邮政公司会议管理制度

邮政公司会议管理制度总则目的为规范邮政公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。本制度旨在明确会议组织、参会人员职责、会议流程等方面的要求，保障公司各项工作的顺利开展。适用范围本制度适用于邮政公司内部各类会议，包括但不限于总经理办公会、部门例会、专题会议、工作协调会等。会议原则1.精简高效原则：严格控制会议数量、规模和时间，提高会议效率，确保会议达到预期效果。2.充分准备原则：会议组织部门和参会人员应提前做好充分准备，明确会议主题、议程和相关资料，确保会议顺利进行。3.严肃纪律原则：参会人员应严格遵守会议纪律，按时参会，认真倾听，积极发言，不得随意迟到、早退或缺席。会议分类及组织总经理办公会1.会议目的：研究公司重大决策、发展战略、经营计划、财务预算等重要事项，协调解决公司运营过程中的重大问题。2.参会人员：公司领导班子成员、各部门负责人。3.会议周期：原则上每周召开一次，如有特殊情况可临时召开。4.会议组织：由总经理办公室负责组织，提前收集议题，报总经理审定后确定会议议程。会议组织部门应提前通知参会人员，并准备好相关资料。5.会议内容：各部门负责人汇报上周工作进展及本周工作计划，提出需要协调解决的问题；讨论研究公司重大事项，形成决策意见。部门例会1.会议目的：总结部门上周工作，部署本周工作任务，沟通协调部门内部工作，解决工作中存在的问题。2.参会人员：部门全体员工。3.会议周期：原则上每周召开一次，可根据工作需要适当调整。4.会议组织：由各部门自行组织，部门负责人确定会议时间、地点和议程，并提前通知参会人员。5.会议内容：部门负责人传达公司相关会议精神和工作要求；各岗位员工汇报上周工作完成情况及本周工作计划；讨论解决部门工作中存在的问题，明确工作重点和措施。专题会议1.会议目的：针对公司某一专项工作或特定问题进行深入研究和讨论，提出解决方案和措施。2.参会人员：根据会议主题确定相关部门负责人、专业人员及其他相关人员。3.会议周期：根据工作需要适时召开。4.会议组织：由相关部门提出会议申请，经公司领导批准后，由申请部门负责组织。会议组织部门应提前确定会议主题、议程、参会人员，并准备好相关资料。5.会议内容：围绕专题进行深入讨论和分析，形成专项工作报告或决策建议。工作协调会1.会议目的：协调解决公司跨部门工作中存在的问题，加强部门之间的沟通与协作，确保各项工作顺利推进。2.参会人员：涉及相关工作的部门负责人及具体工作人员。3.会议周期：根据工作需要适时召开。4.会议组织：由需要协调解决问题的部门提出会议申请，经公司领导批准后，由申请部门负责组织。会议组织部门应提前确定会议主题、议程、参会人员，并准备好相关资料。5.会议内容：各部门汇报工作进展及存在的问题，共同商讨解决方案，明确责任部门和时间节点，协调推进工作。会议流程会前准备1.确定会议主题和议程：会议组织部门根据公司工作安排和实际需要，提前确定会议主题和议程，并报相关领导审批。2.收集会议资料：会议组织部门负责收集与会议主题相关的资料，如工作汇报材料、数据报表、政策文件等，并提前分发给参会人员。3.通知参会人员：会议组织部门按照确定的参会人员名单，提前[X]个工作日发出会议通知，明确会议时间、地点、主题、议程和要求等。对于重要会议，应电话或短信再次确认参会人员是否能够按时参加。4.会场准备：根据会议规模和要求，提前安排好会场，确保会场整洁、音响设备正常、资料齐全等。对于视频会议，应提前调试好设备，确保视频画面清晰、声音流畅。会中组织1.签到入场：会议开始前[X]分钟，参会人员应到达会场签到入场，并按照指定座位就座。会议组织人员负责维持会场秩序，确保会议按时开始。2.会议开场：主持人介绍会议目的、议程、参会人员等基本情况，宣布会议开始。3.会议发言：按照会议议程，依次进行汇报、讨论和发言。发言人员应简洁明了地阐述观点，突出重点，避免冗长和无关内容。参会人员应认真倾听，做好记录，积极参与讨论。4.会议记录：会议组织部门应安排专人负责会议记录，详细记录会议讨论内容、决策意见、工作部署等。会议记录应真实、准确、完整，会后及时整理形成会议纪要。5.会议决策：对于需要做出决策的事项，应在充分讨论的基础上，按照公司决策程序进行表决。决策结果应明确记录在案，并形成会议决议。6.会议总结：会议结束前，主持人对会议进行总结，明确会议达成的共识、下一步工作重点和要求等。会后落实1.会议纪要发布：会议结束后[X]个工作日内，会议组织部门应完成会议纪要的整理和审核工作，并及时发布给参会人员和相关部门。会议纪要应明确会议决策事项、责任部门、时间节点和工作要求等，确保各项工作能够得到有效落实。2.工作跟进：各责任部门应按照会议纪要的要求，制定具体的工作计划和措施，明确责任人，认真组织实施。会议组织部门应定期对工作进展情况进行跟踪检查，及时协调解决工作中出现的问题，确保会议决策事项得到有效执行。3.资料归档：会议结束后，会议组织部门应将会议通知、会议资料、会议记录、会议纪要等相关资料进行整理归档，妥善保存，以备查阅。会议纪律参会人员纪律1.参会人员应提前安排好工作，按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织部门请假，并安排其他人员代会。2.参会人员应严格遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话、玩手机、交头接耳或做与会议无关的事情。3.参会人员应认真倾听会议内容，积极发言，充分发表自己的意见和建议。发言应围绕会议主题，简明扼要，避免冗长和无关内容。4.参会人员应尊重他人发言，不得打断他人讲话。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的观点和看法，共同营造良好的会议氛围。会议组织人员纪律1.会议组织人员应认真负责地做好会议组织工作，提前做好各项准备工作，确保会议顺利进行。2.会议组织人员应严格按照会议通知要求，及时通知参会人员，确保参会人员能够按时参加会议。3.会议组织人员应认真做好会议记录，确保会议记录真实、准确、完整。会议结束后，应及时整理会议纪要，并发布给参会人员和相关部门。4.会议组织人员应严格遵守会议纪律，不得在会议期间擅自离岗或做与会议组织无关的事情。会议考核考核原则1.客观公正原则：以会议实际情况为依据，全面、客观、公正地评价参会人员和会议组织部门的表现。2.注重实效原则：重点考核会议决策的执行情况和会议对工作的推动作用，确保会议取得实际效果。3.奖惩分明原则：对表现优秀的参会人员和会议组织部门进行表彰和奖励，对违反会议纪律的行为进行严肃处理。考核内容1.参会人员考核：主要考核参会人员的出勤情况、会议纪律遵守情况、发言质量和对会议决策的执行情况等。2.会议组织部门考核：主要考核会议组织部门的会前准备工作、会中组织工作、会后落实工作等方面的情况，以及会议对公司工作的推动作用。考核方式1.定期考核：公司定期对会议情况进行考核，一般每季度进行一次。2.不定期抽查：公司不定期对会议进行抽查，重点检查会议纪律执行情况和会议决策落实情况等。考核结果应用1.表彰奖励：对于在会议中表现优秀的参会人员和会议组织部门，公司将给予表彰和奖励，如颁发荣誉证书、奖金等。2.批评教育：对于违反会议纪律的参会人员，公司将进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚，如扣除绩效