如何做展会准备

如何做展会准备 1 .收集样品实物 赶快下工厂收集典型样品实物，记得带数码相机。样品不求多，但求精。带不了的样品一 定要拍相片。要做好样品的分类和编号，计下供应价格。 2.建立商品档案 将数码相机拍摄的商品图片，批量导入数据库。批量导入图片可自动按编号建立商品档案， 自动完成图片裁剪缩放。然后，看图补充商品其他详细描述，输入货源价格。这样可在一 两周内建立起商品资料库。 3.制作样品条码 批量制作所有样品的条码标签，打印到不干胶纸上。剪下每个编号的样品条码标签，贴到 相关样品实物上。做好这一步，可以在现场报价时用实物直接输入电脑编码，极大提高工 作效率。否则就要手工查找和输入商品编号，慢！ 4.动画展示样品 交易会展台上，将电脑大屏幕最显眼的位置，以丰富的动画效果自动展示所有精美的商品 图片。可极大吸引过往客商注意力，只要客商停步，赶快上前说：“Hello”！接着就看你怎 样快速搞定了。 5.快速扫描报价 客商喜欢什么样品，用你的条码扫描器（一点都不贵）逐一扫描入电脑。只要输入你想赚 多少钱，一个按钮即准确算出美元报价。管他什么价格术语，运费、保险费、销售费和杂 费一分不会少算。只是别心太黑，客商也精明着呢。我的经验是，欧美客户可以多赚点。 6.正规报价单据 三五分钟算好价格，即可打印正规格式的报价单，有多款格式。有你公司的 Logo，详细联 系方式、价格条件、单价数量等等全在一张纸上，清晰明朗。配一台彩色喷墨打印机，含 清晰图片的报价单即可呈现在客人眼前。 “Very Good!”客人满意而去，你就等好消息吧。 7.即刻成交签单 运气好，客人会立刻下单，窃喜的时候可别着急。把那份报价单转成订单，填上谈妥的交 易条款。核对无误，即可打印正式的出口合同或销售确认书，让客人签了就是。 8.回家准备出货 回家的路是轻松的，满载而归，成果都在你的便携电脑里。休息几天之后，将那些客户资 料、报价、订单导入公司的业务数据库中。在安排手下人准备采购，制作发票，安排托运、 保险和报关等。最后收到美元，才能算圆满完成广交会任务 据国外专门机构的调查，参观者对展会各因素的记忆顺序包括：展品吸引力 39%，操作演 示 25%，展台设计 14%，展台人员表现 10%，散发资料 8%，展出者的名气 4%。由此 可见，参展商并不是有名气就可高枕无忧了，关键在于展会现场的表现。 首先，展品选择是第一位的。展品是给观摩者留下印象的最重要因素。展品选择应依据三 项原则： 热点推荐： 如何在广交会上遇到大买家？(1) 客户拒听电话，12 招顺利过关！ 新版 483 句口语，快速记忆！(五) 业务高手必备的八种人格魅力 1、针对性， 2、代表性， 3、独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容。代表性是指展品要体 现展出者的高新技术，生产能力及本行业特点。独特性是指展品要有自己的独到之处，与 同类产品相比，明显有别。 其次，参展商的现场展示。现在，很多参展商都采用歌舞表演，有奖问答和视频音频的展 示方法。这是因为在静态条件下，并不能说明展品的全部性能，显示全部特征，需要借助 其他材料或设备等手段来加以说明，强调及渲染。参展商要注意引导参观者的现场参与， 并准备一些小包装样品免费派发。 第三，展台设计。当前，很多展会还以特装修的比例为主要宣传点。各参展商也越来越重 视特装修。但特装并非花钱越多，装修越豪华越好。参展商考虑的应是特装能否充分反映 自己的形象，吸引参观者的注意力。因此，你可以从几个方面衡量装修是否达到目的：1、 展台设计要与展会整体的贸易气氛相协调；2、展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主； 3、展台设计需考虑参自身的公众形象，不可过于标新立异；4、不要忽略展台的展示、会 谈、咨询和休息等基本功能。 第四，工作人员的配备是展览成功的关键。展台的人员配备可从四个方面加以考虑：1、按 展览会的性质选派合适类型或相关部门的人员；2、根据工作量的大小决定人员数量；3、 人员的基本素质及个性；4、加强专业知识的培训及产品性能的了解,包括专业知识、产品 性能、演示方法等等。 第五，客户邀请。前往专业展会的参观者目标都很明确。所以参展者除了被动地等待客户， 开展前要有意识地邀请客户。