跟单员管理制度及流程

跟单员管理制度及流程一、总则（一）目的为了规范跟单员的工作行为，提高跟单工作效率和质量，确保订单的顺利执行，加强公司与客户之间的沟通与合作，特制定本管理制度及流程。（二）适用范围本制度适用于公司所有跟单员岗位，涵盖公司各类产品订单的跟单工作。（三）职责1.跟单员负责订单的全程跟踪，包括订单下达、生产安排、出货协调等环节。及时与客户沟通订单进展情况，解答客户疑问，处理客户反馈的问题。协调公司内部各部门之间的工作，确保订单按时、按质、按量完成。收集、整理订单相关资料，建立订单档案，定期进行订单总结与分析。2.部门主管指导、监督跟单员的工作，对跟单员的工作绩效进行评估。协调解决跟单员工作中遇到的重大问题，确保订单顺利执行。根据公司业务发展需求，合理安排跟单员的工作任务。3.公司管理层制定跟单员管理制度及流程，为跟单工作提供政策支持和指导。对跟单工作的整体情况进行监督和决策，保障公司利益。二、跟单员工作流程（一）订单接收与确认1.业务部门接到客户订单后，应及时将订单信息传递给跟单员。订单信息应包括但不限于客户名称、产品规格、数量、交货期、交货地点、特殊要求等。2.跟单员收到订单信息后，应立即对订单进行初步审核，重点审核订单的完整性、准确性、可行性等。如发现订单信息存在疑问或不合理之处，应及时与业务部门沟通确认。3.经审核无误后，跟单员应与客户进行订单确认，确保双方对订单内容达成一致。确认方式可采用邮件、传真、电话等形式，确认记录应妥善保存。（二）生产安排1.根据订单要求，跟单员制定详细的生产计划，明确各生产环节的时间节点和责任人。生产计划应包括原材料采购计划、生产进度计划、质量检验计划等。2.跟单员将生产计划下达给相关生产部门，并与生产部门负责人沟通协调，确保生产部门能够按时、按质完成生产任务。3.在生产过程中，跟单员应定期跟踪生产进度，及时了解生产过程中出现的问题，并协调解决。如遇生产进度延误或质量问题，应及时向部门主管汇报，并采取相应的措施进行调整。（三）原材料采购1.根据生产计划，跟单员核算原材料需求数量，并向采购部门提交原材料采购申请。采购申请应注明原材料名称、规格、数量、到货时间等要求。2.采购部门根据跟单员提交的采购申请进行原材料采购。在采购过程中，跟单员应与采购部门保持密切沟通，及时了解原材料采购进度，确保原材料按时到货。3.原材料到货后，跟单员应协同质量检验部门对原材料进行检验。如发现原材料质量问题，应及时与供应商沟通协商解决，并做好记录。（四）质量控制1.跟单员应协助质量检验部门制定产品质量检验计划，明确各检验环节的检验标准和检验方法。2.在生产过程中，跟单员应配合质量检验部门对产品进行抽检，确保产品质量符合订单要求。如发现产品质量问题，应及时通知生产部门进行整改，并跟踪整改情况。3.产品生产完成后，跟单员应协同质量检验部门对产品进行全面检验。检验合格的产品方可进入包装环节，检验不合格的产品应按照公司相关规定进行处理。（五）包装与运输1.根据订单要求和产品特点，跟单员安排产品包装工作。包装过程中应注意保护产品质量，确保产品在运输过程中不受损坏。2.跟单员负责联系物流公司，安排产品运输事宜。在运输前，应确保产品包装完好，运输文件齐全。运输文件应包括但不限于装箱单、发票、提单等。3.跟踪产品运输进度，及时了解产品是否按时、安全送达客户指定地点。如遇运输延误或产品损坏等问题，应及时与物流公司沟通协商解决，并向客户反馈相关情况。（六）订单交付与结算1.产品送达客户指定地点后，跟单员应及时与客户沟通，确认客户是否已收到货物，并了解客户对产品的满意度。2.跟单员协助财务部门进行订单结算工作，提供订单相关资料，确保货款及时收回。3.订单执行完毕后，跟单员应对整个订单过程进行总结分析，整理订单档案，为后续订单跟踪提供参考。三、跟单员工作规范（一）沟通规范1.跟单员应保持与客户、公司内部各部门之间的密切沟通，及时传递订单信息和工作进展情况。2.与客户沟通时，应使用礼貌、专业的语言，尊重客户意见和需求，及时解答客户疑问，处理客户投诉。3.在公司内部沟通时，应明确沟通目的和内容，避免信息传递不畅或误解。如有问题需要协调解决，应积极主动地与相关部门沟通协商，共同寻求解决方案。