《档案管理概论》肖秋惠编著课后思考题及答案参考.doc

档案管理概论（肖秋惠） 课后思考题 答案第一章（一）试述档案管理工作的性质和特点P5答：1、档案管理工作的性质：（1）在宏观上，档案管理工作是国家科学文化事业体系的组成部分；（2）在微观上，档案管理工作是机关、团各项管理工作的组成部分，具有辅助管理的性质；（3）档案作为一种原始文献，蕴藏了大量的原始信息，这使档案和档案工作成为文献信息管理系统的重要组成部分。2、档案管理工作的特点：（1）档案资源积累的缓慢性；（2）档案管理过程的阶段性；（3）档案管理活动对档案形成者的依附性；（4）档案管理工作对社会的相对封闭性。（二）档案管理工作的基本内容是什么（2016年试题）P6答：档案管理工作的基本内容一般包括以下8项：收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编纂和利用工作。其中，档案的收集、整理、鉴定、保管、统计工作是档案管理的基础业务工作，主要是针对档案实体的管理，对档案实体进行有序组织、排列和统计，建立数量充足、种类齐全、载体多样的馆藏体系，为档案的利用服务奠定档案资源基础。档案的检索、编纂和利用工作是在档案实体管理的基础上，对档案信息进行的组织、加工和提供利用，属于档案信息管理工作，主要目的是提供档案为社会利用需求服务。随着档案管理现代化的发展和档案利用工作的加强，档案编目检索工作和档案编纂工作逐渐成为相对独立的档案业务工作，这使档案管理工作的内容结构发生了变化。（三）档案管理工作应遵循的基本原则是什么完成P8答：（1）确立了档案工作的组织原则和管理体制统一领导、分级管理国家全部档案；（2）提出了档案管理的基本要求维护档案的完整与安全；（3）体现了档案工作的根本目的便于社会各方面的利用。（四）列举各种档案管理机构及其职能P10答：（1）档案室。性质：档案室是机关的内部组织机构，是保存档案的过渡性机构，档案室的主要任务是服务于本机关。作用：是机关内具有参谋和咨询作用的部门，为机关职能活动提供档案信息支持；是全国档案工作的基础。档案室是国家档案资源不断补充和积累的源泉。任务：对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作进行指导和监督。负责管理本单位具有长久保存价值的全部档案和相关材料，并提供利用。类型：普通档案室、科技档案室、音像档案室、人事档案室、综合档案室、联合档案室、企业档案信息中心。（2）文件中心和档案寄存中心。文件中心是介于文件形成单位和档案馆之间的一种过渡性的档案管理机构，它是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构。1988年甘肃永靖县成立了我国第一个文件中心。文件中心主要有政府文件中心和商业文件中心两类。政府文件中心是由县级以上人民政府建立的，为政府机关单位和社会提供服务的非营利性的文件与档案管理机构。商业性文件中心是由有关机构或个人创办的一种营利性的档案管理机构，主要面向工商企业或个人从事文件存储、文件管理和文件服务业务。档案寄存中心是由国家综合档案馆或其他独立法人设计产，为各类企业、社会团体以及个人提供档案有偿寄存服务的机构。档案在寄存中心保管期间，所有权形式不变，档案馆一般只提供安全保管服务。1998年10月，深圳市档案馆设立了全国首家档案寄存中心。（3）档案馆。是党和国家的科学文化事业机构，是永久保存档案的基地，是科学研究和各方面利用档案史料的中心。分根据档案法和档案法实施办法中对档案馆的分类。可分为国家档案馆（3046个）、专业档案馆（225个）、部门档案馆（142个）、大型企事业单位档案馆（企业档案馆304+文件事业单位档案馆40+科技事业单位档案馆59个）四大类。A、国家档案馆是归口中央或地方各级档案行政管理部门（或与有关部门）直接管理的科学文化事业机构。包括综合档案馆和历史档案馆。综合档案馆一般隶属于各级党和政府，收集和保管党和国家在各方面管理活动中形成的档案，是我国国家档案馆和档案事业的主体。历史档案馆主要有中国第一历史档案馆和中国第二历史档案馆。B、专业档案馆是专业系统档案馆和馆藏特殊载体档案馆的总称。C、部门档案馆是国家有关部门专门建立的档案馆。如外交部、安全部档案馆，它们永久保管本部门及所属机构形成的全部档案，不需要向国家档案馆移交。如最高人民法院、最高人民检察院、公安部等，其中需要永久保存的档案，在本部门档案馆保存50年后要向中央档案馆移交。中央专业主管机关如国家海洋局海洋档案馆、国家气象局气象档案馆、邮电部档案馆、核工业部档案馆、化工部档案馆等。D、大型企事业单位档案馆。大型企事业单位和高等院校往往都建立了自己的档案馆，这些档案馆是终极性的，负责永久保管本企事业单位所形成的档案。我国企业档案馆是20世纪80年代后期出现的一种档案馆类型。档案馆内“现行文件利用中心”第二章 （一）来源原则为什么能够取代事由原则成为档案管理的基本原则P17答：法国大革命胜利以后，国家档案馆成立之初，主要沿用了事由原则即根据档案文件的内容联系对馆藏档案进行分类整理。事由原则在馆藏数量和种类较少的情况下，基本可以胜任馆藏整理的需要。但随着国家档案馆馆藏数量和种类的增加，成分和内容的复杂化，卡缪多努分类法暴露出了不少问题。