子岛199 酒店西软培训资料第三部分前台收银课件

酒店管理信息系统培训教程 第三部分：前台收银系统 FOXHIS前台收银系统主要用于处理酒店客人的各种帐务。前台收银系统的 主菜单总共包括七个部分：帐务处理、其他业务、交班报表、信息查询、系统 报表、窗口、其他 第一节 前台帐务 房 间间 帐帐：指需要住店客人自付的费用，如散客的费用，团队成 员自负的杂费等。 团团 队队 费费 用：团队费 用一般分成两种：（1）、由团队统 一支付的 费用如房费、餐费、会议室的租金等，称为公付帐。（2）、各成员房间发 生的杂费如房间的电话费 、客人的购物费等，称为自付费用，自付费用归 在房间帐里面。 宾馆宾馆 工作帐帐：顾名思义就是宾馆为 了工作需要，或财务审计为 了 帐务上的特殊处理的需要而设立的帐户。如酒店有一项非住店客人的停车 费要录入电脑系统，就可以在宾馆帐 里录入，又如财务的审计审 核出前天 的报表数据有错，因为报表一经生成后就不能再修改，所以就可以在宾馆 帐里输入数据进行调整，保证报表的累计数正确。 第一节：前台帐务 执行帐务处理前台帐务，打开前台帐户-散客&成员 如图示 “客欠”显示为黑色正数表示客人欠酒店钱，即客人已付押金小于客人实际 消费额；“客欠”显示为红色负数表示客人已付押金大于客人实际消费额。 查询 用于查找客人帐户信息，单击查询，打开按指定条件查找 xxxxx窗口，如下图所示 ,本查询支持模糊匹配 系统默认的初始状态为“I-在住”，因此想要查询其他状态的客人，首 先必须改变列表的主单状态。 实例3.2： 假设当前正处理406房间客人的帐务，307房间客人要求查看他的帐 务。 操作步骤骤： （1）、407客人帐务主单下，按回车，弹出帐号查询窗口 （2）、在帐号查询窗口输入房号【408】，回车，系统直接将界面切换 到0307客人的帐务主单。 实例3.3：在住的客人王海燕的费用清单如下： 押金 2500元 康乐中心 800元 映波厅 520元 大堂吧 120元 客房洗衣80元 卡拉OK 150元 要求输入这些费用，并且结帐，结帐时收全天的手工房费。 （1）、执行帐务处理前台帐务，打开前台帐户-散客&成员。 （2）、单击查询，打开按指定条件查找散客&成员窗口，在【姓 名】处输入王海燕，回车，系统显示查询结 果，同时自动打开客人王海燕 的帐务主单（如图3.9所示）。 （3）、单击收款，打开定金输入窗口，在【4.金额】处输入 2500，输入【单号】（单号指的是手工单据的编号），单击确定（O） 。 （4）、单击费用，打开输入费用窗口，按F1，打开费用码帮 助，双击“21康乐中心”，双击“21A费用”，【4.金额】输入800，输入 【单号】，单击确定（O）（如图3.7所示）。 （5）、类似于（4），输入映波厅、大堂吧、客房洗衣、卡拉OK的费用。 （6）、单击结帐，打开选择一起结帐客人窗口，单击“加收房费”的 “全天”，窗口如下图所示。 单击确定（O），帐务主单显示“结帐”窗口，如图3.9所示。 （7）、单击收款，弹出结算款输入，单击确定（O）（实际业务 中必须同时退还客人多余押金或收取不足费用）。再次单击确定（O），弹 出打印帐单窗口，此处不打印帐单，因此单击退出，客人状态由 “I”“O”，结帐完毕。 帐务主单窗口介绍 A区客人信息 A 区 显示客人的登记信息，主要包括帐号( 帐号后I-主单状态在住)、单位 、房号、姓名、特要、房价、备注等信息。这些信息都是由前台接待员在预订 、登记时录入的。 姓名 系统中用不同的方式来表示不同类型的客人，普通客人常规，VIP红 色，斜体回头客。将光标指向某一客人姓名上，系统将显示该提示。 房价 将鼠标指向房价处，系统将提示“原价：xxx元，优惠：xxx元”。当房价为0时， 用红色显示， 协议 鼠标指向协议处，系统显示协议内容。 定金输入 收取定金的操作方法 帐务主单下，单击收款（O）或用快捷键ALT+D，打开定金输入窗 口，系统默认“付款方式”为“RMB”，同时默认“打单”。在【金额】处输 入定金数量，【单号】处输入手工单据号，单击确定（O），帐务主单窗口 显示一条收取定金记录。 注意：其它方式预付押金，只要帐务主单窗口的A区中用鼠标双击结算的空格 ，系统会跳出付款方式让供操作者选择，操作者只要选择相应的付款方式就可 以了。 