浅谈如何做好档案预立卷工作

-精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 1 浅谈如何做好档案预立卷工作 【摘 要】档案预立卷是档案管 理的重要基础工作。要促进档案预立卷 工作规范化，做好平时立卷，提高立卷 质量，需要从明确预立卷工作职责、编 制预立卷类目、注重平时收集整理等方 面着手，结合实际以及档案形成的特性， 制定具体预立卷类目编制、移交制度， 最终形成合理、科学的档案预立卷工作 机制。 中国论文网 /5/view-5330902.htm 【关键词】预立卷；立卷类目； 规范化 预立卷工作是文件材料和档案的 重要纽带。所谓预立卷工作，就是单位 内形成文件材料的业务部门负责把本单 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 2 位业务活动过程中形成的具有保存价值 的文件材料，进行科学的分类、整理、 立卷。档案管理部门进行业务上的指导、 检查，负责立卷的业务部门预先做好向 档案部门归档的工作。从文件材料同档 案的关系来看，文件材料是档案的前身， 档案是文件材料的归档转化形态。文件 材料形成和处理完毕，有保存价值的经 过归档就转化为档案。所以说，预立卷 工作连接着形成、使用文件材料的业务 部门和管理、保管档案的档案部门，是 业务部门工作和档案工作的交接点，是 它们之间的重要纽带。 由此看来，档案预立卷是档案管 理的重要基础工作。档案预立卷工作情 况的好坏在一定程度上决定了最终档案 归档情况的优劣，很多时候都由于预立 卷工作没有做到位直接导致了到归档时 档案材料不全、或者不符合归档要求等 各种问题。要促进档案预立卷工作规范 化，做好平时立卷，提高立卷质量，需 要从以下几个方面着手。 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 3 一、明确预立卷工作职责 预立卷工作不是某个人或某个部 门单独的工作，需要从某一年工作的开 始或者某一项工作的开始，明确立卷责 任人，保障预立卷工作的正常开展。首 先，业务部门档案工作主管领导根据本 部门工作职责和当年工作任务，依据各 类档案的归档范围，指导兼职档案人员 明确各工作岗位及专项或重大活动负责 人的文件材料收集责任。同时，部门兼 职档案人员应依据规章制度中有关“归 档范围”和“保管期限”的规定，结合上 年度文件材料的形成情况，在部门档案 工作主管领导指导下按照各业务工作人 员的职责范围和业务分工，编制本部门 具体的预立卷类目表，明确部门成员在 文件材料管理上的职责分工。预立卷类 目既要反映部门基本工作和常规工作， 又要突出年度重点工作和新增任务。在 预立卷工作中，最重要的就是明确具体 业务工作人员职责。文件材料作为所有 工作人员在各项工作中的基本成果形式， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 4 真实记录着工作人员的业务活动内容。 文件材料立卷归档是所有业务活动的终 点，也是档案工作的基础环节，是所有 工作人员应承担的一项基本工作。工作 人员负责其岗位职责和业务范围内文件 材料的平时立卷。文件材料在办理或使 用过程中应及时收集，严格管理，防止 遗失、污损；对涉密文件材料还应按照 规定做好保密工作，注意避免因使用不 当造成文件材料的泄密。如遇专项或重 大活动、突发事件时，均由该活动或事 件的主要负责人安排专人进行相关文件 材料的收集整理。在活动结束后，及时 整理组卷。 二、编制预立卷类目 在预立卷工作中，不可或缺的就 是预立卷类目，这种类目材料是预立卷 工作的基本依据，在立卷人收集材料立 卷时可按照类目表中的相关项目进行收 集，这样才能保证立卷时文件的齐全及 系统性。 编制预立卷类目是预立卷工作的 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 5 核心和依据。各业务部门根据本部门工 作职责和当年工作任务，参照各类档案 的归档范围编制文件材料预立卷类目， 并针对各岗位具体的工作职责进行调整 分配。预立卷类目既要反映单位部门基 本工作和常规工作，又要突出年度重点 工作和新设任务。部门兼职档案人员应 在每年年初编制预立卷类目表并向业务 工作人员明确。 以高校中教学档案的预立卷类目 为例，需要根据本部门工作职责、教学 情况和当年教育工作任务编制教学档案 的类目，教学档案类目是否反映本部门 基本的教育工作情况；需要在教学档案 收集工作中突出本部门当年度的重点教 学工作和下一年度新辟的教学任务，以 及在年度教学工作的基础上编制下一年 的教学档案类目；需要有关部门教学档 案类目在条款、名称上简明清晰地反映 教学的内容和文件作者、文种形式，依 次设置条款编号。 三、注重平时收集整理 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 6 业务工作人员根据预立卷类目表 结合所负责的工作内容确定对应的归档 文件材料，如有问题需及时沟通调整。 工作人员在日常工作中应对办理完毕的 文件材料（包括纸质版与电子版）及时 进行收集，同时对文件材料进行分类整 理，整理时需检查文件材料是否齐全、 完整，确定档案的密级、保管期限并按 文件之间的历史联系进行排序，将整理 后的文件材料按预立卷类目分类存放。 同时，根据文件材料数量，配置相应的 文件夹（盒） 、资料夹等装具，便于以 后统一移交。 各业务工作人员在进行纸质材料 收集整理时，须同步进行电子文件收集 整理，电子文件应保持同纸质文件题名 的一致，并根据预立卷类目建立相应的 电子文件夹，以便存放管理。归档的电 子文件应做到数据有效完整、内容准确， 注明相关的信息说明。注意，电子文件 不仅局限于文档型的电子文件，还应包 括录像、录音、数码照片等数字声像类 -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 7 电子文件及程序数据库类等其他类别电 子文件。 兼职档案人员应积极主动地检查、 督促各业务工作人员做好平时收集整理 工作，做好前端控制，保障后续立卷工 作正常进行。如遇专项或重大活动、突 发事件时，兼职档案人员要提前介入， 同活动或事件的主要负责人明确收集文 件材料的类目，并督促收集。若该活动 或事件最终未能办理完毕（例如项目申 报未得到最终审批） ，其准备过程中所 形成文件材料，有保存价值的仍需及时 进行收集。 四、汇总收集、检查鉴定及移交 部门兼职档案人员按照各类档案 归档时间要求（一般要求是次年的六月） 提前进行应归档文件材料及电子文件汇 总收集工作。各业务工作人员应主动将 平时立卷的材料整理移交兼职档案人员。 兼职档案人员需办理文件材料的移交手 续。各业务工作人员编制移交清单，注 明移交材料内容与数量、移交时间等， -精选财经经济类资料- -最新财经经济资料-感谢阅读- 8 移交人与接收人应在移交清单上签字， 各存一份。 部门兼职档案人员需根据相关的 归档工作规范对各岗位移交的文件材料 及电子文件进行检查鉴定，检查的内容： 1.检查文件材料是否办理完毕；2.检查 每份文件材料是否完整，有无缺页，是 否正件、附件齐全等；3.文件处理程序 是否完成，有无漏盖印章、漏签字等， 处理的来龙去脉是否注明，遇有不明之 处应及时询问承办的工作人员；4.电子 文件是否完整、有效、真实，相关信息 说明是否注明。对不具有归档价值的发 回移交人自行保存，具有归档价值但不 符合规范的发回移交人进行补充完善。 最后将所有符合规范且应归档的文件材 料及电子文件进行系统全面的整理组卷。 五、预立卷工作的指导考核 档案管理部门需要负责对各业务 部门的预