浙江天能会议管理制度

浙江天能会议管理制度一、总则1.目的为了加强浙江天能会议管理，提高会议效率，确保会议质量，使会议组织和管理工作规范化、制度化，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于浙江天能集团及下属各子公司、分公司召开的各类会议。3.会议原则会议应遵循精简高效、注重实效的原则，减少不必要的会议，提高会议决策的科学性和执行的有效性。二、会议分类1.公司级会议年度工作会议：每年年初召开，总结上一年度工作，部署本年度工作任务和目标。半年工作会议：每年年中召开，对上半年度工作进行总结分析，调整下半年工作计划和重点。季度工作会议：每季度末召开，总结本季度工作情况，明确下季度工作重点和措施。月度工作会议：每月初召开，总结上月工作，安排本月工作任务。董事会会议：按照《公司法》及公司章程规定定期或不定期召开，审议公司重大事项，做出决策。股东会会议：按照《公司法》及公司章程规定定期或不定期召开，审议公司重大事项，行使股东权利。2.部门级会议部门周例会：每周固定时间召开，由部门负责人主持，总结上周工作，安排本周工作任务，协调解决部门内部问题。部门专题会议：根据工作需要，不定期召开，针对特定问题进行讨论研究，提出解决方案。3.其他会议临时会议：根据工作突发情况或紧急事项临时组织召开的会议。视频会议：通过视频系统召开的会议，适用于跨地区沟通、传达重要信息等。三、会议组织与筹备1.会议发起公司级会议：由董事长、总经理或相关分管领导发起，确定会议主题、时间、地点、参会人员等。部门级会议：由部门负责人发起，提前向分管领导报备会议计划。临时会议：由相关领导或部门根据工作需要临时决定发起，并及时通知相关人员。2.会议通知会议发起部门负责起草会议通知，明确会议主题、时间、地点、参会人员、会议议程、会议要求等内容。会议通知应提前[X]个工作日发送给参会人员，重要会议需提前[X]个工作日发送。对于通过邮件发送的会议通知，应确保邮件主题明确、内容完整，同时提醒参会人员及时查收。对于通过内部通讯工具发送的通知，应确保通知信息准确传达，必要时可电话确认。3.会议筹备会议资料准备：根据会议主题和议程，准备相关资料，如汇报材料、文件、数据报表等。资料应内容准确、简洁明了，并提前发放给参会人员，以便参会人员提前了解会议内容，做好发言准备。会议场地布置：根据会议规模和类型，合理安排会议场地。会议场地应整洁、舒适、光线充足，并配备必要的会议设备，如投影仪、音响、麦克风、白板等，确保会议顺利进行。会议设备调试：在会议前对会议设备进行调试，确保设备正常运行。如发现设备故障，应及时联系技术人员进行维修或更换，避免影响会议正常进行。会议服务安排：根据会议需要，安排会议服务人员，如茶水、餐饮等。服务人员应提前到达会议场地，做好各项准备工作，确保会议期间服务周到。四、会议主持与议程1.会议主持公司级会议：一般由董事长或总经理主持，特殊情况下可委托其他领导主持。部门级会议：由部门负责人主持。会议主持人应提前熟悉会议议程和内容，明确会议目的和要求，引导会议有序进行。在会议过程中，主持人应把控会议节奏，鼓励参会人员积极发言，协调解决会议中出现的问题，确保会议按照预定时间和议程完成。2.会议议程会议议程应根据会议主题和目的进行合理安排，突出重点，逻辑清晰。一般包括会议开场、主题汇报、讨论发言、决策表决、会议总结等环节。在安排会议议程时，应充分考虑参会人员的时间和精力，合理控制会议时长。对于重要会议，应预留足够的时间进行充分讨论和决策。会议议程应提前发送给参会人员，让参会人员了解会议流程和内容，做好发言准备。如有变动，应及时通知参会人员。五、会议记录与纪要1.会议记录会议记录人员由会议发起部门指定，负责记录会议全过程。