费用操作包括费用输入、费用修改两部分内容 。 一般宾馆在各营业点的费用都可以在各营业点自己的电脑上进行处理，而有些未配电 脑的营业点(如商场等)则需有前台收银员帮助输入电脑。 帐务主单下，单击费用（C），打开输入费用窗口，按F1，打开费用码帮助 。费用码由3位数组成，前2位表示营业点代码，一般根据各酒店的实际情况设置，第3 位为服务码，是系统内定的。一般A表示费用、B表示服务费、H表示优惠、S表示逃帐。 在费用输入的时候，除了服务码H-优惠、S-逃帐两种情况金额可以输负数， 其余都不能为负数。 费用的修改 有时因各种原因，需要对客人帐务做相应的修改，如误输了康乐中心费用900 元，实际费用为760元，我们有如下调整方法： 方法:利用费用（C），调整费用。 操作方法：单击费用（C），打开输入费用窗口，单击“A调整 ”前面的小框，使其打上勾，该窗口名变成调整费用。【代码】处输 入康乐中心费用代码21A，【金额】处输入-140， 单击确认（O），系统生成一笔标志为“AD”、金额为-140的调整帐务， 这样在客人的帐务上最终康乐中心的费用为760元。费用调整中的金额没有负数 的限制。 冲帐 我们已经知道冲帐通常用于冲减当天发生的帐务，同时也可以用来调整帐务 。 操作方法：单击冲帐（A），弹出调整帐务窗口，如图所示，在【调整 为】中输入具体数字，单击确定（O），即可。若打开调整帐务窗口后 ，直接单击确定（O），系统默认将整笔费用冲掉，即费用调整为0。 注意：冲帐功能具有以下特点 （1）、当工号、金额等不同时，冲帐标记自动变为调整标记 。 （2）、只能冲当天发生的帐务。若用该功能冲以前发生的帐务或别的营业点（如 餐饮、娱乐等）转过来的帐，系统自动转化为调整功能； （3）、在【调整为】中输入0，或者不输，那么这笔帐将全部被冲掉。被冲掉的 帐务在有效帐务里不显示，可以在所有明细中查找到。 按行转帐与部分转帐 按行转帐 帐务主单下，单击转帐，系统提示“请选择转帐方式：按行转帐（Y）， 部分转帐（N）”，单击是（Y），打开按行转帐，如图所示。 按行转帐如图所示 A区显示待选 帐目 C区显示已 选帐目 D区目标帐号 A区显示待选帐目，操作者可以从这里选择需要转帐的帐目。此处支持多选（ CTRL+鼠标逐个选择）和连选（先用鼠标选择一行，然后按住SHIFT键再用鼠标 去选另外一行，那么在这两行之间的内容就全被选种）。 ：用于把选中的待选帐目，插入到C区已选帐目中。 ：用于把选中的已选帐目，删除，使其恢复到A区待选帐目中 全选 选中所有的待选帐目 。 反选 反向选择窗口里的帐目 。 条件 按指定条件选择帐目。单击打开帐目选择条件，操作者可以选择费 用类型，房号、费用日期等，单击确定（O）即可。 D区显示目标客人信息。在【帐号】处输入目标客人的帐号，按左边的 按钮，系统提示有几行帐目转帐成功，转帐完毕。 部分转帐 帐务主单下，单击转帐，系统提示“请选择转帐方式：按行转帐（Y），部 分转帐（N）”，单击否（N），打开部分转帐， 操作方式：在【目标帐号】处输入目标帐号或者房号，单击回车，打开房间 帐一览表，确定客人，系统显示目标客人【名称】。在【代码】处输入相应 的代码，【金额】处输入转帐的金额，单击确定（O）。 注意：按行转帐和部分转帐的区别 （1）、按行转帐只能转已发生的费用。 （2）、部分转帐通过金额方式进行转帐，可以转任意金额的费用。其中的代码只 是用于体现费用。 结帐退房 系统提供三种结帐方式：结帐退房、部分结帐、提前结帐下面分小节依次介绍 这三种结帐方式。 一、单击结帐（P），打开选择一起结帐客人窗口，默认结帐方式为“结 帐退房”，单击确定（O），帐务主单进入结帐退房状态 操作方式：单击收款（D），打开结算款录入窗口，系统默认宾客的【 付款方式】是“RMB”，【金额】是帐务余额。若以其他方式结帐，应先选择 宾客的【付款方式】，再输入客人【金额】，单击 确认（O）。 二、部分结帐 单击结帐（P），打开选择一起结帐客人窗口，单击“部分结帐”，单 击确定（O），打开部分结帐如图所示，操作者可以根据客人的要求做 部分结帐。 