企业往来款管理制度

企业往来款管理制度一、总则1.目的为加强企业往来款项的管理，规范往来款项的核算和结算行为，防范资金风险，确保公司资金的安全与正常周转，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各部门及所属子公司之间、公司与外部客户、供应商等之间发生的各类往来款项的管理。3.定义往来款是指企业在生产经营过程中，因发生供销产品、提供或接受劳务而形成的债权、债务关系的资金数额，主要包括应收账款、应付账款、其他应收款、其他应付款等。二、往来款项的分类及管理原则1.应收账款应收账款是指企业因销售商品、提供劳务等经营活动，应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。管理原则：销售部门应在合同签订时明确付款方式、付款期限等条款，确保应收账款的回收有明确依据。财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，及时提醒相关部门催收逾期款项。建立应收账款坏账准备制度，对可能发生的坏账进行合理估计并计提坏账准备。2.应付账款应付账款是指企业因购买材料、商品或接受劳务供应等经营活动应支付给供应单位的款项。管理原则：采购部门应严格按照合同约定的付款期限和方式支付款项，避免逾期付款产生不良信用记录。财务部门应定期核对应付账款账目，确保账实相符，并及时清理长期挂账的款项。对于有争议的应付账款，应及时与供应商沟通协商解决，避免影响企业正常经营。3.其他应收款其他应收款是指企业除应收票据、应收账款、预付账款等以外的其他各种应收及暂付款项。管理原则：严格控制其他应收款的发生，明确款项用途、借款期限等，避免不合理的资金占用。财务部门应及时督促相关责任人归还借款，对逾期未还的款项采取必要的催收措施。对于因特殊原因无法收回的其他应收款，应按照公司规定的审批程序进行核销。4.其他应付款其他应付款是指企业除应付票据、应付账款、预收账款等以外的其他各种应付及暂收款项。管理原则：规范其他应付款的核算，确保各项暂收款项及时、准确入账。定期清理其他应付款，及时支付应付款项，避免长期挂账影响企业信誉。三、往来款项的审批流程1.业务发生审批公司内部各部门之间发生往来业务时，应填写相应的业务单据，如借款单、付款申请单、费用报销单等，并按照公司内部审批流程进行审批。涉及对外销售、采购等业务形成的往来款项，相关业务部门应签订合同或协议，明确双方的权利义务、付款方式、付款期限等条款，并报经公司领导审批后执行。2.款项支付审批财务部门在收到经审批的业务单据后，应审核单据的真实性、完整性、合规性以及资金支付的合理性。对于金额较大的往来款项支付，财务部门应按照公司规定的授权审批制度，提交公司管理层或董事会审批。款项支付时，财务人员应严格按照审批后的金额、付款方式、付款对象等进行支付操作，确保资金支付的准确性和安全性。四、往来款项的日常核算与管理1.核算要求财务部门应按照国家统一的会计制度和公司财务管理制度的规定，对往来款项进行准确、及时的核算。往来款项应按照不同的客户、供应商、项目等进行明细核算，确保账目清晰，便于查询和核对。定期编制往来款项余额明细表，详细反映各项往来款项的增减变动情况、账龄结构等信息，为往来款项的管理提供数据支持。2.对账管理财务部门应定期与往来客户、供应商进行对账，确保双方账目一致。对账周期一般为月度、季度或年度，具体根据业务情况确定。对账方式可采用函证、面对面核对等方式进行，对账结果应形成书面记录，并由双方签字确认。如发现账目差异，应及时查明原因，进行调整，并跟踪处理结果，确保往来款项的准确性。3.账龄分析财务部门应每月对往来款项进行账龄分析，将应收账款、其他应收款按照账龄进行分类统计，分析各账龄段款项的构成及占比情况。根据账龄分析结果，对逾期款项采取相应的催收措施，并向管理层汇报往来款项的风险状况，为公司决策提供参考依据。4.档案管理往来款项涉及的合同、协议、发票、对账单、催款函等相关资料应妥善保管，建立健全档案管理制度。档案管理人员应按照档案管理规定，对往来款项档案进行分类、编号、装订，并定期进行整理和归档，确保档案资料的完整性和可查阅性。五、往来款项的催收与清理1.催收责任应收账款、其他应收款的催收工作由业务部门负责，财务部门协助提供相关数据和信息。业务部门应明确专人负责催收工作，制定催收计划，确保款项按时收回。应付账款、其他应付款的清理工作由财务部门负责，相关业务部门配合。财务部门应及时核对账目，对长期挂账的款项进行清理，确保按时支付应付款项。2.催收措施对于逾期未收回的往来款项，业务部门应采取电话催收、发函催收、上门催收等方式进行催收，并及时记录催收情况。对于多次催收仍未收回的款项，业务部门应及时向公司领导汇报，并根据具体情况采取法律诉讼等措施，维护公司的合法权益。在催收过程中，应注意保持与往来客户、供应商的良好沟通，避免因催收方式不当导致双方关系恶化。3.清理工作财务部门应定期对往来款项进行清理，对确实无法收回的应收账款、其他应收款，应按照公司规定的审批程序进行核销。核销时应提供充分的证据材料，如对方破产清算报告、法院判决书等。对于长期挂账的应付账款、其他应付款，财务部门应查明原因，如属于无需支付的款项，应按照公司规定的审批程序进行账务处理。往来款项清理后，应及时调整相关账目，确保账实相符，并对清理结果进行总结分析，提出改进措施，防止类似问题再次发生。六、往来款项的监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对往来款项的管理情况进行审计监督，检查往来款项的核算是否准确、审批流程是否合规、催收与清理工作是否到位等。内部审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况，确保往来款项管理规范。2.财务检查财务部门应定期对往来款项进行自查，检查往来款项的账目记录、对账情况、账龄分析等是否符合规定要求。财务部门应及时发现和纠正往来款项管理中存在的问题，不断完善往来款项管理制度和核算方法。3.绩效考核将往来款项的管理情况纳入相关部门和人员的绩效考核体系，对在往来款项催收、清理工作中表现突出的部门和个人给予奖励，对因管理不善导致往来款项出现问题的部门和个人进行责任追究。七、风险防范与控制1.风险识别财务部门应定期对往来款项进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如客户信用风险、市场风险、政策风险等。针对不同的风险因素，制定相应的风险应对措施，降低往来款项的风险水平。2.信用评估对于新客户或供应商，业务部门应进行信用调查和评估，了解其信用状况、经营情况、财务状况等信息。根据信用评估结果，确定合理的信用额度和信用期限，并在合同中明确约定。定期对客户或供应商的信用状况进行跟踪评估，及时调整信用额度和信用期限，防范信用风险。3.合同管理业务部门在签订往来业务合同时，应严格审查合同条款，确保合同内容完整、合法、有效，明确双方的权利义务和违约责任。合同签订后，应及时将合同副本提交财务部门备案，以便财务部门进行账务处理和跟踪管理。加强对合同执行情况的监督检查，确保双方按照合同约定履行义务，避免因合同纠纷导致往来款项风险。4.资金风险控制合理安排资金，确保往来款项的支付有足够的资金保障，避免因资金短缺导致逾