《时间管理》培训专题课件.ppt

时间管理,主讲: 黄凌峰 时间: 2009年8月24日 地点: 广西马山县 承办：广西社会心理学会 心理教育咨询中心,广西社会心理学会心理教育咨询中心,思路,1、开头语 2、做个小测验 3、列出自己前一天的工作内容（来培训前） 4、进行分类并划成圆形分布图 头脑风暴法：如何更好地节省时间，以小组为单位，以多不重复为赢者。（同时考验各小组的队员合作水平、组长组织能力、项目管理水平）,问题提出,你常常很忙吗？你的时间够用吗？,8：30 部门例会 9：00 看资料、文件 9：15 接听和打回复几电话 9：30 下属来请示工作 9：45 与财务部经理讨论费用问题 10：20 替上司营销总监去开会 10：55 给外地办事处打电话 11：10与行政部经理聊天 11：30 替下属修改销售分析报告 12：00 吃午饭 13：00 接待一个客户 13：30 备向营销总监汇报的资料,肖经理的一天,14：30 下属来谈他工作中的困难和抱怨 14：50 与人事经理谈某下属的奖金问题 15：20 接顾客投诉电话、很恼火 15：30 打电话询问投诉之事、教训下属 15：50 老总找去谈事 16：20 下属又来请示工作 16：30 撰写招聘计划 17：00 下班时间到了，发现招聘计划中有好几个问题得去找人事经理协商 18：00 有一个下属还想反映 一下情况,小测试,to begin with.,1.你通常工作很长时间吗？ 2.你通常把工作带回家吗？ 3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？ 4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？ 5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？ 6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？ 7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.你在办公室用餐吗？,yes or no?,9. 在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？ 10.你时常把工作拖到最后一分钟，然后很努力地去做完它们吗？ 11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？ 12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？ 13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？ 14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？ 15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？ 16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？,yes or no?,你的回答有多少个”yes”？ 恭喜！坚持并保留你的方法！ 可以！方向正确但需要提高冲劲！ 当心！你要重新审视自己的时间行动指南！ 救命！你在时间管理上需改进！,答案是。,0-4个 4-8个 8-12个 12-16个,课堂练习(1),请列出8月19日一天的工作生活备忘表(从早到晚),一、什么是时间 二、什么是时间管理 三、常见的浪费时间的行为 四、时间管理的原则 五、时间管理的改进途径,时间管理培训大纲,时间只有一个方向，人生的每一刹那都是唯一的！,时间对盼望的人来说“实在太短”； 时间对恐惧的人来说“实在太长”； 时间对痛苦的人来说“实在太慢”； 时间对快乐的人来说“实在太快”； 时间对有爱心的人来说是永恒。 朝菌朝生暮死；寒蝉春生复死； 海龟生存500年；松柏树、黄杨树活数千年,时间是什么,一、什么是时间,名人说时间,鲁迅说，时间仿佛海绵里的水。 哥德说，时间是我的财产。 席勒说，时间的步伐有三种：未来姗姗之来迟，现在像箭一般飞逝，过去永远静止不动。 巴尔扎克说，时间是人的财富。 富兰克林说，时间是组织生命的材料。 马克思说，一切的节省，归根结底都归结为时间的节省。 但丁说，最聪明的人是最不愿浪费时间的人。 赫胥黎说，时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。 高尔基说，世界上最快而又最慢，最长而又最短，最平凡而又最珍贵，最易被忽视而又最令人后悔的就是时间,时间是什么,时间是老天分配最公平的资产,时间是什么,时间就是生命 时间就是生命的本身，时间让我们成长，让我们老去。,时间小故事,有两个人，到非洲去考察。他们突然迷路了，正当他们在想怎幺办时，突然看到一只非常凶猛的狮子朝着他们跑过来，其中一人马上从自己的旅行袋里拿出运动鞋穿上。另外一人看到同伴在穿运动鞋就摇摇头说：“没用啊，你怎幺跑也没有狮子跑得快。”同伴说：“嗨，你当然不知道，在这个紧要关头最重要的是我只要跑得比你快。”,不可回溯 不能买卖 无法暂停 毫无供给弹性 不能蓄积 无法取代,时间的特点,二、什么是时间管理,、定义 时间管理本身无法进行管理，时间管理本质上只能是进行自我管理！ 就是事前的规划或长期的计划；自我管理即是改变个人习惯，以令自己更富绩效，更富效能；研究造成时间浪费的所有因素，改掉浪费时间的恶习，这些都是成功者必备的武器。 时间管理就是对我们个人的时间的使用进行计划、组织、实施和控制。,时间管理的关键就是对事件的控制，即把每一件事件都控制的很好，时间管理是日常事务中执行的一种有目标的可靠的工作技巧。例如如何安排你的生活，怎样去规划你的职业生涯或工作的步骤，关键是合理有效地利用可以支配的时间。,、时间管理的要素 第一要义树立正确的时间观念 指导思想合理规划自己的目标 具体实践将事情按照轻重缓急进行优先级排序 最终目的最大限度地利用自己所拥有的时间或实现时间效用的最大化,三、常见的浪费时间的行为示例,1、自我因素： 混乱 拖延 授权不足 个人需求（社会交往、社会接受度、完美度、风险规避） 2、环境因素： 访客 电话 邮件 等候 会议 危机 上级决策失误,病因,授权不足 犹豫不决 半途而废 故意纵容 担心遗忘,对策,该扔则扔 不要移师暗处 不放无关物品，将物品放在固定地方。 