大型企业公司材料采购招标管理制度(doc 19页)

*公司 材料采购招标管理制度 20*年*月 目 录 第一章 总则 .1 第二章 招标业务范围及原则 .2 第三章 招标机构设置及职责 .3 第四章 资格审查及投标人数据库管理 .7 第五章 材料采购招标工作流程 10 第六章 招标纪律及奖惩 16 第七章 附则 16 1 第一章 总则 为提升*公司（简称“*”或“控股” ）的综合竞争力，规范*及附 属公司材料采购招标工作流程，保证材料的供应与质量，充分发挥采购的规模 优势，降低采购成本，根据中华人民共和国招标投标法 、*集团有限公司以 及*的相关规定制定本制度。 第一条 第二条 本制度适用于*及各附属公司。 第三条 本制度所称的招标包括公开招标、邀请招标和议标。 公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或其他组织投标。 邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或其他组织投标。 议标是指无法达到 3 个投标人或不便按招标方式处理的业务，经批准参照 招标的技术质量标准、成本控制、操作透明度等要求，邀请相关法人或备选交 易对方报价，与其洽谈，经评议，从中选定中标人的方式。 第四条 本制度是建立在维护*整体利益的前提下，由*运营部采购分 部根据*年度需求计划及附属公司实际需求，并通过市场调研对材料地域分 布、价款、物流费用等成本测算，确定*统一招标或附属公司自主招标方案。 本制度所指的统一招标，既包含空间上的统一，即经市场分析、统计测算、 评估决策后将各附属公司能集中采购的材料由*招标；也包含时间上的统一， 即改革原有“何时有需求何时招标，一年招标次数频繁”的招标惯例，争取实 现以年度为单位安排市场调查与分析、测算与评估各个附属公司年度总材料需 求量，在统一规划与测算基础上每年由*集中组织大规模的招标，从而提高 材料采购议价能力，节约采购成本和招标费用。 第五条 材料采购招标必须坚持公开、公平、公正、诚信、透明、遵循竞争、 择优的原则，任何单位和个人不得将必须招标的项目化整为零或者以其他方式 规避招标。 第二章 招标业务范围及原则 第六条 材料采购招标主办机构及权限 根据*组织架构设置，由运营部采购分部负责组织*材料采购的招标 工作，并指导监督附属公司自主招标工作。 结合*运营部采购分部人员配置及专业能力现状，招标实施中应最大限 度调集各附属公司采购部门及其他专业人员资源，共同参与*材料采购统一 招标和指导监督工作，附属公司应给予积极支持与配合。 材料采购招标划权限划分为*统一招标和附属公司自主招标： （一）*统一招标范围及权限 生产用大宗材料，如煤炭、石膏、粉煤灰、火山灰、助磨剂、硫酸渣、铁 矿石、矿渣类、电缆、耐火材料、耐磨材料、油品、包装袋、钢材、收尘袋、 皮带、劳保用品、轴承、轮胎、高硅、低硅等；附属公司通用的辅助材料，由 *统一招标、统一订购，附属公司参与，定标及合同签订经*总经理或其 授权人批准。 控股运营部生产管理分部与采购分部应界定清各自应负责的辅助材料与备 品配件详细明细范围。 （二）附属公司自主招标范围及权限 附属公司特定使用的辅助材料、低值易耗品、由附属公司自行招标，但名 称、数量、单价、预算、规格、型号、生产周期与选用厂家或供应商等需经 *运营部总监批准。 第七条 材料采购招标的原则 3 （一）采购分部应对大宗生产材料、各附属公司通用的辅助材料备件及低 值易耗品统一进行招标，定标后可与供应商签订一定期限内，如半年或 1 年的 采购协议，如果在期限内供应商提供的材料符合附属公司要求，则无需再进行 招标。 （二）力争大宗原燃材料实现厂矿直接供应，与优势厂矿签订中长期的合 作协议，增强保供能力，减少从中间商、代理商采购。 （三）分散采购、主辅结合的采购原则，防范供应风险。 （四）附属公司应根据库存数量，及时上报物资需求计划，合理储备原燃 材料，减少资金占用，充分利用资源。 （五）材料采购原则上都必须实行招标采购，但下列情况可以不招标： 采购物资只能从唯一渠道获得的； 采购的物资*集团内可自产的； 使用数量小，无批量优势，用招标不能进一步降低价格的物资； 生产急需的小批量物资。 