第6讲 商务演讲（纸上谈兵） 讲义 管理沟通 课件

商务演讲助你成功的关键技能 商务演讲内容提纲 n叙述性与说服性演讲 n特殊场合的演讲 n非语言技巧 叙述性与说服性演讲 n演讲的结构 n问答过程 叙述性与说服性演讲演讲的结构 如果讲话的主要目的是向一群人传达 信息或对他们进行说服，可以使用如下的 方法对要讲的内容进行组织： n开场白 n主要论点的预览 n明确阐述主要论点 n结束语。 开场白grabber n提高听众的兴趣。 n告诉听众你的讲话他们有 关。 n建立可信度。 n明示“能给他们带来益处” 。 n小心运用幽默 开场白技巧 n运用幽默 与内容和场合相关，适合你的个性和风格 n谈谈非同寻常之处 令人吃惊的例子或重要的统计数据等 n谈谈大家都熟悉的事 从听众、这次演讲、听众与演讲主题的关系或听众所熟悉的 某人或某事等开始谈起都是这种开场白的例子。 n运用鼓动听众技巧 主要论点的预览 预览的目的就是给听众一个关于你要讨论的内 容的轮廓，一个很概括的提纲。商务演讲中最常见 的问题就是缺少预览。在开始讨论你的主要论点之 前，一定要做明确的预览。 比较正式的场合 “在下面的20分钟里，我将对东南部、东部和 中西部的销售进行讨论。” 不那么正式的场合 “我想谈谈三个区域的销售数据。” 明确阐述主要论点 n严格遵循演讲预览 演讲者常常是预览了这些论点之后，却只讨论其中的一 部分或随意增加另外的论点，因而常常把听众搞糊涂了。 n限制主要论点的个数 认知心理学试验结果表明，主要论点多于三到五个时， 人们便不易领会。 n使用清晰的承接词 与书面表达不同：“第二个建议是”或“这个系统的第二 个好处是” n做阶段性小结 “我们已经讨论了这个市场计划的三个部分修改促 销计划、增加直接邮购以及取消赠券计划，下面我们来谈 谈该市场计划的财务影响。” 保持听众兴趣 大多数商务演讲者都 会低估情感的重要性。故事和 案例描述比干巴巴的统计数据 的影响力要大。 可以考虑用听众的姓 名来使信息具体化、个人化， “当会计部门的玛丽亚 和人事部门的爱米莉填好这张 表时，” S“当两个部门填好这张 表时，” 结束语 n做个总结 n前后呼应（对应开场白 ） n以行动方案结尾 n谈谈对听众的好处 根据提纲演讲 商务听众期望与你目光交 流，与你交换意见，所以，不 要背下讲稿或照本宣科，要按 提纲进行演讲。 (论文答辩可借鉴) 商务人员没有时间把他们的每一次演讲 都全部背下来；也很少有人一字一句地念讲 稿。 提纲的好处 n如果有一个提纲，必要的时候可以参 考。 n可以既避免一字一句地照念而过分依 赖讲稿， n不必为完全没有讲稿而担忧。还可以 在提纲上给自己做些提示（例如，“站 直！”或“在这里展示曲线图”） 如何写提纲 提纲是为提醒用的，不是讲稿。在演 讲的大部分时间里，你要看着听众，而不 能照着念， n不要写完整的句子，用非常简短的短 语写出关键点。 n多留一些空白地方。 n字要写得足够大，使你足以在一臂远 的距离之内能够看得清楚。 卡片与纸张 建议用13X18cm或10X15cm的卡片，可 以手写，也可以用计算机打印出来后，贴 在卡片上。 卡片好拿，也能很容易地随着你向视 听辅助工具或其他地方移动；卡片能很容 易地增加、删改或重新安排材料；卡片还 能够使一些人不得不用短语，而不是完整 的句子编写提纲。 演讲稿与提示卡 叙述性与说服性演讲 n演讲的结构 n问答过程 何时接受提问 n演讲后提问 n演讲过程中提问 n不知道答案时应该说些什么 n如何回答难以解答的问题 何时接受提问 在正式开讲之前，就应该想好应该在什 么时候接受提问，然后，在演讲一开始， 就明确地告诉听众。 何时接受提问 n在演讲后接受提问： 利：你能够控制时间，掌握进度。 弊：（1）失去听众的注意力；（2）VIP的介入（3 ）过分强调了问答过程留出二三分钟的时间做个总 结。 