门店进货日常管理制度

门店进货日常管理制度一、总则1.目的为规范门店进货日常管理流程，确保门店商品的供应质量、成本控制以及库存管理的合理性，满足顾客需求，提高门店运营效益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的进货日常管理工作。3.基本原则质量优先原则：所进商品必须符合国家相关质量标准以及公司规定的质量要求，确保顾客购买到安全、可靠的商品。成本控制原则：在保证商品质量的前提下，通过合理的采购策略、供应商管理等手段，降低进货成本，提高门店的利润空间。库存合理原则：根据门店的销售情况、市场需求预测等因素，科学合理地控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。供应商管理原则：建立稳定、优质的供应商群体，加强与供应商的沟通与合作，共同促进门店的发展。二、进货流程管理1.需求预测销售数据分析：门店销售人员应定期（每周/每月）对各类商品的销售数据进行分析，包括销售数量、销售额、销售趋势等，了解顾客的购买偏好和需求变化。市场调研：关注行业动态、竞争对手情况以及市场流行趋势，收集相关信息，为需求预测提供参考。需求预测会议：门店管理层定期组织需求预测会议，结合销售数据分析和市场调研结果，共同商讨各类商品的需求预测数量，并形成书面报告。2.采购申请申请填写：各门店根据需求预测报告，由店长或指定的采购负责人填写采购申请表。采购申请表应详细列出所需商品的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息。审批流程：采购申请表提交后，按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，采购金额较小的申请由店长审批；采购金额较大的申请需上报上级部门或公司领导审批。3.供应商选择与评估供应商筛选：采购部门根据采购申请表的要求，通过多种渠道寻找潜在的供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等。对筛选出的供应商进行初步调查，了解其基本情况，包括企业规模、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等。供应商评估：建立供应商评估体系，定期（每年/每半年）对供应商进行全面评估。评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格、售后服务、环保情况等方面。评估结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。合格供应商名录：根据评估结果，建立合格供应商名录。只有列入合格供应商名录的供应商才有资格参与公司的采购活动。对于评估不合格的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应将其从合格供应商名录中删除。4.采购订单下达订单拟定：采购人员根据审批通过的采购申请表，与选定的供应商进行商务谈判，确定商品的价格、交货期、交货方式、付款方式等条款。谈判达成一致后，拟定采购订单。采购订单应明确双方的权利和义务，确保订单内容准确无误。订单审核：采购订单拟定完成后，提交给相关部门进行审核。审核内容包括订单条款是否符合公司规定、价格是否合理、交货期是否满足门店需求等。审核通过后，采购人员方可将采购订单发送给供应商。5.进货验收到货通知：采购人员应在预计到货日期前通知门店做好收货准备。门店收到到货通知后，安排专人负责验收工作。验收标准：验收人员按照公司制定的商品验收标准对到货商品进行验收。验收标准应包括商品的外观、规格、型号、数量、质量证明文件等方面。对于食品、药品等特殊商品，还应检查其生产日期、保质期、检验报告等相关信息。验收记录：验收人员对验收过程进行详细记录，包括验收时间、验收人员、商品名称、规格、型号、数量、验收结果等信息。验收合格的商品，验收人员应在验收记录上签字确认；验收不合格的商品，应注明不合格原因，并及时与供应商联系，协商解决办法。6.入库管理入库单填写：验收合格的商品，仓库管理人员根据验收记录填写入库单。入库单应包括商品名称、规格、型号、数量、入库日期、供应商名称等信息。货物入库：仓库管理人员按照入库单的要求，将商品搬运至指定的仓库区域进行存放。存放时应遵循分类存放、先进先出的原则，确保商品的存放安全和便于管理。库存系统录入：仓库管理人员将入库单信息录入库存管理系统，更新库存数据，确保库存信息的准确性和及时性。三、进货价格管理1.价格调研定期市场调研：采购人员应定期（每周/每月）对市场上同类商品的价格进行调研，了解价格动态和变化趋势。调研方式包括走访市场、查询行业网站、参加行业展会等。竞争对手价格分析：关注竞争对手的商品价格情况，分析其价格策略和优势。通过与竞争对手的价格比较，为公司制定合理的进货价格提供参考。2.价格谈判谈判准备：采购人员在与供应商进行价格谈判前，应充分了解商品的成本构成、市场价格水平以及公司的采购预算等信息，制定合理的谈判策略。谈判技巧：在谈判过程中，采购人员应灵活运用谈判技巧，与供应商进行充分沟通和协商。争取在保证商品质量的前提下，获得更优惠的价格。同时，要注意维护与供应商的良好合作关系，避免因价格谈判而影响双方的合作。3.价格审批审批流程：采购人员与供应商达成的采购价格，应按照公司规定的审批流程进行审批。一般情况下，采购金额较小的价格由店长审批；采购金额较大的价格需上报上级部门或公司领导审批。价格监控：公司定期对门店的进货价格进行监控，检查采购价格是否符合公司的价格政策和市场行情。对于发现的价格异常情况，应及时进行调查和处理。四、进货合同管理1.