略谈中小企业存货管理出现的问题及解决策略.doc

略谈中小企业存货管理出现的问题及解决策略摘要：有效管理企业存货是降低企业成本不可缺少的环节，在不同的存货管理水平下,企业的收益是不同的。因此，企业必须认识到存货管理的重要性，通过实施正确的存货管理方法，最终提高企业的经济效益。本文较详细的阐述了加强存货管理的重要性，分析了目前中小企业存货管理的现状、存在问题及成因，提出了存货管理和控制策略，有利于改进企业存货的管理工作。 任何企业都必须有某种程度的存货，但是存货过多，会使利息支出增加，并且会增加包括仓储费、保险费等各项开支直接使成本上升。最终都会导致企业利润的减少。相反地存货不足，会使订货费用增加。若存货经常不足，会影响企业生产经营，失去销售机会。存货管理的目的就是在充分发挥存货作用的同时降低存货成本,使存货效益和存货成本达到最佳结合。因此，管理好存货对一个企业来说是必不可少的。 一、存货的概念及重要性 （一）存货概念 存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产成品或商品，或为了出售仍然处在生产过程中消耗的材料、物料等。存货一般占企业总资产的30%左右，是企业重要的流动资产，是企业经营管理中不可忽视的一部分。企业持有一定数量的存货有利于保障企业生产经营的顺利进行，也可以使企业的生产与销售具有较大的机动性，适应市场不规则的突然变化，以免失去商机。存货管理就是对企业的存货进行管理，是企业为了降低经营成本，提高管理效率，而采取一些有效的方法来管理存货，使企业能以最低的成本获得最大的利润。 （二）存货的重要性 为了保证生产经营过程的持续性，企业必须有计划地购入、消耗和销售存货，它是生产经营过程中不可缺少的资产，也是保证生产经营活动连续顺利进行的必要条件。企业对存货管理的重视程度和管理的好坏，直接反映出企业存货平均占用资金的差异是很大的。实践证明，加强存货控制和管理，会使濒临绝境的企业有起死回生的可能，反之，则会使充满活力的企业逐步陷入困境。 二、存货管理出现的问题 当前，在我国许多企业对存货管理的重要性都认识不足，管理缺乏系统性和技术性，忽视存货管理的部分环节，不但影响了企业资产管理的效率和盈利能力，对公司的健康发展也是不利的。 （一）内控制度不健全，岗位责权不明晰 由于企业人员较少，管理部门相互兼职较多，供产销关键环节缺乏市场的预测和有效的监控，往往都是一人说了算，负责完成采购销售、付款收款和办理出入库手续等全过程。例：某总公司组织对所属60多家企业进行资产清查盘点工作，尤其在存货管理上暴露出许多问题，实际资产盘亏近50%，存货丢失损耗严重，账实不符，采购无控制、销售无监督，反映出存货占流动资产比率过高，存货周转速度缓慢，给企业造成的损失是不可估量的。由此可见存货管理对企业的生存与发展有着极其重要的影响。 （二）存货储量不合理，资金占用过大 根据分析提供的资料，一般情况下中小企业存货资金平均占用为流动资产总额的40%50%，也可因行业的不同而有所不同。企业往往从最初忽略存货的管理，不在乎库存占用资金的多少，发展到企业存货积压，流动资金严重紧缺，无形中积压了大量资金，造成资金周转速度明显减缓，在一定程度上影响了正常的生产经营活动，控制存货成本困难，这是普遍存在的问题，也是长期困扰企业发展的难点。某公司所属企业0105年财务数据反映，由于存货变现速度慢，大量资金积压在存货上，迫使企业举债经营，资产负债率均达90%以上；流动、速动比率也明显反映出无法保证生产经营所需物资和债权人的偿还能力，财务风险极高。 （三）存货管理不规范，造成账实不符 部分企业只顾眼前利益，而忽略了企业长远发展，账务处理不规范，实现销售不做销售收入，不按实际结转库存产成品，对收回货款不列账，形成资金体外循环，造成存货账面数大于实际库存数，账实不符；部分相关联企业之间的货物转移，双方不签订代销合同，代销或赊销商品不如实计入库存，形成实物数大于账面数；部分企业不按规定设置保管员岗位，不按规定设置明细账。例：某总公司在2003年初，聘请了中介机构对其所属60多家企业进行全面审计和组织开展企业会计基础工作规范达标检查，在检查和规范达标过程中，反映出部分企业不定期进行物资盘点，保管员岗位职责不到位，进出库物资手续不够完善，单位产成品材料、人工费消耗等不够准确，使得会计核算不清，成本不实，会计信息失真。 （四）忽视外部物流资源的利用 企业负责存货计划、采购、储存、领用、出库全过程的管理，占用了大量的人力、财力和物力，没有充分利用和整和社会物流管理资源。