记录人员应认真、准确、完整地记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、讨论结果、决策事项等。会议记录应采用统一的格式和模板，确保记录内容规范、清晰。记录过程中，应尽量采用原话记录，对于重要观点和决策，应重点标注。会议记录人员应在会议结束后及时整理会议记录，确保记录内容准确无误。整理后的会议记录应妥善保存，以备查阅。2.会议纪要会议纪要由会议记录人员根据会议记录整理撰写，经会议主持人审核后发布。会议纪要应准确概括会议主要内容，突出会议重点和决策事项，明确责任人和完成时间。会议纪要应语言简洁、条理清晰，一般不超过[X]字。对于重要会议，可根据需要适当增加附件，如相关文件、数据报表等。会议纪要发布后，应及时传达给参会人员和相关部门，确保会议精神得到贯彻落实。同时，会议纪要应作为公司重要文档进行存档，保存期限按照公司档案管理规定执行。六、会议纪律与要求1.参会人员要求参会人员应提前安排好工作，按时参加会议。如有特殊情况不能参会，应提前向会议主持人请假，并安排其他人员代为参会。参会人员应遵守会议纪律，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间接听电话、随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情。参会人员应认真听取会议内容，积极发言，充分表达自己的观点和意见。对于会议讨论的问题，应认真思考，提出建设性的建议和解决方案。2.会议发言要求参会人员发言应围绕会议主题，简明扼要，突出重点。避免冗长、空洞的发言，确保会议高效进行。发言前应做好充分准备，梳理思路，组织语言。发言时应条理清晰，逻辑连贯，表达准确。尊重他人发言权利，不得打断他人发言。如有不同意见，应在他人发言结束后，礼貌地提出自己的观点和理由，进行理性讨论。3.会议决策要求对于会议讨论的决策事项，应明确决策依据、决策内容和责任分工。决策事项应具体、可操作，避免模糊不清或无法落实。会议决策应按照公司决策程序进行，确保决策的科学性和合法性。对于重大决策事项，应经过充分论证和风险评估，必要时可组织专家进行咨询。决策事项确定后，应明确责任人和完成时间，确保决策事项得到有效执行。相关部门和人员应按照决策要求，认真履行职责，按时完成工作任务。七、会议跟进与反馈1.会议决议跟进会议结束后，会议发起部门或相关责任人负责对会议决议事项进行跟进。建立会议决议事项跟踪台账，明确决议事项、责任部门、责任人、完成时间等信息。定期对会议决议事项的执行情况进行检查和督促，及时掌握工作进展情况。对于执行过程中出现的问题，应及时协调解决，确保决议事项顺利推进。如因特殊原因无法按时完成决议事项，责任部门或责任人应提前向会议发起部门或相关领导汇报，并说明原因和预计完成时间。2.会议效果反馈会议结束后，参会人员可对会议效果进行反馈，提出改进意见和建议。反馈方式可采用书面形式或口头形式，反馈内容应具体、客观，具有针对性和可操作性。会议发起部门应定期收集参会人员的反馈意见，对会议组织、议程安排、会议效果等方面进行评估和分析。根据反馈意见，及时总结经验教训，不断改进会议组织和管理工作。八、会议费用管理1.会议费用预算会议发起部门应根据会议规模、类型和预计参会人数等因素，编制会议费用预算。会议费用预算应包括场地租赁、设备租赁、资料印刷、餐饮、交通等各项费用。会议费用预算应报分管领导审核，经总经理批准后执行。如会议费用预算超出批准额度，应提前办理预算调整手续。2.会议费用报销会议结束后，会议发起部门应及时整理会议费用报销凭证，按照公司财务报销制度进行报销。报销凭证应真实、合法、有效，包括发票、收据、清单等。报销时应填写报销审批单，注明会议名称、时间、地点、参会人数、费用明细等信息，并经相关领导审批签字。财务部门应严格审核会议费用报