按照档案文件的内容进行分类和整理，势必将同一机构来源的档案分散到不同的类别中，打乱了档案之间的来源联系，给管理和利用工作带来不便；同一档案文件可能涉及好几类别，而且类是无法穷举的，因此，往往陷入无类可归和无以归类的困境，这些日益突出的问题给国家档案馆工作带来了极大的混乱。“尊重全宗原则”是来源原则的起源，它将来源联系作为整理档案的首要标准，强调将同一来源的档案以全宗的形式组织在一起，使档案整理与图书整理从本质上区分开来，体现了档案的本质属性。1874年，冯西伯尔任普鲁士国家机密档案馆馆长以后，正式提出了来源原则。1898年荷兰的三位档案学家缪勒、斐斯和福罗英合作出版了档案的整理与编目手册（又称荷兰手册）一书，对来源原则进行了理论论证。1910年召开的布鲁塞尔图书与档案人员国际大会上被确认为档案专业的基本原则。这些大会标志着来源原则取代了事由原则成为档案管理的基本原则，并为来源原则的国际化发展拉开了序幕。（二）“新来源观”的含义P23答：1996年第13届国际档案大会上，加拿大档案学家特里库克强调从文件的形成者及其文件之间的联系来管理电子档案，认为只有坚持来源、全宗等传统档案学的核心理论，保持传统档案原则的稳固基础，才能确保档案人员应付新载体和新技术带来的挑战。电子文件的管理以及应付电子时代赋予档案管理的诸多挑战不能抛弃来源原则，相反只能更多地依赖来源原则。加拿大档案教育家汤姆内史米斯形象地将这种对来源原则的肯定称为“来源的重新发现”。其实质是一种“新来源观”。它使来源的含义更加扩展，由以往的实体来源文件形成机关，扩展为相对抽象的“文件形成过程”。即文件在什么条件、为了何种目的、采用怎样的结构形成等各种综合的背景信息。“新来源观”是来源原则在电子时代的自我适应和发展，它使来源原则在新的信息技术环境里具有广泛的实践意义。（三）全宗的含义及类型（2016年试题）P20答：1、全宗的含义：全宗是独立的机关、团体或个人在社会实践活动中形成的具有有机联系的档案集合体。它包括四个方面的含义：（1）全宗是一个有机整体。同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。全宗不是人为地任意地组合而成的，而是在社会实践活动过程中自然而然形成的，具有客观性，体现了档案的形成特点。（3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。全宗有两种构成方式：一是以一定的社会单位（国家机关、社会团体、个人、企事业单位等）为核心构成全宗；一是以一项独立的社会活动项目（工程项目、科研项目、生产项目等）为核心构成全宗。（4）全宗是档案的基本管理单位。全宗是组成国家档案全宗的基本单位，也是对档案进行日常科学管理的基本单位。档案管理要以全宗为单位进行分类、排列、鉴定、保管和统计。2、全宗的类型：全宗按其形成者类型，可分为组织全宗、个人全宗、项目全宗三种。组织全宗是一个能独立行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体。个人全宗是社会著名人物在其活动中形成的档案整体。项目全宗是在某一项活动中形成的档案集合体。按形成方式，可分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。独立全宗是一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体。联合全宗是两个或几个关系密切的立档单位形成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体。档案汇集是由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。（四）比较文件生命周期理论和文件连续体理论P26答：文件生命周期理论是文件管理的核心理论。文件生命周期理论认为文件具有一定的生命周期，现行文件从其产生到最终销毁或永久保管是一个完整的生命运动过程。澳大利亚档案学者提出了“文件连续体”理论。其核心思想在于强调文件生命运动的整体性和连续性，并将文件保管形式与业务活动和业务环境联系在一起。文件保管的形式决定了文件的其他要素。文件连续体理论的四“维”文件的形成、文件的捕获、文件的组织、文件的聚合则以时间为基础，体现了文件各个要素的联合和互动。文件连续体理论产生的基础是电子文件管理的实践，它是对文件生命周期理论的补充和发展。其创新之处在于：（1）研究视角独特。它强调的是文件保管形式的变化对文件其他要素的影响，描述了文件从最小的保管单位到最大保管单位的运动过程和规律性；（2）研究方法新颖。采用一个多维坐标轴体系来描述文件的运动过程，将文件运动纳入一个立体、多元的环境之中，考察文件保管形式与价值形态、业务活动及形成者之间的互动关系。(3)研究的基础在于将文件运动视为一个连续的过程，强化了文档管理的关联性和文件管理的全过程性，更加符合电子文件运动的自身特点。文件生命周期理论对于传统档案管理的理论指导意义是不言而喻的，它从理论上科学地阐释了文件中心存在的合理性，奠定了文件的分阶段管理以及文件的全过程管理的理论基础。