多数企业没有设立供应链管理这一职能。有些甚至没有这方面的意识。这使企业难以通过职能整体和整和流程管理来实现利润。 （五）忽视存货价值形态的管理 存货管理中，注重了存货实物形态的管理与控制，如对存货的收、发、存的管理和实物保全制度较为健全，但对存货的价值管理重视不够，对存货的挤压、贬值等，分析不够、重视不够，致使有些存货账面价值与实际可收回金额严重不符，不能真实反映企业的资产与利润，不便于正确分析企业的经营业绩。 （六）缺乏对资金流的管理 实际上，对存货的预测和控制就是为了提高资金利用率，全面提高企业资金收益率。就目前企业来说一方面，资金效益管理的意识、水平都不高；另一方面，由于存货信息不准，因而也无法实现为资金管理提供依据。 （七）存货资金占用量大、周转速度慢 大多数企业，尤其是中小企业，存货资金一般都占总资产的30%以上，为防止企业存货不足而失去销售机会以及处理进货价格上的考虑，企业的存货储存偏高，不仅增加了存货的储存成本，而且造成企业资金周转慢，资金出现紧张，而且易出现产品价格的“被追”上涨，必然带来商品的积压，使企业陷入经营困境。 （八）存货管理信息化建设缓慢 目前，大多数中小企业存货信息的收集与交换主要依靠手工来进行，自动识别技术、监控技术等方面比较落后。由于存货种类繁多，核算的工作量比较大，造成存货核算工作效率低下，无法高效的了解存货信息，并实现存货信息资源在部门与部门之间、部门与员工之间、部门与供应商之间的共享。同时影响存货核算的及时性和准确性。 三、强化存货管理和控制的对策 针对上述中小企业存货管理普遍存在的问题，结合近年某公司所属部分企业经营管理实际情况，实施了以下企业存货管理的相应策略，以保证企业健康稳定的发展。 （一）建立健全内部控制制度，发挥存货内控制度的作用 目前，部分企业对存货内部控制制度的建立尚不够重视，例如：采购、生产、销售等相关部门和岗位的职责、权限不明确，忽略岗位相互分离、制约和监督，时常出现部门之间的相互推诿或一人说了算的现象，造成存货库存量过多、占用资金过大，给企业带来的损失难以估量，其主要原因就是没有建立健全存货内部控制制度。 中小企业要依据会计法、公司法健全法人制度，履行法人的权利和义务，组织建立存货内部控制制度，结合企业的生产经营特点，从严格采购、销售制度，规范存货采购、消耗、销售环节，建立供应、销售方的信息档案，加强对其信誉、资质等级管理，进一步明确各职能部门的岗位职责，严格执行不相容岗位分离的原则，发挥存货内部控制制度的相互牵制作用。例如：企业法人代表对企业会计工作、会计资料的真实性、完整性负责，会计人员与业务人员、保管人员各自岗位的责任权限必须相互分离、相互监督和相互制约，可以有效地预防营私舞弊、以权谋私行为的发生，控制和降低存货成本，维护中小企业利益。近年来，某公司所属企业通过加强管理，逐步建立和完善了相关内控管理制度，实施规范管理，收到比较好的效果。例如：各中小企业实行物资招标比价采购、不定期到所属企业检查购销合同的执行情况和加大各项指标的考核力度、对财会人员进行定期轮岗等措施，以达到控制存货采购成本、降低资金占用、加速存货资金周转的目的。 （二）注重企业管理人员的培养，提高其综合素质 据资料反映，我国中小企业的形成基本有两大类，一是在90年代初期，部分国有企业为解决职工家属、子女就业而成立的集体企业，规模比较小，以不亏养人为主；二是改革开放后部分首先富裕起来的个人而进行投资的乡镇、民营企业，也同样是规模小、基础薄弱、经营方式较灵活的特点，一般采用家族式的传统管理模式。例如：小农意识观念较强，在聘任管理人员的使用上大多重情感，忽略了思想、业务素质方面的要求，因此，中小企业存在着生产技术靠摸索，内部管理无章法、企业盈亏不分析的现象，其主要原因之一是法人或管理人员素质普遍偏低。 企业要适应市场经济的发展，不能永远停留在“小打小闹、小富即安”的经营理念上，要实现从粗放型的管理向集约化、精细化管理的跨越。必须建立人力资源管理制度，选拔或任用思想品德好、能为企业尽职尽责服务、具有专业技能、工作经验丰富的管理人员担任存货的采购、进出库、销售、财务管理的关键岗位工作；加强对管理人员的学习和培训，不断提高自身综合素质，用制度管理人、约束人、激励人，要选好人、用好人，充分调动发挥管理人员的积极性。例如：采购员、销售人员可采用定期或不定期的轮岗制度；不断充实物资保管人员队伍，定期开展存货盘点工作，做到账实核对相符；财会人员要正确履行本岗位职责，正确进行核算，不断提高财会人员会计核算和财务管理水平，及时对存货库存量是否合理性进行分析。 （三）加强存量信息追踪分析，严格存货控制管理 中小企业经常出现管理人员对存货库存量信息掌握不及时或过于“自信”，而导致对企业存货需求的预测比实际需求量要大得多；还有企业与顾客的关系上体现出太多人情化，促使他们进行采购并储存顾客需要的所有的存货；容易受市场跟风采购影响，不考虑自己资金的承受能力，采购存货过量，入库储存时间长，造成存货库存成本明显增加，导致资金的严重紧缺，影响正常生产经营的进行。因此，要加强对存货的储存实施严格监督和控制。 企业要根据自身经营特点，合理确定一定数量的基本存货为管理原则，勤进少购，以免大量资金积压在存货上，采用现代存货管理手段，及时了解追踪存货量的变化，详细分析并尽量以能使存货的存储成本、存货不足引起的短缺成本、订货、装运和提货成本三者之和为最低时，确定企业合理的进货批量和进货时间，要尽量在各种存货成本与存货效益之间做出权衡，达到两者的最佳结合。目前中小企业在存货管理的投入相对比较少，加强存货控制管理所能带来潜在的效益尚未得到重视，企业既要重视存货内部软件管理，也要逐步加大对存货管理硬件的投入，这是进一步加强存货管理和控制的有效措施。 （四）增强自律观念，营造适合中小企业发展环境 企业在抓好自身内部管理，建立健全各项管理制度的同时，应加强与各级工商、税务等政府部门的沟通、联系，争取各职能部门在政策、技术和环境等方面的支持和帮助。针对企业规模小、经营范围广、涉及税收、工商、银行政策多的特点，加强组织学习法律、法规和相关政策，举办相关法律和业务知识培训班，提高了经营者的管理水平，提高了财会人员业务核算的实际操作能力；增进与社会政府职能部门的沟通和了解，营造了良好的宽松的经营环境，取得对企业的支持和发展，实现国家、企业和员工利益的三赢。 （五）正确选择适合本企业的存货管理模式，加强存货资金流的管理存货管理模式各有特点，企业应选择适合本企业的存货管理模式。目前企业采用的主要存货管理模式如下： 1.零库存管理模式 零库存是一种特殊的库存概念, 它并不是指库存的某种或某些物资的储存量真正为零, 而是指通过实施特定的库存策略,实现库存最小化, 这样就可以大幅度地减少甚至免去因存货而带来的一系列问题, 该管理模式的基本思想是“只在需要的时候, 按需要的量, 生产所需的产品”，也就是追求一种无库存、或库存量达到最小的生产系统。 2.存货ABC分类管理模式 存货ABC分类管理是库存管理中常用的方法。企业的存货可按重要程度、价值高低、资金占用或消耗数量等进行分类排序, 从中找出关键的少数A类和次要的多数B类和C类, 并对关键的少数A类存货进行重点管理,以收到事半功倍的效果。进行存货分类的标准主要有两个：金额标准和品种数量标准, 其中金额标准是基本的, 品种数量准仅供参考。划分时按照企业确定的标准通过列表、计算、排序等具体步骤确定各种物品所属类别。通过对存货进行分类, 使企业分清主次, 采取相应的对策进行经济有效的管理、控制。 3.存货经济批量模型管理模式 经济购进批量是指能够使一定时期存货的总成本达到最低点的进货数量。存货总成本由进货成本、储存成本、缺货成本三要素构成。存货经济批量控制是指在不考虑缺货成本的情况下, 进货成本和储存成本总和最低水平下的进货批量的确定, 是一种理想的模型, 在实际应用中受到一定限制。 （六）充分利用企业外部物流资源，提高存货管理水平 第三方物流企业作为专门从事物流工作的行家里手，有丰富的专业知识和经验，有利于提高企业的物流水平加快企业产品的流转速度，有利于企业占领市场，提升产品服务形象。不仅有助于降低了企业的仓储费用和运输费用，而且可以减少存货储备资金的占用，提高资金利用率。同时还可以加速存货的流转速度，有利于企业占领市场。 （七）加强存货价值形态的管理 企业应定期对存货进行盘点，不仅要从实物数量上进行核对，更应从价值形态上认真分析，确保账面价值与实际相符，不断提高存货管理效率。 （八）加强存货管理信息化系统的建设 目前,大多数中小企业存货信息的收集与交换主要依靠手工来进行,自动识别技术、监控技术、网络技术及卫星传输技术等方面落后。由于存货种类繁多,核算的工作量比较大,造成货核算工作效率低下,无法实时、动态、高效地了解各种存货信息,并实现存货信息资源在部门与部门之间、部门与员工间、部门与供应商之间的共享。同时影响存货核算的及时性和准确性。 在企业管理的其他环节成本降低潜力不大的情况下，降低存货成本已成为企业的“第三利润源泉”，是企业管理的最终所向。全球经济