某大型企业财务部存货管理办法

某大型企业财务部存货管理办法一、总则1.目的为加强本企业存货管理，规范存货核算与监督，保障存货安全与完整，提高存货运营效率，降低存货成本，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于企业总部及所属各分、子公司的存货管理。存货包括各类原材料、在产品、半成品、产成品、商品以及周转材料等。3.职责分工财务部负责制定和完善存货管理制度与核算办法，并组织实施。负责存货的会计核算，准确记录存货的收发存情况，定期编制存货报表。参与存货的清查盘点工作，对盘盈、盘亏及毁损情况进行账务处理，并配合相关部门查明原因，提出处理意见。分析存货资金占用情况，提出合理的存货资金占用建议，协助相关部门加强存货管理。采购部门负责制定科学合理的采购计划，根据生产经营需求及时、准确地采购存货。选择合格的供应商，建立供应商评估与管理体系，确保所采购存货的质量、价格和交货期符合要求。负责采购合同的签订、执行与跟踪，协调解决采购过程中的问题。生产部门负责制定生产计划，合理安排生产进度，确保生产过程的高效、有序进行。加强生产现场管理，控制生产成本，提高生产效率，减少在产品积压。配合相关部门做好存货的清查盘点工作，提供生产过程中的存货信息。仓储部门负责存货的验收入库、存储保管、发出配送等工作，确保存货的安全与完整。建立健全存货保管制度，定期对存货进行清查盘点，及时发现并报告存货的损坏、变质等情况。协助相关部门做好存货的出入库手续办理，提供准确的存货收发存数据。销售部门负责制定销售计划，拓展市场，及时销售产成品，降低库存积压风险。了解市场需求和客户反馈，为生产和采购部门提供信息支持，促进存货的合理流转。配合相关部门做好销售发货工作，确保销售业务的顺利进行。二、存货的采购管理1.采购计划的制定采购部门应根据企业的年度生产经营计划、销售预测以及库存状况，结合市场供应情况，定期编制采购计划。采购计划应明确采购的存货品种、数量、规格、质量要求、预计采购时间等内容。采购计划应经相关部门审核，确保其合理性和可行性。审核内容包括生产需求的准确性、库存水平的合理性、市场供应的可靠性等。根据实际情况的变化，采购计划应及时进行调整和修订，以保证采购工作的顺利进行。2.供应商的选择与管理采购部门应建立供应商评估与选择标准，对供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。通过招标、询价、谈判等方式选择合格的供应商，并与之签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括存货的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。建立供应商档案，记录供应商的基本信息、交易情况、评估结果等内容，并定期对供应商进行考核与评价。对于表现优秀的供应商，给予适当的奖励；对于不符合要求的供应商，及时进行淘汰或整改。3.采购合同的签订与执行采购合同签订前，应进行严格的审核，确保合同条款符合法律法规和企业利益的要求。审核内容包括合同的合法性、完整性、准确性、严密性等。采购合同签订后，采购部门应及时跟踪合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇合同变更或违约情况，应及时与供应商协商解决，并按照合同约定进行处理。采购部门应定期与供应商核对往来账目，确保账目清晰、准确。如有差异，应及时查明原因并进行调整。4.采购成本的控制采购部门应加强采购成本的控制，通过市场调研、询价、招标等方式，选择性价比高的存货供应商，降低采购价格。合理安排采购批量和采购时间，避免因采购过多或过早导致存货积压，增加库存成本；同时，也要防止因采购不足或过晚影响生产经营的正常进行。严格控制采购过程中的各项费用支出，如运输费、装卸费、保险费等，降低采购总成本。三、存货的验收入库管理1.验收流程存货到货后，仓储部门应及时通知采购部门和质量检验部门进行验收。质量检验部门按照相关标准和合同要求对存货的质量进行检验，检验合格的出具质量检验报告。仓储部门会同采购部门根据质量检验报告、送货单、采购合同等对存货的数量、规格、型号等进行核对，核对无误后办理验收入库手续。2.验收内容存货的数量验收应采用点数、过磅、量尺等方法，确保实际到货数量与送货单、采购合同一致。存货的质量验收应按照国家相关标准、行业标准以及企业内部制定的质量标准进行，包括外观、尺寸、性能、成分等方面的检验。存货的规格、型号验收应核对送货单、采购合同与实物是否相符，确保所采购的存货符合企业生产经营的要求。3.验收记录验收人员应如实填写验收记录，包括验收日期、存货名称、规格、型号、数量、质量状况、供应商名称等内容。验收记录应妥善保存，作为存货核算和管理的依据。对于验收不合格的存货，质量检验部门应出具不合格报告，并注明不合格原因。采购部门应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。四、存货的存储保管管理1.仓库规划与布局仓储部门应根据存货的特点、类别、数量等因素，合理规划仓库布局，设置不同的存储区域，如原材料库、在产品库、半成品库、产成品库、周转材料库等，并进行明确标识。仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗、防虫等条件，确保存货的安全存储。同时，应配备必要的仓储设备和设施，如货架、托盘、叉车、温湿度计等，提高仓储管理效率。2.