财务票据印章管理制度

财务票据印章管理制度总则目的为了加强公司财务票据和印章的管理，规范财务收支行为，保障公司资金安全，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司的财务票据和印章管理。基本原则1.合法性原则：财务票据的使用和印章的加盖必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保财务票据和印章的存放、使用安全，防止丢失、被盗用等情况发生。3.准确性原则：财务票据的填写和印章的加盖应准确无误，保证财务信息的真实性和完整性。4.规范性原则：严格按照规定的流程和要求进行财务票据的开具、使用、保管以及印章的刻制、使用、保管等操作。财务票据管理票据种类1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等。2.收据：公司内部使用的收款收据、往来款收据等。3.支票：现金支票、转账支票。4.汇票：银行汇票、商业汇票。5.其他票据：如银行本票、电子票据等。票据的购买1.财务部指定专人负责财务票据的购买工作。购买前，应根据公司业务需求，填写《财务票据购买申请表》，详细注明所需票据的种类、数量等信息，经财务经理审核、总经理批准后，方可办理购买手续。2.购买票据时，必须携带有效的证件和相关资料，按照税务机关或银行的要求，办理购买事宜。购买后，应及时登记《财务票据购领登记簿》，记录票据的种类、数量、起止号码、购买日期等信息。票据的保管1.设立专门的票据保管柜，配备必要的安全设施，如保险柜、密码锁等，确保票据存放安全。2.财务票据应分类存放，按照票据种类、号码顺序进行排列，便于查找和核对。3.定期对票据进行盘点，确保账实相符。盘点工作由财务部负责人组织，至少每月进行一次，并编制《财务票据盘点表》。如发现票据丢失、短缺等情况，应立即查明原因，并及时向上级报告。4.票据保管人员不得擅自将票据转借他人使用，严禁在空白票据上预先加盖印章。票据的开具1.公司业务部门在发生经济业务需要开具票据时，应填写《票据开具申请表》，注明开票日期、付款单位名称、开票内容、金额等信息，经业务部门负责人审核、财务经理审批后，方可到财务部开具票据。2.开票人员应严格按照规定的格式和内容开具票据，确保字迹清晰、内容完整、印章齐全。发票开具必须真实、准确反映经济业务的实际情况，不得虚开、代开。3.开具后的票据存根联应按照顺序号装订成册，妥善保管，保管期限按照国家法律法规和公司相关规定执行。票据的使用1.财务票据应按照规定的用途使用，不得超范围使用或转让给其他单位和个人。2.发票的使用应严格遵守发票管理办法的规定，不得开具与实际经营业务不符的发票。3.支票的使用应严格按照银行规定的程序办理，填写支票时应注明日期、金额、用途、收款人等信息，并确保字迹清晰、金额准确。不得签发空头支票、远期支票，不得出租、出借支票。票据的作废与销毁1.因填写错误、客户退票等原因需要作废的票据，应加盖"作废"戳记，并全联保存。作废票据的号码应在《财务票据购领登记簿》上注明作废字样。2.对于超过保管期限或因其他原因需要销毁的票据，应填写《财务票据销毁申请表》，详细注明票据的种类、号码、数量、销毁原因等信息，经财务经理审核、总经理批准后，方可进行销毁。销毁过程应由财务部门指定专人监销，并编制《财务票据销毁清单》，监销人员和销毁人员应在清单上签字确认。财务印章管理印章种类1.财务专用章：用于公司财务结算、票据背书、财务报表等财务文件的加盖。2.法人章：用于银行预留印鉴、支票背书等特定财务事项的加盖。3.发票专用章：用于开具发票时加盖。4.其他财务印章：如合同专用章（涉及财务条款的合同）、财务结算专用章等。印章的刻制1.公司财务印章的刻制必须经公司总经理批准，由公司指定的合法刻章单位负责刻制。2.刻制印章时，应向刻章单位提供详细的印章规格、样式等要求，并留存刻章单位的资质证明和刻章备案材料。3.新刻制的印章应及时在公安机关备案，并在财务部进行登记，记录印章的名称、规格、启用日期、保管人等信息。印章的保管1.财务专用章、法人章应分别由不同的专人保管，不得由同一人保管。发票专用章由负责发票开具的人员保管。其他财务印章根据实际使用情况，指定专人保管。2.印章保管人员应设立专门的印章保管箱或保险柜，确保印章存放安全。保管箱或保险柜应设置密码和钥匙，密码和钥匙应分别由不同人员保管。3.印章保管人员不得擅自将印章带出公司使用，如因工作需要必须带出公司的，应填写《印章外出使用申请表》，注明使用时间、地点、用途等信息，经财务经理审核、总经理批准后，方可带出。印章带出期间，应由专人负责陪同和监督使用，使用完毕后应及时归还。4.定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章损坏或遗失，应立即向上级报告，并采取相应的措施，如挂失、重新刻制等。印章的使用1.公司各项财务活动需要加盖印章时，应填写《印章使用申请表》，注明盖章日期、文件名称、盖章内容、金额等信息，经相关部门负责人审核、财务经理审批后，方可加盖印章。2.盖章人员应严格按照审批后的《印章使用申请表》进行盖章操作，确保印章加盖在规定的位置，清晰、端正。3.严禁在空白纸张、空白支票、空白发票等票据上预先加盖财务印章。印章的交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接清单》，详细注明印章的名称、规格、数量、交接日期等信息，并由交接双方及监交人签字确认。2.交接过程中，应对印章进行仔细核对，确保印章的真实性和完整性。如发现问题，应及时查明原因，并进行处理。监督与检查内部审计公司内部审计部门应定期对财务票据和印章的管理情况进行审计检查，重点检查票据的购买、保管、使用、作废及销毁情况，印章的刻制、保管、使用及交接情况等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务检查财务部应定期对财务票据和印章的管理情况进行自查，确保各项管理制度的执行到位。自查工作应形成书面报告，上报财务经理和公司管理层。违规处理对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重，给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于批评教育、责令改正、经济处罚、解除劳动合同等。对于因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承