对于电子文件管理而言，文件生命周期理论虽然在一些细节问题上存在一定的不足，但仍然具有宏观上的理论指导价值。这是因为，文件生命周期理论是对文件运动规律的客观描述，电子文件具有文件的基本属性，它在载体形式和生成环境方面虽然具有特殊性，但仍我要历经从产生到销毁或永久保存的整个生命周期，电子文件的运动仍然具有一定的阶段性，只不过各阶段的界限模糊，运动特点发生了变化，此外，电子文件的价值形态与相关因素的对应关系虽然已经弱化，但并不是绝对消失。文件连续体理论修正和发展了文件生命周期理论的某些细节，使其适用于电子文件的管理。文件生命周期理论是文件连续体理论产生的基础和源泉，后者是对前者的修正和发展。在电子文件时代，文件生命周期理论的某些细节可能需要补充和修改，但仍然具有十分广泛的理论指导意义。（五）列举20世纪初至今具有代表性的档案鉴定理论P29答： 1、年龄鉴定论。2、职能鉴定理论。3、行政官员鉴定论。4、苏联的档案鉴定理论。5、双重价值鉴定理论。6、利用决定论。7、新职能鉴定理论或宏观鉴定理论。第三章 （一）现代档案具有什么样的特点P35答： 1、数量激增、种类多样；2、来源广泛、内容繁杂；3、载体形式多样化；4、社会对档案的需求增加。（二）简述档案管理工作的发展趋势P36 答： 1、档案管理模式的变革文档管理的一体化和图书、情报、档案管理的一体化； 2、档案管理手段的变革数字化和网络化； 3、档案管理对象的变革纸质档案与电子文件的长期并存； 4、档案管理工作内容的深入由档案实体管理向档案信息组织与管理发展； 5、档案管理机构社会职能的拓展档案馆的公共性和社会化服务将越来越突出。（三）谈谈你对文档一体化的看法P36 答： 1、文档一体化包括（1）文档实体生成一体化。即对公文、档案从生成、流转、归档形成档案直至被销毁为止的整个生命周期进行全面管理。（2）文档管理一体化。从管理体制、组织机构、人员配备等方面保证一体化的实现。（3）文档信息利用一体化。可直接通过文档检索查找所需要的文件或档案。（4）文档规范一体化。文档一体化要求在公文办理和档案管理中实施统一协调的规范和要求。 2、文件生命周期理论是文档一体化的理论依据。将文件与档案纳入一个统一的管理系统，实行一体化的管理，遵循了文件运动的客观规律。 3、计算机技术的应用，办公自动化的普及以及档案管理网络化的发展，为文件和档案的一体化管理提供了技术环境。利用文档一体化管理软件，人们可以随时将已经处理完毕的文件归档。4、文档一体化系统是实现电子文件全过程管理和前端控制的重要平台。在文档一体化系统中，可以对电子文件的产生、运转、归档管理或销毁的全过程实施控制和管理，更为重要的是，档案人员可以从系统的设计之初就介入其中，使系统的设计和实施能够体现文件的档案化管理思想，这对于保证电子文件的真实性和完整性极为重要。第四章（一）简述归档制度的基本内容P47 答： 1、1956年国务院关于加强国家档案工作的决定中要求：“各级机关的档案材料（包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音等），应该由机关的档案业务机构档案室集中管理，不得由承办单位或个人分散保存”。2、1983年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的机关档案工作条例重申了这一决定。3、1987年颁布的中华人民共和国档案法第十条明确规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。”（二）档案馆收集档案的方式和途径有哪些P51 答： 1、档案馆对现行单位档案的接收。2、档案馆对撤销单位档案的接收。3、档案馆对历史档案的接收与征集。 4、接受捐赠。5、购买。6、寄存。7、交换。（三）如何开展历史档案的征集工作P52 答： 1、对保存在一些国家机关、社会组织等部门的历史档案的接收 2、对收藏于个人手中的历史档案的征集 3、对少数民族地区历史档案的征集第五章（一）简述档案整理工作的基本流程P56答： 1、全宗的组织及排列；2、全宗内档案的分类；3、案卷的编立和排列；4、案卷目录的编制等。（二）全宗内档案分类的方法有哪些P61答：1、按文件产生的时间分类：（1）年度分类法（2）时期分类法（3）工作阶段分类法2、按文件的来源分类：（1）组织机构分类法（2）作者分类法（3）通信者分类法3、按文件的内容分类：（1）问题分类法（2）实物分类法（3）地域分类法（4）专业分类法4、按文件的形式分类：（1）文件种类分类法（2）载体形态分类法（3）形状规格分类法（三）试简单介绍立卷的基本内容和方法P66答： 1、立卷工作的内容包括：（1）组成案卷单位（2）拟写案卷标题（3）卷内文件的排列与编号（4）填写卷内文件目录与备考表（5）案卷封面的编目与案卷的装订。 2、案卷排列方法：（1）按照案卷所反映的工作上的联系来排列（2）按照案卷内容所反映的问题来排列（3）按照案卷的起止日期（时间）来排列（4）按照案卷的重要程度排列（5）按照文件的作者、收发文机关及文件内容所涉及的地区排列（6）人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码等方法排列。