防疫标识采购管理制度

防疫标识采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司防疫标识采购管理，规范采购流程，确保防疫标识的质量、供应及时性以及使用的规范性，有效支持公司疫情防控工作，保障员工健康和工作环境安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部防疫标识的采购活动，包括但不限于各类防疫宣传标识、防护用品标识、区域功能标识等与疫情防控相关标识的采购。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规以及公司相关规定，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、符合防疫标准的产品，保障防疫标识的有效性和安全性。3.成本效益原则：在保证质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。4.及时性原则：根据公司防疫工作需求，及时采购并供应防疫标识，确保防疫工作顺利开展。二、采购职责分工（一）采购部门1.负责防疫标识采购的具体实施，包括供应商选择、采购谈判、合同签订、订单下达等工作。2.按照公司防疫工作安排，及时制定采购计划，确保防疫标识的供应满足需求。3.对采购过程中的各项文件和资料进行整理、归档，妥善保管采购记录。（二）使用部门1.根据本部门实际防疫工作需求，提前向采购部门提出防疫标识的采购申请，明确标识的种类、规格、数量等详细信息。2.协助采购部门对采购的防疫标识进行验收，确保所采购的标识符合实际工作要求。3.反馈使用过程中防疫标识存在的问题，提出改进建议。（三）质量管控部门1.参与防疫标识采购的质量验收工作，依据相关标准和要求对采购产品进行检验。2.对不合格的防疫标识提出处理意见，监督采购部门进行整改或退换货等操作。（四）财务部门1.负责审核防疫标识采购预算，确保采购资金的合理安排。2.对采购合同的付款条款进行审核，按照公司财务制度办理付款手续。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据疫情防控工作实际需要，填写《防疫标识采购申请表》（以下简称"申请表"）。申请表应详细注明防疫标识的名称、规格、数量、用途、预计使用时间等信息。2.申请表经部门负责人签字确认后，提交至采购部门。如涉及多个部门共同使用的防疫标识，由牵头部门负责填写申请表，并协调相关部门意见。（二）采购审批1.采购部门收到申请表后，对申请内容进行初步审核，确认申请的合理性和必要性。2.对于金额较小（根据公司规定设定金额标准）的防疫标识采购申请，由采购部门负责人审批；对于金额较大的采购申请，采购部门应将申请表提交至公司分管领导审批。3.审批通过后的申请表作为采购部门开展采购工作的依据。（三）供应商选择1.采购部门通过多种渠道收集防疫标识供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行资质审查，重点考察供应商的营业执照、生产许可证、产品质量认证、经营业绩、信誉状况等方面。确保供应商具备合法经营资质，能够提供符合质量要求的防疫标识产品。3.根据采购需求，选择至少三家符合条件的供应商进行询价。向供应商发送询价函，明确防疫标识的规格、数量、质量要求、交货时间、价格等具体内容，并要求供应商在规定时间内报价。4.对供应商的报价进行比较和分析，综合考虑产品质量、价格、交货期、售后服务等因素，选择最优供应商。如遇特殊情况，可采用竞争性谈判、邀请招标等方式确定供应商。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经公司法务部门或相关法律专业人员审核，确保合同条款合法合规、明确清晰，避免潜在法律风险。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给使用部门、质量管控部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作准备。（五）订单下达与跟踪1.采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确订单编号、产品名称、规格、数量、交货时间、交货地点等详细信息，并要求供应商确认。2.建立采购订单跟踪机制，定期与供应商沟通，了解订单执行情况。如发现供应商存在交货延迟、产品质量问题等异常情况，及时与供应商协商解决，并采取相应措施确保防疫标识按时、按质供应。3.对于紧急采购需求，采购部门应与供应商协商加急处理方式，确保防疫标识能够尽快送达公司。（六）到货验收1.