第三章 招标机构设置及职责 第八条 招标机构设置 招标机构由招标领导小组、招标工作小组、评标小组及监标小组构成。 第九条 *招标机构设置 （一）*招标领导小组人员构成及职责 控股招标领导小组成员由*总经理、首席财务官或财务部总经理、采购 总监共同组成，以上领导如无法参加会议时，应提供个人意见或指定被授权人 代为履行职责。 控股招标领导小组工作职责： 负责审定招标有关的规定、办法、程序和范本； 决定招标工作的重大问题和重大事项； 组织成立招标工作小组、评标小组、监标小组并任命其成员； 主持招标会，对招标计划、招标文件、资格评审结果和评标报告等主要 环节进行审核确认； 确定中标单位及授权签署正式合同。 （二）*招标工作小组人员构成及职责 控股招标工作小组由运营部采购分部、运营部相关专业分部、附属公司采 购部人员组成（简称“主办部门” ） ，运营部采购分部牵头。根据需要，主办部 门有权在*所有附属公司范围内调用有招标经验的专业人力资源共同参与， 附属公司应给与积极支持与配合。 主办部门的工作职责： 统计年度材料需求的总体情况； 编制资格预审文件及招标文件； 发布招标公告、发售资格预审文件； 发售招标文件； 对招标文件答疑； 接收投标文件； 发出中标通知书； 合同谈判、办理合同签订手续； 整理招标有关文件和资料并归档。 （三）*评标小组人员组成及职责 控股评标小组运营部采购副总监、生产技术总监、大区公司管理层人员、 5 附属公司总经理及分管业务负责人，以及控股运营部、总裁办、财务部专业人 员组成，评标小组成员为 5 人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少 于成员总数的 2/3。 评标专家的任职条件： 从事相关专业管理工作 3 年以上； 熟悉业务，了解相关财务管理与结算流程； 熟悉有关招标投标的法律法规，并具有与招标项目相关的实践经验； 能够认真、公正、诚实、廉洁地履行职责。 控股评标小组工作职责： 负责制定评标办法； 对投标文件符合性、技术性、商务性评审； 就投标文件向投标人提问； 对投标文件综合评审、进行对比及打分； 提交评标报告，包括推荐中标候选人排名。 评标人员守则： 必须遵守评标纪律、不得泄密； 必须公正、不得循私； 必须科学、不得草率； 必须客观、不得带有成见； 必须平等、不得强加于人； 必须严谨、不得随意马虎。 （四）*监标小组人员组成及职责 控股监标小组由总裁办、财务部或审计部成员组成，人数不得少于 2 人， 监标小组人员不参与具体招标业务工作。 监督可采取全过程现场监督、重点环节定期检查或不定期抽查等方式进行， 具体监督方式由监标小组根据招标活动的实际情况确定。对于影响较大、较敏 感的材料采购，监标小组必须实行全过程监督。 监标小组工作职责: 监督招标信息公告、发布的范围情况； 监督资格评审、推荐入围、邀请工作的情况； 监督评标专家的抽取，监督评标专家评标活动的公平、公正性情况； 监督推荐入围单位人员、评标人员与定标人员的组成情况； 监督开标、评标活动过程； 受理投诉，对招标活动中的违纪违规问题提出纠正和处理意见； 参加招标工作组会议，监督定标工作； 招标活动中其他需要监督的工作。 以上人员中，总裁办成员承担提供法律咨询、完善维护*利益的招标与 合同条款职责；财务部成员承担招标与签约中涉及的商务条款审查职责，包括 合同金额、结算方式、开票时间等，并提出改进意见；审计部成员承担监控招 标工作过程是否符合控股内控要求，对招标现场发现的内控薄弱环节及时提出 改进意见职责。 第十条 附属公司自主招标机构设置 （一）附属公司招标领导小组人员构成及职责 附属公司招标领导小组成员由附属公司总经理、财务负责人、分管材料采 购的主管领导组成，工作职责同控股招标领导小组。 （二）附属公司招标工作小组人员构成及职责 附属公司招标工作小组由附属公司采购部、装备部等相关部门成员组成 7 （简称“主办部门” ） ，如有需要，可外聘招标代理机构人员组成，工作职责同 控股招标工作小组。 （三）附属公司评标工作小组人员构成及职责 附属公司评标小组由附属公司各部门经理、涉及材料使用维护的相关专业 技术人员、财务部人员组成，评标小组人数、条件、专家任职资格及工作职责 同控股评标小组。 （四）附属公司监标小组人员构成及职责 附属公司监标小组由附属公司财务部、行政部成员组成，监标小组人数、 条件及工作职责同控股监标小组。 第十一条 招标机构必须坚持“荐标、评标、定标三分离”原则，荐标、 评标、定标人员不得同时参与其中两项工作，特殊情况需一人负责两项工作的， 须经招标领导小组审批。 第十二条 评标回避制度。评标小组成员有下列情形的，应当回避： （一）投标商主要负责人的近亲友； （二）项目主办部门或行政监督部门的人员与投标人有经济利益关系，可 能影响评标结果的； （三）其他可能影响评标公正结果的情形。 第四章 资格审查及投标人数据库管理 第十三条 资格审查活动应当遵循公平、公正、科学、择优的原则。主办 部门不得以不合理的条件限制、排斥潜在投标人，不得对潜在投标人实行歧视 待遇。 第十四条 资格审查由主办部门负责，资格评审报告报招标领导小组审批； 资格评审由控股监标小组进行监督，任何单位和人员不得非法干预或者影响资 格评审结果。 第十五条 资格审查分为资格预审和资格后审 （一）资格预审 资格预审是指在投标前对潜在投标人进行的资格审查，一般适用于投标人 较多或者大型、技术复杂的公开招标项目。 资格预审的程序： 招标单位准备资格预审文件； 公开发布资格预审公告； 发售资格预审文件； 待投标申请人递交资格预审申请书后，对投标申请人进行必要的调查， 对资格预审申请书进行评审； 向通过资格预审的投标申请人发出资格预审合格通知书。 投标申请人一般应独家申请资格预审，若以联合体形式申请必须遵守以下 规定： 联合体成员不得超过两家； 每个成员均须通过资信登记，并单独提交资格预审申请书； 联合体必须签订联合体协议书，明确主办人和各方承担的责任； 投标申请人包括联合体成员不得以其他形式对同一合同段再次申请资格 预审。 资格预审的内容包括： 投标人投标合法性审查，包括投标人是否为正式注册的法人或其他组织， 是否具有独立签约的能力，是否处于正常的经营状态，即是否处于被责令停业， 有无财产被接管、冻结等情况，是否正处于被暂停或已清除出投标人数据库未 9 满 3 年。 投标人管理能力审查，包括投标人管理层是否制定长期发展战略，是否 做出维持并发展业务所必需的投资决策，是否为迎接未来的竞争性挑战做好准 备，管理人员变动率、专业经验审查。 投标人质量认证审查，包括投标人是否有产品生产许可证、产品质量检 验报告，是否通过 ISO 系列质量体系认证，是否有质量管理控制流程等内容。 投标人的信誉及售后服务质量审查，包括投标人以往的项目是否按期履 行，是否曾提供过与标的物同类的优质货物及服务，是否受到以前项目业主的 好评。 投标人技术能力审查，包括投标人是否具备充足的设计或技术专业人员， 是否具备先进的生产技术和设备，是否注重新材料、新产品、新技术的研发投 入。 投标人的财务能力审查，包括投标人偿债能力、运营能力、盈利能力、 供应能力等审查。 投标人产品成本结构审查，包括人工、原料、能源、土地与设备、技术 与资金、管路费用占总成本的比重，获得进一步降低采购价格的途径。 （二）资格后审 资格后审是指在开标后对投标人进行的资格审查，除投标人发生以下所述 情况外，一般不需要进行资格后审： 参与本材料采购投标的主要管理人员发生变化，变化后可能给材料供应 带来影响； 财务状况发生变化，存在债务纠纷、被责令停业清理、处于破产清算状 况。 第十六条 建立投标人数据库。通过资格评审的投标人，由*采购分部 统一建立投标人数据库，附属公司不再建立。数据库应记录投标人基本资料， 附属公司所使用的材料明细资料，及其对质量、服务、价格等合同履行方面的 反馈意见。所有材料采购的招标范围优先从现有投标人数据库中选择。 纳入数据库的投标人必须符合以下要求： （一）依法设立的企业法人； （二）具有国家规定的企业资质证书、安全生产许可证书、营业执照或其 它资格证明文件； （三）合法经营、管理规范、业绩突出，技术力量和资金实力雄厚，业绩 在本行业中有一定的知名度； （四）重合同、守信用，信誉良好； （五）近三年无重大质量、安全事故。 第十七条 *运营部采购分部组织数据库投标人的资格复审 ，符合要 求的投标人可在数据库中保留，否则将予以删除。复审时间为每年 1 次。 