3、案卷目录号编制方法：（1）将全宗内所有案卷目录按流水顺序编号，在一个全宗内没有重复的案卷目录号（2）将全宗内所有案卷目录按类别分开编号，在同一类别之内没有重复的案卷目录号。（四）档号的基本结构及功能是什么（2016年试题）P68答： 1、基本结构：（1）全宗号案卷目录号案卷号一件、页号 （2）全宗号类别号案卷号一件、页号 （3）类别号项目号案卷号一件、页号2、功能：（1）固定档案分类排列的顺序，反映档案的整理体系和实体位置，如实地、具体地显示档案间的联系和区别。（2）使馆藏档案达到系统化、个别化，便于档案的检索利用。档号提供了档案的出处及排放位置，利用者可以通过档号迅速查找到自己所需要的档案。（3）便于档案的保管和统计。档号是典藏档案的工具，为档案的库房管理提供了方便，它是档案登记、清点、排列等工作的不可缺少的工具。（4）档号将档案实体结构体系用代码方式表现出来，有利于计算机自动处理档案信息，便于档案的现代化管理。（五）试述归档文件整理改革的内容和意义P70答： 1、意义：简化档案整理环节，深化档案信息的组织、检索和开发利用。保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。减轻了立卷所带来的种种烦琐，减少了档案整理的劳动强度，提高了整理工作效率和质量，方便了档案的利用。 2、内容：“取消立卷”，以件为单位进行（1）装订（2）分类（3）排列（4）编号（5）编目（6）装盒。第六章（一）档案鉴定工作的基本内容是什么P76答： 1、馆外鉴定阶段：（1）立卷鉴定（2）档案室鉴定. 2、进馆鉴定阶段; 3、馆内鉴定阶段：（1）定期鉴定（2）期满鉴定（3）开放鉴定（4）销毁鉴定。（二）档案鉴定应遵循的基本原则是什么P78答： 从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的观点，鉴别档案的价值。1、全面的观点。2、历史的观点。3、发展的观点。（三）档案鉴定的基本标准有哪些P79答： 1、档案的来源；2、档案的内容；3、档案的时间；4、档案的形式；5、档案的相对价值；6、档案的运行情况；7、档案的利用情况。（四）简述档案保管期限表的含义及类型P81答： 1、含义：档案保管期限表是以表册的形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的指导性、标准性文件。 2、类型：（1）通用档案保管期限表（2）专门档案保管期限表（3）同系统机关档案保管期限表（4）同类型机关档案保管期限表（5）单位档案保管期限表。【档案保管期限划分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年】【8种“重要”文件永久保管，9种“一般性及下级重要”文件定期保管】（五）档案鉴定工作制度的基本内容是什么P84答： 1、档案鉴定标准的制订和执行；2、档案鉴定工作的组织领导；3、销毁档案的批准制度和监销制度。第七章（一）档案保管工作的内容与任务是什么P86答： 1、内容：（1）档案的入库存放（2）档案的库房管理（3）档案在利用过程中的保护（4）档案的安全防护和应急管理。 2、任务：根本任务是维护档案的完整与安全，捍卫档案的真实性。具体体现为建立档案的入库存放制度和库房管理制度，采取各种有效措施，使各类载体档案保持稳定、良好的理化状态，延长档案的寿命。尤其是对于大量产生的电子档案还需要采取特殊的保管措施，以维护其载体和内容的安全性。（二）档案的库房管理包括哪些基本内容P88答： 1、档案库房编号；2、档案装具的排列和编号；3、全宗的排列和档案上架；4、档案存放位置索引；5、档案代理卡；6、全宗卷。（三）档案在利用过程中应采取什么样的保护措施P91答： 1、数量与顺序的控制；2、对档案利用行为的监督和指导；3、档案利用方式及利用场所；4、珍贵档案利用过程中的保护性措施。（四）如何应对档案工作突发事件并进行应急处置（2016年试题）P94答：各级档案行政管理部、各级国家档案馆、中央和国家机关档案部门在突发事件发生后，要采取以下应急处置措施：及时报警，在第一时间通知抢险负责人和相关人员，通知专业抢险救援部门等。在可能的情况下，采取行动消除事故；组织救援遇险人员，转移和妥善安置受威胁档案。迅速控制危险源，标明危险区域，关闭和限制使用有关设备、设施，采取防止发生次生、衍生事件的必要措施；对突发事件可能造成的危害和损失作出初步判断，启动相关应急处置预案；对灾害事故造成的受损档案，立即组织力量进行抢救。特别是受水淹档案，要及时采取冷冻或干燥的办法稳定档案的状态，避免灾情进一步恶化。第八章（一）简述档案著录格式和著录项目P97答： 1、著录格式：是构成条目的各个著录项目在载体上的排列顺序及其表达方式。一般可采用段落符号式，实际工作需要时也可以使用表格式。 2、著录项目：揭示档案内容特征和形式特征的记录事项称为著录项目。分七大项：（1）题名与责任说明项（2）稿本与文种项（3）密级与保管期限项（4）时间项（5）载体形态项（6）附注与提要项（7）排检与编号项。（二）简述档案检索语言的类型和原理P107答： 档案标引是对文件或案卷的内容进行主题分析，根据检索语言赋予检索标识的过程。档案检索语言主要有分类法和主题法两种。