n在演讲过程中接受提问 利；问题会更有针对性，它们的反馈会更直接、更 迅速，听众会更加主动地听讲。 弊：可能会影响进度，浪费时间。为了减轻它们的 影响：（1）要有足够的时间，以便听众提问；（2）要 控制会场，不能跑题。 如何接受提问 n作好事前准备 （对于论文答辩有 借鉴意义） n表示出对听众的理解 n按照自己的目标和计划行事 n让每个人都参与 作好事前准备 试着猜想会有什么样的问题，多准备一些 信息，甚至多准备一些视听辅助材料，以便在 出现这些问题时，对它们作出解答。 另一种预见问题的方法是，在进行预演的 时候，请一位同事做挑剔的听众。 n不要持为自己辩解的态度。 n把它看作是为演讲做补充的机会 。 表示出对听众的理解 有人问问题时，要认真听，确保在开始回答之前， 对问题有正确的理解。 对复杂的问题要进行复述或概括，以确保自己没有 误解听众的意思。 如果听众很多，应对每一个问题都进行复述或概括 ，以便使所有的人都能够听得清楚。 “可不可以请你再说一遍？我想我没有 理解你的意思” “你提的问题不清楚(或你的问题没有 水平)” 按照自己的目标和计划行事 要随时记住演讲的目的。即便对某个问题 ，你知道许多材料和信息，也只讲那些有助于 你达到演讲目的的东西，不要滑出主题。 有必要的话，你可以把问题拉回到主要论 点上。 如果有人提的问题是你计划在后面要讲的 ，设法简单地做一回答，然后在后面对其进行 更加详细的解释。 让每个人都参与 你可以从听众席中不同的位 置选择提问的人，避免与单个人 进行一对一的对话。 解答问题时，要与所有的听 众保持目光接触，而不是只看着 提问人。 要避免在解答结束时看着提 问人，因为他会以为你在鼓励他 再次提问。 不知道答案时应该说些什么 n如果对答案一无所知 n如果需要时间思考 对答案一无所知的情况 n“我现在不知道那个地区的销售数据， 但是我可以查一查，明天上午之前把结 果放到你的办公桌上。” 。 n“我不能确信我知道那个问题的答案。 也许结束后我们能讨论。” Honest is the best policy 需要时间思考 n复述问题：“你是不是想知道怎样处理 这种情况？” n反问：“你会怎样处理这种情况？” n问大家：“你们会如何处理这种情况？ ” n评论：“这个问题很好，让我们一块儿 思考一下。” n写下问题的要点：如果正使用适当的 视听辅助工具，你可以边思考边写下核 问题的要点。 如何回答难以回答的问题 n含义不明确的问题 n具有控制权的问题 n不友善的问题 含义不明确的问题 含义不明确的问题会比较长，不连贯 ，太广泛。 在解答之前，先把问题换个提法，调 节问题的焦点，使它适合你的沟通目标。 如果提问的人坚持原来的提法，你可 以说“可惜我们没有足够的时间讨论这个问 题”或者“我们可以在演讲结束后，对这个 问题进行更深入的探讨。” 具有控制权的问题 具有控制权的问题有些问题不是真正的问题，是一 些陈述。 对于这些小型演讲，你不必回答 ；或他们的想法加 以说明，然后继续你的演讲。 另一种具有控制权的问题是听众显然在自问自答或 专以自己的兴趣为目的的问题。对于这类情况，你需要 对以下的问题作出回答： （1）是否要通过重新回到自己的沟通目的来获得你 的控制权； （2）中途改变自己的沟通焦点，把问题提给提问的 听众“你认为我们该怎么办？”。 不友善的问题 “我理解你的感受”不要情绪化， 不要针对个人地回答问题 “你我都在努力做我们认为最符合客 户利益的事情” 找到你与提问听众的共 同之处 商务演讲内容提纲 n叙述性与说服性演讲 n特殊场合的演讲 n非语言技巧 特殊场合的演讲 n照讲稿演讲 n即席讲话 n团队演讲 特殊场合的演讲照讲稿演讲 使讲稿“口语化” n不要用口头上很少用的短语，也不要用夸 张做作或很难发音的短语(例：诘屈聱牙)。 n不要让主语和谓语分离。 n使用较短的句子。 