第十八条 清除出投标人资料库情形，包括但不限于以下情形，且未满 3 年不接受其加入投标人资料库： （一）提供的材料物资不能达到附属公司要求，反映情况后仍不能提供合格材 料物资的； （二）与本公司发生法律诉讼的； （三）提交的有关资料或数据，存在隐瞒真相、弄虚作假的； （四）因行贿、受贿、串通投标、转包、挂靠或暴力抗法而受到有关政府 部门通报或处罚的； （五）无正当理由不履行或拒绝履行合同的； （六）被责令停产停业，处于破产清算状态的； （七）存在其他重大违法、违规现象。 11 第五章 材料采购招标工作流程 第十九条 *材料采购统一招标工作流程 （一）统计年度材料需求的总体情况 由采购分部根据年度需求计划对大宗生产材料、各附属公司通用的辅助材 料进行统计，为*统一招标工作提供各类数据。 （二）成立招标机构 成立招标领导小组，由招标领导小组组织成立招标工作小组和监标小组， 并任命其成员。 （三）招标准备 统计原招标的采购渠道、采购价格及预计需求量，并进行市场调研，对招 标物资的市场分布、生产厂家、供应商进行了解，寻找满足采购条件的新渠道， 并将调研情况上报*运营部采购分部。 （四）编制资格预审文件和招标文件 资格预审文件由主办部门负责编制，经总裁办、财务等部门审核，招标领 导小组审批，并作为范本，供*内部使用。资格预审文件的编制一般包括以 下内容：资格预审通告，投标申请人资格预审须知，投标申请人资格预审申请 书，资格预审评分表，投标申请人资格预审合格通知书。 招标文件由主办部门负责编制，经总裁办、财务等部门审核，招标领导小 组审批，并作为范本，供*内部使用。实际工作中*职能部门及附属公司 应以核准的范本为基础，可优化范本条款，但不能对范本条款做出让步。招标 文件的编制一般包括但不限于以下内容：投标须知，合同条款，合同文件格式， 合同专用条款，合同通用条件，材料规格、指标要求说明，附件。 投标须知内容包括： 定义，即术语的解释； 合格投标人； 招标文件的说明； 投标文件编写要求，如投标文件的组成、格式、报价、货币要求、资 格证明文件、技术响应文件、投标保证金、投标有效期、文件签署等； 投标文件递交，如密封与标记要求、截止时间、修改与撤回、延迟提 交的处理等； 开标与评标，如开标程序、澄清、评标原则与方法、中标条件等； 合同授予，如定标原则、资格后审、中标通知书、履约保证金等。 （五）发布招标公告、发售资格预审文件，对申请的投标人进行资格预审 主办部门通过报刊、杂志、广播、电视、网络等大众传媒发布招标公告， 并对投标申请人发售资格预审须知和资格预审申请书。 投标人的资格预审由材料采购专业人员、主办部门、总裁办或行政部、财 务部或审计部共同参与，根据投标人实际情况对其进行资格预审的评审，评审 合格的投标人由主办部门编制评审报告报招标领导小组审批。领导小组审批通 过后，主办部门应及时以书面形式通告评审合格的投标人；向未通过资格预审 的投标人书面告知资格预审结果，并写明具体原因或者理由。通过评审的投标 人信息资料将纳入合格投标人数据库。 （六）发售招标文件，收取投标保证金，对招标文件答疑 主办部门向合格的投标申请人发售招标文件，收取投标保证金，并要求投 标申请人核对招标文件、图纸等有关资料后，以书面形式予以确认。 投标保证金可采用现金、支票、银行汇票，也可以是银行出具的银行保函， 保证金数额一般不超过投标总价的 2%，最高不超过 80 万元人民币。 主办部门对已发出的招标文件进行必要的澄清或者修改的，应当在招标文 件要求提交投标文件截止时间至少 10 个工作日前，以书面形式通知所有招标文 13 件收受人。 投标人对招标文件中发现的疑问或不清楚的问题，主办部门应当给予书面 解释和答复。 （七）接收投标文件 投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件 提出实质性要求和条件做出响应。 编制投标文件的时间自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截 止之日止，最短不得少于 10 个工作日。 主办部门收到投标人文件后，应当向投标人出具标明签收人和签收时间的 凭证，并妥善保存投标文件。