依据分类法给予分类号标识的过程，称分类标引；依据主题法给予主题词标识的过程称主题标引。所谓主题，是指档案文献所记载和涉及的具体对象与问题，即档案的中心内容。（三）简述档案分类标引规则和主题标引规则P110P117答： 1、分类标引规则：（1）档案分类标引须依据档案分类原则，以档案的职能特性及其他特性为依据，对档案文件进行周密的主题分析，查明文件所论述的对象属什么类别（2）应根据档案分类表及其使用规则，辨明类目的确切含义，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立地判定类目的含义（3）档案分类标引须符合专指性要求，分入最切合档案内容的类目，只有当分类表中无恰当的类目时，才能分入上位类或相关类，并作出记录，以保证标引的一致性（4）档案分类标引应提供必要的检索途径，为充分发挥档案的作用创造条件（5）档案分类标引的内容必须是文件或案卷中比较具体论述了的，有一定参考价值，可以成为检索对象的。 2、主题标引规则：（1）档案主题标引必须客观地、直接地反映档案论述或涉及的事物和问题，不应掺杂标引人员的臆测和褒贬；（2）档案主题标引应遵循专指性原则，即选择词表中最专指、最恰当的主题词进行标引，当词表中有表达该主题概念的专指词组时，不得选用其上位词或下位词，也不得进行组配标引；（3）当词表中没有专指词时，应选择最直接、最关联的两个以上的主题词进行组配标引；当组配标引不能准确地表达主题概念时，可选用最临近的上位词或相关词进行标引；当用上位词、相关词标引也不合适时，可采用自由词标引或增词标引；（4）选定的主题词应是词表中的正式主题词，书写形式要与词表中的词形一致，不能随意更改或省略；（5）每一位档案的标引深度，原则上应以能准确、完整地表达档案主题内容，充分揭示出有检索意义的档案信息以及检索系统的处理能力为依据；（6）标引时要注意反映档案中的新论点、新政策、新成果，尽量向利用者提供更多的信息。（四）简述档案检索工具的种类和功能P121答： 1、按照编制方式划分发：（1）目录（著录项目比较完整）（2）索引（著录项目简单）（3）指南（相对报道性、可读性较强）； 2、按载体形式分：（1）卡片检索工具（2）书本式检索工具（3）缩微式检索工具（4）机读式检索工具； 3、按内容范围分：（1）综合性检索工具（2）专题性检索工具； 4、按功能分：（1）馆藏性检索工具（2）查检性检索工具（3）介绍性检索工具。（五）简述档案检索系统的类型和构成P126答： 1、类型：（1）按数据库的性质，分为目录检索系统、事实与数值检索系统、全文检索系统；（2）按检索方式，分为脱机检索系统、联机检索系统；（3）按服务方式，分为定题检索系统和追溯检索系统；（4）按检索语言，分为受控语言检索系统和自然语言检索系统。 2、构成：档案数据库、计算机硬件、计算机软件。（六）什么是检索策略，如何调整检索策略P130答： 1、所谓检索策略，是在弄清楚用户情报需求的前提下，选择检索途径、检索用词、构建检索表达式、明确检索步骤的科学安排。 2、调节检索策略：应首先深入分析用户检索提问的实质及需求范围（1）调整检索式，扩大或缩小检索范围（2）增加检索途径（3）利用概念等级树扩检或缩检（4）采用截词检索、加权检索、精确检索等方法进行检索。第九章（一）简述档案统计的基本内容和意义P134答： 1、内容：（1）全国档案工作基本情况统计（2）专业系统档案工作基本情况统计（3）地方档案工作基本情况统计（4）档案馆（室）档案工作情况统计。前三个层次属于宏观层面的档案事业状况统计，是对各级各类档案部门的机构设置、人员、设备、库房、财产、馆藏规模及管理水平等情况的统计。第四个层次是对某一档案机构内部进行的微观层面的统计，主要针对档案管理活动各个方面进行统计。 2、意义：（1）档案统计工作以表册、数字等形式，揭示档案和档案工作有关情况及发展规律，实行定量管理与定性管理相结合，使档案管理计量化、精确化，对于提高档案管理水平有重要的作用；（2）档案统计可以准确反映各级档案部门工作的真实状况，便于更好地了解和掌握档案事业规模和档案工作水平，从而对各级档案部门的工作进行分类指导、监督和检查；（3）档案统计能系统反映档案的数量、增长速度、馆藏档案的状况、档案利用频率等发展趋势，以及人力财力的需求量，可以为制定档案工作方针、政策、档案事业发展规划以及档案的科学管理提供依据。（二）档案统计包括哪些基本步骤P135答： 1、统计调查：目的在于获取大旱的原始材料，其基本形式有统计报表和专门调查2种； 2、统计整理：整理统计调查所获得的资料，系统反映档案工作情况。 3、统计分析：对整理出的资料进行分析研究，从中发现和总结具有典型性的经验教训，掌握不同时期档案工作的发展水平，以便进一步提高档案管理水平。（三）档案统计分析的方法有哪些P149答： 1、动态分析法：即运用统计表中的动态数列来说明档案工作现象发展变化规律的统计分析方法。动态分析法是一种研究档案工作现象发展与变化的重要方法。常用的分析指标有：发展水平、增长量、发展速度、增长速度等。 2、分组分析法：是对统计资料按一定标志进行分组分析和研究。正确的选择分组标志是获得有价值的统计分析结果的前提。分组标志是根据统计分析的目的，即所要研究的问题来选定的。常用的分组标志有：案卷数量、档案类型、利用目的。