部门职责和岗位说明书编写.ppt

1、部门职责和岗位（工作）说明书编写培训,二00六年十一月三日,部 门 职 责,根据各单位属性所赋予的部门所承担的职责，或上级有关文件（部门）规定部门所承担的职责，或集团及各单位有关文件规定的部门所承担的职责。 体例要求：首先概述本部门的职责范围；其次分类简述各项职责。,部门职能 1、概述本部门的职能范围：用3-5个关键词概述，如：学生管理、学籍管理、人员招聘、就业指导 2、分类简述各项职责：根据大类职能范围，分类简述。 以人事处为例作说明,一、概述职能范围：人事处在分管院长领导下负责全院人力资源的管理和开发 ，包括人员招聘与调配、干部任免与考核、师资培训与管理、薪酬福利管理、人事统计等项工作。

2、二、分类简述各项职责 1、人事工作 负责学院人员招聘和人才引进工作，审核各部门人员需求申请，拟订招聘计划，发布招聘信息，办理拟聘教职工有关聘用手续； 协助用人部门对新聘教职工进行试用期考核，办理试用期满的教职工转正和签订劳动同； 办理学院教职工的内部调配，办理批准离职的教职工的离校手续； 劳动合同的管理：办理教职工劳动合同续订、解除、终止； 实习生管理：安排实习生到有关系、科、处（室）实习，协助用人部门对实习生进行考核； 办理应届毕业生的接收和教职工调动； 协调处理学院与教职工间的劳动关系，做好辞职、离职教职工解释、面谈工作； 拟订学院人力资源编制方案； 对岗位进行科学分析，编制学院所有岗位岗

3、位说明书。,2、师资干部工作 组织对全院教职工进行绩效考核，参与对有关人员的考核； 负责学院干部的任免，对拟任免人员进行面谈和考核，做好拟任免职人员的思想工作； 负责全院学科（专业）带头人、优先中青年骨干教师的考核、评聘； 负责全院教职工职称评审工作，根据政府有关规定和安排，组织教职工报考或参评； 办理教师资格认定工作，根据教育部门有关规定和安排，组织教职工申报； 拟订学院教职工培训计划，组织实施各项培训（入职、岗前、转岗、专项培训），负责教职工外派培训管理，审核、登记培训费用，签订服务协议。,3、薪酬福利工作 通知试用期及试用期满转正定级教职工薪酬； 根据教职工工作岗位、职务、职称、技能等级

4、等变动情况，调整工资、福利、津贴等薪酬事项； 根据学院规定，为符合条件且提出申请的教职工办理社会保险、商业医疗保险的参保，为离校的教职工办理停保，为教职工办理保险待遇的申领和养老基金的转入、转出； 根据学院规定，为提出申请的教职工办理住房公积金的缴存，为离校的教职工办理封存，办理教职工住房公积金的转入、转出，对教职工住房公积金提取进行审核； 对教职工享受国内旅游津贴进行审核、登记，协助发放节日慰问品,4、文档、统计工作 人事处文件的收发、传阅、催办、归档； 人事处会议的通知、组织，并做好会议记录，人事处办公用品的领用与管理、办公设备维护管理、清洁卫生等内务管理工作； 进行人力资源的统计、分析，

5、编制人力资源报表； 为学院教职工开具证明其身份、薪酬、工作关系等证明，为人事档案由学院管理的教职工开具婚姻状况、计划生育情况的证明，负责教职工胸卡的制作； 登记、审核教职工的出勤情况，对违反考勤制度的教职工进行处罚，办理教职工请假、休假、销假事宜； 搜集、整理、保管教职工个人档案，办理教职工档案的查阅、借阅、转递事宜，登记教职工学历学位、职称、技能等级变动情况；,岗位（工作）说明书 一、基本信息 二、工作描述 三、任职资格,什么是职位说明书？ 职位说明书又称职位描述，职位界定，岗位说明等，用来定义，辨别和描述一个职位的最重要特征。它仅描述职位本身，而与从事或即将从事此工作的人员无关。 通俗地讲

