新时期企业办公室管理实践思考

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 新时期企业办公室管理实践思考 中图分类号：C931.4 文献标识： A 文章编号： 1674-1145（2017）11- 000-01 中国论文网 /3/view-12940958.htm 摘 要 企业在经营过程中，随着 面临问题的增加，对其内部管理能力提 出了更高的要求，办公室作为企业经营 管理的重要组成部分作用凸显。基于此， 本文通过分析新时期办公室管理出现的 问题，重点在更新思想观念、完善规章 制度、优化办公室职能等方面提出了改 进措施，以供参考。 关键词 企业办公室管理 人员配 置 服务理念 现代企业的办公室是一个综合部 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 门，在企业中既是桥梁、又是枢纽。办 公室在发挥辅助决策、协调各部门工作、 服务保障等方面的重要作用，直接体现 了一个单位的综合实力与素质。完善办 公室管理，对转变工作作风、营造企业 良好工作氛围、调动员工工作积极性、 提高企业的运营效率有重要意义。 一、新时期企业办公室管理存在 的问题 （一）企业办公室管理方式陈旧 一些企业的办公室管理模式较为 陈旧，采用经验式管理，没有做到制度 化、规范化，企业也没有将办公室管理 方法纳入统一的制度和规范中。管理方 式陈旧的缺陷有以下几点：（1）一部 分办公室工作人员服务意识与规范化管 理意识淡薄，认为办公室就是给领导跑 腿、打杂的部门，处理问题较为被动。 此外，一些办公室人员工作态度不端正， 且由于自身条件不能达到岗位要求等原 因，造成无法对工作进行创新，办事效 率低下，处理问题不当。 （2）办公室考 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 核工作不完善、管理混乱无章、不同岗 位的职责划分不明确等问题，使得办公 室管理与工作能力不足，各项工作任务 不能很好地完成。 （3）办公室对于出现 的问题没有制定相应的制度，导致执行 力低，管理混乱。 （二）企业办公室设备落后工作 效率低 在新时期，提高企业的工作效率 是实现企业利益最大化的保证，但需要 注意的是，现在很多企业办公室中所使 用的设备落后、陈旧，甚至很多需要用 手工实现，这种情况直接导致了办公室 获取信息滞后，影响办公室办事效率和 职能实现。此外，一些员工由于对办公 室职责重点把握不清或对工作缺乏热情， 对领导下达的任务只进行最基本的处理， 而把大量时间放在日常事务如打扫卫生、 资料整理等工作上，缺乏对决策制定的 辅助作用，不利于办公室职能的发挥。 二、新时期企业办公室管理实践 措施 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 （一）改变陈旧思想观念更新服 务理念 接待服务，是办公室的一个主要 职能，通过做好对领导、员工、客户等 不同人员的接待工作，展现本企业的良 好印象，这对企业未来的发展至关重要。 因此，办公室人员在为领导做好辅助工 作的同时，也要更新服绽砟睿 树立 正确的服务观念，给基层人员以优质的 保障与服务。 更新服务理念，在另一个方面要 做到对员工来访的接待。办公室的职能， 是辅助决策和提供服务，而对员工来访 的重视，不仅可以让办公室和公司领导 对企业管理现状有了更深刻的了解，还 可拉近企业与员工的距离，让员工有归 属感。因此，办公室要完善职工来访渠 道，让公司管理层及时了解企业发展情 况，缓解企业与员工、员工与员工间的 矛盾，通过关注和解决员工工作与生活 难题，促进企业和谐、稳定发展。 （二）建立健全办公室各项规章 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 制度 要实现企业办公室的规范化、制 度化，完善办公室各项规章制度是重点。 企业规范办公室的事务处理程序、处理 标准、各个员工的岗位职责，要做到以 下两点：（1）对办公室人员的岗位职 责加以明确，将办公室每一件事务、每 一个职责、每一项权利义务都分解落实 到每一个位员工身上，并形成规范化流 程。通过职责的明确，才能使办公室人 员责、权、利清晰，促进工作任务顺利 完成。 （2）理顺每一件工作的处理程序， 为提高员工的工作效率，减少失误，方 便员工找到工作规律。办公室要严格按 程序办事，办公室在制定规章制度时， 要保证制度的科学性、可行性，确保每 一个规章制度都有实施的环境。此外， 部门之间不可因制度的不同产生冲突， 因此要保证制度的融合性。例如：某公 司办公室在公司内部审批方面的管理规 定，有如下几点：第一、规定总公司中 的各个部门，各子公司、专业公司等需 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 用书面呈批件的形式向总公司领导进行 工作汇报项目审批。第二、总公司各个 部门的呈批件，从该部门直接送到分管 领导处，在审批后返回该部门办理。如 出现分管领导无法处理的情况，需由办 公室呈送总经理处审批，在批示后经分 管领导审阅返回原部门。第三、呈批件 由总公司领导审批后，办公室将呈报件 复印件返办理部门，呈报件原件存档。 通过以上规章制度，大大提高了办公室 办事效率，实现了公司的内部合理化运 作。 （三）对办公室的职能与人员配 置进行优化 很多企业办公室的职责纷繁复杂， 一方面，办公室要为领导服务，按领导 要求办事，另一方面，办公室要协调各 个部门的工作，使办公室人员在处理具 体事务时，在很大程度上限制了办公室 职权的行使。因此，企业要对办公室的 职能进行规范和明确，如果是办公室的 本职工作，就由办公室人员处理，如果 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 是非办公室性质的任务，就要把任务从 办公室分离。而且要平衡办公室与其他 部门及办公室内部的各个职能，如果办 公室工作任务多、管理范围广，企业要 相应增加办公室的权利与职能，如办公 室中某种任务比较重要，就要相应增加 职员，对办公室人员结构进行优化。此 外，针对企业办公室设备落后的问题， 企业要将专项资金投入到办公室设备的 采办、以及设备维修与更新上来，通过 提高办公室硬件设备水平，保证办公室 的事务处理效率。 三、结语 综上所述，办公室通过更新服务 理