3、综合分析法：是利用综合指标分析档案工作现象总体特征及其相互联系的方法。它将总量指标、相对指标和平均指标结合应用，能更全面和更深记得地说明档案工作现象的特征及其发展规律性。第十章（一）档案馆馆藏资源建设应遵循的基本原则是什么P159答： 1、来源原则。是建立馆藏体系的基本原则。以全宗为单位组织馆藏； 2、特色原则。我国档案馆类型有：国家综合档案馆、国家专门档案馆、部门档案馆、企业档案馆、事业单位档案馆。 3、效益原则。馆藏资源建设必须要关注所投入的成本和发挥的效益。效益原则是在馆藏数量急剧增长的情况下提出来的。 4、优化原则。与效益原则一样，也是在档案数量大量增长的情况下提出的，优化原则重在馆藏的质量要求。 5、开放原则。在收集、鉴选和管理档案的过程中应考虑将来发展的需要，使馆藏体系具有一定的包容性、适应性和动态性，随时依社会需要调整自身的结构，以达到最佳的社会效益和经济效益。 6、亲民原则。亲民原则要求建立关系人民群众切身利益的民生档案，民生档案是社会管理活动的历史记录，是维护群众权益的原始凭证，是人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题在档案工作中的集中体现。建设民生档案是关注民生、保障民生、改善民生必不可少的重要环节，是维护社会和谐的重要手段。（二）档案馆馆藏体系建设的基本要求有哪些P161答： 1、数量充足、门类齐全；2、结构合理、富有特色；3、完整精炼、质量优化。（三）如何优化档案馆的馆藏体系P163答： 馆藏优化可分阶段进行层层筛选和控制，一是超前控制，二是入口控制，三是滞后控制，可从五方面着手：1、树立优化观念，完善有关法规；2、控制进馆档案的数量；3、确定馆藏档案的合理结构比例；4、清除馆藏档案的过量重复；5、及时剔除失去保存价值的档案。（四）如何消除馆藏过量重复P166答： 1、对进馆档案严格控制；进馆档案原则上只要求反映立档单位的主要职能和基本历史面貌，不宜追求立档单位档案的小而全。2、选样保留法。即从某一类型档案中，选择一部分样品保存起来，作为该类型档案的代表。第十一章（一）简述档案管理标准化的内容P175答： 1、档案专业名词术语与代号代码标准化；2、档案实体管理（档案业务工作）标准化；3、档案信息处理标准化；4、档案管理技术与设备标准化。（二）简述档案管理标准体系的纵向构成和横向构成P178答： 1、纵向构成：国家标准、行业标准、地方标准、企业标准。 2、横向构成：（1）基础标准：a档案专业名词术语标准 b档案种类划分标准 c档案计量单位标准 d代号代码标准（2）业务技术标准：a档案收集标准 b档案整理标准（全宗划分标准、全宗内档案分类标准、案卷构成标准、案卷质量标准、归档文件整理标准、档号编制标准） c档案鉴定标准d档案统计标准 e档案数据库设计与开发标准 f档案检索标准g档案保护技术标准 h档案数字化标准 i电子文件归档与管理标准j数字档案馆建设标准 k档案建筑物、设备与装具标准（3）管理标准：a工时定额标准 b资源消耗标准 c质量管理标准 d组织方法标准（三）简述档案信息化标准体系的结构P178答： 1、档案信息化基础设施标准； 2、数字档案资源建设标准； 3、电子文件归档与管理标准； 4、档案信息化应用系统标准； 5、档案信息资源开发利用标准； 6、档案信息安全标准。（四）列举目前我国档案工作领域的国家标准P181答：档案著录规则、文书档案案卷格式、科学技术档案案卷构成的一般要求、全宗单、档案交接文据格式、缩微摄影技术 用35mm卷片拍摄技术图样和技术文件的规定、档案分类标引规则、CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 第一部分：电子文件归档与档案管理、照片档案管理规范、电子文件归档与管理规范、中国档案机读目录格式第十二章（一）简述计算机技术在档案管理中的应用P198答： 1、档案计算机著录和自动标引 2、计算机档案编目和检索 3、计算机辅助立卷 4、文档管理一体化 5、档案原文存贮与检索 6、计算机档案业务工作辅助管理 7、档案资料的自动编辑 8、档案保管环境的自动控制 9、字迹褪变档案的信息增强和恢复性处理 10、多媒体档案信息存贮和管理 11、档案管理网络化和信息化等（二）简述光盘技术在档案管理中的应用P205答：光盘的海量存贮功能，为档案原文存贮和检索提供的可能。其原理是： 1、对档案原件进行数字扫描，形成图像文件，存贮在计算机硬盘或光盘中，对图像文件进行压缩和管理； 2、利用全文检索技术对档案原文中任何一个字、句、段、章、节进行检索，而且还可以完成档案编目、统计及其他功能。（三）简述多媒体技术在档案管理中的应用P209答： 1、档案全文影像扫描、存贮和检索； 2、照片档案的数字扫描、存贮和检索； 3、录音档案的数字化处理、存贮和利用； 4、录像档案的数字转换、存贮和利用。（四）档案管理网络化的条件有哪些P214答： 1、资金与设备条件； 2、技术与人员条件； 3、数据库的建设与发展； 4、通信网络和电子政务网的支持； 5、标准化与各个部门之间的协作。（五）简述我国数字档案馆的发展阶段P223答： 1、档案馆自动化阶段；实现档案实体管理和档案信息组织的自动化。 