采购控制管理程序.doc

。1 目的本程序旨在建立对本公司有关采购的过程控制办法，以期以合理的价格，适当的时间、适当的数量、适当的质量、适当的地点向公司提供符合规定要求的物料和服务，以满足生产需要，达到公司经营目标。2 范围本程序适用于公司所需的采购产品的采购过程控制，包括：采购目标的制定、采购控制流程、采购方式的选择；采购文件的编制与审批；供方的调查与选定，考核与管理；价格管理；物料验证和代用管理；合同、订单管理，等。3 职责3.1 生产部物控负责物料需求计划的编制控制及组织本公司内配套材料的供应。3.2 采购部负责物料采购计划的编制和实施。3.3 研发质量部负责采购物料的认定和技术支持。3.4 采购部、研发质量部共同负责对供方配套能力的考评。 4 活动内容4.1 采购目标4.1.1 选择优良的供方确保供应资源安全、稳定及竞争优势，及时供应生产所需的物料及获得优质、高效的服务。4.1.2 确保采购物料的质量。4.1.3 不断提高采购物料的性价比。4.1.4 不断提高采购工作效率及人员的工作质量，严格控制合同风险。4.1.5 防止采购工作异常情况的发生，针对异常情况迅速妥当地处理。4.2 采购过程控制流程4.2.1 订单、定期采购过程控制流程详见附录A 。4.2.2 零星采购过程控制流程详见附录B。4.2.3 固定资产采购过程控制流程详见附录C。4.3 采购方式采购人员应根据物料使用状况，用量大小，采购频率，市场供需状况，交易习惯及价格质量稳定等因素，选择下列最有利的采购方式，办理采购业务。4.3.1 一般采购根据生产工程部/业务部的物料/成品需求计划“确认计划及请购报表”和相关采购政策，编排物料采购计划进行例行订货。4.3.2 定期采购针对交货期较长或稳定使用的大宗物料，采购部应事先选定合适的供方，议定一段时间的供应价格，交易条件及分批交货时间，办理采购业务。4.3.3 零星采购a) 针对生产工程部的“样品索样单”及“新品物料请购单”所需物料的采购。b) 针对市场部、人事行政部审批的零星“物料请购单”所需物料的采购。c) 针对公司领导审批的委托采购单所需生产材料的采购。4.3.4 固定资产采购 根据公司各部门提出的“仪器/设备请购单”进行的采购。4.4 采购审批4.4.1 “确认计划及请购报表”由生产工程（业务部）提出，生产工程部（业务部）负责人审核并报总经理审批。4.4.2 “样品索样单”、“新品物料请购单”由生产工程部负责人审核。4.4.3 零星“物料请购单”其使用部门负责人审核，报总经理审批。4.4.4 订单审批权限：a) 单个合同（订单）采购金额超过人民币壹仟元的，由采购部负责人及总经理联合审批。b) 固定资产部份由采购部负责人及总经理联合审批。4.5 供方的调查与选定4.5.1 为保证物料的质量和确保料源，生产部和采购部应对经常采购的物料，评定其供方的设备规模、生产能力、质保能力，建立供方档案。4.5.2 供方选择原则：a) 具有营业执照，一般纳税人认定；b) 质量、价格、交货及服务等条件良好；c) 原则上优先选用具有ISO9000质保体系、产能符合配套要求、新品开发能力强及财务体系健全的供方；d) 商誉良好。4.5.3 供方的选定a) 采购部应广采商源或接受推荐的供方。b) 认定合格的供方的物料，且其质量体系评定合格，进入合格供方手册，作为批量采购的对象。c) 供方提供的物料出现质量异常，应于指定期限内回复改善，如无法达到者，采购部有权取消其合格供方的资格。d) 应供方的要求，认定部门可向其提供质保方面的指导。4.6 采购工作的实施4.6.1 由生产工程部、人事行政部、市场部各单位在各自授权责任范围内根据生产、业务等需要，向采购部提出采购需求，包括需要采购物料的项目名称、规格型号、数量等。4.6.2 采购部根据采购需求，编制采购计划，明确采购信息，订立采购合同（订单），其内容包括：确定的供方、所采购物料的项目名称、规格型号、数量、单价、运输方式、验收标准等。4.6.3 采购人员应在采购合同（订单）审批后，开始采购工作。在生产急需等特殊情况下，可在合格供方范围内紧急组织进货应急使用，然后补签采购合同（订单）。4.6.4 若属分批交货者，采购员应于采购合同（订单）上分别写明交货数量及交货日期、交货地点。