公司持章人管理制度

公司持章人管理制度总则目的为加强公司印章管理，规范持章人的印章使用行为，保障公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司内部所有持章人，包括但不限于法定代表人、部门负责人、专门印章管理人员等，以及涉及公司印章使用的相关事项。印章种类及定义1.公司公章：公司对外行使权力的重要象征，用于以公司名义签署的各类文件、合同、协议、证明等重要事项。2.法定代表人章：代表公司法定代表人行使职权的印章，主要用于特定的财务、法律文件签署等。3.合同专用章：专门用于签订合同的印章，明确合同的法律效力。4.财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等财务相关事务。5.部门印章：各部门根据工作需要设立的印章，用于部门内部文件、通知等事务处理。6.其他专用章：根据公司特定业务或工作需求设立的印章，如发票专用章等，具有特定的使用范围。印章的刻制与启用印章刻制1.公司印章的刻制由行政部门统一负责，根据公司设立、变更等实际需要，填写印章刻制申请单，经公司法定代表人或授权代表批准后，到公安机关指定的合法刻章机构进行刻制。2.刻制印章时，应要求刻章机构严格按照国家相关规定和公司提供的样式、规格进行制作，确保印章清晰、规范、合法。印章启用1.新印章刻制完成后，行政部门应及时办理印章启用手续。填写印章启用申请表，注明启用日期、印章名称、使用范围等信息，并附上印章印模。2.经公司法定代表人或授权代表签字批准后，将印章启用申请表及印模存档，并通知相关部门和人员新印章正式启用。3.原印章如有停用情况，应及时办理停用手续，将停用印章交回行政部门统一保管，并在公司内部发布停用通知。持章人的职责与权限持章人任命与授权1.公司根据工作需要，明确各类印章的持章人，并以书面形式进行任命和授权。任命书应详细注明持章人姓名、部门、职务、所持有印章名称及使用范围、授权期限等内容。2.持章人应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司印章使用规定和流程，能够严格按照规定使用印章。持章人职责1.妥善保管所负责的印章，确保印章安全，防止印章丢失、被盗用或滥用。2.严格按照公司印章使用规定和审批流程使用印章，对每一次印章使用进行详细登记，包括使用日期、文件名称、文号、使用部门、申请人、审批人等信息。3.在使用印章前，仔细核对用印文件内容，确保文件内容真实、合法、合规，与审批意见一致。如发现文件存在问题，应及时与相关部门或人员沟通，不得擅自用印。4.印章使用完毕后，应立即将印章放回原处妥善保管，并将用印登记台账及时归档，以备查阅。5.定期对所保管的印章进行检查，如发现印章损坏、变形等情况，应及时报告行政部门，并按规定进行更换。6.如遇工作变动不再担任持章人职务时，应及时将印章交回行政部门，并办理交接手续。持章人权限1.持章人应在授权范围内使用印章，未经授权不得擅自使用印章。2.对于一般性文件、通知等，持章人在获得相应审批后，可直接使用印章进行加盖。3.对于涉及重要合同、协议、对外担保等重大事项的文件，持章人必须严格按照公司规定的审批流程，经相关领导审批签字后，方可加盖印章。印章使用审批流程用印申请1.公司内部各部门或人员如需使用印章，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、文件名称、文号、使用部门、申请人等信息。2.用印申请应根据印章使用范围和审批权限，由相关负责人签字确认。如涉及多个部门或需要相关部门会签的文件，应确保各相关部门负责人签字同意。审批流程1.一般文件用印：由部门负责人审核签字后，报分管领导审批，审批通过后即可用印。2.重要文件、合同用印：需经过部门负责人、法务部门审核、分管领导审批、财务部门会签（如有财务事项）、总经理审批等环节，审批通过后方可用印。3.涉及公司重大决策、对外投资、融资等事项的文件用印：除上述审批流程外，还需经董事会或股东会（根据公司章程规定）审议通过后，方可加盖印章。特殊情况处理1.如遇紧急情况，无法按照正常审批流程进行用印时，申请人应通过电话或其他紧急方式向相关领导汇报，经领导口头同意后先行用印，但事后应及时补办审批手续。2.对于一些临时性、时效性较强的业务，可由授权领导通过邮件、微信等方式进行远程审批，但审批意见应明确、具体，并保留相关审批记录。印章使用登记与存档用印登记1.持章人应建立印章使用登记台账，对每一次印章使用情况进行详细记录。登记内容应包括用印日期、文件名称、文号、使用部门、申请人、审批人、用印事由等信息。2.用印登记应及时、准确、完整，不得漏登、错登。每次用印完毕后，持章人应在登记台账上签字确认。存档要求1.用印申请表、登记台账等相关资料应妥善保存，按照公司档案管理规定进行归档。2.归档资料应分类存放，便于查阅和管理。保存期限应符合公司档案管理要求，一般为[x]年。印章保管与安全措施保管要求1.公司公章、法定代表人章、合同专用章等重要印章应指定专人保管，存放在安全可靠的保险柜或专用印章保管箱内，并设置密码或钥匙。2.部门印章可由部门负责人或指定专人保管，但应确保印章存放安全，防止丢失或被盗用。3.印章保管人员应定期对印章进行检查，如发现印章损坏、变形、丢失等情况，应及时报告行政部门，并采取相应措施进行处理。安全措施1.加强印章存放场所的安全防范措施，安装监控设备、门禁系统等，确保印章存放环境安全。2.严格限制印章保管人员的工作权限，禁止无关人员接触印章。如因工作需要临时借用印章，应办理借用手续，并在规定时间内归还。3.对印章保管人员进行定期安全培训，提高其安全意识和防范能力，防止印章安全事故的发生。印章交接与停用管理印章交接1.持章人因工作调动、离职等原因不再担任持章人职务时，应及时办理印章交接手续。2.交接时，由行政部门组织监交，原持章人应将所保管的印章、登记台账、相关文件等资料逐一清点、核对，并填写《印章交接清单》。交接清单应详细注明印章名称、数量、交接日期、交接双方签字等信息。3.交接双方及监交人应在交接清单上签字确认，交接清单一式三份，交接双方各执一份，行政部门存档一份。印章停用1.印章因损坏、变更名称、机构调整等原因不再使用时，应及时办理停用手续。2.持章人填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期等信息，并附上印章印模。经公司法定代表人或授权代表批准后，将印章交回行政部门统一保管。3.行政部门应在公司内部发布印章停用通知，告知相关部门和人员印章停用事宜。同时，对停用印章进行封存，并按照公司档案管理规定进行妥善处理。监督与检查监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门、法务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司印章管理情况进行定期监督检查。2.监督小组应定期对印章使用登记台账、审批流程、保管情况等进行检查，发现问题及时督促整改。违规处理1.对于违反本制度规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规使用印