项目部相关方管理制度

项目部相关方管理制度一、总则（一）目的为加强项目部相关方管理，规范与相关方的合作行为，明确各方权利与义务，保障项目顺利实施，实现项目目标，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于项目部与所有参与项目的相关方，包括但不限于业主、设计单位、监理单位、供应商、分包商等。（三）管理原则1.依法合规：相关方合作必须遵守国家法律法规及行业规范，确保项目合法合规运作。2.平等互利：尊重各方利益，在合作中实现互利共赢，共同推进项目发展。3.诚实守信：各方应秉持诚实守信原则，履行承诺，确保合作的稳定性与可持续性。4.协同合作：建立有效的沟通协调机制，促进各方协同工作，形成项目合力。二、相关方分类与职责（一）业主1.职责提供项目立项批复、建设用地、项目资金等相关文件与资源。对项目建设提出总体要求和目标，审核项目设计方案、施工计划等重要文件。协调项目周边关系，协助解决项目实施过程中的外部问题。按照合同约定支付项目款项，对项目进行监督检查，提出意见和建议。2.权利有权对项目进度、质量、安全等进行监督检查，要求项目部整改存在的问题。有权根据合同约定对项目变更进行审批，提出变更意见。有权在项目出现重大问题时，要求项目部采取措施进行处理，直至解除合同。（二）设计单位1.职责根据项目需求和相关规范，进行项目设计，提供设计文件，包括初步设计、施工图设计等。向项目部及相关方进行设计交底，解释设计意图和技术要求。参与项目技术评审、验收等工作，解决施工过程中的设计问题。根据项目变更要求，及时提供变更设计文件。2.权利有权按照合同约定获取设计费用。有权对项目施工过程中的设计执行情况进行监督检查，提出意见和建议。对项目变更涉及设计变更的部分，有权进行审核并提出设计变更方案。（三）监理单位1.职责依据法律法规、工程建设标准、勘察设计文件及合同，对项目施工质量、进度、安全等进行监理。审查施工单位的施工组织设计、施工方案、施工进度计划等文件。对施工过程进行旁站、巡视和平行检验，检查施工质量，发现问题及时要求整改。协调项目参建各方关系，定期组织召开工程例会，及时解决项目中出现的问题。审核工程计量和工程款支付申请，提出监理意见。参与工程竣工验收，编写工程监理总结报告。2.权利有权按照合同约定获取监理费用。有权对项目施工单位的违规行为进行制止和纠正，要求施工单位整改。有权对项目建设过程中的重大问题提出监理意见，供建设单位决策参考。（四）供应商1.职责按照合同约定的规格、数量、质量、交货时间等要求，提供合格的物资和设备。提供物资和设备的质量证明文件、使用说明书等相关资料。负责物资和设备的运输、安装调试、售后服务等工作。配合项目部进行物资和设备的验收工作，对验收中发现的问题及时处理。2.权利有权按照合同约定获取货款。有权对项目部提出的合理要求进行协商，维护自身合法权益。（五）分包商1.职责按照分包合同约定，组织施工力量，完成分包工程任务。编制分包工程施工组织设计和施工方案，报项目部审核。对分包工程的质量、进度、安全负责，接受项目部的监督管理。负责分包工程所需物资和设备的采购、租赁等工作。配合项目部进行分包工程的验收工作，提交相关资料。2.权利有权按照分包合同约定获取分包工程款。有权对项目部提出的与分包工程相关的合理要求进行协商，维护自身合法权益。三、相关方准入管理（一）准入条件1.具有独立法人资格，具备合法有效的营业执照、资质证书等相关证件。2.具有良好的信誉，近三年内无重大违法违规行为和不良业绩记录。3.具备与项目相适应的技术能力、管理水平和资金实力。4.能够满足项目对其提供的产品或服务的质量、进度、安全等要求。（二）准入流程1.申请：有意参与项目的相关方填写《相关方准入申请表》，提交相关证明材料，包括营业执照、资质证书、业绩证明、信誉证明等。2.初审：项目部对申请材料进行初审，核实相关方的基本情况和准入条件，提出初审意见。3.评审：组织相关部门和人员对初审合格的相关方进行评审，评审内容包括技术能力、管理水平、资金实力、信誉状况等。根据评审结果，确定准入相关方名单。4.审批：将准入相关方名单报公司主管领导审批，审批通过后正式确定准入相关方。（三）准入档案管理建立相关方准入档案，档案内容包括准入申请表、相关证明材料、初审意见、评审记录、审批文件等。对准入相关方的信息进行动态更新，确保档案的准确性和完整性。