集市采购日常管理制度

集市采购日常管理制度总则目的为加强公司集市采购工作的规范化管理，确保采购活动的顺利进行，保证采购物资的质量，控制采购成本，提高采购效率，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司在各类集市进行的物资采购活动，包括但不限于原材料、办公用品、设备配件等的采购。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求。2.效益原则：在保证物资质量的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公平公正原则：采购过程应公平对待所有供应商，确保竞争的公正性。4.诚信原则：采购人员及相关部门应诚实守信，履行合同约定。采购计划与预算采购需求分析各部门应根据生产、运营计划及实际需求，定期进行物资需求分析，填写《采购需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交至采购部门。采购计划制定采购部门根据各部门提交的《采购需求申请表》，结合库存情况，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物资的种类、数量、时间安排等，并报相关领导审批。采购预算编制财务部门根据采购计划，编制采购预算。采购预算应涵盖采购物资的预计金额、费用明细等。采购预算经审批后作为采购成本控制的依据。供应商管理供应商筛选1.建立供应商信息库：采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.资质审核：对供应商的营业执照、税务登记证、生产许可证、产品质量认证等资质文件进行审核，确保供应商具备合法经营资格。3.实地考察：对于重要物资的供应商，采购部门应组织相关人员进行实地考察，了解其生产能力、质量管理、售后服务等情况。供应商评估1.定期评估：采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务等方面。2.评估指标设定：根据采购物资的特点，设定相应的评估指标及权重，如产品合格率、交货准时率、价格优惠率、客户投诉率等。3.评估结果应用：根据评估结果，对供应商进行分类管理。对于表现优秀的供应商，给予更多的合作机会；对于表现不佳的供应商，采取警告、减少订单量、终止合作等措施。供应商合作1.签订合作协议：采购部门与选定的供应商签订采购合作协议，明确双方的权利义务、产品规格、价格、交货期、付款方式、售后服务等条款。2.沟通协调：采购部门与供应商保持密切沟通，及时了解物资供应情况，协调解决合作过程中出现的问题。3.供应商激励：建立供应商激励机制，对在产品质量、交货期、价格等方面表现突出的供应商给予奖励，如订单优先、价格优惠、表彰奖励等。采购流程采购申请审批1.各部门提交的《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购部门对采购申请进行初步审核，审核内容包括采购需求的合理性、必要性、预算情况等。3.采购申请经采购部门负责人审核通过后，报相关领导审批。金额较大的采购申请需经总经理审批。采购询价与比价1.根据采购申请，采购人员在供应商信息库中筛选合适的供应商，向其发送询价单，注明物资名称、规格型号、数量、质量要求、交货期等信息，要求供应商在规定时间内报价。2.采购人员收集至少三家供应商的报价，并进行比价分析。比价时应综合考虑价格、质量、交货期、售后服务等因素，选择性价比最优的供应商。3.对于特殊规格或定制的物资，采购人员可邀请供应商进行现场报价或提供样品，以便更好地进行评估。采购合同签订1.确定中标供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利义务、物资规格、数量、价格、交货期、付款方式、质量验收标准、违约责任等条款。2.采购合同经双方签字盖章后生效。采购部门应将采购合同副本分发给相关部门，如财务部门、仓库管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。采购订单下达1.根据采购合同，采购部门下达采购订单给供应商。采购订单应明确物资的具体要求、交货时间、交货地点等信息。2.采购人员及时跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时、按质、按量供应物资。物资验收1.物资到货前，仓库管理部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具和场地等。2.物资到货后，验收人员按照采购合同及相关标准对物资的数量、规格、型号、质量等进行验收。验收合格的物资办理入库手续；验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其更换或处理。3.对于重要物资或金额较大的采购项目，采购部门可会同质量控制部门、使用部门等共同进行验收。采购付款1.财务部门根据采购合同及验收报告，审核采购付款申请。审核内容包括采购订单执行情况、发票真实性、验收合格情况等。2.采购付款申请经财务部门审核通过后，报相关领导审批。审批通过后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间支付货款。3.采购部门应及时跟踪采购付款情况，确保供应商按时收到货款，维护良好的合作关系。采购风险管理市场风险1.密切关注市场动态，及时了解物资价格波动情况。对于价格波动较大的物资，可采取套期保值、签订长期合同等方式降低市场风险。2.建立市场信息收集与分析机制，定期收集市场信息，分析市场趋势，为采购决策提供参考依据。供应商风险1.加强对供应商的管理和评估，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。2.与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利义务和违约责任，以降低供应商违约风险。3.建立供应商应急管理机制，当供应商出现突发情况无法按时供应物资时，能够及时采取替代方案，确保公司生产运营不受影响。质量风险1.严格把控物资验收环节，加强对物资质量的检验。对于重要物资，可增加检验频次和检验项目。2.要求供应商提供质量保证文件，如质量检验报告、合格证等。对于质量不稳定的供应商，应加强监督和管理。3.建立质量反馈机制，及时处理采购物资出现的质量问题。对于因质量问题给公司造成损失的，追究供应商的责任。法律风险1.采购人员应熟悉国家法律法规及相关政策要求，确保采购活动合法合规。2.在采购合同签订过程中，仔细审查合同条款，避免出现法律漏洞。对于重大采购合同，可咨询法律顾问意见。3.加强对采购人员的法律培训，提高其法律意识和风险防范能力。采购监督与审计内部监督1.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购成本控制情况等。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作情况，接受领导的监督和指导。3.建立采购工作举报制度，鼓励员工对采购活动中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，积极配合政府部门的工作，确保采购活动合法合规。2.定期对供应商进行满意度调查，了解供应商对公司采购工作的评价和意见，不断改进采购工作。采购人员行为规范职业道德1.采购人员应遵守职业道德规范，诚实守信，廉洁奉公，不得接受供应商的贿赂、回扣或其他不正当利益。2.保守公司采购机密，不得泄露采购计划、采购价格、供应商信息等重要信息。工作纪律1.严格遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得无故迟到、早退、旷工。2.认真履行工作职责，积极主动完成采购任务，不得推诿扯皮、敷衍了事。3.遵守公司的各项规章制度，服从工作安排，不得擅自离岗、脱岗。业务能力1.不断