在开标前，任何单位和个人均不得开启投标文件。 在招标截止日后送达的招标文件，视为无效的投标文件，主办部门应当拒收。 在投标截止日前，投标人可以补充、修改或者撤回已提交的投标文件，并 书面通知招标人，补充、修改的内容为投标文件的组成部分。 （八）主持开标会，成立评标小组 开标会由招标领导小组主持，并组建评标小组。 开标应当在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间公开进行， 开标地点应当为招标文件中预先确定的地点。开标过程应当记录，并存档备查。 开标时，投标人有权检查投标文件的密封情况，经确认无误后，招标工作 人员当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、投标文件的其他主要内容。 投标人委托代理人对唱标情况进行签名确认。 在开标时，投标文件出现下列情况之一的，应当作为无效投标文件，不得 进入评标： 投标文件未按照招标文件的要求予以密封的； 投标文件中的投标函未加盖投标人的企业及企业法定代表人印章的，或 者企业法定代表人委托代理人没有合法、有效的委托书原件及委托代理人印章 的； 投标文件的关键内容字迹模糊、无法辨认的； 投标人未按照投标文件的要求提供投标保函或投标保证金的； 组成联合体投标的，投标文件未附联合体各方共同协议的。 （九）评标 主办部门应当采取必要措施，保证评标在严格保密的情况下进行，任何单 位和个人不得非法干预、影响评标的过程和结果。 评标小组应当按照制定的评标标准和方法，对投标文件进行评审、比较和 打分。评标小组完成评标后，应当向主办部门提交书面评标报告，并推荐合格 的中标候选人。 评标报告应当如实记载以下内容： 开标时间和地点； 评标小组、监标小组人员组成名单； 投标商各次报价； 与投标商谈定的特约条款； 废标情况说明； 采用的评标方法，及评标小组对投标商具体详细的推荐理由和排序； 签订合同前要处理的事宜； 澄清、说明、补正事项纪要。 主办部门初审评标报告后，未发现违规现象的，将评审报告上报招标领导 小组审核。 评标小组可以以书面方式要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问 题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容做出必要的澄清、说明或者补 15 充。澄清、说明或者补充应当以书面方式进行并不得超出投标文件的范围或者 改变投标文件的实质性内容。投标文件中的大写金额与小写金额不一致的，以 大写金额为准。 有下列情况之一的，投标应作废标处理： 投标人以他人名义投标、串通投标、以行贿手段谋取中标或者以其他弄 虚作假方式投标的； 投标人报价明显低于其他投标报价或者明显低于底标，且投标人不能合 理说明或者不能提供相关证明材料的； 投标人条件不符合招标文件要求，或者拒不按照要求对投标文件进行澄 清、说明或者补充的； 投标人被吊销营业执照、责令停产停业、主要资产被抵押冻结、被行政 处罚未满 3 年的。 其他评审小组发现的重大违规现象。 （十）定标及发出中标通知书 招标领导小组根据主办部门初审的评标报告和推荐的中标候选人确定中标 人。中标人确定后，由主办部门向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果 书面通知所有未中标的投标人。 中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标通知书发出后，招标人 改变中标结果，或中标人放弃中标项目的，应当按照招标文件规定承担法律责 任。 （十一）合同谈判及签订 主办部门应当自中标通知书发出之日起 20 个工作日内，与中标人洽谈合同， 合同草稿报招标领导小组审核后，授权附属公司签署正式合同。 合同签订后，应向投标人收取履约保证金。履约保证金一般为中标价的 5%，中标人不按要求履行义务的视为放弃履约，履约保证金不予退还，给招标 人额外造成损失的应当赔偿，有效期为合同生效之日起至材料验收入库之日止。 （十二）招标有关文件和资料的归档 招标工作完成后，由主办部门将招标有关的文件和资料整理归档，使招标 工作具