四、相关方合同管理（一）合同签订1.项目部应在相关方准入后，按照公司合同管理规定，与相关方签订合同。合同内容应明确双方的权利与义务、项目范围、质量标准、进度要求、价款支付、验收方式、违约责任等条款。2.合同签订前，应进行合同评审，评审内容包括合同条款的合法性、合理性、完整性、风险评估等。评审通过后，方可签订合同。（二）合同执行1.相关方应严格按照合同约定履行义务，项目部负责对合同执行情况进行监督检查。2.建立合同执行台账，记录合同签订、履行、变更、结算等情况，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。3.如遇合同变更，应按照合同约定的程序进行审批，并签订补充合同或变更协议。（三）合同结算1.相关方完成合同约定的工作任务后，应提交结算申请，项目部审核结算资料的真实性、完整性和准确性。2.按照合同约定的结算方式和程序进行结算，结算金额经公司审核后支付给相关方。3.建立合同结算档案，保存结算申请、审核记录、支付凭证等资料。五、相关方沟通与协调管理（一）沟通机制1.建立定期沟通会议制度，如工程例会、专题会议等。工程例会每周召开一次，由项目部主持，各相关方参加，汇报项目进展情况，协调解决项目中出现的问题。专题会议根据项目需要适时召开，针对特定问题进行讨论和决策。2.建立日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等。相关方之间应保持密切联系，及时沟通项目信息。3.设立项目联络员，负责本单位与项目部之间的日常沟通协调工作。联络员应及时传达信息，反馈问题，协助解决项目中的相关事宜。（二）协调机制1.成立项目协调小组，由项目部负责人担任组长，各相关方负责人为成员。协调小组负责统筹协调项目中的重大问题，制定解决方案，推动项目顺利进行。2.对于涉及多个相关方的问题，由协调小组组织召开协调会议，共同商讨解决方案。在协调过程中，应充分听取各方意见，尊重各方利益，寻求共识。3.建立问题跟踪解决机制，对协调会议确定的事项进行跟踪落实，明确责任人和时间节点，确保问题得到及时解决。六、相关方考核与评价管理（一）考核内容1.工作业绩：考核相关方完成合同约定工作任务的情况，包括项目进度、质量、安全等方面。2.服务质量：考核相关方提供的产品或服务的质量，以及售后服务的及时性和有效性。3.协作配合：考核相关方与项目部及其他相关方的协作配合程度，是否积极响应项目需求，共同解决问题。4.信誉表现：考核相关方的信誉状况，是否遵守合同约定，是否存在违法违规行为和不良记录。（二）考核方式1.定期考核：每季度对相关方进行一次定期考核，由项目部组织实施。考核采用评分制，根据考核内容设定相应的评分标准，对相关方进行打分。2.不定期考核：根据项目实际情况，对相关方进行不定期考核。如发现相关方存在严重问题或违反合同约定的行为，及时进行考核评价。3.综合评价：结合定期考核和不定期考核结果，对相关方进行综合评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。（三）评价结果应用1.优秀相关方：在后续项目合作中给予优先考虑，在合同签订、价款支付、合作条件等方面给予一定优惠政策。2.良好相关方：继续保持合作关系，加强沟通与协调，共同推动项目顺利进行。3.合格相关方：对存在的问题提出整改要求，督促其限期整改。如整改不力，将视情况采取进一步措施。4.不合格相关方：暂停或终止合作关系，并按照合同约定追究其违约责任。同时，将相关方的不良记录纳入公司相关方管理黑名单，限制其今后参与公司项目。七、相关方风险管理（一）风险识别1.建立相关方风险识别机制，定期对项目相关方进行风险识别。风险识别应涵盖项目实施过程中的各个环节，包括合同签订、执行、结算等。2.识别的风险类型包括但不限于技术风险、质量风险、安全风险、进度风险、资金风险、信誉风险等。（二）风险评估1.对识别出的风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法。2.根据风险评估结果，对风险进行排序，确定重点风险和一般风险。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施。对于重点风险，应制定专项应对方案，明确责任人和时间节点，确保风险得到有效控制。