防疫标识到货前，采购部门应提前通知使用部门和质量管控部门做好验收准备。2.质量管控部门依据采购合同和相关质量标准，对到货的防疫标识进行质量检验。检验内容包括标识的外观、尺寸、材质、印刷质量、防疫信息准确性等方面。3.使用部门对防疫标识的数量、规格、用途等进行核对，确保所采购的标识符合实际工作需求。4.验收合格的防疫标识，由质量管控部门出具验收报告，并在验收报告上签字确认。验收不合格的防疫标识，质量管控部门应出具不合格报告，详细说明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。（七）付款结算1.采购部门在收到供应商提供的发票及相关结算凭证后，按照采购合同约定的付款方式和期限，填写付款申请单。付款申请单应注明订单编号、供应商名称、发票号码、采购金额、付款金额等信息。2.付款申请单经采购部门负责人、财务部门审核、公司分管领导审批后，财务部门按照公司财务制度办理付款手续。3.财务部门应及时记录采购付款信息，确保财务账目清晰准确。四、防疫标识质量标准（一）通用质量要求1.防疫标识应采用符合环保要求的材料制作，确保在使用过程中不对环境和人体健康造成危害。2.标识的颜色应清晰、鲜艳、持久，不易褪色；文字、图案应清晰、完整、准确，易于识别。3.标识的尺寸应符合设计要求，误差控制在规定范围内；形状应规整，无明显变形、破损等缺陷。（二）不同类型防疫标识质量标准1.防疫宣传标识内容应符合国家防疫政策和相关宣传要求，信息准确、及时更新。标识材质应具有一定的耐久性和防水性，确保在户外或潮湿环境下能够长期保持良好的展示效果。2.防护用品标识标识应清晰标注防护用品的使用方法、注意事项、适用范围等关键信息，确保员工正确使用防护用品。标识与防护用品的附着应牢固，不易脱落，且不影响防护用品的正常使用功能。3.区域功能标识明确划分不同防疫功能区域，如隔离区、消毒区、体温检测区等，并配备相应的标识。标识应具备明显的辨识度，能够引导员工正确进入和使用相关区域，避免交叉感染。五、库存管理（一）库存盘点1.定期对防疫标识库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况设定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。2.在盘点过程中，详细记录防疫标识的名称、规格、数量、存放位置等信息，并与库存账目进行核对。如发现账实不符情况，应及时查明原因并进行调整。（二）库存保管1.设立专门的防疫标识存放区域，保持存放环境干燥、通风、安全，避免标识受潮、损坏、丢失等情况发生。2.按照防疫标识的类别、规格、批次等进行分类存放，便于管理和查找。同时，应建立库存标识台账，详细记录入库、出库、库存数量等信息。3.对库存防疫标识进行定期检查，查看标识是否存在质量问题或损坏情况。如发现问题，应及时清理或更换，确保库存标识质量合格、可用。（三）库存补货1.根据防疫标识的使用情况和库存水平，采购部门定期对库存进行评估，制定补货计划。2.当库存数量低于安全库存时，采购部门应及时下达补货订单，确保防疫标识的持续供应。补货订单的下达流程与正常采购流程一致。六、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门定期对防疫标识采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等，确保采购活动合法合规、规范有序。2.公司纪检监察部门对防疫标识采购过程中的廉洁自律情况进行监督检查，防止出现违规违纪行为，维护公司利益和形象。（二）供应商监督1.建立供应商评价机制，定期对供应商的产品质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为后续供应商选择和合作的重要依据。2.对于出现产品质量问题、交货延迟等违约行为的供应商，采购部门应及时与其沟通协商解决，并根据合同约定追究其违约责任。如供应商违约情况严重，应考虑终止合作关系。（三）问题整改1.针对监督检查过程中发现的问题，相关部门应及时进行整改。整改措施应明确责任部门、责任人、整改期限，并跟踪整改落实情况。2.对整改不到位的情况，应严肃追究相关责任人的责任，并采取进一步的措施确保防疫标识采购管理工作规范有效。七、培训与宣传（一）使用培训1.采购部门会同使用部门，对新采购的防疫标识使用方法和注意事项进行培训。培训对象包括相关岗位员工、防疫工作负责人等。2.通过现场演示、操作讲解、发放使用指南等方式，确保员工熟悉防疫标识的含义和正确使用方法，提高员工的防疫意识和自我防护能力。（二）宣传教育1.利用公司内部宣传栏、微信群、公众号等渠道，广泛