6、，就是通过对职位的工作内容，责任范围等的分析，给工作岗位画像、照相。,岗位说明书的意义与作用,岗位说明书的意义：落实组织职责，支持实现组织目标,岗位说明书能够把组织实现战略的 职责落实到具体组织成员，确保组织正常运转，支持组织目标的实现。,岗位说明书的意义：奠定人力资源管理体系的基础,在人力资源管理系统中，岗位评估是最基础的工作，提供了建立其他各人力资源子系统的平台。只有把这项工作做扎实，其他各项工作才有依据。,岗位分析,员工 招聘,员工 培训,薪酬 福利,绩效 管理,职业生 涯规划,长期 激励,能力 模型,岗位继 任计划,岗位 评估,人员 规划,人力资源战略,岗位分析三大原则 1、分析，而不

7、是列清单； analysis,not lists 2、分析工作，而不是在职人； jobs, not people 3、分析实际工作，而不是做主观臆断。 Facts, not judgements,一、基本信息 1-1职务名称 1-2编 号 1-3所属部门（处室/系/部/中心/本部门） 1-4职务等级（院、处/系、科/室、组） 1-5工资等级（管理、教师、工勤级/档） 1-6所辖人员 1-7定员人数 1-8岗位性质(管理、教师、教辅、工勤) 1-9编写日期,二、工作描述 2-1工作概述 2-2工作内容 2-3工作职责 2-4权限范围 2-5工作结果 2-6工作设备 2-7工作环境 2-8工作关系

8、 2-9绩效标准 2-10职业发展路径,2-1 工作概述 工作概述是对工作职责、性质、任务的总体表述，应简明扼要，但应突出工作重点。 例如: 常务副院长工作概述：在院长领导下，主持学院日常工作，负责学院行政工作，统筹协调学生工作和就业实习指导工作。 教务处处长工作概述：在主管院长领导下，主持教务处全面工作。 人事处招聘主管工作概述：在人事处长领导下，负责学院人员招聘、人才引进、劳动合同管理工作。,2-2工作内容 工作内容概括本职位的主要职责及要求达到的目标。要求表述概括简洁、全面而又切中要点，含义明确。 做什么达到什么目的 例如:人事处招聘主管的工作内容 做好人员招聘、人才的引进工作，把好面试

9、关，保证新聘人员的水平、质量；按照用人部门需求，及时补充所需人员，降低人员流出对学院工作造成的损失；按时完成劳动合同续签工作，做好辞职教职工的挽留和解聘教职工的解释工作，降低人员离职率，维护学院的声誉。,2-3工作职责 列出本岗位的主要职责。要求：每一条职责的陈述力求简洁、准确；每一条职责代表工作的一个方面，切忌一条叙述内包含两个或两个以上工作内容；相近职责列在一起；按重要程度排列各项职责。 做什么负什么责任 例如：财务总监工作职责 1、利用财务核算与会计管理原理为集团经营决策提供依据，协助董事长制定集团战略，并主持集团财务战略规划的制定； 2、建立和完善财务管理制度，建立科学、系统符合集团实

10、际情况的财务核算体系和财务监控体系，进行有效的内部控制； 3、制定集团资金运营计划，监督资金管理报告和预、决算； 4、筹集集团运营所需资金，保证集团战略发展的资金需求，监管集团重大资金流向； 5、主持重大对外投资项目的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制； 6、协调集团同银行、工商、税务等政府部门的关系，维护集团利益； 7、参与集团重要事项的分析和决策，为集团的经营、业务发展及对外投资等事项提供财务方面的分析和决策依据； 8、审核财务报表，提交财务管理工作报告； 9、完成董事长交办的其他工作。,职责描述句式规范 一份好的岗位说明书包含了准确描述“需要做什么”的以动词开头的语句，如：可用“起草”、

11、“审核”、“执行”、“指导”等具体动词的，尽量避免用“负责”等笼统的词。例如： 每季度起草报告向 倾听客户的买卖指令 比较部门实际费用与预算费用的差别 用动词描述岗位的具体职责时，对每一项职责尽可能提供具体的例子来描述，避免只使用“管理”、“监控”等字眼，而是描述出管理监督的具体事项。,职责描述语句通常包含的内容 1）动词；2）宾语；3）目的描述。如下表所示：,决策或设定目标 批准指导授权建立制订 规划决定准备预备发展 执行管理 达成增进评估建立赢得 评定吸引限制确保维护 评估衡量监控取得认同审核找出 设定执行指明改善标准化 专业与支援 分析辨明界定建议提议促使 建议预测协调解释支援 特定性或