n韵律节奏在口语中比在书面语中更显重要 。 韵律节奏 “不要问你的国家能为你做什么 ，要问你能为你的国家做什么” “不要问你的国家能为你做什么 ，要问你能为她做什么” （Ask not what your country can do for you；ask what you can do for your country .） 特殊场合的演讲即席讲话 在毫无准备的情况下讲话，就是即席 讲话。例如，你的上司可能会突然让你“给 我们讲讲某项服务的最新情况。” 建议： n事先预料。 n发言要简短。 n尽量有条理。 n与你的经验拉上关系。 特殊场合的演讲团队演讲 n从整体出发进行组织团队演讲 团队演讲应当做到有组织、有条理、完整统 一，而不是相互无关的个人演讲的堆积。 演讲提纲应当由内容，而不是由小组里有几 个成员而定。提纲确定之后，再决定什么时候由谁 来演讲。一个人可以讲两部分内容，一部分内容也 可以由多个人完成。 n不同演讲人之间要有承上启下的转折 演讲开始时，应由一位成员为整个演讲做介 绍和回顾（“我已经向大家解释了我们的提议” “下面由张主任谈谈它在财务上的影响”） 特殊场合的演讲团队演讲 n使用统一一致的视听辅助工具 作为集体进行试讲和实际演讲初级试讲时，注 意力放在语言文字、转折语和视听材料草稿上。 要记住，在正式演讲时，从进入会场的那一刻 起，每一个小组成员都始终处在听众的注意之下。 其他人演讲时，一定要全神贯注地倾听。 n 协调统一地回答问题 事先决定好如何处理问答过程，其中包括由谁 做主持人把问题分配给小组成员以及应当站着 还是坐着回答问题等方面的问题 商务演讲内容提纲 n叙述性与说服性演讲 n特殊场合的演讲 n非语言技巧 非语言表达技巧 非语言技巧 章节非语言“发送”：表 达技巧 非语言“接受”：倾 听技巧 讲话最多 者 演讲者听众 目的传达信息 说服听众 理解 典型情节叙述或说服性演讲提问与回答 咨询或合作性会议 一对一的谈话 肢体语言 n姿势 n身体的移动 n手势与臂势 n面部表情 n目光交流 姿势 采用放松的、有职业规范的站立姿式舒 适地直立，面对听众，把身体的重量均匀地落在 两只脚上。 双脚应与肩同宽相距既不要太近，也不 要太远。 不要左右或前后晃动或用脚尖上下颠动。 不要表现出无精打来的样子，也不要将重心 完全放在一只脚上或倚靠在讲台上。 避免“僵直”的姿势，譬如僵硬的立正姿势。 可借鉴的姿势 身体的移动 自然地移动不必总是站着不动， 亦不必总在计划每一个动作。 身体前倾以便强调重点或向后走动以便 指点辅助图像都是有效移动的例子。 避免随机的、紧张的、快速的或经常的 移动。 手势与臂势 如果不是面对群体，而是面对个人讲话，可 以让你的手自由活动。譬如，可以作些帮助谈话 的动作；也可以暂时不动或指向辅助图像中的某 一项。 不要把手放在一个地方，然后让它们呆在那 儿不动如“无花果树叶式（遮羞布式）”（双手 交叉在前面），“检阅式”（双手叉在背后），“受 伤式”（手握另一侧胳膊）或“紧抓讲台式”。 避免显得紧张的姿势，如挠耳朵或搔手臂。 可借鉴的姿势 面部表情 保持放松的面部表情，看上去要显得生 动有趣。表情要随着主题与情景不断变化。 不要面部僵化 ，毫无表情，也不 要作出讲述悲伤或 不好的事情时面带 微笑这样不适当的 表情。 目光交流 目光交流重要作用： （1）听众会觉得与你有联系； （2）你可以看出听众的反应。 环视整个房间，对听众中的每一个人产生印象（就是说，要看 两秒钟左右）。例如，初学者可以试着看那些友好的面孔；这些人的 点头和微笑能给你鼓励。但是最终，还是要每个人都看尤其是听 众中的主要决策人。不必保持百分之百的视线交流；可能会需要移开 视线以便思考。如果在演讲后，仍能记住听众的长相，那就说明目光 交流做得很好。 不要老是看着讲稿或提示卡或者辅助图像或屏幕或者房间的后 部，天花板或