通信企业采购管理制度

通信企业采购管理制度一、总则（一）目的为规范通信企业采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于通信企业内部各部门涉及的物资、服务等采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和企业内部规定。2.公平公正原则：对待所有供应商一视同仁，确保采购过程公平、公正。3.效益原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下降低成本。4.诚信原则：采购人员与供应商应诚实守信，履行合同约定。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立采购决策委员会，由企业高层领导、相关部门负责人等组成，负责审议重大采购项目、采购策略等。（二）采购执行部门采购部门负责具体采购业务的实施，包括供应商开发、采购谈判、合同签订、订单跟踪等。其主要职责如下：1.制定采购计划和预算。2.寻找、筛选和评估供应商。3.组织采购谈判，签订采购合同。4.协调采购过程中的各项事宜，确保按时、按质、按量完成采购任务。5.建立和维护供应商档案。（三）其他相关部门职责1.需求部门：提出准确的采购需求，参与采购评审等工作。2.财务部门：负责采购资金的预算安排、支付审核等。3.质量部门：对采购物资和服务进行质量检验和监督。三、采购流程（一）采购需求提出1.各部门根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等。2.采购申请表经部门负责人审核后提交至采购部门。（二）采购计划制定采购部门根据采购申请表，结合库存情况、市场供应情况等，制定采购计划，明确采购方式、采购时间、采购预算等。（三）供应商选择与管理1.供应商开发通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量等。实地考察供应商，了解其实际情况。2.供应商评估与准入建立供应商评估指标体系，包括价格、质量、交货期、售后服务等方面。定期对供应商进行评估，评估结果分为优秀、良好、合格、不合格。只有评估合格的供应商才能进入企业合格供应商名录。3.供应商管理与合格供应商签订合作协议，明确双方权利义务。定期对供应商进行绩效评价，根据评价结果进行奖惩。建立供应商淘汰机制，对不符合要求的供应商及时淘汰。（四）采购实施1.采购方式选择根据采购物资或服务的特点、金额大小等，选择合适的采购方式，如招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。符合下列情形之一的采购项目，应当采用招标采购方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.采购文件编制根据采购方式编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购需求、采购标准、采购程序、评标方法等内容。3.采购评审组织相关部门和人员对采购文件进行评审，确保采购文件的合理性和公正性。对于招标采购项目，组建评标委员会进行评标，评标委员会成员应包括技术、经济等方面的专家。4.采购合同签订根据采购评审结果，与中标供应商或成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方权利义务、采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。（五）采购验收1.采购物资到货前，采购部门应通知需求部门和质量部门做好验收准备。2.质量部门按照合同约定的质量标准对采购物资进行检验，出具检验报告。3.需求部门根据采购合同和实际需求对采购物资的数量、规格等进行验收。4.验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资，采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（六）采购付款1.采购部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请单，附上相关发票、验收单等凭证。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核、企业领导审批后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间进行付款。四、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：如原材料价格波动、供应商垄断等。2.质量风险：采购物资不符合质量要求，影响通信企业生产运营。3.供应风险：供应商无法按时交货、供应中断等。4.合同风险：合同条款不合理、合同执行过程中出现纠纷等。（二）风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立价格预警机制，关注市场价格动态。与供应商签订价格调整条款，合理分担价格波动风险。拓展采购渠道，避免对单一供应商过度依赖。2.质量风险应对加强对供应商的质量管理，要求供应商提供质量保证文件。增加检验频次和严格度，对采购物资进行全检或抽检。建立质量追溯机制，一旦发现质量问题，及时追溯供应商责任。3.供应风险应对与主要供应商建立战略合作伙伴关系，签订长期合作协议，确保供应稳定。开发备用供应商，在主供应商出现问题时能够及时切换。提前制定应急预案，应对供应中断等突发情况。4.合同风险应对加强合同管理，合同条款应明确、具体、合理，避免模糊不清和歧义。组织专业人员对合同进行审核，确保合同合法合规。建立合同执行跟踪机制，及时发现和解决合同执行过程中的问题。五、采购监督与审计（一）内部监督1.企业内部审计部门定期对采购活动进行审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况等。2.采购部门应定期向企业领导和相关部门汇报采购工作进展情况，接受内部监督。（二）外部监督接受政府相关部门、行业协会等的监督检查，及时整改存在的问题。六、采购信息化管理（一）建立采购信息系统利用信息化技术建立采购信息系统，实现采购需求申报、采购计划制定、供应商管理、采购执行、采购验收、采购付款等全过程信息化管理。（二）信息共享与协同采购信息系统应与企业内部其他相关系统（如库存管理系统、财务管理系统等）实现信息共享与协同，提高工作效率和管理水平。七、采购人员管理（一）人员资质要求采购人员应具备相关专业知识和技能，熟悉采购业务流程，具备良好的沟通协调能力和职业道德。（二）培训与发展定期组织采购人员参加培训，不断提升其业务水平和综合素质。鼓励采购人员参加行业认证考试，取得相关资质证书。（三）绩效考核建立