2、单个数字档案馆建设阶段；主要包括馆藏数字化、档案网站建设，以及接收电子文件进馆并提供利用等内容。 3、多个数字档案馆互联阶段。实现多个数字档案馆之间的互操作，以各个数字档案馆共同遵循的高层协议为基础，整合各个档案馆的资源并提供统一的检索入口。 我国大部分省级以上的综合档案馆，国家专业系统和大型企业的档案馆，以及有关高校的档案馆已经具有档案自动化的基础，馆藏数字化工作正在持续进行，目录型和全文型数据库也在纷纷建立。总体上，东部发达地区处于第二阶段即单个数字档案馆建设阶段，中西部地区处于由第一阶段向第二阶段的过渡期。第十三章（一）简述科技档案的特点和种类P230、232答： 1、特点：（1）专业性（2）成套性（3）多样性（4）现实效用性（5）科技成果性 2、种类：（1）工业生产技术档案（2）农业生产技术档案（3）基本建设档案（4）设备档案（5）自然科学研究档案（6）自然现象观测档案（二）比较科技档案管理与文书档案管理的不同之处P248答： 1、鉴定单位。文书档案一般以单份文件为单位进行鉴定，而科技档案往往以一个科技档案保管单位、一个产品、一项工程、一个课题、一套设备的档案为单位进行总体价值鉴定。 2、鉴定要素。文书档案鉴定时考虑的主要是文件的来源及其内容，是从文件本身来判断档案的价值，而科技档案价值鉴定的首要因素是科技档案所反映的项目的性质，如项目的级别、技术水平、项目的社会效益和经济效益等。 3、保管期限。文书档案的保管期限根据其价值的大小总体上划分为永久和定期两种，定期保管又分为10年和30年两种。而科技档案中有相当一部分难以用具体的年限界定其保管期限，如产品档案、基建档案、设备档案等，直接与实物相对应，只要实物尚存，档案就应随之保存。对于这一部分档案，其保管期限的确定没有统一的标准，应视具体情况对待。 4、鉴定人员。一般的文书档案，由文书人喘息档案人员鉴定即可。而科技档案专业性、技术性很强，内容复杂，牵涉面广，一般的档案人员难以胜任其鉴定工作，必须在总工程师或科研负责人的领导下，组建专门的鉴定小组进行科技档案的鉴定工作。（三）简述人事档案的特点和构成P255答： 1、特点：（1）现实性（2）动态性（3）保密性（4）专指性 2、构成：（1）各种履历材料（2）自传及属于自传性质的材料（3）各类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料（4）学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料（5）政审材料（6）参加党团组织及其他社会组织的材料（7）奖励材料（8）处分材料（9）录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料（10）其他可供参考的材料。（四）谈谈你对人事档案管理改革的看法P269答： 现有的人事档案管理制度产生于计划经济环境，具有封闭性，不能适应市场经济人才自由流动的需要，人事档案内容僵化、雷同，格式化、公式化的材料较多，突出个性的材料较少，重政治历史问题，轻现实工作表现和业绩，对人力资源管理起不到应有的支撑作用。人事档案改革的目的应是维护当事人的合法权益，发挥人力资源的积极性、主动性和创造性，促进人力资源的有效配置。可以通过以下途径：1、丰富人事档案材料的内容。人力资源要通过人事档案对一个人作出全面、完整的评价，利用用人单位选择、任用优秀的人才，因此在人事档案中应增加一些能够反映个人才学、综合素质、能力的凭证性材料和由权威部门认定的业绩考核资料，作为人事档案的基本内容。 2、坚持集中统一管理，避免多头分散。应在各级政府建立统一的人事档案管理机构，避免各部门相互矛盾、重复、分工不明、遇到问题相互推诿，降低合管理的效率，要坚持对人事档案集中统一管理。 3、推进人事档案管理的信息化。大力推进人事档案的信息化管理，利用计算机技术和网络技术管理人事档案，建立联网的人事档案管理系统，便于人事档案的利用、查阅和信息内容的添加。 4、确认公民对其人事档案内容的知情权。人事档案管理工作应当以人为本，个人应享有对自己部分档案的知情权，可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式。人事档案信息部门向个人开放，不仅可以方便公民，而且可增强公民的档案意识，有利于加强对人事档案管理工作的监督，使人事档案工作更好地为公民服务。（五）简述会计档案的特点和类型P272答： 1、特点：（1）来源的广泛性（2）内容的连续性（3）成分的稳定性（4）表述方式的特殊性 2、类型：（1）会计凭证类（原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证）（2）会计账簿类（序时账簿、分类账簿、备查账簿）（3）财务报告类（月度、季度、年度）（4）其他类（银行存款余额调节表、银行对账单、其他应保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册）。（六）简述会计档案的管理方法、特点P271答： 1、会计档案的立卷。各单位每年形成的会计档案，由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，遵循会计档案的形成规律，保持其内在联系，将会计凭证、会计账簿和会计报表分别组卷。 