12、基层工作 检查检验执行履行对照提出分配 处理收集汇集生产制造分发进行 提供获得提交操作执行供应 一般性 管理联系协助控制监督协调,2-4权限范围 权限范围包括工作权限、费用权根、人事权根。 例如：人事处长权限范围 工作权限：人力资源规划权；劳动合同履行权；违纪处理的建议权；各类假别审核、批准权 ；部门内部工作考核权；部门文件的批准权。 费用权限：培训经费使用管理权；工效分配审核权；处内二次分配权。 人事权限： 人力资源调配使用权；中层管理人员监督考核权；处内人员调配权；处内员工奖励、惩罚权； 处内人员提升建议权和聘用权 ；人员聘用考核、建议权。,2-5工作结果 主要描述工作：事项；数量；质量；

13、程度,2-6工作设备（信息） 主要描述工作中需要使用工具、作业(办公)设备及信息。 例如：综合办公室文印文员 本岗位人员能熟练使用电脑、复印机、速印机，对设备故障会简单排除、处理。,2-7工作环境 主要描述工作场所、工作危险性程度、有无职业病发生可能、工作时间、工作均衡性、工作舒适程度、所处社会环境等。 例如：维修工 本岗位主要在室内工作，有时需要在户外工作；工作有一定危险性，但危险性较低；一般不会发生职业病；八小时工作制，晚间需要值班，有时需要加班；工作舒适度一般；社会评价一般。,2-8工作关系 主要描述工作中的直接上级（上级）、直接下级以及工作需要内部联系、外部联系部门。 例如：人事处长工

14、作关系,内部工作关系 1、各职能部门 2、各系部中心,外部工作关系 1、省、市教育部门 2、省、市组织人事部门 3、省、市劳动保障部门 4、省、市人才交流中心 5、省、市劳动力市场 6、省、市专业资格考试中心 7、各大、中院校 8、咨询顾问公司,分管人事副院长,人事处处长,人事处所属员工,院长,2-9绩效标准 KPI(Key Performance Indication) 根据工作内容、职责，列出本岗位应达到标准和要求。 1、数量、质量、时间、成本 2、认识、态度、行为、责任心、纪律、结果,数量 每月、每季度顾客的数量 每周、每月处理的项目（报告、表格）数量 每月、每季度处理的诸如咨询、投诉的

15、事件 每月、每年顾客投诉的数量 （在具体项目中）员工参与的百分比 每月、每季度由于旷工而消耗的劳动时间,质量 （部门、计划等的）差错率 每季度、每年由于严重失误而造成的生产时间损耗 正确无误的订单比例 员工流失的比率 重复检测的百分比 返工（或完全废弃）的百分比 故障或停产（停工期间）时间的百分比,时间 错过截止期的百分比或数量 铃响三声之内回复电话的百分比或数量 完成工作的天数 月末或季度末还需工作的天数 流失的时间（经营突然好转的时间） 每月/季度某一件事的发生频率,成本 与预算偏差的百分比 预算中的生产开支（包括超工作量或其他成本） 比上期或上个季度所节省的金额 完成每个单位工作的时数,

16、KPI类型四个方面的举例,KPI考核评分标准设定示例,SAMPLE,2-10职业发展路径 列出本岗位在学院职业发展基本路径。 例如：教务处教务科长职业发展路径,三、任职资格 3-1教育水平 3-2先期培训 3-3工作经验 3-4能力（技能） 3-5兴趣爱好 3-6个性特征 3-7性别及年龄 3-8体能要求,3-1教育水平 列出工作岗位对人员教育水平的最低要求。 毕业院校 学历（学位） 所学专业（方向）,3-2先期培训 列出工作岗位对人员接受相关知识、或技能、或技术、或业务、或核心能力或职业道德等方面培训的要求。,3-3工作资历 列出工作岗位对人员相关专业（职业）工作资历的要求；对于领导岗位，还应列出对相关管