烤房设备招标采购管理办法

烤房设备招标采购管理办法一、总则1.目的为规范烤房设备招标采购行为，确保采购过程公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保证所采购烤房设备的质量和性能满足生产需求，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于公司内部烤房设备的招标采购活动，包括新建烤房设备采购、现有烤房设备更新改造采购等。3.基本原则合法性原则：招标采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。公平竞争原则：为所有潜在供应商提供平等的竞争机会，不得设置不合理条件限制或排斥潜在供应商。质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良、售后服务完善的供应商及产品。效益原则：在保证设备质量和性能的前提下，力求降低采购成本，提高采购资金使用效益。二、职责分工1.采购部门负责烤房设备招标采购活动的组织实施，包括编制采购文件、发布招标公告、组织开标、评标、定标等工作。对供应商进行资格审查，建立供应商档案，维护供应商信息管理系统。与中标供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况，协调解决合同履行过程中的问题。2.使用部门提出烤房设备的采购需求，包括设备规格、型号、数量、技术参数、性能要求等，并对需求的合理性和准确性负责。参与采购文件的编制，对采购文件中涉及的技术要求、验收标准等内容提出意见和建议。协助采购部门进行开标、评标工作，参与对投标供应商的技术方案评审和商务报价评估。负责组织对采购的烤房设备进行验收，出具验收报告。3.技术部门提供烤房设备的技术支持，协助使用部门和采购部门确定设备的技术参数和性能要求。参与采购文件的编制，对技术条款进行审核把关，确保采购文件中的技术要求科学合理、明确清晰。在评标过程中，对投标供应商的技术方案进行专业评审，提出技术评审意见。4.财务部门参与烤房设备招标采购预算的编制和审核，负责采购资金的安排和支付管理。对采购项目的资金使用情况进行监督检查，确保资金使用合规、安全、有效。协助采购部门进行商务报价评审，对投标供应商的报价进行合理性分析。5.审计部门对烤房设备招标采购活动进行审计监督，检查采购程序的合法性、合规性以及采购结果的公正性。对采购合同的签订、履行情况进行审计，防范采购风险，维护公司利益。三、招标采购流程1.采购需求提出使用部门根据生产计划、烤房设备现状及发展需求，填写《烤房设备采购申请表》，详细说明采购设备的名称、规格型号、数量、技术参数、性能要求、预计采购时间等内容，并提交至采购部门。采购部门对采购需求进行汇总整理，与使用部门、技术部门沟通协调，对需求的合理性和准确性进行审核确认。如发现需求存在问题，及时反馈使用部门进行修改完善。2.采购预算编制采购部门会同财务部门，根据审核后的采购需求，结合市场价格行情，编制烤房设备采购预算。采购预算应包括设备购置费用、运输费用、安装调试费用、税费等所有相关费用。采购预算经公司相关领导审批后，作为招标采购活动的控制依据。在采购过程中，原则上不得突破预算。如因特殊原因需要调整预算，应按公司预算管理规定办理相关审批手续。3.采购文件编制采购部门根据采购需求和采购预算，编制招标采购文件。采购文件应包括招标公告、投标邀请书、投标人须知、技术规格及要求、商务条款、投标文件格式、评标标准和方法等内容。技术部门负责对采购文件中的技术规格及要求进行审核，确保技术要求明确、具体、合理，能够准确反映采购需求。财务部门对商务条款和评标标准中的价格因素进行审核，确保评标价格的合理性和公正性。采购文件编制完成后，经采购部门负责人审核、公司分管领导审批后发布。4.供应商选择与邀请采购部门通过多种渠道收集潜在供应商信息，包括供应商自荐、行业推荐、网络搜索等，并对潜在供应商进行资格审查。资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况、售后服务能力等。经资格审查合格的供应商，列入公司供应商名录。采购部门根据采购项目特点和需求，从供应商名录中选择合适的供应商，向其发出招标公告或投标邀请书，邀请其参与投标。招标公告应在公司内部网站、行业媒体等平台发布，投标邀请书应直接送达被邀请供应商。5.投标文件接收与开标采购部门按照招标采购文件规定的时间和地点，接收供应商提交的投标文件。在接收投标文件时，应检查投标文件的密封情况，如发现密封破损或未按要求密封，应拒绝接收。投标截止时间结束后，采购部门组织开标会议。开标会议应邀请使用部门、技术部门、财务部门等相关人员参加。开标时，当众开启投标文件，宣读投标人名称、投标报价、技术方案等主要内容，并记录在案。开标过程应进行记录，并存档备查。6.评标开标结束后，采购部门组织评标委员会进行评标。评标委员会由采购部门、使用部门、技术部门、财务部门等相关人员组成，人数一般为5人及以上单数。评标委员会成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉招标采购业务，能够独立、客观、公正地对投标文件进行评审。