合同签订合同起草：采购人员根据与供应商谈判达成的协议，起草进货合同。进货合同应明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格、型号、数量、价格、交货期、交货方式、付款方式、质量标准、售后服务等条款。合同审核：进货合同起草完成后，提交给公司的法务部门或相关审核人员进行审核。审核内容包括合同条款是否符合法律法规要求、是否存在风险漏洞、是否维护了公司的利益等。审核通过后，方可签订合同。合同签订：合同经审核通过后，由公司授权的代表与供应商签订合同。签订合同的双方应加盖公章或合同专用章，确保合同的法律效力。2.合同执行供应商履约跟踪：采购人员负责对供应商的合同执行情况进行跟踪，确保供应商按照合同约定的时间、质量、数量等要求履行义务。如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应按照合同约定追究供应商的违约责任。公司内部协调：在合同执行过程中，采购人员应协调公司内部各相关部门之间的工作，确保商品的采购、验收、入库、付款等环节顺利进行。如因内部协调不畅导致合同执行出现问题，应及时向上级汇报，寻求解决方案。3.合同变更与终止合同变更：在合同执行过程中，如因市场变化、供应商原因或其他不可抗力因素等需要变更合同条款的，应按照合同约定的变更程序进行操作。变更合同条款应经双方协商一致，并签订书面补充协议。合同终止：合同履行完毕或因其他原因需要终止合同的，双方应按照合同约定办理终止手续。终止合同后，应清理相关债权债务，妥善处理遗留问题。五、库存管理1.库存盘点盘点计划制定：仓库管理人员应定期（每月/每季度）制定库存盘点计划，明确盘点的范围、时间、人员安排等信息。盘点计划应提前通知相关部门和人员，以便做好准备工作。盘点实施：按照盘点计划的要求，组织盘点人员对库存商品进行逐一清点。盘点过程中，应认真记录商品的实际数量、规格、型号、存放位置等信息，确保盘点结果的准确性。盘点差异处理：盘点结束后，将实际盘点数量与库存管理系统中的账面数量进行核对，找出差异原因。对于盘点差异，应及时进行处理，调整库存账目，确保账实相符。2.库存周转率控制指标设定：设定合理的库存周转率指标，作为考核门店库存管理水平的重要依据。库存周转率指标应根据门店的经营特点、商品类别等因素进行综合确定。分析与改进：定期对库存周转率进行分析，找出影响库存周转率的因素，如商品销售不畅、库存积压、采购计划不合理等。针对存在的问题，采取相应的改进措施，如优化商品陈列、加强促销活动、调整采购计划等，提高库存周转率。3.库存安全管理安全制度建立：建立健全库存安全管理制度，明确仓库管理人员的安全职责，加强对仓库安全设施的管理和维护。安全防范措施：仓库应配备必要的消防器材、防盗设备等安全设施，确保库存商品的安全。同时，要加强对仓库人员的安全教育，提高安全意识，防止发生安全事故。六、供应商管理1.供应商档案建立基本信息收集：采购部门负责收集供应商的基本信息，包括企业名称、法定代表人、地址、联系方式、经营范围、生产能力等。资质文件审核：要求供应商提供相关的资质文件，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等，并进行审核。档案录入：将收集到的供应商基本信息和资质文件审核情况录入供应商档案管理系统，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商的基本情况、评估记录、合作历史、合同执行情况等信息。2.供应商沟通与合作定期沟通会议：采购部门定期组织与供应商的沟通会议，了解供应商的生产经营情况、产品质量情况、交货期情况等，及时解决合作过程中出现的问题。合作协议签订：与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，规范合作行为。合作协议应包括商品供应条款、价格条款、质量条款、交货期条款、售后服务条款等内容。供应商培训：根据需要，组织对供应商的培训，提高供应商的产品质量意识、服务意识和合作意识。培训内容可以包括公司的质量标准、采购政策、交货期要求等方面。3.供应商评估与激励定期评估：按照供应商评估体系，定期（每年/每半年）对供应商进行全面评估。评估结果作为供应商合作关系调整的重要依据。激励措施：对评估结果优秀的供应商，给予一定的激励措施，如增加采购量、优先付款、授予优秀供应商称号等；对评估结果不合格的供应商，应及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应减少或停止与其合作。七、监督与考核1.内部监督审计部门监督：公司审计部门定期对门店的进货日常管理工作进行审计，检查进货流程是否规范、采购价格是否合理、合同执行是否到位、库存管理是否有效等方面。对审计中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改情况。采购部门自查：采购部门定期对自身的工作进行自查，发现问题及时整改。同时，要加强对采购人员的培训和管理，提高采购人员的业务水平和职业道德素质。2.考核指标设定采购成本控制指标：设定采购成本控制目标，考核采购部门在降低进货成本方面的工作成效。采购成本控制指标可以包括采购价格下降率、采购成本节约额等。库存管理指标：设定库存管理相关指标，考核门店在库存周转率、库存准确率、库存安全等方面的管理水平。库存管理指标可以包括库存周转率、库存准确率、库存损耗率等。供应商管理指标：设定供应商管理相关指标，考核采购部门在供应商选择、评估、合作等方面的工作质量。供应商管理指标可以包括供应商合格率、供应商投诉率等。3.考核结果应用绩效奖金发放：根据考核结果，发放采购人员和门店相关人员的绩效奖金。考核结果优秀的人员，给予较高的绩效奖金