可采取直接登门拜访、刊登广告、现场宣传、派发资料等手 段，邀请和吸引客户。 有经验的大公司做这些事情的时候，并非眉毛胡子一把抓，而是制定周详的计划。参考下 表，看一看你做到了吗？ 参展计划时间表： （一）12 个月前： 1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，确定全年 展览计划； 2、与展览主办单位或代理公司联系，取得初步资料； 3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置） ； 4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。 （二）9 个月前： 1、设计展览结构； 2、取得展览管理公司的设计批准； 3、选择并准备参展产品； 4、与国外潜在客户及目前顾客联络； 5、制作展览宣传册。 （三）6 个月前： 1、以广告或邮件等进行推广活动； 2、确定旅行计划； 3、预付展览场地及其他服务所需款项； 4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译； 5、安排展览期间翻译员； 6、向服务承包商及展览组织单位定购促销广告。 （四）3 个月前： 1、继续追踪产品推广活动； 2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签； 3、将展位结构设计做最后的决定； 4、计划访客回应处理程序； 5、训练参展员工； 6、排定展览期间的约谈； 7、安排展览现场或场外的招待会； 8、出国展则需购买外汇。 （五）四天前： 1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包； 2、搭乘飞机至目的地。 （六）三天前： 1、抵达，饭店登记； 2、视查展览厅及场地； 3、咨询运输商，确定所有运送物品是否安全抵达； 4、指示运输承包商将物品运送至会场； 5、联络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪； 6、与展览组织代表联络，告知通讯方法； 7、访问当地顾客。 （七）两天前： 1、确定所有物品运送完成； 2、查看租用的设备及所有用品，了解其功能； 3、布置展位； 4、将所有活动节目做最后的决定。 （八）一天前： 1、将摊位架构、设备及用品做最后的检查； 2、将促销用品送达直接分配中心； 3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后沟通。 （九）展览期间： 1、尽早到会场； 2、展览第一天即将新闻稿送到会场的新闻中心； 3、实地观察后尽早预约明年场地； 4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆； 5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，应及时报告总部作出合理答复。一旦应诺， 必须按质按期完成； 6、将每日情况做成简报通知员工； 7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便及时处理及回应。 转自国际贸易网上开发功略 一、参加展览会 这是迄今为止最有效的出口营销方法，效果因参展人员的策划能力和经验的不同而异。 参加展览会的作用有： 帮助企业迅速打开市场； 帮助企业迅速了解行业市场的动态； 帮助企业在较短时间内树立在行业内的影响力。如果你在某次展览中办的很有特色，会给 买家、同行、媒体、科研机构留下一定程度的印象。 1.怎样选择展览会 优先选择参加国内的国际性著名行业展览和综合展览，其次选择参加国外的行业展览。对 于国外的行业展览首先要考虑是否与我们的目标市场相一致，要么举办国是我们的目标市 场，同时该展是该国行业内最专业的展览；要么展览的行业影响力、国际性很强。 这里介绍一些评估某展会的专业性、国际性、影响力的小技巧。 ?通过查看其网站、去信询问知道他们的举办次数（次数多，知道的人多，影响越大） ，有 无本行业著名厂家（国际巨头）参加过或会去参加，另外再从其网站上看看展馆照片等介 绍。 ?