20121215 人民币捌佰元整 800 00 1 000 00 200 00 7 市场部 由财务根据公司差旅费制度核定 28 费用报销单的填写 杨艳 20121215 市场部 5 招待费 200000 200000 贰零零零零 29 书写注意事项 蓝黑色水笔 整 的写法 整 的写法 必须手工签字 蓝黑色水笔 不可以使用签名章 在公司有备案除外 圆珠笔或铅笔填写 中文大写金额数字到 元 为止的 在 元 之后 应写 整 或 正 在 角 之后可以不写 整 或 正 字 大写金额数字有 分 的 分 后面不得写 整 或 正 字 30 将发票 收据整理分类 将车票及发票一律用胶水整齐粘贴在粘贴单内 不能使用订书机 注明张数 金额 交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界 须紧粘贴单顶界和右界从左往右横向粘贴 原始票据必须按不同类别 分门别类进行粘贴 不能混合粘贴 票据有金额的一面朝上 票据粘贴时请注意 31 报销凭证票据粘贴方法 票据较多时 票据按票面金额 纸张的大小依次从右向左粘贴在粘贴单上 1