商务信函的格式和特点.ppt

1、1,第三讲 商务信函的格式和特点,主讲:邱晓蕾 国际商务汉语,2,内容提要,一、中文的商业信函基本特点 二、中文书信的写作格式 三、英文书信与中文书信的区别 四、举例英文商业词汇的固定译法 五、商务信函特点及举例,3,一、中文的商业信函基本特点,符合国际通用的商业信函语言特点 符合中文书信的写作格式 大量专业词汇 行文正式、信息明确,4,一、中文书信的写作格式,印尼进出口公司： 作为厦门市最大的工艺品出口商，我公司非常希望能与贵公司建立贸易关系。 附上我公司最新产品目录及报价，若有符合您需求的产品，请随时与我们联系，我们将给予贵公司最大的优惠。 此致 敬礼！ 厦门伟成集团 2007.6.30,

2、厦门伟成集团,收信人称呼： (起始语：写信的原因，目的） （正文） （祝颂语） 寄信人 落款 日期,公司标识（logo)及名称,5,二、英文书信与中文书信的区别,China National Light Industrial Products Import & Export Corporation82 Tung An Men Street Beijing,China January 30,2000 Dear sir, We shall be glad to enter into business relations with your firm.As you know, it is our p

3、olicy to trade with the people of all countries on the basis of equality and mutual benefit.。 Yours faithfully Marlone Manager Director,区别：不需要写明收信人的地址,日期的位置不同,落款的位置不同,正文：中文以空2格作为段落开始的标志。,6,三、英文商业词汇的固定译法,和日常汉语不同，商业上的词汇经常已经有约定俗成或固定的中文译法。 如果不用这样的词汇进行交流，商务洽谈过程中经常会引起歧义，造成损失。,7,举例:保险用语,FPA（Free From Parti

4、cular Average) 平安险 WPA（With Particular Average) 水渍险 All Risks 综合险一切险,8,四、商务信函的特点,商务信函的行文要求正式、谨慎、清楚、礼貌、克制 正式：商务信函往来是社交的重要组织部分，格式和界面必须要正式。 谨慎：来往信件中的信息往往最后成为订立合同的依据。 清楚：信函中的各种信息必须正确、准确、精确。像商品规格、价格、折扣、包装、运输时间、地点、方式，经常要确认再确认。比如达成交易时的价格和汇率与写信的时间关系甚大，甚至在大宗交易时会显著影响到卖方和买方的利润。所以有的商业信函是具有法律效力的。 礼貌：商业信函通常不是一次性的

5、，是与对方建立长期关系的手段，所以必须赢得读信人的好感。太过强硬和拒人于千里之外的语气是不能接受的。所以要适当地应用“敬语”和“谦语”。,9,四、商务信函的特点,商务信函的行文要求正式、谨慎、清楚、礼貌、克制 克制：在商务领域，肯定会需要“拒绝”，或和商业伙伴发生一些纠纷，包括对产品的不满意，对运货环节出现问题要求索赔等。在处理这些类似的问题时，来往的信函一定要注意“礼貌和克制”的原则，即要把自己的要求表达清楚，但同时不能显得无理，另外还需要适当地表示感谢和尊重。 因为不排除未来继续合作的可能。在商场上，保留一个朋友远比树立一个敌人来得重要。,10,举例：拒绝商业会面,这封信是一篇拒绝推销产品

6、会面的信件。当对此不感兴趣时，我们经常需要拒绝类似的请求，但同时，又不能显得无礼，也不排除未来对其产品和服务产生兴趣的可能性。 首先，要表示已收到对方的信件（或留言），这是礼节上的尊重； 接着说明回信拒绝请求的原因。这封信里是简要说明，对方所提供的产品，现在已经有理想的合作伙伴，注意强调“目前”这种限定语。 最后对对方给予的关注表示感谢。 礼貌、坚定地拒绝，但同时又留下未来合作的可能性。,刘先生： 收到您6月3日发来的邮件，信函中您要求见面，以便介绍贵公司生产的会议设备。 由于我们公司此类设备采购工作已结束，董事会决定向厦门公司购买，目前合作顺利，很抱歉，暂时不想作其他的变动。 感谢您对本公司

7、的重视，希望将来有机会建立合作关系。 礼！ 厦门会展公司 2007年6月30日,11,举例：推迟约会,商业信誉无论是对一个公司还是个人而言都是非常重要的。失约是非常有损商业信誉的一种行为。要尽量避免。 但有时因为个人或工作的原因，不得不写信推迟一个已经安排好的会面。这将冒着得罪收信人的风险，因为对方极有可能会认为是拒绝见面的一种借口，对未来的合作产生不利影响。 所以这类信件，首先要在“起始语”部分表明诚恳地道歉态度。 其次，要说明理由。这类原因必须可信、充分，让对方感觉到你的无奈和诚意。 要尽可能准确地确定下一次约会的时间，以让对方能做事先的安排，体现对对方的尊重。,王经理： 我非常抱歉地通知您，我们原定于7月2日下午2：30在会展酒店的会面需要改期。 昨天接公司总部的电话，公司高层近期会有重要的人事变动，因此我今天必须要到北京总部去开会。预计3天后才能回到厦门。 关于我们预定的会面，我一回到厦门会尽快与您联系。初步定在7月5日。希望届时能与您会面。 礼！ 厦门公司 刘小丽 2007年6月30日,12,结语,我们今天分析