让秘书协助建立良好的文件管理系统 让文件在面前只流通一次 下班最后一件事 - 收拾办公桌,为什么拖延？,喜欢做的事情,熟悉的事情,容易做的事情,花费时间少的事情,已排定时间的事情,资料齐全的事情,经过筹划的事情,别人的事情,有趣的事情,紧急的事情,不喜欢做的事情,不熟悉的事情,难做的是事情,花费时间多的事情,未排定时间的事情,资料不齐全的事情,未经筹划的事情,自己的事情,枯燥的事情,不紧急的事情,对策,切香肠法，各个击破，逐步解决 用平衡表分析，对比拖延的理由和不拖延的好处。 改变自己爱拖延的思维方式 避免过分的追求完美,2、授权有道与目标设立,管理是通过他人将事情办妥。 授权就是将分内的若干工作委托部属履行。 主管所授予的权力应以刚好能够完成指派的工作为限度。 授权不卸责。,给谁授权？,下属、同事、上级 外部资源 其他：设备、标准、流程、培训等,哪些事情可以授权？,管理者亲自履行的工作 管理者必须亲自履行，但可借助部属帮忙 管理者可以履行，但部属若有机会也可代行 必须由部属履行，但在紧急关头可获管理者协助 必须由部属履行,授权为什么困难？,担心部属做错事 担心部属表现太好 担心丧失对部属的控制 不愿意放弃得心应手的工作 找不到适当的部属授权,如何授权？,瓶颈多半位于瓶的上端,沟通技巧不佳 令部属等候（傲慢、优柔寡断、遥控） 干扰部属的工作 过分挑剔细节 纵容或无视传达信息的人员，任意提高信息的紧迫性,目标能唤起 你最高尚的才能,自己的 切合实际的 书面的 可衡量的 有时限的 平衡和谐的,下一年目标,3-5年目标,10年目标,20年目标,人生目标,目标金字塔,使命宣言,角色,目标,每日目标,每周目标,月度目标,季度目标,年度目标,目标金字塔,每周目标,角色,目标,计划,行事历,授权, 规划长期目标,使命宣言,角 色,目 标, 规划每周目标,角 色,计 划,目 标,行 事 历,授 权,3、有障时间管理的四种观念,视时间为主宰：重形式不重实质（岁月不饶人、时间是最好的试金石） 视时间为敌人：重效率不重效能（与时间赛跑） 视时间为神物：忘记时间 视时间为奴隶：工作狂,工作狂的害处,工作效率降低 养成拖延的习惯（珀金森定律） 可能导致工作的失败,“工作狂”的原因,勤勉等于成就？勤能补拙？ 欠缺时间管理的技能 显示重要性 满足烈士感 不知休闲的乐趣 逃避不愉快的家庭生活,四、时间管理原则,1、8020原则 2、目标abc原则 3、优先顺序原则 4、计划原则 5、习惯原则,20%的工作占整个工作80%的价值 集中的精力要做20%的工作 投入20%精力做另外80%的工作,1、80/20原则,a=必须做的 b=应该做的 c=不值得做,2、目标abc原则,3、优先顺序原则,“重要“&“紧急“,“不紧急“&“不重要“,“重要“&“不紧急“,“紧急“& “不重要“,第四象限 不紧急 不重要,第三象限 紧 急 不重要,第二象限 不紧急 重 要,第一象限 紧急 重要,紧急 不紧急,四象限分析法,重要，非紧急,重要，紧急,重要,紧急,m1,m2,m3,m4,非重要，非紧急,非重要，紧急,尽量避免扩大m1,尽量减少m3事情,多投资时间在m2,尽量避免m4事情,优先矩阵,第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧急的工作要先做，对于不太 的工作后做。,例：某销售经理某天工作紧急程度划分,第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。,例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分,依个人高峰周期，优先做、象限工作，每天至少有一小时做象限工作,课堂训练（2）,把自己一天所做的事情进行分类。,4、计划性原则,必须事先对工作做出计划 必须按照计划去执行、去实施 必须留出处理不可预计事务的时间,为什么不做计划？,过分强调“知难行易” 认为不做计划也能获得实效 不了解做计划的好处 认为计划赶不上变化 不止如何做计划,5、习惯性原则,要知道什么是好的时间管理习惯 坏习惯是可以并且是必须要改变的 好的习惯是可以养成并且是必须要形成的 良好的习惯可以在有意中形成,工作效率低、办事拖拉 时间观念差，工作时磨磨蹭噌 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 经常被电话、不速之客干扰 上班时间不紧凑，晚上加班干 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 没有目标、没有计划、人云亦云 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 没有时间安排表，由别人来安排 不会休息、不会娱乐、没有空闲,你是否有这样的一些习惯,每天要花10分钟作计划 要有书面的待办单、日计划、周计划和月度计划 每周都将你的工作排出优先顺序 能在高效的时间里做完你的重要工作 有明确的生活和工作目标,必须养成习惯,课堂训练（3）,头脑风暴法 看哪一个小组想出节省时间的方法更多,五、时间管理的改进途径,方法之一：有计划地工作,建立包括目标、标准、最后期限、优先顺序一套计划体系。 在刚开始时作计划。 严于律己，经常激励和要求别人监督和检查。 把所有的工作按照紧迫性、重要性等进行划分，制订自己的优先工作次序。 每天的计划都有一定的预留时间来处理变化或危机、偶然事件等。,方法之二：减少无序行动,时刻对自己的工作和任务进行反思，整理和形成一套有效的、有条理的思维方式。 工作和任务肯定有轻重和缓急之分，与你的目标挂钩确定重要工作及每日的工作优先顺序。,方法之三：避免贪大求全,不要追求尽善尽美，只追求达到目标，完成职责。 成就感是建立在要实现的目标上的，不能脱离你的目标。 让上司认可是在完成你的职责内的工作基础上的，能干是在对你分内事项的处理中体现出来的。对别人的请求和要求，不属自己的分内之事要敢于说“不” 。,方法之四：避免拖延,严格要求自己，规定任