评标委员会按照评标标准和方法，对投标文件进行评审。评审内容包括商务部分评审和技术部分评审。商务部分评审主要包括投标报价、交货期、售后服务承诺等内容；技术部分评审主要包括设备技术规格、性能指标、技术方案可行性、质量保证措施等内容。评标委员会成员应根据评审情况，独立撰写评标意见，并进行打分。在评标过程中，如发现投标文件存在疑问或需要供应商澄清的问题，评标委员会可要求供应商进行书面澄清或现场答疑。供应商应在规定时间内提供澄清或答疑文件，否则其投标文件可能被视为无效投标。7.定标评标委员会根据评标结果，推荐中标候选人。中标候选人一般为13名，按照综合得分由高到低排序。采购部门将评标结果报公司分管领导审批后，确定中标供应商。采购部门向中标供应商发出中标通知书，并同时将中标结果通知未中标供应商。中标通知书应明确中标供应商名称、中标金额、中标设备规格型号、数量、交货期等主要内容。中标通知书具有法律效力，中标供应商应按照中标通知书要求与采购部门签订采购合同。8.合同签订与履行中标供应商收到中标通知书后，应在规定时间内与采购部门签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括设备规格型号、数量、价格、交货期、交货地点、质量标准、验收方式、售后服务条款、付款方式等内容。采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购部门负责跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。如因供应商原因导致合同无法按时履行或出现质量问题，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。使用部门应配合采购部门做好合同履行过程中的相关工作，如提供设备安装调试场地、组织验收等。9.验收烤房设备到货前，使用部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、组织验收人员培训等。验收方案应明确验收标准、验收流程、验收人员分工等内容。烤房设备到货后，采购部门应及时通知使用部门进行验收。验收人员按照验收方案对设备的数量、规格型号、外观质量、技术性能等进行全面检查。验收过程中，可邀请专业技术人员或第三方检测机构参与。如发现设备存在质量问题或与合同约定不符，应及时通知供应商进行整改或更换。设备验收合格后，使用部门应出具验收报告。验收报告应包括设备名称、规格型号、数量、验收依据、验收标准、验收情况、验收结论等内容。验收报告经验收人员签字确认后生效。四、评标标准和方法1.评标标准商务部分（40分）投标报价（30分）：以所有有效投标报价的最低价为评标基准价，投标报价得分=（评标基准价÷投标报价）×30。交货期（5分）：满足招标文件要求的交货期得3分，每提前1天交货加1分，最高得5分。售后服务承诺（5分）：根据供应商提供的售后服务承诺内容，包括售后服务期限、响应时间、维修保养措施等，由评标委员会进行综合评价打分，最高得5分。技术部分（60分）设备技术规格响应情况（20分）：投标设备技术规格完全满足招标文件要求的得15分，每有一项负偏离扣2分，扣完为止。设备性能指标（20分）：根据投标设备的性能指标与招标文件要求的对比情况，由评标委员会进行综合评价打分，最高得20分。技术方案可行性（10分）：对供应商提供的技术方案的可行性、合理性、先进性等进行评价打分，最高得10分。质量保证措施（10分）：根据供应商提供的质量保证措施，包括质量管理体系、质量检测手段、质量保证期限等，由评标委员会进行综合评价打分，最高得10分。2.评标方法评标委员会对投标文件进行综合评审，按照评标标准进行打分。商务部分得分与技术部分得分相加得出各投标人的综合得分。根据综合得分由高到低排序，推荐综合得分最高的投标人为第一中标候选人，如综合得分相同，则按照投标报价由低到高排序确定中标候选人；如投标报价仍相同，则由评标委员会投票表决确定中标候选人。五、监督与管理1.内部监督审计部门定期对烤房设备招标采购活动进行审计监督，检查采购程序是否合规、采购文件编制是否规范、评标过程是否公正、采购结果是否合理等。如发现问题，及时提出整改意见，并督促相关部门进行整改。公司纪检监察部门对招标采购活动中的违规违纪行为进行调查处理，严肃追究相关人员的责任。2.供应商管理采购部门建立供应商档案，记录供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、合作情况等内容。对供应商进行动态管理，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等情况进行评价，评价结果作为供应商后续合作的重要依据。对于在招标采购活动中存在不良行为的供应商，如提供虚假材料、恶意低价投标、不履行合同义务等，采购部门应将其列入黑名单，限制其参与公司后续的招标采购活动。3.档案管理采购部门负责整理、归档烤房设备招标采购活动中的各类文件资料，包括采购申请表、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同、验收报告等。档案资料