保安室电话管理制度

保安室电话管理制度一、总则1.目的为加强公司保安室电话的管理，确保电话使用的规范、安全与高效，保障公司信息沟通顺畅，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内保安室电话的使用与管理。3.管理原则遵循合理使用、安全保密、及时维护的原则，确保电话设施正常运行，满足公司日常安全保卫及工作沟通需求。二、电话使用规定1.使用范围保安室电话主要用于公司内部安全事务沟通、紧急情况报警、与外部相关部门及单位的必要联系等。严禁利用保安室电话进行私人聊天、拨打与工作无关的长途电话或从事其他违规活动。2.拨打权限保安人员在工作期间可根据实际工作需要拨打相关电话，但必须提前明确通话目的和内容，确保简洁明了。涉及公司重要事务、机密信息的电话，须经上级主管批准后方可拨打，并做好详细记录。3.接听规范电话铃响三声内必须接听，使用礼貌用语，如"您好，保安室"。认真倾听对方讲话，准确记录重要信息，如时间、地点、事件、联系人等，并及时传达给相关人员。对于咨询类电话，应耐心解答；对于投诉或建议类电话，要认真记录并及时反馈给上级领导。4.转接要求接到找公司内部其他部门或人员的电话时，如对方人员在公司且无特殊情况，应及时准确转接。转接时要告知被转接人来电单位、姓名及主要事项，确保转接信息完整。若被转接人不在或不方便接听，应礼貌告知对方，并询问是否需要留言或转达相关信息。三、电话维护管理1.日常检查保安人员每日上班后应对电话设备进行外观检查，包括电话机身是否完好、线路是否连接正常、听筒及按键是否灵敏等。如发现电话设备有异常情况，应立即报告上级主管，并填写《电话设备故障登记表》。2.故障报修对于一般性故障，如线路不通、按键失灵等，保安人员应尝试自行排除；如无法解决，应及时拨打公司指定的维修电话进行报修。报修时要清晰准确地描述故障现象、发生时间及所在位置等信息，并配合维修人员进行故障排查和维修工作。维修过程中，保安人员要对维修情况进行跟踪记录，确保维修工作及时完成。3.定期保养公司将定期安排专业人员对保安室电话进行全面保养，包括清洁、调试、检测等工作，确保电话设备性能良好。保安人员应积极配合专业人员的保养工作，提供必要的协助和信息。四、电话费用管理1.费用核算保安室电话费用由公司统一核算，根据实际使用情况按月进行统计。电话费用包括通话费、月租费、增值业务费等所有相关费用。2.费用控制保安人员应严格遵守电话使用规定，避免不必要的费用支出。如发现电话费用异常增长，应及时查明原因，如存在违规使用情况，将追究相关人员责任。3.费用报销每月末，由保安室负责人收集整理本月电话费用发票及相关明细，经审核无误后提交给公司财务部门进行报销。五、电话安全管理1.信息保密保安人员在使用电话过程中，要严格遵守公司保密制度，不得泄露公司机密信息、客户资料及个人隐私等。涉及公司重要会议、决策等敏感信息的电话，要采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.防止恶意拨打加强对保安室电话的安全防范，防止外部人员恶意拨打骚扰电话或进行其他破坏行为。如发现异常电话拨打情况，应及时记录相关信息，并报告上级主管及公司安保部门。3.设备安全妥善保管电话设备，防止被盗、损坏或丢失。在非工作时间，要关闭电话电源或采取其他安全防护措施，确保设备安全。六、违规处理1.违规行为界定以下行为属于违规使用保安室电话：利用电话进行私人闲聊、长时间拨打与工作无关的电话。未经批准拨打长途电话或进行其他高费用通话。故意损坏电话设备或线路。泄露公司机密信息、客户资料或个人隐私等。不遵守接听规范，导致工作失误或影响公司形象。2.处理措施对于首次违规使用电话的人员，给予口头警告，并要求其立即改正。对于多次违规或情节较为严重的人员，将视情况给予书面警告、罚款、停职检查等处理，并责令其赔偿相应的经济损失。如因违规行为给公司造成重大损失或不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任。七、培训与监督1.培训公司将定期组织保安人员进行电话使用与管理方面的培训，包括接听规范、安全保密、设备维护等内容，提高保安人员的业务素质和责任意识。培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式，确保培训效果。2.监督公司安保部门将不定期对保安室电话使用情况进行监督检查，包括电话接听记录、费用支出、设备维护等方面。对于监督检查中发现的问题，要及时下达整改通知，并跟踪整改情况，确保制度执行到位。八、附则1.解释权本制度由公司人事总监负责解释。