4.6.5 采购人员于订购作业完成后，因特殊事项变更者，应及时以函、电方式与供方商洽谈变更订货行为，必要时由对方书面确认。4.6.6 物料到货后，采购员把采购单给仓库管理员核对入库数量、验证情况，符合要求后采购员方可办理付款手续。4.7 交货期管理4.7.1 供方交货的依据为双方签订的合同（订单），供方应按合同（订单）的交货期如期交货。4.7.2 交货期的跟踪与控制a) 为确保供方如期交货，采购人员应根据未结（未交货、在途等）订单的记录，进行跟踪、控制和平衡。b) 采购部应对供方的交货准确度进行考核。c) 当供方无法按合同（订单）的交货期如期交货，采购员应及时将信息反馈给相关控制单位。4.7.3 交货期变更a) 本公司因业务需要，变更交货日期，需与供方联络处理。b) 供方无故违反合同（订单）的交货期规定，超过目标时间二周的，本公司有权取消合同（订单）。 c) 不可抗力造成合同（订单）无法全部或部份履行的，应在事故过去二周内相应照会对方并视具体情况变更或取消合同（订单）。4.8 价格管理4.8.1 询价的选择，原则上以获得本公司合格供方资格者优先。4.8.2 每一种物料，原则上需有三家以上的供方报价。4.8.3 采购人员就供方的报价单加以分析整理后，依照本公司价格控制流程和审批权限，呈报审批。4.8.4 采购部应根据供方报价及市场状况进行议价、比价，选择最佳的订货对象和时机。4.9 物料验证和代用管理4.9.1 物料检验如经进货检验判为不合格批的物料，需办理代用的，由采购部填写“物料超差代用申请表”，送生产部审批，获准后才进一步投入使用或加工。4.9.2 因生产急需或货源短缺问题，需用其他规格的物料进行代用，由采购部或生产部填写“物料更换代用申请表”，向工程部获准后方可采购或使用。4.10 进货异常的处理 列入合格供方手册的供方应建立密切的工作关系与联络渠道，如买卖双方对出现异常的采购物料有处理或认同的差异时，由生产工程部会同采购部处理。4.10.1 进货缺料时，工厂仓库应保存好原始证据（短缺物料所在的箱号、生产批次号等查证资料）并在收货单上记录收货差异情况，采购部应立即进行核对，并通知供方尽快补齐。4.10.2 采购物料存在质量异常时，由研发质量部或采购部向供方反馈。必要时跟踪检查供方的纠正措施及效果。4.10.4 因物料本身的质量缺陷，造成本公司声誉和经济损失的，按签定的有关质量索赔协议处理。4.11 采购文件的控制4.11.1 图纸及采购规范a) 负责物料认定和采购的部门其文件管理应建立档案。 b） 研发质量部负责认定报告的分发及变更控制，而供方由采购部通知。4.11.2 订单管理a) 订单编制应包括物料名称、型号规格、企业编号、厂家、单价、数量、交货期、质量标准、验收标准、包装方式、运输方式、付款条件等完整的交易条件和规范准确的描述。若注明验收标准的，进货将按技术协议或物料认定报告或双方认可的规格书验收。b) 采购订单一式五联，其中两联按授权原则审批签定后生效，供需双方各保存一份原稿。一联分送财务部。c) 订单或采购合同正本在采购部保存，保存期三年。4.12 合格供方手册的管理4.12.1 合格供方手册其主要内容应包括：物料的企业名称、地址、材料类别、评定依据。采购过程控制流程图附录A制定生产计划 生产/业务部物料需求计划 生产部/业务部确认计划及请购报表编制采购计划 采购部询价、比价 采购部NO价格异动否？报价审批YESNOYES决定采购方式 采购部电脑记录更改采购政策、需求紧急度分配订购量 采购部供方配套能力及等级编 制 订 单 采购部采购合同或采购订单业务部经理总经理订单审批YESOK？NO发 出 订 单 采购员YES让步接收否？退、换货NO交货动态管理 采购员理 货 工厂仓库库检验合格否？NOYES重检重收YES合格?NO入 库结 束审 批 控制部门零星采购过程控制流程图附录BNO合格提 出 申 请 使用部门物料请购单YESNOYES确 定 供 方 采 购 部编 制 订 单 采 购 部订单审批生产工程/业务部总经理YESYESO K入 库 仓库NO价格合理？替 代NO收 货 交 验 仓库发 出 订 单 采购员不合格退货供 方检 验报 审 表询价、比价 采 购 部供应商核对规格 固定资产采购过程控制流程图附录C年度经营计划大纲请 购 使用单位NO审 批 控制部门议 标、招 标YE