2、会计档案的归档。会计材料的立卷工作由财会部门的会计人员负责，档案部门接收时只需对立好的案卷进行检查，对接收来的案卷，应在原封面上加盖档与戳记，并按报表、账簿、凭证依次排列。为了固定会计档案立卷的结果，使之系统化，还需要进行案卷的编目工作，记要包括拟制案卷编目、填写卷内目录、案卷封面，填备考表。 3、会计档案的保管。会计档案立卷以后，为便于财会部门结账、对账、编制预算等工作的查考利用，须在财会部门保管一年后，再向档案部门移交。因此，会计档案归档之前，应由财会部门指定专人负责保管，出纳人员不得兼管会计档案。归档后，根据会计档案的特点妥善保管，专柜存放，与其他类型的档案区分开来，单独编目。包括电算化会计档案的保存、单位变更等情况下的会计档案保管。 4、会计档案的销毁。根据会计档案管理办法规定，会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，严格审查，编制会计档案销毁清册。其程序：（1）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册（2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见（3）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销，国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销，财政部门销毁会计档案时，应由由同级审计部门派员参加监销（4）监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。第十四章（一）简述照片档案的保管条件P290答： 1、包装物与装具。底片袋、底片册、照片册应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料制作，使用中性胶粘剂，接缝应在袋边，其PH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。 2、贮存柜架。底片、照片应在能关闭的装具中保存，贮存柜架应采用不可燃、耐腐蚀的材料，喷涂用料应稳定耐用，且对贮存的底片、照片无有害影响，贮存柜架排列时，应保证空气能在其内部循环流通。3、温度、湿度要求。在单独的贮存器具内或整个贮存室内以恒温、恒湿状态下保存。如遇温度、湿度落差较大的房间时，应设缓冲间，在其提供利用前应过渡几个小时。长期贮存环境：24小时内温度的周期变化不应大于2，相对湿度变化不应大于5。中期贮存环境：24小时内温度的周期变化不应大于5，相对湿度变化不应大于10。 4、空气调节和净化要求。进入贮存室或贮存柜的空气应首先经过机械过滤器过滤，以免空气中的固体颗粒擦伤胶片或与胶片起反应。过滤器宜采用干介质型，应不可燃，捕捉率不应低于85%。使用洗涤或吸收等空气净化装置，若贮存环境新刷油漆，应在3个月后投入使用，油漆的挥发气体是一种氧化污染源，应控制使用。硝酸片基胶片会释放出有害气体，不应与其他胶片同处存放，也不应与其他胶片使用同一通风系统。 5、库房有关要求。库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求应符合档案馆建筑设计规范（JGJ25-2000）的规定。 6、保管要求和措施。贮存库房应保持整齐、清洁。入库前照片档案应进行检查。接触人员应戴洁净的棉薄手套，轻拿底片的边缘。底片册、照片册应立放，不应堆积平放。珍贵的、重要的、使用频率高的底片应进行拷贝，异地保存。每隔两年应对底片、照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。若温、湿度出现严重波动，应缩短检查的间隔期。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。（二）简述录音、录像档案的收集、整理和保管要求P292答： 1、收集：（1）建立健全录音、录像档案的归档制度，强化常规收集（2）扩大收集渠道，通过各种方式多方收集录音、录像档案（3）通过自拍、自录，有计划、有步骤的积累录音、录像档案。 2、整理：（1）如数量不多，可以不分类，直接按归档时间顺序编号即可（2）如数量多，内容复杂，应进行分类与编目。区分机密程度，将机密与非机密的区分，将原版、复制版区分。同一全宗内部，一般使用内容分类法。 3、保管：（1）除了具有防火、防水、防尘、防虫、防潮、防盗、防光、防有害气体等保管条件以外，还应防磁（2）定期检查录音、录像档案的保管情况。对长期保存且不常用的每隔半年重绕一次，以释放磁带内的压力。对多次使用和已污损的录音、录像档案要及时修补、复制。长久保存还应每隔5-10年进行信息转录的工作（3）归档保存的录音、录像档案，未经鉴定和批准，任何人不得私自清洗和消磁。（三）简述缩微档案及其管理方法、特点和要求P295答： 缩微档案是应用缩微技术制成的档案缩微复制品。1、特点：（1）信息的高度浓缩性（2）记录档案信息的准确性（3）长久保存性（4）规格的统一性（5）便