餐饮公司集采管理制度

餐饮公司集采管理制度一、总则（一）目的为规范餐饮公司集中采购行为，加强采购管理，降低采购成本，确保采购质量，提高经济效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各门店所有餐饮原材料、设备、用品等物资的集中采购活动。（三）基本原则1.公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督。2.质量优先原则：确保所采购物资符合国家相关标准和公司餐饮经营要求。3.成本控制原则：通过合理的采购策略和供应商管理，降低采购成本。4.诚实守信原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，履行合同。二、采购组织与职责（一）采购部门设置成立专门的采购部门，负责公司集采工作的组织与实施。（二）采购部门职责1.制定采购计划和预算，根据公司餐饮经营需求，合理安排采购物资的种类、数量和时间。2.寻找、筛选、评估和确定合格供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判，签订采购合同，确保合同条款符合公司利益。4.负责采购物资的验收、入库、付款等工作，确保采购流程顺畅。5.定期对采购工作进行总结和分析，不断改进采购管理工作。（三）相关部门职责1.使用部门：提出物资采购需求，配合采购部门进行供应商评估和验收工作。2.财务部门：负责采购资金的审核与支付，对采购成本进行核算和分析。3.质量控制部门：对采购物资的质量进行检验和监督，确保符合质量标准。三、采购流程（一）需求申报1.各门店及相关使用部门根据经营需要，定期填写物资采购申请表，详细注明物资名称、规格、数量、需求时间等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购计划制定1.采购部门收到需求申请表后，结合库存情况和市场供应情况，制定采购计划。2.采购计划应明确采购物资的种类、数量、采购时间、预算金额等内容，并报上级领导审批。（三）供应商选择与评估1.根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面情况。3.组织相关人员对符合条件的供应商进行实地考察，了解其实际运营情况。4.建立供应商评估档案，定期对供应商进行综合评估，评估结果作为供应商选择和合作的重要依据。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就物资价格、质量标准、交货期、付款方式等条款进行协商。2.谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，确保合同合法有效。3.采购合同签订后，及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好相应准备工作。（五）采购执行1.采购部门按照采购合同要求，向供应商下达采购订单，明确采购物资的具体要求和交货时间。2.跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。（六）验收与入库1.物资到货前，采购部门通知质量控制部门、使用部门等相关人员做好验收准备。2.物资到货时，由质量控制部门按照质量标准进行检验，使用部门进行数量和外观验收。3.验收合格的物资办理入库手续，填写入库单；验收不合格的物资，采购部门负责与供应商协商退换货等事宜。（七）付款1.采购物资验收合格且入库后，采购部门根据采购合同约定，填写付款申请单，并附上相关发票、入库单等凭证。2.付款申请单经部门负责人审核、财务部门复核、公司领导审批后，由财务部门办理付款手续。四、采购预算管理（一）预算编制1.采购部门根据公司年度经营计划和各部门物资需求预测，编制年度采购预算。2.采购预算应明确各类物资的采购金额、采购时间等，确保预算合理、准确。3.年度采购预算经公司领导审批后执行。（二）预算执行与控制1.采购部门严格按照采购预算执行采购任务，控制采购成本。2.如因特殊原因需要调整采购预算，应及时提出申请，说明调整原因和调整金额，经公司领导审批后执行。3.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。五、供应商管理（一）供应商准入1.供应商应具备合法经营资质，具有良好的信誉和较强的生产或供应能力。2.申请成为公司供应商的企业，需填写供应商准入申请表，并提供相关资质证明文件、产品样品、价格清单等资料。3.采购部门对供应商提交的资料进行审核，符合要求的供应商纳入供应商库进行管理。（二）供应商评估1.定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.采用定量与定性相结合的评估方法，对供应商进行综合评分。3.根据评估结果，将供应商分为优秀、合格、不合格三个等级，对优秀供应商给予更多合作机会，对不合格供应商及时淘汰。（三）供应商激励与约束1.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰、奖励或增加采购份额等激励措施。2.与供应商签订合作协议，明确双方的权利和义务，对供应商的违约行为进行约束和处罚。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：如原材料价格波动、市场供应短缺等。2.质量风险：采购物资不符合质量标准，影响餐饮经营。3.供应商风险：供应商违约、破产等导致供应中断。4.合同风险：采购合同条款不完善、执行过程中出现纠纷等。（二）风险应对措施1.市场风险应对：建立市场价格监测机制，定期分析市场价格走势，采取套期保值、与供应商协商价格调整等措施降低价格波动风险；拓宽采购渠道，增加供应商选择，降低供应短缺风险。2.质量风险应对：加强采购物资质量检验，严格执行质量标准；与供应商签订质量保证协议，明确质量责任。3.供应商风险应对：加强供应商管理，定期评估供应商信用状况；建立供应商备用机制，确保供应中断时能够及时找到替代供应商。4.合同风险应对：规范采购合同签订流程，确保合同条款合法、清晰、完善；加强合同执行过程中的监督和管理，及时解决合同纠纷。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等。2.采购质量：物资验收合格率。3.交货期：按时交货率。4.供应商管理：供应商满意度、供应商淘汰率等。（二）评估方法1.定期收集采购相关数据，与设定的评估指标进行对比分析。2.采用定量分析与定性评价相结合的方法，对采购绩效进行全面评估。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门及相关人员进行奖惩。2.将评估结果作为改进采购管理工作、优化供应商选择、调整采购策略的重要依据。八、监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购工作进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同执行情况、采购成本控制等方面情况。2.采购部门应定期向公司领导汇报采购工作进展情况，接受公司内部监督。（二）外部监督1.主动接受政府相关部门的监督检查，