（二）文件管理规范1.跟单员应及时收集、整理订单相关文件，包括订单合同、生产计划、采购申请、质量检验报告、运输文件等，并建立完善的订单档案。2.订单档案应按照时间顺序或订单编号进行分类存放，确保文件的完整性和可查阅性。3.对于重要文件，应进行备份保存，防止文件丢失或损坏。同时，应定期对订单档案进行清理和归档，确保档案管理的规范性。（三）工作纪律规范1.跟单员应遵守公司的各项规章制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。2.在工作时间内，应专注于工作任务，不得从事与工作无关的事情，如玩游戏、聊天等。3.严格保守公司商业机密，不得将公司订单信息、客户资料等泄露给第三方。4.服从公司工作安排，积极主动地完成各项工作任务。如有特殊情况需要请假或调整工作安排，应提前向部门主管申请，并按照公司规定办理相关手续。四、跟单员考核制度（一）考核目的为了客观、公正地评价跟单员的工作绩效，激励跟单员提高工作效率和质量，特制定本考核制度。（二）考核原则1.客观公正原则：考核过程应依据明确的考核标准和实际工作表现进行，确保考核结果真实、客观、公正。2.全面考核原则：考核内容应涵盖跟单员工作的各个方面，包括工作业绩、工作能力、工作态度等，全面评价跟单员的工作表现。3.激励与约束相结合原则：考核结果应与跟单员的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励跟单员积极工作，同时对工作表现不佳的跟单员进行约束和改进。（三）考核内容与标准1.工作业绩（60分）订单完成情况（30分）按时完成订单数量：根据订单交付情况，统计按时完成的订单数量占总订单数量的比例，每少完成一个订单扣2分。订单质量：以客户反馈的产品质量问题为依据，每出现一次质量问题扣3分。客户满意度（20分）通过客户调查或反馈，统计客户对跟单员工作的满意度得分，满意度得分低于80分的，每低1分扣1分。货款回收情况（10分）统计货款回收率，货款回收率低于95%的，每低1个百分点扣2分。2.工作能力（30分）沟通协调能力（10分）根据与客户、公司内部各部门之间的沟通协作情况进行评价，沟通顺畅、协调能力强得810分；沟通较顺畅、协调能力一般得47分；沟通存在问题、协调能力较差得13分。问题解决能力（10分）统计在订单执行过程中，跟单员解决问题的数量和效果。能够及时、有效地解决问题得810分；解决问题能力一般得47分；解决问题能力较差得13分。专业知识与技能（10分）通过专业知识测试和实际工作表现进行评价，专业知识扎实、技能熟练得810分；专业知识和技能一般得47分；专业知识和技能较差得13分。3.工作态度（10分）责任心（5分）根据工作认真负责程度进行评价，责任心强得45分；责任心一般得23分；责任心较差得1分。团队合作精神（5分）根据与团队成员之间的合作配合情况进行评价，团队合作精神好得45分；团队合作精神一般得23分；团队合作精神较差得1分。（四）考核周期考核周期为每季度一次，考核时间为每季度末月的最后一周。（五）考核实施1.跟单员应在每季度末月的倒数第二周提交个人季度工作总结报告，包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面的情况，并进行自我评价。2.部门主管根据跟单员的工作总结报告、日常工作表现以及相关数据记录，对跟单员进行考核评分，并撰写考核评语。3.考核结果经部门主管审核后，报公司人力资源部门备案。（六）考核结果应用1.薪酬调整：根据考核结果，对跟单员的薪酬进行相应调整。考核结果为优秀（90分及以上）的，给予10%20%的薪酬涨幅；考核结果为良好（8089分）的，给予5%10%的薪酬涨幅；考核结果为合格（6079分）的，维持原薪酬不变；考核结果为不合格（60分以下）的，给予5%10%的薪酬降幅。2.晋升与奖励：考核结果为优秀的跟单员，在公司内部晋升、评优评先等方面享有优先考虑权；同时，公司将给予一定的物质奖励，如奖金、荣誉证书等。3.培训与发展：对于考核结果为不合格或存在明显不足的跟单员，公司将