询问自己的客户是否知道该展，参加过没，会不会去参加，借鉴他们的认识。 ?与本公司产品的紧密结合程度，结合性高，行业买家越多。 ?是否有 UFI 标志。国际展览联盟UFI（/）是一个评估展览会主办者 所提供设施的质量的组织。 2.怎么查找展览资讯 笔者给出四个使用起来比较方便的网址，供选择： / China fair guide 中国会展服务，搜索的方式获得信息； /cbg/szxx/szxx.html 中国商品网，直接查看展会信息； /cn/zhsearch/fair.asp 国贸资讯网提供 / 阿里的展览资讯库。 2、成功展览的标准 ?收集了大量的潜在客户名片并和客户做了有效交流； ?展览中工作做得很好，对客户询问做了简要记录，做了很重要、重要、待定、一般的标记， 或其它标记方法。 ?与其他同行比，在展览设计、产品陈列和演示、人员表现等企业形象方面，比较突出。 这三个标准可以说是整个参展前中后的核心和灵魂。 3、展前准备 （1） 、邀请新老客户、潜在客户来展位。如何做邀请工作？ ?写一封正式的邀请信，信函中注明展览的时间地点名称和我方的展位号。另外如果我们将 在展览上推出新的产品和服务，应在函中预先告知。 在展出前一个半月左右，发函给潜在 客户，邀请他们参加，当然也可以请展览举办方发函邀请。老客户可以打个电话或者写 e- mail 邀请一下。寄一封国际信件大概在 50 元左右。 ?在展出 23 个星期致点给客户确认一下是否参加。然后在展前一个星期发一封 e-mail 提 醒客户参加。 ?整理出将要来展位访问的客户名单，做适当准备并可考虑为他们准备一样礼品。 （2） 、展位挑选 ?大小根据公司预算； ?选择人流必经之地； ?参展经验丰富的，可选择空地特装。 注意：好的展览位往往比较紧俏，需提前一年左右的时间预定。有的展会甚至这次展览开 始时，下次的展位已被预订了一半了。所以我们不要等展会举办方电话或信函上门再去考 虑参加展会的事，要主动选展览，主动去联系。 （3） 、展位设计 这方面笔者就不多说了，总之展铺在设计上要注意色彩搭配、墙壁地板、灯具等方面，有 好的创意更好，这样能增加客户的印象。假如这方面缺经验可到有关专卖店、商场专柜去 看看他们是怎么摆和您一样的商品的。 （4） 、考虑利用展览充分宣传自己 展览会刊、横幅拱门等和咖啡室、旅馆等处选择做广告，赞助展览等。 （5） 、参展人员的必要培训 参展人员尤其是新手的适当培训，包括礼貌用语、仪态举止、职业道德、现场注意点等。 （6） 、精心准备各种材料 包括产品目录（产品宣传手册） 、产品资料、样品、宣传广告、宣传光盘、纪念品等，而且 对这些材料要精益求精。 （7） 、展后跟进： ?建议每个展日结束，晚上开当日展览总结会议，标记当日的重点客户。 ?根据现场收集的客户名片和与客户沟通的记录，将客户分类归档。可按公司以往的习惯分 类方法，或按重要性程度或按买家类型终端用户、进口贸易商、分销商、批发商、零 售商。 ?给每位到展位前访问的客户发感谢函。沟通比较多的特重要的客户就不需发了。 ?争取客户工作：回答客户的问题，明确客户的需求等等。 （8） 、展前建议您认真考虑一下以下看似简单的问题 展出什么产品？ 参展计划做好没？ 参展预算已确定了吗？ 订金或必要的保证金已支付了吗？ 怎样的展位设计能符合我们的要求？ 我们需要新的展示品吗？ 我们需要新的宣传画吗？ 展位付款的最后期限是什么时候？ 我们需要预定什么物品为展览服务？ 楣板 电气（电源、转换插座） 给排水 展位清洁服务 植物摆设 电话 电脑 电脑及网络连接 打印机 垃圾篓 家具 全外包服务是否必要？ 是否安排好展位的安装与拆卸？ 怎样安排货运？ 保险安排好了吗？ 是否准备好了工具箱？ 酒店服务预订好了吗？ 展前 6 8 个月制定推广计划： 前推广如何进行 个人邀请函（包括介绍和回复函） 直邮广告 其它公关 我们的展位号有否包含在展前的推广材料中 需要印制额外的传单、目录和价目表吗? 印刷品准备好了吗? 对其他的公关活动做好了计划吗? 我们的参展手册已经填写完成并寄出了吗? 怎样的赠品能取得更好的效果? 我们要组织什么样的现场推广活动? 机场广告/户外广告 酒店电视广告 酒店房间推广 展会目录广告 我们的赠品符合当地的法规吗? 要预订多少门票? 展览 46 个月计划好参展人员： 展位上需要多少工作人员? 谁是代表公司的最佳