公司信息室管理制度

公司信息室管理制度一、总则（一）目的为加强公司信息室的管理，规范信息室的使用，保障信息安全，提高信息资源的利用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司信息室内所有设备、信息资源以及使用信息室的全体员工。（三）基本原则1.安全第一原则：确保信息室的设备、信息资源不受损坏、丢失，保障信息安全，防止信息泄露。2.规范使用原则：所有人员应按照规定的流程和方式使用信息室，遵守各项规章制度。3.资源共享原则：充分发挥信息室的资源优势，促进信息资源在公司内部的共享和有效利用。二、信息室管理职责（一）信息室管理员职责1.负责信息室设备的日常维护、保养和管理，确保设备正常运行。2.负责信息资源的收集、整理、存储和更新，保证信息的准确性和完整性。3.制定信息室的使用计划和安排，合理分配信息室资源。4.对进入信息室的人员进行登记和管理，监督人员的使用行为。5.定期对信息室进行安全检查，及时发现和处理安全隐患。6.协助其他部门解决信息使用过程中遇到的问题。（二）使用部门职责1.负责本部门信息资源的整理和提交，配合信息室管理员做好信息的收集和更新工作。2.按照规定的流程和方式使用信息室设备和信息资源，不得擅自更改或破坏。3.对本部门在信息室使用过程中发现的问题及时反馈给信息室管理员。4.遵守信息室的各项规章制度，爱护信息室的环境和设施。三、信息室设备管理（一）设备采购与验收1.根据公司业务需求和信息室发展规划，由相关部门提出设备采购申请，经审批后由采购部门负责采购。2.设备到货后，信息室管理员应会同采购人员、使用部门人员共同进行验收，检查设备的规格、型号、数量、质量等是否符合合同要求，填写验收报告。（二）设备登记与建档1.对信息室内的所有设备进行详细登记，包括设备名称、型号、规格、购置时间、使用部门、维护记录等信息，建立设备台账。2.为每台设备建立独立的档案，记录设备的维修、保养、更换部件等情况。（三）设备日常维护与保养1.信息室管理员应制定设备维护计划，定期对设备进行清洁、检查、保养，确保设备正常运行。2.对设备出现的故障应及时进行维修，记录故障现象、维修过程和结果，对于无法修复的设备应及时申请报废处理。（四）设备报废与处理1.设备符合报废条件时，由使用部门提出报废申请，经信息室管理员、财务部门、技术部门等相关人员鉴定后，报公司领导审批。2.经批准报废的设备，信息室管理员应及时进行处理，如变卖、捐赠等，并做好记录。四、信息资源管理（一）信息收集与整理1.信息室管理员应定期收集公司内部各部门的信息资源，包括文件、报表、数据等，确保信息的全面性和及时性。2.对收集到的信息进行分类整理，建立信息目录和索引，方便查找和使用。（二）信息存储与备份1.信息室应配备足够的存储设备，对各类信息进行安全存储。存储设备应定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。2.对重要信息应进行备份，备份方式包括磁带备份、光盘备份、网络备份等，备份数据应存储在不同的物理位置，防止数据丢失。（三）信息使用与共享1.公司员工因工作需要使用信息室信息资源时，应向信息室管理员提出申请，经批准后按照规定的权限使用。2.信息室应建立信息共享平台，方便员工之间的信息交流和共享，但涉及公司机密的信息应严格保密，未经授权不得对外泄露。（四）信息安全管理1.建立信息安全管理制度，对信息的访问、使用、传输、存储等环节进行严格控制，防止信息泄露、篡改和丢失。2.对信息室的计算机系统安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，并定期进行更新和升级。3.对信息室的网络进行安全管理，设置访问权限，限制外部非法访问。4.对涉及公司机密的信息应进行加密处理，存储在安全的存储设备中，并严格控制访问权限。五、信息室使用管理（一）使用申请1.公司员工因工作需要使用信息室时，应提前向信息室管理员提交使用申请，说明使用时间、使用设备、使用目的等信息。2.信息室管理员根据信息室的使用情况和资源分配原则，对申请进行审批，批准后方可使用。（二）使用时间与预约1.信息室的使用时间为正常工作日的工作时间，如需在非工作时间使用，应提前向信息室管理员申请并获得批准。2.员工可通过信息室管理系统或其他指定方式进行使用预约，预约成功后应按时使用，如需变更预约时间，应提前通知信息室管理员。（三）使用规范1.进入信息室的人员应遵守信息室的各项规章制度，保持信息室的安静和整洁。2.使用信息室设备时应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备参数和设置。3.不得在信息室内吸烟、饮食、乱扔垃圾等，不得进行与工作无关的活动。4.使用完毕后，应及时关闭设备电源，整理好桌面和设备，保持信息室的整洁。（四）人员管理1.信息室管理员应对进入信息室的人员进行登记，记录姓名、部门、进入时间、离开时间等信息。2.严禁无关人员进入信息室，如因工作需要必须进入，应经信息室管理员批准，并在其陪同下方可进入。六、信息室安全管理（一）安全制度与培训1.建立信息室安全管理制度，明确安全责任和安全操作规程，定期对信息室工作人员进行安全培训，提高安全意识和应急处理能力。2.信息室工作人员应熟悉信息室的安全环境和安全设施，掌握基本的安全知识和技能，如火灾逃生、防盗报警等。（二）安全检查与隐患排查1.信息室管理员应定期对信息室进行安全检查，包括设备安全、信息安全、网络安全、环境安全等方面，及时发现和处理安全隐患。2.对检查中发现的安全问题应立即采取措施进行整改，如无法及时整改的，应制定临时防范措施，并向上级报告。（三）应急处理预案1.制定信息室应急处理预案，包括火灾、水灾、网络攻击、信息泄露等突发事件的应急处理流程和措施。2.定期对应急处理预案进行演练，确保信息室工作人员熟悉应急处理流程和措施，能够在突发事件发生时迅速、有效地进行处理。（四）数据安全与保密1.加强信息室的数据安全管理，对重要数据进行加密存储和备份，防止数据丢失和泄露。2.严格控制信息的访问权限，对涉及公司机密的信息实行专人专管，未经授权不得访问和使用。七、信息室环境卫生管理（一）卫生标准1.信息室内应保持整洁、干净，地面无杂物、无污渍，桌面、设备表面无灰尘。2.信息室的文件、资料应摆放整齐，不得随意堆放。3.信息室的门窗应保持清洁，玻璃明亮。（二）卫生维护1.信息室工作人员应每天对信息室进行卫生清扫，定期对设备进行清洁保养。2.对信息室内的垃圾应及时清理，保持环境整洁。八、监督与考核（一）监督检查1.公司行政部门或相关管理部门应定期对信息室的管理和使用情况进行监督检查，发现问题及时提出整改意见。2.信息室管理员应定期对信息室的设备、信息资源、环境卫生等情况进行自查，及时发现和解决问题。（二）考核制度1.建立信息室使用考核制度，对使用信息室的部门和个人进行考核，考核内容包括使用规