行政采购合同管理制度

行政采购合同管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政采购合同管理，规范采购行为，维护公司合法权益，提高采购效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司行政采购合同的签订、履行、变更、解除、终止等全过程管理。（三）基本原则1.依法依规原则：采购合同的签订、履行等应严格遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：在采购合同活动中，遵循公平、公正的原则，保障双方合法权益。3.诚实守信原则：双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。4.效益优先原则：确保采购活动实现经济效益与社会效益的统一，提高采购效益。二、职责分工（一）采购部门1.负责行政采购项目的需求调研、供应商选择、采购谈判等工作。2.起草采购合同文本，组织合同评审，确保合同条款符合公司利益和采购要求。3.负责采购合同的签订、履行、跟踪、协调和验收等工作。4.及时向相关部门反馈采购合同执行情况，处理合同执行过程中的问题。（二）法务部门1.参与采购合同的起草、审核和修订工作，提供法律意见和建议。2.对采购合同的合法性、合规性进行审查，防范法律风险。3.协助处理采购合同纠纷，提供法律支持。（三）财务部门1.参与采购合同的评审，审核合同付款条款。2.负责采购合同款项的支付审核和账务处理。3.对采购合同的执行情况进行财务监督和分析。（四）其他部门1.提出行政采购需求，配合采购部门进行需求调研和供应商选择。2.参与采购合同的验收工作，提供验收意见。3.协助处理采购合同执行过程中的相关事宜。三、采购合同的签订（一）合同起草1.采购部门根据采购项目的特点和要求，起草采购合同文本。合同文本应明确双方的权利和义务、采购标的、数量、质量、价格、交货时间、地点、付款方式、违约责任等主要条款。2.合同文本应使用规范的语言文字，表述清晰、准确、完整，避免歧义。（二）合同评审1.采购部门将起草好的采购合同文本提交给法务部门、财务部门等相关部门进行评审。2.法务部门主要对合同的合法性、合规性进行审查，防范法律风险；财务部门主要对合同付款条款进行审核，确保付款安排合理、安全。3.相关部门应在规定时间内完成评审工作，并提出书面评审意见。采购部门根据评审意见对合同文本进行修改完善。（三）合同签订1.经评审通过的采购合同，由公司法定代表人或其授权代表与供应商签订。2.签订合同前，应确保双方当事人具有合法的主体资格，合同签字盖章手续齐全。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给法务部门、财务部门等相关部门存档。四、采购合同的履行（一）供应商履约管理1.采购部门应跟踪供应商的履约情况，确保供应商按照合同约定提供货物或服务。2.如发现供应商有违约行为，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期整改。如供应商拒不整改或整改后仍不符合要求，采购部门应按照合同约定追究其违约责任。（二）公司内部协调1.采购部门在合同履行过程中，如涉及到公司内部其他部门的配合，应及时与相关部门沟通协调，确保合同顺利履行。2.其他部门应积极配合采购部门的工作，按照合同要求提供必要的支持和协助。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因特殊原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议作为原合同的补充文件，具有同等法律效力。采购部门应将变更协议副本分发给法务部门、财务部门等相关部门存档。（四）合同解除1.在合同履行过程中，如出现法定或约定的解除情形，采购部门应及时与供应商协商解除合同，并签订书面解除协议。2.合同解除后，双方应按照合同约定或法律规定办理相关手续，如返还货物、支付货款等。五、采购合同的验收（一）验收标准1.采购部门应根据合同约定的质量标准、规格型号等要求，制定详细的验收标准。2.验收标准应明确、具体、可操作，确保验收工作的客观性和公正性。（二）验收程序1.采购项目完成后，采购部门应及时组织相关部门进行验收。验收人员应包括采购部门代表、使用部门代表、质量检验人员等。2.验收人员应按照验收标准对采购标的进行逐一检查，填写验收报告。验收报告应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、验收日期、验收内容、验收结论等内容。3.如验收合格，验收人员应在验收报告上签字确认；如验收不合格，验收人员应在验收报告上注明不合格原因，并要求供应商限期整改。整改合格后，重新进行验收。（三）验收报告存档采购部门应将验收报告副本分发给法务部门、财务部门等相关部门存档，作为合同付款和后续管理的依据。六、采购合同的付款（一）付款申请1.采购部门应在合同约定的付款时间前，根据合同执行情况和验收结果，填写付款申请单。付款申请单应包括采购项目名称、合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款理由等内容。2.付款申请单应附合同副本、验收报告、发票等相关凭证。（二）付款审核1.财务部门收到付款申请单后，应按照合同约定和公司财务制度进行审核。审核内容包括付款金额、付款方式、付款时间、发票真实性等。2.如审核通过，财务部门应在付款申请单上签字确认，并提交公司领导审批；如审核不通过，财务部门应及时与采购部门沟通，说明原因，要求其补充或修改相关资料。（三）付款审批公司领导根据财务部门的审核意见进行审批。如审批通过，财务部门应按照审批意见及时安排付款；如审批不通过，公司领导应说明理由，采购部门应根据领导意见进行处理。七、采购合同的档案管理（一）档案收集1.采购合同签订后，采购部门应及时收集合同文本、合同评审意见、变更协议、解除协议、验收报告、付款申请单、发票等相关资料，并进行整理归档。2.档案管理人员应定期对采购合同档案进行检查和核对，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管1.采购合同档案应妥善保管，存放于安全、保密的场所。2.档案管理人员应按照档案管理规定对档案进行分类、编号、装订等处理，便于查阅和管理。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅采购合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应按照查阅申请表的要求提供档案资料，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、查阅内容、查阅用途等内容。3.涉及公司商业秘密和敏感信息的采购合同档案，未经公司领导批准，不得对外提供查阅。八、采购合同的风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对采购合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.风险识别应采用多种方法，如问卷调查、案例分析、专家咨询等，确保风险识别的全面性和准确性。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对风险因素进行评估，确定风险等级。风险评估应考虑风险发生的可能性和影响程度两个因素。2.风险等级分为高、中、低三个等级。高风险是指风险发生的可能性很大，且影响程度严重；中风险是指风险发生的可能性较大，且影响程度一般；低风险是指风险发生的可能性较小，且影响程度轻微。（三）风险应对1.针对不同等级的风险，采购部门应制定相应的风险应对措施。对于高风险，应采取重点监控、加强防范等措施；对于中风险，应采取适当控制、定期检查等措施；对于低风险，应采取一般关注、适时提醒等措施。2.风险应对措施应明确责任部门和责任人，确保措施的有效执行。九、采购合同的监督与考核（一）监督检查1.公司内部审计部门应定期对采购合同的签订、履行、验收、付款等情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.采购部门应积极配合审计部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。（二）考核评价1.公司应建立采购合同管理考核评价制度，对采购部门和相关人员的采购合同管理工作进行考核评价。2.考核评价指标应包