存货的分类存放存货应按照类别、品种、规格等进行分类存放，遵循先进先出、便于盘点和发货的原则。同类存货应集中存放，不同类存货之间应保持一定的间距，避免混淆和交叉污染。对于有特殊存储要求的存货，如易燃易爆物品、有毒有害物品等，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。3.存货的保管措施仓储部门应建立健全存货保管制度，明确保管人员的职责和权限，加强对存货的日常保管和巡查。保管人员应定期对存货进行检查，发现问题及时报告并处理。对存货的出入库情况进行详细记录，确保账实相符。库存台账应及时更新，反映存货的收发存动态。定期对存货进行盘点，核实存货的实际数量和质量状况。盘点结果应与库存台账进行核对，如有差异，应查明原因并及时调整。做好存货的防潮、防虫、防火、防盗等工作，采取必要的防护措施，如通风换气、喷洒防虫药剂、安装消防设备、加强安全保卫等，确保存货的安全与完整。五、存货的发出管理1.发货流程销售部门根据销售订单开具发货通知单，通知仓储部门发货。发货通知单应明确发货的存货品种、数量、规格、客户名称等信息。仓储部门接到发货通知单后，按照通知单要求准备货物，并核对货物的品种、数量、规格等是否与通知单一致。发货前，仓储部门应再次检查货物的质量状况，确保发出的存货符合要求。对于质量不合格的存货，不得发货。仓储部门安排发货人员将货物发送给客户，并办理发货手续，填写发货记录，包括发货日期、存货名称、规格、数量、客户名称、运输方式等内容。发货记录应妥善保存，作为存货发出核算的依据。2.发货审批对于重要客户或大额订单的发货，应实行审批制度。销售部门应填写发货审批单，注明发货原因、客户信息、发货数量、金额等内容，报相关领导审批。审批通过后，仓储部门方可按照发货通知单发货。未经审批或审批未通过的，不得发货。3.发货成本的核算财务部应按照规定的成本核算方法，对发出存货的成本进行核算。发出存货的成本计算方法一经确定，不得随意变更。如需变更，应经财务负责人批准，并在财务报表附注中予以说明。对于采用加权平均法、先进先出法等方法计算发出存货成本的，财务部应定期计算存货的加权平均单价或确定发出存货的实际成本，并进行账务处理。六、存货的清查盘点管理1.清查盘点计划的制定财务部应会同仓储部门、采购部门、生产部门等相关部门，定期制定存货清查盘点计划。清查盘点计划应明确清查盘点的范围、时间、方法、人员分工等内容。清查盘点的范围应包括企业总部及所属各分、子公司的所有存货，确保全面、准确地掌握存货的实际情况。清查盘点的时间间隔一般为每年至少一次，特殊情况下可根据需要增加清查盘点次数。2.清查盘点的方法清查盘点可采用实地盘点法、抽样盘点法等方法进行。实地盘点法是对所有存货逐一进行清点、计量；抽样盘点法是按照一定的比例从存货中抽取样本进行盘点，并根据样本盘点结果推断总体情况。在清查盘点过程中，应同时核对存货的数量、质量、规格、型号等与库存台账、采购合同、出入库记录等是否一致。3.清查盘点结果的处理清查盘点结束后，清查盘点人员应如实填写清查盘点报告，详细记录清查盘点的情况，包括存货的实际数量、账面价值、盘盈盘亏及毁损情况、原因分析等内容。对于盘盈的存货，应及时查明原因，并按照规定进行账务处理，调整存货账面价值。对于盘亏及毁损的存货，应区分不同情况进行处理：属于正常损耗的，经批准后计入管理费用；属于计量收发差错和管理不善等原因造成的存货短缺，应先扣除残料价值、可以收回的保险赔偿和过失人赔偿，将净损失计入管理费用；属于自然灾害等非常原因造成的存货毁损，应先扣除处置收入（如残料价值）、可以收回的保险赔偿和过失人赔偿，将净损失计入营业外支出。财务部应根据清查盘点结果及时调整库存台账和财务账目，确保账实相符。同时，应针对清查盘点中发现的问题，提出改进措施和建议，加强存货管理。七、存货的核算与财务处理1.存货的初始计量存货应当按照成本进行初始计量。存货成本包括采购成本、加工成本和其他成本。采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。加工成本包括直接人工以及按照一定方法分配的制造费用。其他成本是指除采购成本、加工成本以外的，使存货达到目前场所和状态所发生的其他支出。2.存货的后续计量企业应当采用先进先出法、加权平均法或者个别计价法确定发出存货的实际成本。对于性质和用途相似的存货，应当采用相同的成本计算方法确定发出存货的成本。资产负债表日，存货应当按照成本与可变现净值孰低计量。存货成本高于其可变现净值的，应当计提存货跌价准备，计入当期损益。可变现净值是指在日常活动中，存货的估计售价减去至完工时估计将要发生的成本、估计的销售费用以及相关税费后的金额。3.存货跌价准备的计提与转回企业应当在资产负债表日对存货进行全面清查，如由于存货遭受毁损、全部或部分陈旧过时或销售价格低于成本等原因，使存货成本高于可变现净值的，应按可变现净值低于存货成本的差额，计提存货跌价准备。已计提跌价准备的存货价值以后又得以恢复的，应在原已计提的存货跌价准备金额内，按恢复增加的金额转回存货跌价准备，并冲减当期资产减值损失。4.存货的账务处理财务部应按照企业会计准则的规定，对存货的收发存情况进行及时、准确的账务处理。设置"原材料"、"在产品"、"半成品"、"产成品"、"库存商品"、"周转材料"等存货科目，以及"存货跌价准备"科目进行核算。采购存货时，借记"原材料"等存货科目，贷记"银行存款"、"应付账款"等科目；存货验收入库时，借记"库存商品"等存货科目，贷记"生产成本"等科目；发出存货时，借记"主营业务成本"等科目，贷记"库存商品"等科目；计提存货跌价准备时，借