运输公司油卡管理制度

运输公司油卡管理制度一、总则（一）目的为加强公司油卡管理，规范用油行为，降低运营成本，提高车辆使用效率，确保公司运输业务的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有车辆使用的油卡管理，包括自有车辆、租赁车辆等。（三）基本原则1.统一管理原则：公司油卡实行统一采购、统一发放、统一充值、统一核算。2.专款专用原则：油卡资金只能用于车辆加油，不得挪作他用。3.节约高效原则：鼓励驾驶员合理用油，降低油耗，提高车辆燃油经济性。4.监督考核原则：建立健全油卡管理监督考核机制，对违规行为进行严肃处理。二、油卡申购与发放（一）申购流程1.车队负责人根据车辆行驶里程、油耗情况以及未来一段时间的运输任务安排，预估油卡需求量，填写《油卡申购申请表》，详细注明申购油卡的数量、金额、所属车辆等信息。2.将《油卡申购申请表》提交至公司财务部门。财务部门根据公司资金状况、车辆用油预算等进行审核。审核通过后，在申请表上签字确认，并将申请表转交给行政部门。3.行政部门负责统一与合作加油站或油卡供应商联系，按照申购数量和金额进行油卡申购。申购过程中，要确保油卡的真实性、有效性和安全性。（二）发放流程1.油卡申购成功后，行政部门将油卡领取回来，并进行登记造册。登记内容包括油卡卡号、所属车辆车牌号、发卡日期、初始金额等。2.行政部门根据车队负责人提供的车辆分配信息，将油卡发放给相应的驾驶员。发放时，驾驶员需在《油卡发放登记表》上签字确认，领取油卡。3.行政部门将油卡发放情况及时反馈给财务部门，财务部门据此进行账务处理，记录油卡的发放金额和相关信息。三、油卡充值（一）充值申请1.驾驶员在油卡余额不足时，应提前向车队负责人提交《油卡充值申请表》，说明车辆当前行驶里程、剩余油量、预计下次加油时间以及申请充值的金额等情况。2.车队负责人对驾驶员提交的申请表进行审核，核实车辆用油情况的真实性和合理性。审核通过后，在申请表上签字，并将申请表转交给财务部门。（二）充值操作1.财务部门收到车队负责人转来的《油卡充值申请表》后，再次进行审核。审核无误后，安排专人负责油卡充值工作。2.财务人员通过公司指定的充值渠道，如网上银行、加油站现场充值设备等，按照申请表上的金额为油卡进行充值。充值完成后，打印充值凭证，记录充值日期、充值金额、充值方式等信息。3.财务人员将充值凭证和充值后的油卡交还给车队负责人，车队负责人负责将油卡转交给驾驶员。驾驶员收到充值后的油卡后，应检查油卡余额是否与充值金额一致，并在《油卡充值登记表》上签字确认。四、油卡使用（一）加油规定1.驾驶员必须使用公司统一发放的油卡为车辆加油，严禁使用现金加油（特殊情况经公司批准除外）。2.加油时，驾驶员应选择公司指定的合作加油站进行加油。如因特殊原因需要在非指定加油站加油，需提前向车队负责人申请，经批准后方可加油。加油后，驾驶员应保留加油发票，并在发票上注明加油车辆车牌号、加油日期、加油金额等信息。3.驾驶员在加油前，应确保油卡芯片无损坏、密码未泄露。加油时，应配合加油站工作人员完成加油操作，确认加油金额、油品型号、加油枪号等信息无误后，签字确认。4.加油过程中如发现油卡异常，如无法读取信息、余额不符等情况，驾驶员应立即停止加油，并及时与车队负责人和财务部门联系，查明原因，妥善处理。（二）车辆油耗监控1.公司建立车辆油耗监控系统，对每辆车的油耗情况进行实时跟踪和统计分析。驾驶员应按照要求定期将车辆的行驶里程、加油量等信息录入油耗监控系统。2.车队负责人负责对本车队车辆的油耗数据进行日常监控和分析。如发现某辆车油耗异常偏高，应及时与驾驶员沟通，查找原因。如因驾驶习惯、车辆故障等原因导致油耗增加，应督促驾驶员改进驾驶习惯或及时维修车辆。3.公司定期对车辆油耗情况进行综合评估，对油耗控制较好的驾驶员和车队进行表彰和奖励；对油耗过高且无正当理由的驾驶员和车队进行批评教育，并采取相应的整改措施。（三）油卡保管1.驾驶员应妥善保管公司发放的油卡，不得随意转借他人或丢失。如因保管不善导致油卡丢失，驾驶员应立即向车队负责人报告，并协助办理挂失、补办等手续。挂失期间，如因油卡被盗用造成的损失，由驾驶员承担相应责任。2.油卡应存放在安全、干燥的地方，避免油卡芯片损坏或密码泄露。驾驶员不得自行拆卸、改装油卡。3.驾驶员离职时，应将所持有的油卡交还给车队负责人。车队负责人核实油卡信息无误后，办理油卡回收手续，并将回收情况告知财务部门。五、油卡账务管理（一）账目记录1.财务部门负责建立健全油卡账务管理制度，对油卡的申购、发放、充值、使用等情况进行详细记录。账目记录应做到日清月结，确保账实相符。2.财务人员应根据油卡充值凭证、加油发票、油卡使用记录等原始凭证，及时登记油卡明细账。明细账应包括油卡卡号、所属车辆车牌号、交易日期、交易内容（申购、充值、加油等）、金额、余额等信息。3.每月末，财务部门应对油卡账目进行核对和结算。核对内容包括油卡余额与明细账余额是否一致、加油发票金额与加油记录是否相符等。如发现账目不符，应及时查明原因，进行调整。（二）报表编制1.财务部门每月定期编制油卡使用情况报表，报表内容包括本月各车辆的加油量、加油金额、行驶里程、百公里油耗等信息。2.油卡使用情况报表应报送公司管理层、车队负责人等相关人员，为公司决策提供数据支持。同时，财务部门应根据报表数据进行分析，总结车辆用油规律，提出降低油耗的建议和措施。（三）审计监督1.公司内部审计部门定期对油卡管理情况进行审计监督，检查油卡管理制度的执行情况、账目记录的真实性和准确性、油卡使用的合理性等。2.审计人员有权查阅油卡相关的原始凭证、账目记录、报表等资料，询问相关人员。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。3.公司应积极配合外部审计机构对油卡管理情况的审计工作，如实提供相关资料和信息。对于外部审计提出的意见和建议，公司应认真研究，采取有效措施加以改进。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用现金加油的。2.将油卡转借他人使用的。3.故意损坏油卡或泄露油卡密码的。4.虚报加油量、加油金额等骗取油卡资金的。5.未按规定在指定加油站加油的。6.其他违反油卡管理制度的行为。（二）处理措施1.对于首次发现违规行为的驾驶员，给予警告处分，并责令其立即改正。同时，对违规行为造成的损失进行赔偿。2.对于多次发现违规行为或违规情节严重的驾驶员，除责令其赔偿损失外，还将视情节轻重给予罚款、降职、辞退等处理。3.对于因违规行为给公司造成重大损失的，公司将依法追