由上可知，在部分结帐窗口可以按行选择帐务（方法同按行转帐）进 行结帐，你也可以指定金额结帐见 由上可知，在部分结帐窗口可以按行选择帐务（方法同按行转帐）进行结 帐，你也可以指定金额结帐 三、提前结帐至 如果客人要求把明天或以后的房费提前在今天结算，可以选择“T.提前结帐至 ”功能。选择一起结帐客人窗口下，单击“提前结帐至”，输入日期， 单击确定（O），系统会自动计算出需预收的房费，自动转入部分结帐功 能。 四、补救 当结帐发生错误时，可以使用补救功能补救。帐务主单下，单击补救 ，系统显示补救窗口。 撤消（R） 撤消前面已经完成的结帐或部分结帐。如果客人有多次结帐，系统会有 一个列表让你选择。如果客人已经结帐退房，必须先撤消结帐退房，才可以撤消前面的部 分结帐。 重建（B） 根据客人的明细帐务重新计算客人的当前余额。 帐单（P） 用于补打各种帐单。 定金（E） 用于补打定金单。 未结帐帐单打印 帐单处理 帐务主单下，单击补救，单击帐单即可。 打印部分帐单 帐务主单窗口下，单击需要打印帐单的帐务，使其前面显示 标记。鼠标指向 结帐按钮，单击右键，选择快捷菜单部结指定帐务，打开部结窗口，单击 帐单即可。打印完帐单，如果不进行其他操作，单击退出即可。 结帐时打印帐单 一般结帐收款前，需要打印帐单给客人过目，对于不同情况的客人系统提供了各 种帐单打印方式。 一散客结帐时，操作者可以先单击帐单，弹出如图所示的打印帐单窗口 ，选择打印模式之后，单击确定（O），即可。客人核对帐单没有疑义之后， 返回给操作员，这时候操作员可继续收款等结帐操作。 联房客人结帐时，单击帐单，系统弹出选择帐单打印方式窗口，如图 所示。此处提供三种打印方式：“所有帐号一起”、“各帐号分别打印”、“打 印指定帐号”。窗口右边显示了当前联房结帐的两个帐号（帐号个数与联房数一 致）。选择打印方式后，单击确定（O），即可打印帐单。 补打帐单 实际中还经常出现这样的情况，因各种原因已经结帐的客人要求补打帐单。补 打帐单之前首先得查询到该结帐主单. 单击补救，打开帐务补救窗口如图所示。该窗口中部显示了主单的结帐 情况，如该主单中途有一次部分结帐。 结帐帐号 部结帐号 单击帐单，打开选择单号帮助如图所示，操作者可以根据客户要 求选择单号，再单击确认（O） 实例3.11： 假设524房间客人王冬青费用清单如下： 押金 1000元 商务DDD 26元 医务室 360元 水牌 245元 部分结帐（转销定金） 王冬青要求用押金结500元帐，退还剩余押金。 操作步骤： （1）、前台帐户-散客&成员窗口下，找到524王东青帐务 （2）、单击收款（D），打开定金输入窗口，在【4.金额】处输入1000，输入 单击确定（O）。 （3）、单击费用，打开输入费用窗口，录入相关费用 （4）、单击结帐，单击“部分结帐”，打开部分结帐窗口，输入500 （5）、单击转销，打开转销定金窗口（如图3.63所示），在【转销金额】处， 输入500，单击确定（O）。 （6）、帐务主单下，单击确定（O）。单击收款（D），打开定金输入窗口 ，在【4.金额】处输入-500，单击确定（O）。退还500押金。操作完毕。 ，单击确定（O），帐务主单进入“部结”。 错帐处理 情形一：假设前台录入524林新华消费横幅制作120元之后，客房报前台实际消 费150元，要求前台修改。 方法一： （1）、单击费用，打开输入费用窗口，单击“A调整”前面的小框， 使其打上勾。 （2）、移动光标至【代码】处，按F1，打开费用码帮助，双击“85横幅制 作”，双击“85A费用”，【4.金额】输入30，如下图所示。单击确定（O） 。系统生成一笔标志为“AD”、金额为30的调整帐务。调整成功。 方法二： （1）、单击“横幅制作”记录，选中该记录使其蓝色显示。 （2）、单击冲帐（A），弹出调整帐务窗口，在【调整为】中输 入150，如图所示。单击确定（O），系统生成一笔标志为“AD” 金额 为30的调整帐务。 散客联房结帐 实例：假设607王冬青与604赵国斌没有联房，一起结帐时要求两个房间的帐务全 部由604赵国斌付。 分 析：客人结帐时要求一起结，并且帐务由一人付费，这种情况，常用处理方 法是先联房再结帐。 操作步骤： （1）、607王冬青帐务主单下，按F5，打开联房设置。单击增加，在 帐号查询窗口输入604回车，弹出房间帐主单及客人一览表，双击“604 赵 国斌”，回到联房设置，单击确定（O），联房设置成功。 （2）、单击结帐，打开选择一起结帐客人窗口，单击确定（O）， 帐务主单显示“结帐”。这时候帐务主单显示的是两个房间所有帐目。 （3）、单击收款，弹出结算款输入，单击确定（O）（实际业务中 必须同时退还客人多余押金或收取不足费用）。再次单击确定（O），弹出 选择帐单打印方式窗口（如图所示），此处不打印帐单，因此单击退出， 客人状态由IO，结帐完毕。 提前结帐（结帐不退房 ） 实例：假设0810客人蒋伟消费清单如下： 房间DDD 1.20元 房间DDD 0.80元 要求提前把后四天的房费提前结算。 分 析：本实例即结帐不退房的情况 （1）打开所结帐务、单击结帐，打开选择一起结帐客人窗口，单 击“提前结帐至”，【提前结帐至】处输入客人的离开时间，单击确定（O ）。系统提示“提前结帐客人请检查记帐标志、电话等级以及其他自动入帐 标志”，单击确定（O）。 （2）、帐务主单显示“部结”窗口，同时显示几条“预收房费”记录。单 击收款，弹出结算款输入，单击确定（O）。 （3）、帐务主单下，单击确定（O），弹出打印帐单窗口，此处不 打印帐单，因此单击退出，提前结帐完毕。帐务主单如图所示，此时帐务 主单只显示“预收房费”明细。 临时挂帐（退房不结帐） 实例：401房间客人方峥，费用清单如下 ： 押 金 1500元 商 场 230元 复 印 15元 水 果 70元 稽核房费 280元 因临时有事离开酒店，但是来不及结帐。酒店加收全天房费280。 分 析：这种情况在酒店业务中也是时常发生的，称退房不结帐。退房不结帐通 常用临时挂帐处理。 （1）、录入相关费用。 （2）、单击结帐，“加收房费”处单击“全天”，单击确定（O） 。系统显示“结帐”窗口。 （3）、单击挂帐，系统提示“确信要将3013064临时挂帐”，单击 是（Y），客人状态由IS。临时挂帐成功。 （1）、临时挂帐客人结帐的处理方式和普通客人结帐一致 。 （2）、查找临时挂帐客人时要注意客人的状态是S。 提示 结帐挂应收 （AR ） 分 析：结帐时，挂AR帐（应收帐）也是酒店业务中常见的情况，一般的 处理方式是转帐后再结帐。 实例3.16：假设615客人陈东华费用清单如下： 洗衣费 135元 打字复印 220元 横幅 350元 稽核房费 360元 客人结帐时要求帐务挂单位 ，要求挂协议单位老年体协 操作步骤： （2）、单击结帐，在“结帐”状态下，单击转帐，系统提示“请选择 转帐方式：按行转帐（Y），部分转帐（N）”，单击是（Y），打开按行 转帐。在“待选帐目”中，单击全选，单击 按钮，所有帐目显示在“ 已选帐目”中。 （1）录入相关费用 （3）、在【帐号】处输入公司帐号，回车，弹出公司帐签单人一览表，核实 签单人正确后，单击该记录，单击按钮，系统提示“是否确信将已选中的帐目转 到正大青春宝公司？”，单击是（Y），如图所示。系统提示“共有4行 帐目由3012045到AR00021”，单击确定（O），帐目自动转到省老年体协应收 帐。同时弹出打印帐单窗口，此处不打印，单击退出。 （4）、单击确定（O），结帐挂应收操作完成。 错误结帐补救 实例：假设对624客人陈仁昌结完帐后，操作员发现少收了60元客房饮料。 分 析：结帐错误时，使用补救功能即可 （1）点O状态，找到相关帐务。 （2）、单击补救，窗口显示如图，单击撤消，系统提示“确信要 撤销结帐状态？”，单击是（Y），系统提示“成功撤销结帐状态”， 单击确定（O）。 团体（会议）结帐 操作步骤归纳 查询成员 帐务 结帐务不 为0的所有 成员帐 查看团 体帐务 结团体帐 （1）、团体主单下，按F7在按F5，打开其他功能中的团体成员列表（F7F5） ，如图所示。 （2）、图中显示出当前团队中所有未结帐的房间，选择余额不为0的房间逐个结 帐（结帐方式同散客结帐）。 （3）、余额不为0的房间全部结帐完毕后，按F7、F4切换窗口到团体主单窗 口。进入团体主单帐务，单击结帐（P）， 在此窗口中列出该团队所有未结帐的成员，步骤（2）中已单独结帐的房间这 里不再显示。单击“所有帐务”，单击确定（O）进入团队结帐。 （4）、单击收款（D），单击确定（O）,这样团队结帐就完成了,同 时系统将剩下的房间自动退房。 第二节